Het model van werken op afstand is niet nieuw. Freelancers en zelfstandige aannemers doen het al tientallen jaren. Maar in de afgelopen jaren is het aantal telewerkers aanzienlijk toegenomen. Het Coronavirus heeft werk op afstand sterk doen toenemen en heeft aangetoond dat het de enige manier is om het bedrijf draaiende te houden tijdens een crisis.
Veel traditionele kantoormedewerkers zijn gemakkelijk overgestapt, maar voor buitendienstteams en mobiele medewerkers is het niet zo eenvoudig. Als je leiding geeft aan een team dat altijd onderweg is, weet je hoe belangrijk het is om te zorgen voor soepel werkbeheer en automatisering van mobiele medewerkers.
In dit artikel willen we u wegwijs maken in de basisprincipes van mobiel personeelsbeheer voor mobiele werknemers. En hoe technologieën het proces van mobiel personeelsbeheer veel eenvoudiger kunnen maken.
Waarom is mobiel personeelsbeheer belangrijk?
Bedrijven moesten tijdens de COVID-19-crisis kiezen – stoppen met werken of het personeel online zetten. De meesten kozen voor het laatste, wat een oplossing bleek te zijn die ook na de pandemie kon blijven bestaan.
Velen waren echter onvoorbereid en konden niet garanderen dat elke werknemer een stabiele internetverbinding, werkplek en tijd om te werken zonder afleiding zou hebben.
In tegenstelling tot traditionele kantoormedewerkers hebben veldwerkers te maken met verschillende problemen, zoals een gebrek aan of inefficiënt management. Het werd dus duidelijk dat de huidige tools en methoden verbeterd moesten worden.
De trends van mobiel personeelsbeheer
Buitendienstbedrijven hebben meestal kantoormedewerkers en buitendiensttechnici en -ingenieurs. Terwijl kantoormedewerkers het meeste werk online doen, is dat voor technici niet zo eenvoudig.
Het management staat voor de uitdaging om te zorgen voor een soepele en betrouwbare begeleiding van werknemers die op afstand werken. En zoals veel voorbeelden laten zien, is alles mogelijk met de juiste hulpmiddelen en het juiste managementsysteem.
Een van de toonaangevende oplossingen voor een effectief beheer van mobiele medewerkers is software voor het beheer van mobiele medewerkers of FSM. Het is een digitaal systeem dat is ontworpen om bedrijven in de buitendienst te helpen hun activiteiten te beheren, taken te plannen en te volgen, real-time communicatie te garanderen en externe teams te beheren.
Het is een revolutionaire manier om je team te bereiken, waar je ook bent, omdat alles op het systeem kan worden gedaan. Je kunt in realtime zien waar je team zich bevindt, taken toewijzen op basis van beschikbaarheid en ze afronden met een digitale handtekening of scanopties.
Het biedt niet alleen meer controle over taken, maar zorgt ook voor contactloos werken. Zonder innovatieve managementmethoden staan bedrijven voor veel uitdagingen.
De uitdagingen van mobiel personeelsbeheer
We hebben gemerkt dat veel field service bedrijven dezelfde zorg hadden – hoe kan het remote management deel van het bedrijf het mobiele personeel effectief beheren? Welke tools hebben ze nodig om ervoor te zorgen dat alles op tijd en op zijn plaats is?
Hoewel we ons team ook thuis moesten laten werken, bewees het dat het mogelijk is om het werk gewoon door te laten gaan door de juiste hulpmiddelen te gebruiken.
We zagen een aantal veelvoorkomende uitdagingen voor het management bij het monitoren van een mobiel personeelsbestand.
- Gebrek aan efficiënte hulpmiddelen. Veel bedrijven die mobiele medewerkers beheren, vertrouwen nog steeds op handmatige hulpmiddelen zoals papieren documenten of eenvoudige Excel-sheets. Dat werkt misschien een tijdje, maar als het bedrijf groeit, is het een uitdaging om een mobiel team bij te houden en efficiënt te beheren.
- Over- of dubbele boeking van technici. Zonder geoptimaliseerde digitale tools loopt het management het risico dat technici worden overboekt, wat later de kwaliteit van hun werk kan schaden. Een uitgeput team maakt meer fouten en hun productiviteit daalt.
- Lager slagingspercentage voor technici. Elke technicus heeft zijn eigen werktempo. Als het management daar geen rekening mee houdt, is het makkelijk om meer taken in te plannen dan iemand aankan. Slecht uitgevoerde of verschoven taken verlagen het succespercentage van de technicus en tasten hun moreel aan.
- Lagere productiviteit. Het is nog steeds gebruikelijk om de managementrol te zien als iets dat bovenop alle activiteiten en werknemers staat. Maar elk modern bedrijf zou het ermee eens zijn dat management werkt als richtlijnen en leiderschap om effectief en probleemloos werk te garanderen. Als het bedrijf het team micromanaget of niet genoeg leiding geeft, zal de productiviteit van de werknemers kelderen.
De voordelen van mobiel personeelsbeheer
Digitaal field service management en automatiseringstools voor mobiele medewerkers kunnen bedrijven helpen om hun werkzaamheden en taakplanning te verbeteren door op afstand te werken.
Dergelijke tools zijn gemaakt voor mobiel personeelsbeheer, ongeacht de locatie. Dit betekent dat het niet uitmaakt waar de administratie zich bevindt, zolang ze maar digitale software hebben. Hiermee kunnen de meeste activiteiten van het bedrijf online worden gepland en uitgevoerd.
Een klant registreert een probleem als een taakverzoek, kantoormedewerkers keuren het goed en wijzen de taak toe aan de dichtstbijzijnde beschikbare technicus. Vervolgens wordt de toegewezen technicus naar de locatie gestuurd om tijd te besparen. Nadat het probleem is opgelost, kan een klant feedback achterlaten. Daarna ontvangen ze een rapport met een prestatiebeoordeling en details over een taak, zowel fysiek als op afstand.
Als u FSM-software in uw bedrijfsvoering integreert, kunt u ook uw bedrijfsworkflow transformeren. Teamleden hoeven niet naar één kantoor te komen en mensen kunnen op afstand werken vanaf de locatie die ze willen.
Andere voordelen van software voor mobiel personeelsbeheer
- Meer autonomie voor werknemers. Traditioneel management heeft de neiging om werknemers hun onafhankelijkheid te ontnemen, omdat al hun taken nauwlettend in de gaten worden gehouden. Wanneer mobiele werknemers hun taken digitaal kunnen inzien en plannen, hoeven ze minder tijd te besteden aan overleg met de backoffice. De werksnelheid neemt toe, waardoor technici en ingenieurs meer taken kunnen uitvoeren.
- Minder administratief werk. Het systeem toont taken die werknemers moeten uitvoeren. Ze kunnen deze informatie beheren met een paar klikken op een knop. Als de taak is voltooid, hoeven mobiele medewerkers in plaats van stapels documenten in te vullen, alleen wat gegevens toe te voegen en het systeem verwerkt ze.
- Snellere toewijzing van taken. Het FSM-systeem geeft je een real-time kaart om te zien waar je team zich bevindt. Dat betekent dat je de dichtstbijzijnde beschikbare technici kunt zien en taken kunt toewijzen wanneer dat nodig is.
- Verhoogde productiviteit. Een goed geleid team kent zijn doelen en stappen in het bereiken van professioneel succes. Als werknemers duidelijk hun verantwoordelijkheden kennen, kunnen ze zich concentreren op hun directe taken: minder multitasken = meer productiviteit.
Oplossingen voor mobiel personeelsbeheer
Frontu FSM tool is ontworpen voor hetzelfde doel – om tegemoet te komen aan de behoeften van field service klanten en de mobiele werknemers. Het geautomatiseerde systeem doorbreekt fysieke grenzen en stelt u in staat om werk op afstand te beheren.
De tool rust je mobiele teams uit met de nieuwste software, slimme planning, realtime taakplanning en meer functies voor een modern bedrijf.
Samengevat over mobiele werknemers
- Het groeiende aantal mobiele werknemers vraagt om innovatieve oplossingen voor digitaal beheer;
- Slecht beheer van mobiele werknemers kan leiden tot een laag werknemersmoreel en een lage productiviteit. Veel bedrijven lopen het risico op een groter personeelsverloop door inefficiënt management;
- Mobiel personeelsbeheer biedt talloze voordelen, van verbeterde productiviteit tot autonomie voor het personeel;
- Een van de meest effectieve manieren om een mobiel personeelsbestand te beheren is field service management software die zich richt op eerstelijnswerkers.
