Zusammenfassung
Workforce Management-Plattformen und -Apps sind ein Gewinn für Unternehmen mit Mitarbeitern im Außendienst und Büroangestellten. Sie bieten eine Vielzahl von Funktionen, die die Kommunikation zwischen Teams erleichtern, Aufgaben verwalten, Zeitpläne überprüfen, Routen optimieren usw.
Mit diesen Funktionen sind die Möglichkeiten von Workforce Management-Lösungen jedoch noch nicht erschöpft. Sie können auch Daten und Analysen, Echtzeit-Nachverfolgung, Notizen und digitale Unterschriftsfunktionen bieten.
Diese Lösungen können so früh wie nötig integriert werden, solange das Unternehmen einen großen Kundenstamm hat. Das Ziel ist es, eine zentralisierte Erfahrung zu schaffen, auf die Teams vor Ort, das Management und das Büropersonal von überall und zu jeder Zeit zugreifen können.
Einführung
Eine Workforce App oder eine Workforce Management App ist eine Software für Mobiltelefone und andere Geräte. Workforce-Apps werden verwendet, um das Aufgabenmanagement und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu optimieren.
Sie werden am häufigsten von Unternehmen eingesetzt, die Techniker im Außendienst (oder vor Ort) und Büroangestellte beschäftigen. Eine Workforce App wird zu einer Echtzeit-Lebensader zwischen den Mitarbeitern, die Zugang zu den erforderlichen Daten haben, und den Mitarbeitern an der Front, die auf der Grundlage dieser Daten handeln müssen.
Wie funktioniert eine Workforce App?
Workforce Apps müssen nicht unbedingt nur mobile Anwendungen sein. Verschiedene Workforce-Management-Plattformen werden für verschiedene Geräte und Betriebssysteme eingesetzt. Die meisten dieser Workforce-Tools sind in erster Linie in Computer oder Server integriert. Eine Workforce App im mobilen Sinne des Wortes ist nur eine der Möglichkeiten, die Vorteile zu nutzen.
Ein übergreifender Name für diese Tools und Apps für Mitarbeiter ist Field Service Management (FSM)-Lösung. Diese Lösungen verfügen in der Regel über eine Vielzahl von Funktionen, zu denen auch eine mobile App gehören kann. Sobald sie in die täglichen Arbeitsabläufe eines Unternehmens integriert sind, sollen diese Tools die Produktivität steigern, ohne mehr Aufwand zu verursachen.
Verschiedene Workforce-Management-Plattformen erreichen diese Ziele mit unterschiedlichen Funktionen. Es gibt jedoch Gemeinsamkeiten zwischen den Workforce-Management-Lösungen. Die meisten von ihnen bieten mobile Funktionen, eine Möglichkeit zur Verwaltung und Überprüfung von Zeitplänen und die Digitalisierung von Dokumenten.
Da diese Lösungen ein nahtloses Erlebnis für die Mitarbeiter bieten sollen, kann jede der oben genannten Funktionen als notwendig angesehen werden. Eine Workforce App erfüllt einen Großteil der gleichen Aufgaben, da sie eine Erweiterung der Außendienstmanagementlösung ist.
Sie integrieren diese Funktionen auf ähnliche Weise wie bekannte Projektmanagementlösungen wie JIRA. Man könnte diese Workforce-Tools sogar als eine Mischung aus CRM (Customer Relationship Management) und Projektmanagementlösung betrachten.
Das Ziel dieser Lösungen ist es, Aufgaben, Kundenbeziehungen und Servicemanagement in einem einzigen System zusammenzufassen. Sowohl die Teams an der Front als auch das Management können dann über jeden Computer oder jedes mobile Gerät auf dieselbe Datenbank zugreifen, so dass beide in Echtzeit kommunizieren, Daten bearbeiten und abrufen können.
Auf welche Merkmale sollten Sie achten?
Wie bei jeder anderen Software auch, versuchen die Entwickler von Workforce-Tools, sich gegenseitig zu übertreffen. Es gibt eine ganze Reihe von Funktionen, die ein besseres, zentralisiertes Erlebnis für Produktivitätszwecke bieten sollen. Abgesehen von den oben beschriebenen wesentlichen Funktionen empfehlen wir Ihnen, nach diesen zu suchen:
- Interne Prozessverwaltung. Frontline-Teams sollten in der Lage sein, Anträge auf Freistellung einzureichen, einfach auf Zeitpläne zuzugreifen und diese zu überprüfen sowie Anfragen jeglicher Art zu planen.
- Notizen machen. Eine gute Lösung für das Außendienstmanagement sollte es den Außendienstmitarbeitern ermöglichen, digitale Notizen zu machen, die für alle auf der Plattform sichtbar sind, und so zu einer zentraleren Erfahrung führen.
- Daten und Analysen. Workforce Tools für mobile Teams sollten die Möglichkeit bieten, Abläufe zu optimieren. Daten und Analysen sind unerlässlich, um Zeitpläne und Routen zu überprüfen und zu verbessern.
- Digitale Signaturen. Workforce-Tools sollten die Menge des verwendeten Papiers reduzieren, indem sie die Möglichkeit bieten, Dokumente digital zu unterschreiben. Solche Funktionen sparen nicht nur Geld, sondern reduzieren auch den Zeitaufwand für unbedeutende Aufgaben.
- Zeit- und Standortbestimmung. Mobilfähigkeit bedeutet mehr als nur die Möglichkeit, die Lösung auf einem Telefon zu nutzen. Gute Workforce-Tools sollten immer eine genaue Verfolgung für Optimierungs- und Planungszwecke bieten.
- Interaktion in Echtzeit und offline. Workforce-Tools erfordern standardmäßig eine Internetverbindung. Daher sollten sie stets die Echtzeitkommunikation zwischen Mitarbeitern und Büroangestellten ermöglichen. Zusätzlich,
- Überwachung von Ausrüstung und Inventar. Die Arbeit im Außendienst ist eine hochqualifizierte Aufgabe, die eine Vielzahl von Werkzeugen und Geräten erfordert. Workforce Tools sollten die Möglichkeit bieten, den Überblick über die gesamte verfügbare Ausrüstung zu behalten.
- Datenbank zur Kundenverwaltung. Frontline-Mitarbeiter und Büroangestellte sollten schnell und effizient auf Kunden und alle anderen Kontakte zugreifen können. In gewissem Sinne sollte eine Workforce-Lösung als CRM fungieren, bei dem jeder Benutzer Zugriff auf die relevanten Daten hat.
Auch wenn der Aufbau einer zentralisierten Erfahrung das primäre Ziel von Workforce-Tools ist, haben sie die Möglichkeit, viel mehr zu bieten. Eine nahtlose Arbeitsumgebung lässt sich im Grunde nur dann realisieren, wenn alle Beteiligten die Plattform nutzen können, um problemlos zu kommunizieren und Daten zu verwenden.
Wann Sie mit der Implementierung von Workforce Tools beginnen sollten
Obwohl Plattformen zur Personalverwaltung für eine Vielzahl von Unternehmen in verschiedenen Branchen von Nutzen sein können, ist nicht jedes Unternehmen bereit für diese Tools. Der Aufbau einer nahtlosen Mitarbeitererfahrung wird für diejenigen notwendig, die die nötige Größe haben.
Sobald jedoch mehrere Teams vor Ort und ein größerer Kundenstamm vorhanden sind, werden Workforce-Tools immer wichtiger. Da Workforce Management-Plattformen zur Optimierung von Zeitplänen, Routen und Aufgabenerfüllung eingesetzt werden, steigt die Effizienz dieser Tools mit der Expansion des Unternehmens.
Während also verschiedene Plattformen zur Personalverwaltung in verschiedenen Phasen implementiert werden können, sollten Sie Workforce Tools in Betracht ziehen, sobald Sie Stabilität erreicht haben. Mit anderen Worten: Workforce Tools sind für diejenigen wichtig, die sich zumindest zu einem kleinen Teil in der Branche etabliert haben.
Fazit
Der Aufbau einer nahtlosen Mitarbeitererfahrung sollte das Endziel aller Außendienstunternehmen sein. Auch wenn es auf den ersten Blick kurzlebig erscheinen mag, ist das Erreichen eines solchen Ziels sehr empfehlenswert, da es den Unternehmen hilft, ihre Umsatzströme zu optimieren und die Zeit zu reduzieren, die sie mit unbedeutenden Aufgaben verschwenden.
Darüber hinaus bieten Workforce-Management-Plattformen eine zentrale Erfahrung für alle beteiligten Mitarbeiter. Einfacher Zugang und die Möglichkeit, Aufgaben besser zu erledigen, verbessern das Wohlbefinden aller Beteiligten und führen zu einem besseren Kundenservice.
