Etätyömalli ei ole uusi asia. Freelancerit ja itsenäiset yrittäjät ovat tehneet sitä jo vuosikymmeniä. Viime vuosina etätyöntekijöiden määrä on kuitenkin kasvanut merkittävästi. Coronavirus vauhditti etätyön tekemistä ja osoitti, että se on ainoa tapa pitää liiketoiminta käynnissä kriisin aikana.
Monet perinteiset toimistotyöntekijät siirtyivät helposti, mutta kenttähuoltoryhmien ja liikkuvien työntekijöiden kohdalla se ei ole yhtä helppoa. Jos johdat tiimiä, joka on aina liikkeellä, tiedät, miten tärkeää on varmistaa työnhallinnan sujuvuus ja mobiilin työvoiman automatisointi.
Tässä artikkelissa haluamme opastaa sinua liikkuvien työntekijöiden mobiilin työvoiman hallinnan perusteissa. Ja miten teknologiat voivat helpottaa mobiilin työvoiman hallintaa huomattavasti.
Miksi liikkuvan työvoiman hallinta on tärkeää?
Yritysten oli COVID-19-kriisin aikana valittava, lopettavatko ne työnsä vai siirtävätkö ne työvoiman verkkoon. Useimmat valitsivat jälkimmäisen vaihtoehdon, joka osoittautui ratkaisuksi, joka saattoi kestää pandemian jälkeenkin.
Monet olivat kuitenkin valmistautumattomia, eivätkä he voineet taata, että jokaisella työntekijällä olisi vakaa internetyhteys, työasema ja aikaa työskennellä ilman häiriötekijöitä.
Toisin kuin perinteiset toimistotyöntekijät, kenttätyöntekijät ovat kohdanneet erilaisia ongelmia, kuten johtamisen puute tai tehottomuus. Näin ollen kävi selväksi, että nykyisiä välineitä ja menetelmiä on parannettava.
Mobiilin työvoiman hallinnan trendit
Kenttäpalveluyrityksissä on yleensä toimistotyöntekijöitä sekä kenttäteknikoita ja -insinöörejä. Toimistotyöntekijät tekevät suurimman osan työstä verkossa, mutta teknikoille se ei ole yhtä helppoa.
Johto joutuu kohtaamaan haasteen, joka koskee etätyötä tekevien työntekijöiden sujuvan ja luotettavan valvonnan varmistamista. Kuten monet esimerkit ovat osoittaneet, oikeilla välineillä ja hallintajärjestelmällä kaikki on mahdollista.
Yksi johtavista ratkaisuista mobiilin työvoiman tehokkaan hallinnan varmistamiseksi on mobiilin työvoiman hallintaohjelmisto eli FSM. Se on digitaalinen järjestelmä, joka on suunniteltu auttamaan kenttäpalveluyrityksiä valvomaan toimintoja, suunnittelemaan ja seuraamaan tehtäviä, varmistamaan reaaliaikainen viestintä ja hallitsemaan etäryhmiä.
Se on mullistava tapa tavoittaa tiimisi missä tahansa oletkin, sillä kaikki voidaan tehdä järjestelmässä. Näet tiimisi reaaliaikaisen sijainnin, voit jakaa tehtäviä saatavuuden mukaan ja viimeistellä ne digitaalisen allekirjoituksen tai skannausvaihtoehtojen avulla.
Sen lisäksi, että se tarjoaa enemmän valvontaa tehtäviin, se takaa myös kontaktittoman työskentelyn. Kuten muutenkin, ilman innovatiivisia hallintatapoja yritykset kohtaavat monia haasteita.
Liikkuvan työvoiman hallinnan haasteet
Olemme huomanneet, että monilla kenttähuoltoyrityksillä oli sama huoli – miten yrityksen etähallintaosa voi hallita tehokkaasti liikkuvaa työvoimaa? Mitä työkaluja he tarvitsevat varmistaakseen, että kaikki on ajallaan ja paikallaan?
Vaikka jouduimme myös lähettämään tiimimme työskentelemään kotoa käsin, se osoitti, että oikeiden työkalujen avulla on mahdollista jatkaa työtä normaalisti.
Huomasimme joitakin yleisiä haasteita, joita johto kohtasi mobiilin työvoiman seurannassa.
- Tehokkaiden välineiden puute. Monet liikkuvan työvoiman hallintaa harjoittavat yritykset luottavat edelleen manuaalisiin työkaluihin, kuten paperiasiakirjoihin tai Excel-taulukoihin. Vaikka se saattaa toimia jonkin aikaa, yrityksen kasvaessa on haastavaa seurata liikkuvaa tiimiä ja hallita sitä tehokkaasti.
- Teknikkojen yli- tai tuplavaraukset. Ilman optimoituja digitaalisia työkaluja johto on vaarassa varata teknikkoja liikaa, mikä voi myöhemmin vahingoittaa heidän työnsä laatua. Uupunut tiimi tekee enemmän virheitä, ja sen tuottavuus laskee.
- Alhaisempi teknikon onnistumisprosentti. Jokaisella teknikolla on oma työtahtinsa. Kun johto ei ota tätä huomioon, on helppo ajoittaa enemmän tehtäviä kuin yksi pystyy hoitamaan. Huonosti tehdyt tai uudelleen aikataulutetut tehtävät alentavat teknikon onnistumisprosenttia ja vaikuttavat hänen työmoraaliinsa.
- Tuottavuuden väheneminen. On edelleen tavallista, että johtajan rooli nähdään kaikkien toimintojen ja työntekijöiden yläpuolella. Jokainen nykyaikainen yritys on kuitenkin samaa mieltä siitä, että johtaminen toimii ohjeistuksena ja johtajuutena tehokkaan ja häiriöttömän työn varmistamiseksi. Jos yritys mikromanageroi tiimiä tai ei anna riittävästi ohjeita, työntekijöiden tuottavuus romahtaa.
Liikkuvan työvoiman hallinnan edut
Digitaalisen kenttähuollon hallinnan ja liikkuvan työvoiman automatisointityökalut voivat auttaa yrityksiä parantamaan toimintoja ja tehtävien suunnittelua etätyönä.
Tällaiset työkalut on suunniteltu liikkuvan työvoiman hallintaan sijainnista riippumatta. Se tarkoittaa, että ei ole väliä, missä hallinto sijaitsee, kunhan heillä on digitaalinen ohjelmisto. Sen avulla voidaan suunnitella ja toteuttaa suurin osa yrityksen toiminnoista verkossa.
Asiakas rekisteröi ongelman tehtäväpyyntönä, toimiston työntekijät hyväksyvät sen ja antavat tehtävän lähimmälle käytettävissä olevalle teknikolle. Sitten osoitettu teknikko lähetetään paikalle ajan säästämiseksi. Kun ongelma on ratkaistu, asiakas voi jättää palautetta. Sen jälkeen hän saa raportin, jossa on suoritusarviointi ja yksityiskohtaiset tiedot tehtävästä sekä fyysisesti että etänä.
Jos integroit FSM-ohjelmiston liiketoimintaasi, saatat myös muuttaa liiketoiminnan työnkulkuasi. Tiimin jäsenten ei tarvitsisi tulla yhteen toimistoon, vaan ihmiset voisivat työskennellä etänä haluamastaan paikasta.
Muita etuja, joita mobiili työvoimanhallintaohjelmisto tarjoaa
- Työntekijöiden itsenäisyyden lisääminen. Perinteisellä johtamisella on taipumus viedä työntekijöiltä heidän itsenäisyytensä, sillä kaikkia heidän tehtäviään valvotaan tarkasti. Kun liikkuvat työntekijät pääsevät käsiksi tehtäviinsä ja voivat suunnitella niitä digitaalisesti, he vähentävät aikaa, joka kuluu back office -yksikön konsultointiin. Työnopeus kasvaa, jolloin teknikot ja insinöörit voivat tehdä enemmän tehtäviä.
- Hallinnollisen työn vähentäminen. Järjestelmä näyttää tehtävät, jotka työntekijöiden on suoritettava. He voivat hallita näitä tietoja muutamalla napin painalluksella. Kun tehtävä on suoritettu, liikkuvan työvoiman ei tarvitse täyttää kasoittain asiakirjoja, vaan sen tarvitsee vain lisätä joitakin tietoja, ja järjestelmä käsittelee ne.
- Nopeampi tehtävien jakaminen. FSM-järjestelmän avulla näet reaaliaikaisen kartan, josta näet, missä tiimisi on. Tämä tarkoittaa, että näet lähimmät käytettävissä olevat teknikot ja voit tarvittaessa nimetä tehtäviä.
- Lisääntynyt tuottavuus. Hyvin johdettu tiimi tuntee tavoitteensa ja askeleensa ammatillisen menestyksen saavuttamiseksi. Kun työntekijät tietävät selkeästi vastuualueensa, he voivat keskittyä suoriin tehtäviinsä: vähemmän monitehtäväisyyttä = enemmän tuottavuutta.
Liikkuvan työvoiman hallintaratkaisut
Frontu FSM -työkalu on suunniteltu samaan tarkoitukseen – kenttähuollon asiakkaiden ja liikkuvan työvoiman tarpeisiin. Automatisoitu järjestelmä rikkoo fyysiset rajat ja mahdollistaa työn hallinnan etänä.
Työkalu varustaa mobiilit tiimisi uusimmalla ohjelmistolla, älykkäällä aikataulutuksella, reaaliaikaisella tehtäväsuunnittelulla ja muilla nykyaikaisen yrityksen ominaisuuksilla.
Yhteenveto liikkuvista työntekijöistä
- Lisääntyvä liikkuva työvoima edellyttää innovatiivisia digitaalisia hallintaratkaisuja;
- Huono liikkuvan työvoiman hallinta voi aiheuttaa työntekijöiden huonoa työmoraalia ja tuottavuutta. Monet yritykset ovat vaarassa lisätä työntekijöiden vaihtuvuutta tehottoman hallinnan vuoksi;
- Liikkuvan työvoiman hallinta tarjoaa lukemattomia etuja tuottavuuden parantamisesta työvoiman itsenäisyyteen;
- Yksi tehokkaimmista tavoista hallita liikkuvaa työvoimaa on etulinjan työntekijöille suunnattu kenttähallintaohjelmisto.
