Herausforderungen und Vorteile der Automatisierung mobiler Arbeitskräfte, die aus der Ferne arbeiten

Das Modell der Fernarbeit ist keine neue Sache. Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer tun dies schon seit Jahrzehnten. Aber in den letzten Jahren ist die Zahl der Remote-Arbeiter deutlich gestiegen. Der Coronavirus hat der Telearbeit einen Schub gegeben und gezeigt, dass sie die einzige Möglichkeit ist, das Geschäft während einer Krise am Laufen zu halten.

Vielen traditionellen Büroangestellten fällt der Übergang leicht, aber für Außendienstteams und mobile Mitarbeiter ist es nicht so einfach. Wenn Sie ein Team leiten, das ständig unterwegs ist, wissen Sie, wie wichtig es ist, eine reibungslose Arbeitsverwaltung und die Automatisierung mobiler Mitarbeiter sicherzustellen.

In diesem Artikel möchten wir Sie durch die Grundlagen des Mobile Workforce Management für mobile Mitarbeiter führen. Und wie Technologien den Prozess des mobilen Workforce Managements wesentlich erleichtern können.

Warum ist Mobile Workforce Management wichtig?

Während der COVID-19-Krise standen die Unternehmen vor der Wahl, die Arbeit einzustellen oder die Belegschaft online zu verlegen. Die meisten von ihnen entschieden sich für Letzteres, was sich als eine Lösung erwies, die über die Pandemie hinaus Bestand hatte.

Viele waren jedoch unvorbereitet und konnten nicht garantieren, dass jeder Mitarbeiter über eine stabile Internetverbindung, einen Arbeitsplatz und Zeit zum Arbeiten ohne Ablenkung verfügen würde.

Im Gegensatz zu den traditionellen Büroangestellten sind die Außendienstmitarbeiter mit verschiedenen Problemen konfrontiert, wie z.B. fehlendem oder ineffizientem Management. Es wurde also klar, dass die derzeitigen Instrumente und Methoden verbessert werden müssen.

Die Trends des mobilen Workforce Management

Außendienstunternehmen haben in der Regel Mitarbeiter im Büro und Techniker und Ingenieure im Außendienst. Während die Büroangestellten die meiste Arbeit online erledigen, ist das für die Techniker nicht so einfach.

Das Management steht vor der Herausforderung, eine reibungslose und zuverlässige Überwachung der aus der Ferne arbeitenden Mitarbeiter zu gewährleisten. Und wie viele Beispiele zeigen, ist mit den richtigen Tools und dem richtigen Verwaltungssystem alles möglich.

Eine der führenden Lösungen für ein effektives Management mobiler Mitarbeiter ist die Mobile Workforce Management Software oder FSM. Dabei handelt es sich um ein digitales System, das Außendienstunternehmen dabei hilft, Abläufe zu kontrollieren, Aufgaben zu planen und zu verfolgen, die Kommunikation in Echtzeit sicherzustellen und Remote-Teams zu verwalten.

So können Sie Ihr Team von überall aus erreichen, da alles über das System abgewickelt werden kann. Sie können in Echtzeit sehen, wo sich Ihr Team befindet, Aufgaben je nach Verfügbarkeit zuweisen und sie mit einer digitalen Unterschrift oder Scan-Optionen abschließen.

Es bietet nicht nur mehr Kontrolle über die Aufgaben, sondern sorgt auch für ein kontaktloses Arbeiten. Wie auch sonst, stehen Unternehmen ohne innovative Managementmethoden vor vielen Herausforderungen.

Die Herausforderungen des Mobile Workforce Management

Wir haben festgestellt, dass viele Außendienstunternehmen die gleiche Sorge hatten – wie kann der Teil des Unternehmens, der für die Fernverwaltung zuständig ist, die mobilen Mitarbeiter effektiv verwalten? Welche Tools brauchen sie, um sicherzustellen, dass alles pünktlich und an Ort und Stelle ist?

Wir mussten unser Team zwar auch von zu Hause aus arbeiten lassen, aber es hat sich gezeigt, dass es möglich ist, die Arbeit wie gewohnt fortzusetzen, wenn man die richtigen Tools einsetzt.

Wir haben einige allgemeine Herausforderungen festgestellt, mit denen das Management bei der Überwachung einer mobilen Belegschaft konfrontiert ist.

• Mangel an effizienten Werkzeugen. Viele Unternehmen, die mobiles Personal verwalten, verlassen sich immer noch auf manuelle Hilfsmittel wie Papierdokumente oder einfache Excel-Tabellen. Das mag zwar eine Zeit lang funktionieren, aber wenn das Unternehmen wächst, ist es eine Herausforderung, den Überblick über ein mobiles Team zu behalten und es effizient zu verwalten.
• Über- oder Doppelbuchungen von Technikern. Ohne optimierte digitale Tools riskiert das Management die Überbuchung von Technikern, was später die Qualität ihrer Arbeit beeinträchtigen kann. Ein erschöpftes Team macht mehr Fehler, und seine Produktivität sinkt.
• Geringere Erfolgsquote der Techniker. Jeder Techniker hat sein eigenes Arbeitstempo. Wenn das Management das nicht berücksichtigt, werden leicht mehr Aufgaben geplant, als man bewältigen kann. Schlecht erledigte oder verschobene Aufgaben senken die Erfolgsquote des Technikers und beeinträchtigen seine Arbeitsmoral.
• Geringere Produktivität. Es ist immer noch üblich, die Rolle des Managements als etwas zu sehen, das über allen Abläufen und Mitarbeitern steht. Aber jedes moderne Unternehmen würde zustimmen, dass das Management als Leitfaden und Führung fungiert, um eine effektive und störungsfreie Arbeit zu gewährleisten. Wenn das Unternehmen das Team mikromanagt oder nicht genügend Anleitung gibt, wird die Produktivität der Mitarbeiter sinken.

Die Vorteile von Mobile Workforce Management

Digitales Außendienstmanagement und Automatisierungstools für mobile Mitarbeiter können Unternehmen dabei helfen, den Betrieb und die Aufgabenplanung bei der Arbeit aus der Ferne zu verbessern.

Diese Tools sind für die mobile Verwaltung von Arbeitskräften unabhängig vom Standort konzipiert. Das bedeutet, dass es keine Rolle spielt, wo sich die Verwaltung befindet, solange sie über digitale Software verfügt. Sie ermöglicht es, die meisten Vorgänge des Unternehmens online zu planen und auszuführen.

Ein Kunde registriert ein Problem als Aufgabenanfrage, die Mitarbeiter im Büro genehmigen sie und weisen die Aufgabe dem nächstgelegenen verfügbaren Techniker zu. Dann wird der zugewiesene Techniker an den Ort geschickt, um Zeit zu sparen. Nachdem das Problem gelöst ist, kann der Kunde eine Rückmeldung hinterlassen. Danach erhält er einen Bericht mit einer Leistungsbewertung und Details zu einer Aufgabe, die er vor Ort oder aus der Ferne erledigt hat.

Wenn Sie FSM-Software in Ihre Geschäftsabläufe integrieren, könnten Sie auch Ihre Arbeitsabläufe verändern. Die Teammitglieder müssten nicht mehr in ein Büro kommen, sondern könnten von ihrem gewünschten Standort aus arbeiten.

Weitere Vorteile der mobilen Workforce Management Software

• Mehr Autonomie für die Mitarbeiter. Das traditionelle Management neigt dazu, die Mitarbeiter ihrer Unabhängigkeit zu berauben, da alle ihre Aufgaben genau überwacht werden. Wenn die mobilen Mitarbeiter ihre Aufgaben digital abrufen und planen können, reduzieren sie die Zeit, die sie mit Rücksprachen mit dem Back Office verbringen. Die Arbeitsgeschwindigkeit erhöht sich, so dass Techniker und Ingenieure mehr Aufgaben erledigen können.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand. Das System zeigt die Aufgaben an, die die Mitarbeiter erledigen müssen. Sie können diese Informationen mit ein paar Mausklicks verwalten. Wenn die Aufgabe erledigt ist, müssen die mobilen Mitarbeiter nicht mehr stapelweise Dokumente ausfüllen, sondern nur noch einige Daten hinzufügen, die dann vom System verarbeitet werden.
• Schnellere Aufgabenzuweisung. Mit dem FSM-System können Sie auf einer Karte in Echtzeit sehen, wo sich Ihr Team befindet. Das bedeutet, dass Sie die nächstgelegenen verfügbaren Techniker sehen und bei Bedarf Aufgaben zuweisen können.
• Erhöhte Produktivität. Ein gut geführtes Team kennt seine Ziele und Schritte, um beruflichen Erfolg zu erzielen. Wenn Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten klar kennen, können sie sich auf ihre direkten Aufgaben konzentrieren: weniger Multitasking = mehr Produktivität.

Lösungen für mobiles Workforce Management

Das Frontu FSM-Tool wurde für den gleichen Zweck entwickelt – um den Anforderungen von Außendienstkunden und mobilen Mitarbeitern gerecht zu werden. Das automatisierte System überwindet physische Grenzen und ermöglicht es Ihnen, die Arbeit aus der Ferne zu verwalten.

Das Tool stattet Ihre mobilen Teams mit der neuesten Software, intelligenter Terminplanung, Aufgabenplanung in Echtzeit und weiteren Funktionen für ein modernes Unternehmen aus.

Zusammenfassung über mobile Mitarbeiter

• Die wachsende Zahl mobiler Arbeitskräfte erfordert innovative Lösungen für die digitale Verwaltung;
• Ein schlechtes Management des mobilen Personals kann zu einer niedrigen Arbeitsmoral und Produktivität führen. Viele Unternehmen riskieren eine erhöhte Mitarbeiterfluktuation aufgrund eines ineffizienten Managements;
• Mobile Workforce Management bietet eine Vielzahl von Vorteilen, von verbesserter Produktivität bis hin zur Autonomie der Mitarbeiter;
• Eine der effektivsten Möglichkeiten zur Verwaltung mobiler Mitarbeiter ist eine Software für das Außendienstmanagement, die sich auf die Mitarbeiter an der Frontlinie konzentriert.

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