Udfordringer og fordele ved automatisering af mobile arbejdsstyrker, der arbejder eksternt

Fjernarbejdsmodellen er ikke en ny ting. Freelancere og uafhængige entreprenører har gjort det i årtier. Men i de seneste år er antallet af fjernarbejdere steget markant. Coronavirus satte skub i fjernarbejde og viste, at det er den eneste måde at holde forretningen kørende på under en krise.

Mange traditionelle kontormedarbejdere skiftede nemt, men det er ikke så enkelt for feltserviceteams og mobile medarbejdere. Hvis du leder et team, der altid er på farten, ved du, hvor vigtigt det er at sikre problemfri arbejdsstyring og automatisering af den mobile arbejdsstyrke.

I denne artikel vil vi guide dig gennem det grundlæggende i mobil workforce management for mobile medarbejdere. Og hvordan teknologier kan gøre processen med mobil workforce management meget nemmere.

Hvorfor er mobile workforce management vigtigt?

Virksomheder under COVID-19-krisen måtte vælge – stoppe med at arbejde eller flytte arbejdsstyrken online. De fleste valgte det sidste, hvilket viste sig at være en løsning, der kunne holde ud over pandemien.

Men mange var uforberedte, og de kunne ikke garantere, at hver enkelt medarbejder havde en stabil internetforbindelse, en arbejdsstation og tid til at arbejde uden forstyrrelser.

I modsætning til traditionelle kontoransatte har feltarbejdere stået over for forskellige problemer som f.eks. manglende eller ineffektiv ledelse. Så det blev klart, at de nuværende værktøjer og metoder skal forbedres.

Tendenserne inden for mobil workforce management

Field service-virksomheder har normalt kontoransatte og teknikere og ingeniører i marken. Mens kontormedarbejdere udfører det meste af arbejdet online, er det ikke så let for teknikere.

Ledelsen står over for en udfordring med at sikre en smidig og pålidelig overvågning af medarbejdere, der arbejder på afstand. Og som mange eksempler har vist, er alt muligt med de rette værktøjer og ledelsessystemer.

En af de førende løsninger til at sikre effektiv styring af den mobile arbejdsstyrke er software til styring af den mobile arbejdsstyrke eller FSM. Det er et digitalt system, der er designet til at hjælpe feltservicevirksomheder med at kontrollere driften, planlægge og spore opgaver, sikre kommunikation i realtid og styre fjernteams.

Det er en transformerende måde at nå dit team på, uanset hvor du er, da alt kan gøres i systemet. Du kan se, hvor dit team befinder sig i realtid, tildele opgaver baseret på tilgængelighed og afslutte dem ved hjælp af en digital signatur eller scanningsmuligheder.

Ikke alene giver det mere kontrol over opgaverne, men det sikrer også kontaktløst arbejde. Uden innovative ledelsesmetoder står virksomheder over for mange udfordringer.

Udfordringerne ved styring af den mobile arbejdsstyrke

Vi har bemærket, at mange feltservicevirksomheder havde den samme bekymring – hvordan kan fjernstyringsdelen af virksomheden effektivt styre den mobile arbejdsstyrke? Hvilke værktøjer har de brug for til at sikre, at alt sker til tiden og på plads?

Selv om vi også måtte sende vores team på hjemmearbejde, viste det sig, at det er muligt at fortsætte arbejdet som normalt ved at bruge de rigtige værktøjer.

Vi bemærkede nogle almindelige udfordringer, som ledelsen stod over for ved at overvåge en mobil arbejdsstyrke.

• Mangel på effektive værktøjer. Mange virksomheder, der administrerer mobile arbejdsstyrker, er stadig afhængige af manuelle værktøjer som papirdokumenter eller simple Excel-ark. Det fungerer måske i et stykke tid, men når virksomheden vokser, er det en udfordring at holde styr på et mobilt team og administrere det effektivt.
• Over- eller dobbeltbooking af teknikere. Uden optimerede digitale værktøjer risikerer ledelsen at overbooke teknikere, hvilket senere kan skade deres arbejdskvalitet. Et udmattet team begår flere fejl, og deres produktivitet falder.
• Lavere succesrate for teknikere. Hver tekniker har sit eget arbejdstempo. Når ledelsen ikke tager hensyn til det, er det nemt at planlægge flere opgaver, end man kan klare. Dårligt udførte eller omlagte opgaver sænker teknikerens succesrate og påvirker deres moral.
• Nedsat produktivitet. Det er stadig almindeligt at se ledelsesrollen som noget, der står over alle aktiviteter og medarbejdere. Men enhver moderne virksomhed vil være enig i, at ledelse fungerer som retningslinjer og lederskab for at sikre effektivt og problemfrit arbejde. Hvis virksomheden detailstyrer teamet eller ikke giver nok vejledning, vil medarbejdernes produktivitet styrtdykke.

Fordelene ved mobil workforce management

Digital field service management og værktøjer til automatisering af den mobile arbejdsstyrke kan hjælpe virksomheder med at forbedre driften og opgaveplanlægningen ved fjernarbejde.

Sådanne værktøjer er bygget til mobil arbejdsstyrkeledelse uanset placering. Det betyder, at det er ligegyldigt, hvor administrationen befinder sig, så længe de har digital software. Det gør det muligt at planlægge og udføre de fleste af virksomhedens aktiviteter online.

En kunde registrerer et problem som en opgaveanmodning, kontormedarbejdere godkender den og tildeler opgaven til den nærmeste tilgængelige tekniker. Derefter sendes den tildelte tekniker til stedet for at spare tid. Når problemet er løst, kan kunden give feedback. Derefter modtager de en rapport med en præstationsvurdering og detaljer om en opgave både fysisk og eksternt.

Hvis du integrerer FSM-software i din virksomhed, kan du også ændre din virksomheds workflow. Teammedlemmer behøver ikke at komme til et kontor, og folk vil kunne arbejde på afstand fra det sted, de ønsker.

Andre fordele ved mobil workforce management-software

• Mere selvstændighed for medarbejderne. Traditionel ledelse har en tendens til at fratage medarbejderne deres uafhængighed, da alle deres opgaver overvåges nøje. Når den mobile arbejdsstyrke kan få adgang til og planlægge deres opgaver digitalt, reducerer de den tid, de bruger på at rådføre sig med backoffice. Arbejdshastigheden øges, så teknikere og ingeniører kan udføre flere opgaver.
• Reduceret administrativt arbejde. Systemet viser de opgaver, medarbejderne skal udføre. De kan administrere disse oplysninger med et par klik på en knap. Når opgaven er færdig, behøver en mobil medarbejder kun at tilføje nogle data i stedet for at udfylde bunker af dokumenter, og så behandler systemet dem.
• Hurtigere tildeling af opgaver. FSM-systemet giver dig et kort i realtid, så du kan se, hvor dit team er. Det betyder, at du kan se de nærmeste tilgængelige teknikere og udpege opgaver, når det er nødvendigt.
• Øget produktivitet. Et godt ledet team kender deres mål og trin for at opnå professionel succes. Når medarbejderne klart kender deres ansvarsområder, kan de fokusere på deres direkte opgaver: mindre multitasking = mere produktivitet.

Løsninger til styring af mobile arbejdsstyrker

Frontu FSM-værktøjet er designet til det samme formål – at imødekomme behovene hos field service-kunder og den mobile arbejdsstyrke. Det automatiserede system bryder fysiske grænser og giver dig mulighed for at styre arbejdet på afstand.

Værktøjet udstyrer dine mobile teams med den nyeste software, smart planlægning, opgaveplanlægning i realtid og flere funktioner til en moderne virksomhed.

Kort fortalt om mobile medarbejdere

• Den stigende mobile arbejdsstyrke kræver innovative løsninger til digital ledelse;
• Dårlig styring af den mobile arbejdsstyrke kan medføre lav medarbejdermoral og produktivitet. Mange virksomheder risikerer en øget medarbejderudskiftning på grund af ineffektiv ledelse;
• Mobile workforce management giver et utal af fordele fra forbedret produktivitet til medarbejdernes selvstændighed;
• En af de mest effektive måder at styre en mobil arbejdsstyrke på er field service management-software med fokus på frontlinjearbejdere.

Forbedr styringen af din mobile arbejdsstyrke – bestil en demo.