Προκλήσεις και οφέλη της αυτοματοποίησης του κινητού εργατικού δυναμικού που εργάζεται εξ αποστάσεως

Το μοντέλο απομακρυσμένης εργασίας δεν είναι κάτι καινούργιο. Οι ελεύθεροι επαγγελματίες και οι ανεξάρτητοι εργολάβοι το κάνουν εδώ και δεκαετίες. Αλλά τα τελευταία χρόνια, ο αριθμός των εργαζομένων εξ αποστάσεως αυξήθηκε σημαντικά. Ο κοροναϊός εκτίναξε την εξ αποστάσεως εργασία και έδειξε ότι είναι ο μόνος τρόπος για να διατηρηθεί η επιχείρηση σε λειτουργία κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.

Πολλοί παραδοσιακοί εργαζόμενοι γραφείου μεταπήδησαν εύκολα, αλλά δεν είναι τόσο απλό για τις ομάδες επιτόπιας εξυπηρέτησης και τους κινητούς εργαζόμενους. Αν διαχειρίζεστε μια ομάδα που βρίσκεται διαρκώς εν κινήσει, γνωρίζετε πόσο σημαντικό είναι να διασφαλίσετε την ομαλή διαχείριση της εργασίας και την αυτοματοποίηση του κινητού εργατικού δυναμικού.

Σε αυτό το άρθρο, θέλουμε να σας καθοδηγήσουμε στα βασικά στοιχεία της διαχείρισης του κινητού εργατικού δυναμικού για τους κινητούς υπαλλήλους. Και πώς οι τεχνολογίες μπορούν να κάνουν τη διαδικασία διαχείρισης του κινητού εργατικού δυναμικού πολύ πιο εύκολη.

Γιατί είναι σημαντική η διαχείριση του κινητού εργατικού δυναμικού;

Οι επιχειρήσεις κατά τη διάρκεια της κρίσης COVID-19 έπρεπε να επιλέξουν – να σταματήσουν να εργάζονται ή να μεταφέρουν το εργατικό δυναμικό στο διαδίκτυο. Οι περισσότερες από αυτές επέλεξαν το τελευταίο, το οποίο αποδείχθηκε ότι ήταν μια λύση που θα μπορούσε να διαρκέσει και μετά την πανδημία.

Ωστόσο, πολλοί ήταν απροετοίμαστοι και δεν μπορούσαν να εγγυηθούν ότι κάθε εργαζόμενος θα είχε σταθερή σύνδεση στο διαδίκτυο, σταθμό εργασίας και χρόνο για να εργαστεί χωρίς περισπασμούς.

Σε αντίθεση με τους παραδοσιακούς υπαλλήλους γραφείου, οι εργαζόμενοι στο πεδίο αντιμετωπίζουν διαφορετικά προβλήματα, όπως η έλλειψη ή η αναποτελεσματική διαχείριση. Έτσι έγινε σαφές ότι τα τρέχοντα εργαλεία και μέθοδοι πρέπει να βελτιωθούν.

Οι τάσεις της διαχείρισης του κινητού εργατικού δυναμικού

Οι εταιρείες παροχής υπηρεσιών πεδίου διαθέτουν συνήθως υπαλλήλους γραφείου και τεχνικούς και μηχανικούς πεδίου. Ενώ οι υπάλληλοι γραφείου κάνουν το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας online, δεν είναι τόσο εύκολο για τους τεχνικούς.

Η διαχείριση αντιμετωπίζει την πρόκληση να διασφαλίσει την ομαλή και αξιόπιστη εποπτεία των εργαζομένων που εργάζονται εξ αποστάσεως. Και όπως έχουν δείξει πολλά παραδείγματα, με τα κατάλληλα εργαλεία και το κατάλληλο σύστημα διαχείρισης, όλα είναι δυνατά.

Μια από τις κορυφαίες λύσεις για την εξασφάλιση της αποτελεσματικής διαχείρισης του κινητού εργατικού δυναμικού είναι το λογισμικό διαχείρισης κινητού εργατικού δυναμικού ή FSM. Πρόκειται για ένα ψηφιακό σύστημα που έχει σχεδιαστεί για να βοηθά τις εταιρείες παροχής υπηρεσιών πεδίου να ελέγχουν τις λειτουργίες, να σχεδιάζουν και να παρακολουθούν τις εργασίες, να διασφαλίζουν την επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο και να διαχειρίζονται απομακρυσμένες ομάδες.

Είναι ένας μετασχηματιστικός τρόπος να επικοινωνείτε με την ομάδα σας από όπου κι αν βρίσκεστε, καθώς όλα μπορούν να γίνουν στο σύστημα. Μπορείτε να βλέπετε σε πραγματικό χρόνο τη θέση της ομάδας σας, να κατανέμετε εργασίες βάσει διαθεσιμότητας και να τις οριστικοποιείτε χρησιμοποιώντας ψηφιακή υπογραφή ή επιλογές σάρωσης.

Όχι μόνο παρέχει μεγαλύτερο έλεγχο των εργασιών, αλλά εξασφαλίζει επίσης εργασία χωρίς επαφή. Όπως αλλιώς, χωρίς καινοτόμους τρόπους διαχείρισης, οι εταιρείες αντιμετωπίζουν πολλές προκλήσεις.

Οι προκλήσεις της διαχείρισης του κινητού εργατικού δυναμικού

Παρατηρήσαμε ότι πολλές εταιρείες παροχής υπηρεσιών πεδίου είχαν την ίδια ανησυχία – πώς μπορεί το τμήμα απομακρυσμένης διαχείρισης της εταιρείας να διαχειριστεί αποτελεσματικά το κινητό εργατικό δυναμικό; Ποια εργαλεία χρειάζονται για να διασφαλίσουν ότι όλα είναι στην ώρα τους και στη θέση τους;

Παρόλο που έπρεπε επίσης να στείλουμε την ομάδα μας να εργαστεί από το σπίτι, αποδείχθηκε ότι είναι δυνατόν να διατηρηθεί η εργασία ως συνήθως με τη χρήση των σωστών εργαλείων.

Παρατηρήσαμε ορισμένες κοινές προκλήσεις που αντιμετωπίζει η διοίκηση για την παρακολούθηση ενός κινητού εργατικού δυναμικού.

• Έλλειψη αποτελεσματικών εργαλείων. Πολλές εταιρείες διαχείρισης κινητού εργατικού δυναμικού εξακολουθούν να βασίζονται σε χειροκίνητα εργαλεία, όπως έγγραφα σε χαρτί ή βασικά φύλλα Excel. Ενώ μπορεί να λειτουργούν για λίγο, όταν η επιχείρηση αναπτύσσεται, είναι δύσκολο να παρακολουθείται μια κινητή ομάδα και να διαχειρίζεται αποτελεσματικά.
• Υπερβολική ή διπλή κράτηση τεχνικών. Χωρίς βελτιστοποιημένα ψηφιακά εργαλεία, η διοίκηση κινδυνεύει να κάνει υπερβολικές κρατήσεις για τους τεχνικούς, γεγονός που αργότερα μπορεί να βλάψει την ποιότητα της εργασίας τους. Μια εξαντλημένη ομάδα κάνει περισσότερα λάθη και η παραγωγικότητά της μειώνεται.
• Χαμηλότερο ποσοστό επιτυχίας των τεχνικών. Κάθε τεχνικός έχει το δικό του ρυθμό εργασίας. Όταν η διοίκηση δεν το λαμβάνει υπόψη αυτό, είναι εύκολο να προγραμματίσει περισσότερες εργασίες από όσες μπορεί να χειριστεί ο καθένας. Οι εργασίες που εκτελούνται κακώς ή αναπροσαρμόζονται μειώνουν το ποσοστό επιτυχίας του τεχνικού και επηρεάζουν το ηθικό του.
• Μειωμένη παραγωγικότητα. Εξακολουθεί να είναι σύνηθες να βλέπουμε το ρόλο της διοίκησης ως κάτι που βρίσκεται στην κορυφή όλων των λειτουργιών και των εργαζομένων. Όμως κάθε σύγχρονη επιχείρηση θα συμφωνούσε ότι η διοίκηση λειτουργεί ως κατευθυντήριες γραμμές και ηγεσία για να εξασφαλίσει αποτελεσματική και απροβλημάτιστη εργασία. Εάν η εταιρεία μικροδιαχειρίζεται την ομάδα ή δεν παρέχει επαρκείς οδηγίες, η παραγωγικότητα των εργαζομένων θα πέσει κατακόρυφα.

Τα οφέλη της διαχείρισης του κινητού εργατικού δυναμικού

Τα εργαλεία ψηφιακής διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου και αυτοματοποίησης του κινητού εργατικού δυναμικού μπορούν να βοηθήσουν τις εταιρείες να βελτιώσουν τις λειτουργίες και τον προγραμματισμό εργασιών που εργάζονται εξ αποστάσεως.

Τέτοια εργαλεία είναι κατασκευασμένα για τη διαχείριση του κινητού εργατικού δυναμικού ανεξάρτητα από την τοποθεσία. Αυτό σημαίνει ότι δεν έχει σημασία πού βρίσκεται η διοίκηση, αρκεί να διαθέτει ψηφιακό λογισμικό. Επιτρέπει τον προγραμματισμό και την εκτέλεση των περισσότερων εργασιών της εταιρείας σε απευθείας σύνδεση.

Ένας πελάτης καταχωρίζει ένα ζήτημα ως αίτημα εργασίας, οι υπάλληλοι του γραφείου το εγκρίνουν και αναθέτουν την εργασία στον πλησιέστερο διαθέσιμο τεχνικό. Στη συνέχεια, ο τεχνικός που έχει οριστεί αποστέλλεται στην τοποθεσία για εξοικονόμηση χρόνου. Αφού επιλυθεί το ζήτημα, ο πελάτης μπορεί να αφήσει σχόλια. Μετά από αυτό, λαμβάνει μια αναφορά με μια αξιολόγηση απόδοσης και λεπτομέρειες σχετικά με μια εργασία τόσο φυσικά όσο και εξ αποστάσεως.

Εάν ενσωματώσετε το λογισμικό FSM στις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες, τότε μπορεί επίσης να μεταμορφώσετε τη ροή εργασιών της επιχείρησής σας. Τα μέλη της ομάδας δεν θα χρειάζεται να έρχονται σε ένα γραφείο και οι άνθρωποι θα μπορούν να εργάζονται εξ αποστάσεως από την επιθυμητή τοποθεσία τους.

Άλλα οφέλη που παρέχει το λογισμικό διαχείρισης του εργατικού δυναμικού μέσω κινητών συσκευών

• Περισσότερη αυτονομία για τους εργαζόμενους. Η παραδοσιακή διοίκηση τείνει να αφαιρεί από τους εργαζόμενους την ανεξαρτησία τους, καθώς όλα τα καθήκοντά τους παρακολουθούνται στενά. Όταν το κινητό εργατικό δυναμικό μπορεί να έχει πρόσβαση και να σχεδιάζει τις εργασίες του ψηφιακά, μειώνει τον χρόνο που δαπανάται για διαβουλεύσεις με το back office. Η ταχύτητα εργασίας αυξάνεται, επιτρέποντας στους τεχνικούς και τους μηχανικούς να κάνουν περισσότερες εργασίες.
• Μειωμένη διοικητική εργασία. Το σύστημα εμφανίζει τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσουν οι εργαζόμενοι. Μπορούν να διαχειριστούν αυτές τις πληροφορίες με μερικά κλικ ενός κουμπιού. Όταν ολοκληρωθεί η εργασία, αντί να συμπληρώνουν σωρούς εγγράφων, το κινητό εργατικό δυναμικό χρειάζεται μόνο να προσθέσει κάποια δεδομένα και το σύστημα τα επεξεργάζεται.
• Ταχύτερη κατανομή εργασιών. Το σύστημα FSM σας παρέχει έναν χάρτη σε πραγματικό χρόνο για να βλέπετε πού βρίσκεται η ομάδα σας. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να βλέπετε τους πλησιέστερους διαθέσιμους τεχνικούς και να ορίζετε εργασίες όταν χρειάζεται.
• Αυξημένη παραγωγικότητα. Μια καλά διοικούμενη ομάδα γνωρίζει τους στόχους και τα βήματά της για την επίτευξη επαγγελματικής επιτυχίας. Όταν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν με σαφήνεια τις αρμοδιότητές τους, μπορούν να επικεντρωθούν στα άμεσα καθήκοντά τους: λιγότερο multitasking = περισσότερη παραγωγικότητα.

Λύσεις διαχείρισης κινητού εργατικού δυναμικού

Το εργαλείο Frontu FSM έχει σχεδιαστεί για τον ίδιο σκοπό – για να εξυπηρετεί τις ανάγκες των πελατών υπηρεσιών πεδίου και του κινητού εργατικού δυναμικού. Το αυτοματοποιημένο σύστημα σπάει τα φυσικά σύνορα και σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε την εργασία εξ αποστάσεως.

Το εργαλείο εξοπλίζει τις κινητές ομάδες σας με το πιο πρόσφατο λογισμικό, έξυπνο προγραμματισμό, προγραμματισμό εργασιών σε πραγματικό χρόνο και άλλα χαρακτηριστικά για μια σύγχρονη επιχείρηση.

Συνοπτικά για τους μετακινούμενους εργαζόμενους

• Η αύξηση του κινητού εργατικού δυναμικού απαιτεί καινοτόμες λύσεις ψηφιακής διαχείρισης,
• Η κακή διαχείριση του κινητού εργατικού δυναμικού μπορεί να προκαλέσει χαμηλό ηθικό και παραγωγικότητα των εργαζομένων. Πολλές εταιρείες διακινδυνεύουν αυξημένο κύκλο εργασιών των εργαζομένων λόγω της αναποτελεσματικής διαχείρισης,
• Η διαχείριση του κινητού εργατικού δυναμικού προσφέρει μυριάδες οφέλη, από τη βελτίωση της παραγωγικότητας έως την αυτονομία του εργατικού δυναμικού,
• Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους διαχείρισης ενός κινητού εργατικού δυναμικού είναι το λογισμικό διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου που επικεντρώνεται στους εργαζόμενους πρώτης γραμμής.

Βελτιώστε τη διαχείριση του κινητού εργατικού δυναμικού σας – κλείστε μια επίδειξη.