Jak může aplikace Workforce App zefektivnit řízení služeb v terénu?

Shrnutí

Platformy a aplikace pro řízení pracovní síly jsou přínosem pro podniky s pracovníky v první linii a kancelářskými pracovníky. Poskytují množství funkcí, které pomáhají usnadnit komunikaci mezi týmy, spravovat úkoly, kontrolovat rozvrhy, optimalizovat trasy atd.

Tyto funkce však nevyčerpávají možnosti řešení pro řízení pracovní síly. Mohou také poskytovat data a analytiku, sledování v reálném čase, zaznamenávání poznámek a možnosti digitálního podepisování.

Tato řešení lze integrovat již v okamžiku, kdy je to potřeba, pokud má firma početnou klientskou základnu. Konečným cílem je vytvořit centralizované prostředí pro přístup týmů na pracovišti, vedení a zaměstnanců kanceláří odkudkoli a kdykoli.

Úvod

Aplikace pro řízení pracovní síly je software pro mobilní telefony a další zařízení. Aplikace pro správu pracovních sil slouží k zefektivnění správy úkolů a komunikace mezi zaměstnanci.

Nejčastěji je používají společnosti, které mají servisní techniky v terénu (nebo na pracovišti) a kancelářské pracovníky. Aplikace pro pracovníky se stává záchranným lanem v reálném čase mezi zaměstnanci, kteří mají přístup k potřebným údajům, a pracovníky v první linii, kteří musí na základě těchto údajů jednat.

Jak funguje aplikace pro zaměstnance?

Aplikace pro pracovníky nemusí být nutně jen mobilní aplikace. Různé platformy pro správu pracovní síly jsou nasazovány pro několik zařízení a operačních systémů. Většina těchto nástrojů pro pracovní sílu je primárně integrována do počítačů nebo serverů. Aplikace pro pracovní sílu v mobilním slova smyslu je pouze jedním ze způsobů, jak využít jejich výhod.

Zastřešující název pro tyto nástroje a aplikace pro pracovní sílu je řešení pro řízení služeb v terénu (FSM). Tato řešení mají obvykle mnoho funkcí, které mohou zahrnovat i mobilní aplikaci. Po začlenění do každodenního provozu podniku mají tyto nástroje pro pracovní sílu zvýšit produktivitu, aniž by vytvářely další režijní náklady.

Různé platformy pro řízení pracovní síly dosahují těchto cílů pomocí různých funkcí. Řešení pro řízení pracovní síly však mají určité podobnosti. Většina z nich poskytuje mobilní funkce, způsob správy a kontroly rozvrhů a digitalizaci dokumentů.

Vzhledem k tomu, že tato řešení mají poskytovat bezproblémové pracovní prostředí, lze každou výše uvedenou funkci považovat za nezbytnost. Aplikace pro pracovní sílu dělá mnohé z toho samého, protože je rozšířením řešení pro správu služeb v terénu.

Tyto funkce integrují podobně jako známá řešení pro správu projektů, jako je JIRA. Tyto nástroje pro pracovní sílu lze dokonce považovat za kombinaci CRM (řízení vztahů se zákazníky) a řešení pro řízení projektů.

Konečným cílem těchto řešení je umístit úkoly, vztahy se zákazníky a správu služeb do jednoho systému. Týmy v první linii i vedoucí pracovníci pak mohou přistupovat ke stejné databázi prostřednictvím libovolného počítače nebo mobilního zařízení, což oběma umožňuje komunikovat, upravovat a vyhledávat data v reálném čase.

Na jaké funkce se zaměřit?

Stejně jako u jiného softwaru se vývojáři nástrojů pro pracovní sílu snaží překonat jeden druhého. Existuje celá řada funkcí, které mají poskytnout lepší centralizované prostředí pro účely produktivity. Mimo výše uvedenou sadu základních funkcí doporučujeme hledat:

• Řízení interních procesů. Týmy v první linii by měly mít možnost podávat žádosti o volno, snadno přistupovat k rozvrhům a kontrolovat je a plánovat požadavky všeho druhu.
• Pořizování poznámek. Dobré řešení pro správu služeb v terénu by mělo umožnit pracovníkům v první linii pořizovat digitální poznámky, které jsou viditelné pro všechny na platformě, a směřovat k centralizovanějšímu prostředí.
• Data a analytika. Pracovní nástroje pro mobilní týmy by měly poskytovat možnost optimalizovat postupy. Data a analytika jsou nezbytné pro přezkoumání plánů a tras za účelem zlepšení.
• Digitální podpisy. Nástroje pro pracovníky by měly snížit množství používaného papíru tím, že umožní digitální podepisování dokumentů. Takové funkce nejen šetří peníze, ale také snižují množství času stráveného prováděním podřadných úkolů.
• Sledování času a polohy. Mobilní funkce znamenají více než jen možnost používat řešení na telefonu. Dobré nástroje pro pracovníky by měly vždy poskytovat přesné sledování pro účely optimalizace a plánování.
• Interakce v reálném čase a offline. Pracovní nástroje vyžadují ve výchozím nastavení připojení k internetu. Proto by měly vždy umožňovat komunikaci v reálném čase mezi pracovníky v první linii a pracovníky v kanceláři. Navíc,
• Monitorování vybavení a zásob. Práce v terénu je vysoce kvalifikovaná činnost, která vyžaduje mnoho nástrojů a vybavení. Nástroje pro pracovníky by měly poskytovat možnost sledovat veškeré vybavení, které je k dispozici k použití.
• Databáze pro správu klientů. Pracovníci v první linii a zaměstnanci kanceláří by měli mít rychlý a efektivní přístup ke klientům a všem dalším kontaktům. V jistém smyslu by řešení pro pracovníky mělo sloužit jako CRM, kde má každý uživatel přístup k příslušným údajům.

Ačkoli je hlavním cílem nástrojů pro pracovní sílu vybudování centralizovaného prostředí, mají možnost poskytnout mnohem více. Bezproblémové prostředí pro pracovníky lze v podstatě realizovat pouze tehdy, pokud všechny dotčené strany mohou platformu používat ke snadné komunikaci a používání dat.

Kdy začít s implementací nástrojů pro pracovníky

Přestože platformy pro řízení pracovní síly mohou být přínosem pro celou řadu společností v různých odvětvích, ne každá firma je na tyto nástroje připravena. Pro ty, kteří disponují potřebným rozsahem, se stává vybudování bezproblémové pracovní síly nezbytností.

Jakmile však získáte několik týmů na pracovišti a značnou zákaznickou základnu, stávají se nástroje pro pracovní sílu stále důležitějšími. Vzhledem k tomu, že platformy pro řízení pracovní síly slouží k optimalizaci rozvrhů, tras a plnění úkolů, efektivita těchto nástrojů se s rozšiřováním společnosti zvyšuje.

Ačkoli lze tedy v různých fázích implementovat různé platformy pro řízení pracovní síly, nástroje pro řízení pracovní síly by měly být zvažovány, jakmile je získána stabilita. Jinými slovy, nástroje pro řízení pracovní síly jsou důležité pro ty, kteří se v oboru alespoň z malé části etablovali.

Závěr

Konečným cílem všech podniků poskytujících služby v terénu by mělo být vytvoření bezproblémového prostředí pro pracovníky. Ačkoli se to na první pohled může zdát efemérní, dosažení takového cíle je velmi doporučováno, protože pomáhá společnostem optimalizovat toky příjmů a snížit čas promarněný prováděním podřadných úkolů.

Platformy pro řízení pracovní síly navíc poskytují centralizované prostředí pro všechny zúčastněné zaměstnance. Snadný přístup a možnost lépe plnit úkoly zlepšují pohodu všech zúčastněných stran a vedou ke zlepšení služeb zákazníkům.