Sammenfatning
Workforce management-platforme og -apps er et aktiv for virksomheder med frontlinjearbejdere og kontorpersonale. De giver et væld af funktioner, der hjælper med at lette kommunikationen mellem teams, styre opgaver, gennemgå tidsplaner, optimere ruter osv.
Disse funktioner udtømmer dog ikke mulighederne i workforce management-løsninger. De kan også levere data og analyser, sporing i realtid, notetagning og digital signering.
Disse løsninger kan integreres så tidligt som nødvendigt, så længe virksomheden har en betydelig kundebase. Det endelige mål er at skabe en centraliseret oplevelse for lokale teams, ledelse og kontorpersonale, som de kan få adgang til hvor som helst og når som helst.
Introduktion
En workforce-app eller en workforce management-app er software til mobiltelefoner og andre enheder. Workforce-apps bruges til at strømline opgavestyring og kommunikation mellem medarbejdere.
De bruges oftest af virksomheder, der har teknikere i marken (eller på stedet) og kontormedarbejdere. En workforce-app bliver en livline i realtid mellem personalet, som har adgang til de nødvendige data, og frontlinjearbejderne, som skal handle på baggrund af disse data.
Hvordan fungerer en workforce-app?
Workforce-apps er ikke nødvendigvis kun mobilapplikationer. Forskellige workforce management-platforme er implementeret til flere enheder og operativsystemer. De fleste af disse workforce-værktøjer er primært integreret i computere eller servere. En workforce-app, i ordets mobile betydning, er blot en af måderne at udnytte fordelene på.
Et overordnet navn for disse arbejdsredskaber og apps er en field service management-løsning (FSM). Disse løsninger har normalt et væld af funktioner, der kan omfatte en mobilapp. Når de er integreret i en virksomheds daglige drift, er det meningen, at disse arbejdsredskaber skal øge produktiviteten uden at skabe mere overhead.
Forskellige workforce management-platforme opnår disse mål med forskellige funktioner. Der er dog ligheder på tværs af workforce management-løsninger. De fleste af dem giver mulighed for mobilitet, en måde at administrere og gennemgå tidsplaner på og digitalisering af dokumenter.
Da det er meningen, at disse løsninger skal give en problemfri oplevelse for medarbejderne, kan alle de funktioner, der er skitseret ovenfor, betragtes som en nødvendighed. En workforce-app gør meget af det samme, da den er en udvidelse af field service management-løsningen.
De integrerer disse funktioner på samme måde som velkendte projektstyringsløsninger som JIRA. Disse workforce-værktøjer kan endda betragtes som en blanding af en CRM-løsning (customer relationship management) og en projektstyringsløsning.
Det endelige mål med disse løsninger er at placere opgaver, kunderelationer og servicestyring i ét system. Både frontlinjen og ledelsen kan derefter få adgang til den samme database via en hvilken som helst computer eller mobil enhed, så begge kan kommunikere, redigere og hente data i realtid.
Hvilke funktioner skal man kigge efter?
Ligesom med al anden software forsøger udviklere af workforce-værktøjer at overgå hinanden. Der er en hel række funktioner, der skal give en bedre centraliseret oplevelse til produktivitetsformål. Ud over de væsentlige funktioner, der er skitseret ovenfor, anbefaler vi at kigge efter:
- Intern processtyring. Frontlinjeteams skal kunne indsende anmodninger om afspadsering, nemt få adgang til og gennemgå skemaer og planlægge anmodninger af enhver art.
- At tage noter. En god field service management-løsning bør gøre det muligt for frontmedarbejdere at tage digitale noter, som er synlige for alle på platformen, og dermed skabe en mere centraliseret oplevelse.
- Data og analyser. Workforce-værktøjer til mobile teams bør give mulighed for at optimere procedurer. Data og analyser er afgørende for at gennemgå tidsplaner og ruter med henblik på forbedringer.
- Digitale underskrifter. Workforce-værktøjer bør reducere mængden af papir, der bruges, ved at give mulighed for at underskrive dokumenter digitalt. Sådanne funktioner sparer ikke kun penge, men reducerer også den tid, der bruges på trivielle opgaver.
- Sporing af tid og sted. Mobil kapacitet betyder mere end bare at kunne bruge løsningen på en telefon. Gode værktøjer til arbejdsstyrken bør altid give nøjagtig sporing til optimering og planlægning.
- Interaktion i realtid og offline. Workforce-værktøjer kræver som standard internetforbindelse. Derfor bør de altid lette kommunikationen i realtid mellem frontlinjearbejdere og kontorpersonale. Og det skal de også,
- Overvågning af udstyr og lagerbeholdning. Servicearbejde i marken er en meget kvalificeret opgave, der kræver en lang række værktøjer og udstyr. Workforce-værktøjer bør give mulighed for at holde styr på alt det udstyr, der er til rådighed.
- Database til styring af klienter. Frontlinjearbejdere og kontorpersonale skal kunne få adgang til kunder og alle andre kontakter hurtigt og effektivt. I en vis forstand bør en workforce-løsning fungere som et CRM-system, hvor alle brugere har adgang til de relevante data.
Selv om det primære mål for workforce-værktøjer er at skabe en centraliseret oplevelse, har de mulighed for at levere meget mere. I bund og grund kan en problemfri arbejdsstyrkeoplevelse kun implementeres, hvis alle berørte parter kan bruge platformen til at kommunikere og bruge data uden problemer.
Hvornår skal man begynde at implementere værktøjer til arbejdsstyrken?
Mens workforce management-platforme kan gavne en lang række virksomheder inden for forskellige brancher, er det ikke alle virksomheder, der er klar til disse værktøjer. At opbygge en problemfri medarbejderoplevelse bliver nødvendigt for dem, der har den nødvendige skala.
Men når man først har fået flere teams på stedet og en stor kundebase, bliver værktøjer til arbejdsstyrken stadig vigtigere. Da workforce management-platforme bruges til at optimere tidsplaner, ruter og udførelse af opgaver, øges effektiviteten af disse værktøjer, efterhånden som virksomheden vokser.
Så selvom forskellige workforce management-platforme kan implementeres på forskellige stadier, bør man overveje workforce-værktøjer, når man har opnået stabilitet. Med andre ord er workforce-værktøjer vigtige for dem, der har etableret sig, i det mindste i en lille del af branchen.
Konklusion
At opbygge en problemfri medarbejderoplevelse bør være det endelige mål for alle virksomheder, der arbejder i marken. Selv om det i første omgang kan virke flygtigt, er det stærkt anbefalelsesværdigt at nå et sådant mål, da det hjælper virksomheder med at optimere indtægtsstrømmene og reducere spildtid på trivielle opgaver.
Derudover giver workforce management-platforme en centraliseret oplevelse for alle involverede medarbejdere. Nem adgang og muligheden for at udføre opgaver bedre forbedrer trivslen for alle involverede parter og resulterer i bedre kundeservice.
