Utmaningar och fördelar med automatisering av mobil arbetskraft som arbetar på distans

Distansarbetsmodellen är ingen ny företeelse. Frilansare och oberoende entreprenörer har gjort det i årtionden. Men under de senaste åren har antalet distansarbetare ökat markant. Coronaviruset satte fart på distansarbetet och visade att det är det enda sättet att hålla igång verksamheten under en kris.

Många traditionella kontorsanställda har lätt för att ställa om, men det är inte lika enkelt för fältserviceteam och mobila medarbetare. Om du leder ett team som alltid är på språng vet du hur viktigt det är att säkerställa smidig arbetsledning och automatisering av mobila medarbetare.

I den här artikeln går vi igenom grunderna i Mobile Workforce Management för mobila medarbetare. Och hur teknik kan göra processen för mobil personalhantering mycket enklare.

Varför är det viktigt med mobil personalhantering?

Företag under covid-19-krisen var tvungna att välja – sluta arbeta eller flytta arbetskraften online. De flesta valde det senare, vilket visade sig vara en lösning som kunde hålla även efter pandemin.

Många var dock oförberedda och kunde inte garantera att varje medarbetare skulle ha en stabil internetuppkoppling, en arbetsstation och tid att arbeta utan distraktioner.

Till skillnad från traditionella kontorsanställda har fältarbetare ställts inför olika problem, till exempel brist på eller ineffektiv ledning. Det blev därför tydligt att nuvarande verktyg och metoder behövde förbättras.

Trenderna inom mobil personalhantering

Fältserviceföretag har vanligtvis kontorsanställda och fälttekniker och ingenjörer. Medan kontorsanställda sköter det mesta av arbetet online är det inte lika enkelt för tekniker.

Ledningen står inför en utmaning när det gäller att säkerställa en smidig och tillförlitlig övervakning av medarbetare som arbetar på distans. Och som många exempel har visat är allt möjligt med rätt verktyg och ledningssystem.

En av de ledande lösningarna för att säkerställa en effektiv hantering av den mobila arbetskraften är Mobile Workforce Management Software eller FSM. Det är ett digitalt system som är utformat för att hjälpa fältserviceföretag att styra verksamheten, planera och spåra uppgifter, säkerställa kommunikation i realtid och hantera fjärrteam.

Det är ett omvälvande sätt att nå ditt team var du än befinner dig, eftersom allt kan göras i systemet. Du kan se var ditt team befinner sig i realtid, fördela uppgifter baserat på tillgänglighet och slutföra dem med hjälp av en digital signatur eller skanningsalternativ.

Det ger inte bara bättre kontroll över arbetsuppgifterna, utan säkerställer också ett kontaktlöst arbete. Som vanligt står företagen inför många utmaningar om de inte har innovativa sätt att leda verksamheten.

Utmaningarna med att hantera mobil arbetskraft

Vi har märkt att många fältserviceföretag har samma problem – hur kan fjärrstyrningsdelen av företaget effektivt hantera den mobila arbetsstyrkan? Vilka verktyg behöver de för att se till att allt sker i tid och på plats?

Även om vi också var tvungna att skicka vårt team att arbeta hemifrån, visade det sig att det är möjligt att fortsätta arbetet som vanligt genom att använda rätt verktyg.

Vi såg några vanliga utmaningar som ledningen ställdes inför när de skulle övervaka en mobil arbetsstyrka.

• Brist på effektiva verktyg. Många företag som hanterar mobila medarbetare förlitar sig fortfarande på manuella verktyg som pappersdokument eller Excel-ark. Det kanske fungerar ett tag, men när verksamheten växer är det svårt att hålla reda på ett mobilt team och hantera det på ett effektivt sätt.
• Över- eller dubbelbokning av tekniker. Utan optimerade digitala verktyg riskerar ledningen att överboka tekniker, vilket i ett senare skede kan försämra kvaliteten på deras arbete. Ett utmattat team gör fler misstag och deras produktivitet minskar.
• Lägre andel tekniker som lyckas. Varje tekniker har sin egen arbetstakt. När ledningen inte tar hänsyn till det är det lätt att schemalägga fler uppgifter än vad man klarar av. Dåligt utförda eller omplanerade uppgifter sänker teknikerns framgångsgrad och påverkar deras moral.
• Minskad produktivitet. Det är fortfarande vanligt att se ledningsrollen som något som ligger ovanpå all verksamhet och alla medarbetare. Men alla moderna företag skulle hålla med om att ledningen fungerar som riktlinjer och ledarskap för att säkerställa ett effektivt och problemfritt arbete. Om företaget detaljstyr teamet eller inte ger tillräckligt med vägledning kommer medarbetarnas produktivitet att sjunka.

Fördelarna med mobil personalhantering

Digital hantering av fältservice och automatiseringsverktyg för mobil arbetskraft kan hjälpa företag att förbättra verksamheten och planeringen av arbetsuppgifter på distans.

Sådana verktyg är byggda för mobil personalhantering oberoende av plats. Det betyder att det inte spelar någon roll var administrationen är belägen så länge de har digital programvara. Det gör det möjligt att planera och utföra det mesta av företagets verksamhet online.

En kund registrerar ett problem som en uppgiftsförfrågan, kontorsanställda godkänner den och tilldelar uppgiften till närmaste tillgängliga tekniker. Den tilldelade teknikern skickas sedan till platsen för att spara tid. När problemet har lösts kan kunden lämna feedback. Därefter får de en rapport med en prestationsgranskning och detaljer om en uppgift både fysiskt eller på distans.

Om du integrerar FSM-programvaran i din affärsverksamhet kan du också förändra ditt arbetsflöde. Teammedlemmarna skulle inte behöva komma till ett kontor, utan skulle kunna arbeta på distans från den plats de önskar.

Andra fördelar med programvara för hantering av mobila arbetskrafter

• Mer självständighet för de anställda. Traditionell ledning tenderar att beröva medarbetarna deras självständighet, eftersom alla deras uppgifter övervakas noggrant. När den mobila arbetskraften kan komma åt och planera sina uppgifter digitalt minskar den tid som går åt till att konsultera backoffice. Arbetshastigheten ökar, vilket gör att tekniker och ingenjörer kan utföra fler uppgifter.
• Minskat administrativt arbete. Systemet visar uppgifter som medarbetarna måste slutföra. De kan hantera denna information med några få knapptryckningar. När uppgiften är slutförd behöver den mobila medarbetaren inte fylla i en massa dokument, utan bara lägga till några uppgifter som sedan behandlas av systemet.
• Snabbare tilldelning av uppgifter. FSM-systemet ger dig en karta i realtid där du kan se var ditt team befinner sig. Det innebär att du kan se vilka tekniker som är närmast tillgängliga och fördela arbetsuppgifter när det behövs.
• Ökad produktivitet. Ett välskött team vet vilka mål och steg de ska ta för att nå framgång i arbetet. När medarbetarna tydligt vet vad de har för ansvar kan de fokusera på sina direkta arbetsuppgifter: mindre multitasking = högre produktivitet.

Lösningar för hantering av mobila arbetskrafter

Frontu FSM tool är utformat för samma ändamål – att tillgodose behoven hos fältservicekunder och den mobila arbetsstyrkan. Det automatiserade systemet bryter fysiska gränser och gör att du kan hantera arbetet på distans.

Verktyget utrustar dina mobila team med den senaste programvaran, smart schemaläggning, uppgiftsplanering i realtid och fler funktioner för ett modernt företag.

Sammanfattningsvis om mobila arbetare

• Den ökande mobila arbetskraften kräver innovativa lösningar för digital hantering;
• Dålig hantering av mobil arbetskraft kan leda till låg arbetsmoral och produktivitet hos de anställda. Många företag riskerar att få en ökad personalomsättning på grund av ineffektiv hantering;
• Mobile Workforce Management erbjuder en mängd fördelar, från förbättrad produktivitet till självständighet för medarbetarna;
• Ett av de mest effektiva sätten att hantera en mobil arbetsstyrka är programvara för hantering av fältservice som fokuserar på frontlinjearbetare.

Förbättra din hantering av mobila medarbetare – boka en demo.