Основи на планирането за компании за управление на полеви услуги

Правилното планиране е в основата на една компания за полеви услуги. Докато управлението на времето може да е умерен проблем в повечето предприятия, полевите услуги не разполагат с този лукс, тъй като това е критичен въпрос. Тъй като целият бизнес модел се върти около изпращането на полеви работници на множество места за извършване на множество различни операции, правилното планиране оказва влияние върху всичко.

Лошото планиране води до лошо разпределение на ресурсите, увеличаване на оперативните разходи, намаляване на удовлетвореността на клиентите и други неприятни резултати. В най-лошия случай планирането на ресурсите може да доведе до невъзможност за извършване на необходимата поддръжка навреме. Ето защо постоянното следене на практиките и тенденциите в планирането е необходимост във всеки бизнес, който използва мобилна работна сила.

Започване на работа с планирането

Доброто планиране може да изглежда просто на пръв поглед. В края на краищата става въпрос за това да се осигурят правилните хора на дадено място в точното време. Тези, които имат известен опит в управлението на полеви услуги, обаче знаят колко често нещата могат да се объркат и да не се получат според очакванията.

Затова е добре да планирате предварително и с известна свобода на действие. Освен че винаги трябва да се предвиди възможност за неочаквани събития, правилното разпределение на ресурсите обикновено следва няколко стъпки:

1. Правилното определение за успех. Служителите винаги трябва да знаят как трябва да изглежда една успешна работа. Написването на правилни насоки за това какво се счита за “свършено” премахва всички възможни източници на объркване за техниците на терен.
2. Време за пътуване и маршрут. Повечето компании мислят за маршрутите и пътуването като за определена дължина, обикновено най-краткото достъпно разстояние между две точки. При доброто планиране на маршрута обаче се взема предвид колко трудни могат да бъдат пътищата и доколко техникът на терен може да е запознат с тях. Накратко, GPS проследяването и измерването не са крайното решение за планиране на маршрути.
3. Следете внимателно уменията си. Планирането на полеви услуги не се състои в това да свършите работата или работите за най-кратко време. Става въпрос за това да се осигури най-добрият техник за правилната работа за правилния клиент. Понякога това може да означава изпращане на някой от по-далечно разстояние и загуба на време. Ако не се използва софтуер за планиране на полеви услуги, ще трябва да се използва обикновен лист в Excel или релационна база данни.
4. Обмислете меките умения. Един от трите ключови фактора, определящи успеха в областта на полевите услуги, е удовлетвореността на клиентите. Макар че един инженер може да е блестящ в техническите си умения, това невинаги ще осигури изключително преживяване на клиентите. Някои клиенти може да се нуждаят от повече комуникация или разговор, за да бъдат напълно удовлетворени. Понякога най-добрият инженер ще бъде този, който е харесван от клиента, а не този, който ще свърши работата най-добре. Проследяването на работната история на клиентите и воденето на задълбочени бележки за подробностите по обслужването може да даде представа за такава информация. Обикновено софтуерът за управление на полеви услуги може да помогне при записването на помощна информация за тези случаи.
5. Определете изискванията за работа. При разработката на софтуер техническите работници очакват докладите за грешки да пристигат по определена структура, в която са посочени най-важните факти и очаквания. В полевите услуги не би трябвало да е по-различно. За да се планират правилно работните места, изискванията и подробностите (напр. местоположение, възраст на оборудването и уредите, които ще се ремонтират, необходими сертификати, приоритет и т.н.) трябва да бъдат очертани по много ясен начин. По този начин ще бъде значително по-вероятно работниците, извършващи услуги на терен, да донесат подходящите инструменти, да направят необходимите бележки на терен и да извършат необходимата поддръжка.
6. Обучение на техници и инженери в тандем. Доброто планиране е по-лесно, ако трябва да следите по-малко данни. Ако всички ваши техници имат много различни умения и образование, това ще добави още нещо, което трябва да имате предвид. Всяка точка от данни или намалява ефективността на планирането, или увеличава времето за създаване на графици. Така или иначе, ако държите всички инженери и техници да са с приблизително едно и също ниво на умения, това ще спести много ръчни усилия.
7. Въведете насоки за изпращане. Това е просто – служителите на диспечерските служби все още са хора. Без насоки те могат да започнат да предпочитат някои полеви техници пред други. Макар че за кратко време неправилното дългосрочно управление на работата няма да доведе до огромни проблеми за бизнеса, в крайна сметка то ще доведе до проблеми. Тези проблеми ще се случат, защото много служители в бизнеса с полеви услуги придобиват умения, докато са на място. По този начин изпращането на едни и същи хора за повтарящи се работни места ограничава тяхното израстване и може да намали общата ефективност на мобилната работна сила.
8. Внедряване на софтуер. Някои от тях може да се противопоставят на въвеждането на нов и невиждан софтуер. В настоящата среда обаче предприятията трябва да направят всичко възможно, за да останат в крак с конкурентите си. Софтуерът за планиране е едно от тези авангардни решения. Той просто позволява на компанията да управлява графиците значително по-лесно.

Това са все насоки, които трябва да се имат предвид, когато се мисли за планиране на полеви услуги. Макар да изглеждат много, всички те са необходимост. Планирането на такъв сложен бизнес модел просто не може да бъде лесно.

За щастие, планирането на полевите услуги може да се подобри чрез отчитане и анализ. Събирането на информация чрез мобилни приложения, обширно регистриране и софтуер за управление на полеви услуги може да донесе огромни ползи. В края на краищата, без такава информация подобряването на графика на работа е почти невъзможно, тъй като единственото, на което може да се разчита, е обратната връзка с клиентите и бележките на техниците – и двете не са наистина обективни.

Обикновено фирмите за полеви услуги използват софтуер за планиране, който им помага да управляват всички необходими компоненти. Въпреки че някои все още успяват да поддържат ефективни графици без софтуер, неприлагането на специализирани решения означава загуба на достъп до важна информация и по-дълги работни процеси от необходимото. Често просто няма основателна причина да се избягва софтуер за планиране.

Използване на данни за подобряване на планирането на задачите

Напоследък светът е луд по данните и за това има основателна причина. Без обективна информация можете да подобрите бизнес процесите само донякъде. Данни като време за пътуване, дневници на оборудването, бележки от полеви услуги и друга важна информация могат да гарантират, че всички промени се извършват в правилната посока. Освен това наличието на информация в реално време (например GPS позицията на сервизния екип) позволява на предприятията да проследяват и управляват ресурсите по-ефективно.

Въпреки това, за да се използват правилно данните за планиране и обслужване на място, те трябва да бъдат свързани с няколко производствени точки. Първо, бек-офисът трябва винаги да е свързан с техниците и клиентите. В крайна сметка информацията винаги трябва да постъпва в бек офиса. В идеалния случай тя би трябвало да пристига възможно най-бързо, тъй като това би осигурило възможност за реакция в реално време.

Информацията за бек-офиса е необходима, за да се осигурят възможности за планиране на по-високо ниво, като например създаване на стратегия за планиране на задачите и оптимизиране на бизнес операциите. За да се извлече бизнес прозрение от събраната информация, ще са необходими анализи. Правилното прилагане на стратегии, основани на данни, обаче ще освободи време, ще помогне за управлението на задачите и ще повиши ефективността на техническите специалисти.

На второ място, техниците по обслужване на място трябва не само да са винаги свързани с бек офиса, но и винаги да предоставят висококачествена информация. Тъй като тя ще бъде използвана за анализи, полевите бележки, дневниците и другата документация за работата на място трябва да бъдат много подробни. Създаването на насоки и стандартизирани процедури за изготвяне на данни би подобрило значително ефективността както на операциите по обслужване на място (като освободи графиците от необходимостта да се връщат назад в случай на грешка), така и на работата на другите служители.

Трето, събирането на задълбочена информация от всеки клиент и проследяването на обратната връзка относно детайлите на работата също помага за създаването на оптимални графици за техниците. Освен че има по-добра представа за това какви технически умения може да са необходими, събирането на обратна информация може да доведе до бизнес възможности. Обикновено оплакване или коментар по време на сервизното обслужване за предстоящи срещи или нови бизнес изисквания може да даде представа за възможности за продажби (напр. ново оборудване или софтуер). Такъв случай би позволил на бизнеса да изпрати на място инженер с усъвършенствани меки умения.

Макар че някои хора може да се чувстват неудобно от събирането на информация чрез мобилно приложение или други инструменти, в днешно време всичко това е бизнес необходимост. За щастие, повечето страхове могат да бъдат значително намалени, ако никога не се събира лична информация, тъй като хората обикновено се притесняват от такива данни. Всъщност наличието на ясна стратегия за данните и информирането на служителите за нея може да повиши общото удовлетворение, ако тя ще се използва за подобряване на тяхното благосъстояние.

Въпреки това, за да се създаде компания за полеви услуги, която се ръководи от данни, ще е необходима известна цифровизация. Обикновено това означава интегриране на софтуер в цялата компания. Макар че има много възможности, тази компания ще трябва да внедри инструмент за планиране на полеви услуги. Обикновено те се предлагат в рамките на специализиран софтуер за управление на полеви услуги. Тъй като са универсални решения, софтуерът за управление на полеви услуги се предлага с цял набор от инструменти като специално мобилно приложение, подобрено събиране на информация, проследяване на местоположението и др.

Улесняване на работата със софтуер за управление на полеви услуги

За тези, които искат да подобрят планирането на задачите, да оптимизират управлението на календара и да намалят оперативните разходи, софтуерът за управление на полевите услуги и планиране става незаменим. В много отрасли компаниите трябва да разчитат на различни инструменти и различен софтуер, за да получат необходимата информация. Всъщност обикновено се създава технологичен стек (напр. десетки различни софтуери). След това компаниите трябва да се заемат с това по някакъв начин да съшият целия този стек и да го управляват през цялото време.

При управлението на полеви услуги такива сложни технологични решения не са необходими. Наборите от функции, включени в такъв софтуер, обикновено включват всичко, което е необходимо за оперативната ефективност. Софтуерът за управление на полеви услуги носи със себе си софтуер за планиране на полеви услуги, инструменти за проследяване и други важни активи.

Функции на софтуера за планиране на полеви услуги, за които да внимавате

Малък бизнес

Тези, които тепърва навлизат в бизнеса с полеви услуги, няма нужда да търсят някакви главозамайващи функции, базирани на изкуствен интелект. Има три основни аспекта, които трябва да бъдат обхванати, когато има малък брой служители и ежедневно постъпват нови задачи:

1. Планиране и изпращане. Софтуерът за планиране трябва да бъде внедрен, независимо от размера на компанията. Изготвянето на графици за техниците ще се превърне в гръбнака на компанията по-нататък. Наличието на силна позиция по отношение на насоките за изпращане и графиците още от самото начало ще се отрази положително на бизнеса.
2. Управление на контактите. Етикетирането и записването на информация за вашите контакти и клиенти оказва значително влияние върху планирането на работата. Освен това правилното етикетиране дава по-добра представа за състоянието на бизнеса.
3. Управление на работни поръчки. Управлението на работните поръчки, въведено в софтуера за планиране на полеви услуги, е от полза и за трите ключови страни – клиента, техника и бек офиса. Постоянното наличие на актуализации на статуса на работата, информация в реално време и последни новини за задачите позволява на всички да имат правилен преглед и предоставя възможност за по-добро планиране на задачите.

Малките предприятия трябва да се грижат само за най-необходимото (добре управлявано изпращане, отлично обслужване на клиентите, оптимизирани графици). От тях най-важно е внедряването на софтуер за планиране възможно най-скоро.

По-нататъшните постижения, като например отчитането и анализите, могат да бъдат вредни и да доведат до загуба на време, вместо да го спестят. Оптимизациите не са необходими на този етап. Освен това е вероятно да има големи пропуски в информацията, които могат да доведат до лоши заключения.

Среден бизнес

След като клиентската база се разрасне и има многобройни служители както в бек-офиса, така и на място, управлението на операциите става значително по-сложно. Наличието само на софтуер за управление на полеви услуги, който носи само трите функции, изброени по-горе, просто вече не е достатъчно. В противен случай достъпът до растеж ще бъде силно ограничен.

1. Фактуриране и отчитане. След като клиентската база нарасне, се увеличава и броят на документите, които се изготвят на ден. За всяка работа и услуга по оборудването се издават фактури. В същото време с нарастването на броя на служителите се увеличават и променливите разходи на компанията. Наличието на достъп до автоматизация за фактуриране и фактуриране се превръща в необходимост.
2. Мобилни възможности. Мобилните устройства осигуряват две различни предимства – комуникационна линия между служителите, техниците и клиентите. По-малко вероятно е клиентите да пропуснат важна информация (например закъснял техник), ако получат съобщение чрез известия по имейл. Освен това мобилните приложения и устройства предоставят някои функции за проследяване, които могат да се използват за оптимизиране на планирането и пътуванията.
3. Отчитане и анализ. Данните ще бъдат в основата на по-нататъшния растеж. Това вече е така за повечето предприятия по света. Получаването на достъп до детайлна и подробна информация може да предостави възможност за измерване на работата, планирането, ефективността на услугите и много други. За средните предприятия растежът често ще бъде пряко свързан с възможността за работа с информация.

Управлението на среден бизнес означава да надхвърляте необходимото. Въпреки че осигуряването на отлично обслужване на клиентите, следенето на диспечерския процес и навременното отиване на място и на срещи остават основни елементи, е необходимо разширяване.

Изброените характеристики трябва да покриват основно автоматизацията на пътуването и обслужването. Разбира се, пълното автоматизиране на отчитането, проследяването и фактурирането може да се окаже сложно (а понякога и ненужно), но все пак е необходимо да се изгради основата за по-нататъшни подобрения. Освен това с разширяването на компанията ще се увеличава броят на частите, които трябва да се управляват. Необходимостта да се работи с тях без подходяща софтуерна поддръжка вероятно ще забави растежа.

Бизнес на ниво предприятие

След като предприятията достигнат ниво на предприятие, вече не се интересуват толкова от неща като наличието на нови работни места. Става дума по-скоро за оптимизиране на изпращането, планирането и ефективността на текущите работни места. Когато има стотици служители, разпръснати във всички възможни локации, и сервизни техници, работещи с невъзможно много клиенти, вероятността някъде да се изпуснат пари, време или ресурси се увеличава значително. Ето защо най-важните софтуерни функции за фирмите на корпоративно ниво са свързани най-вече с оптимизацията на процесите:

1. Управление на инвентара. Когато бизнесът обхваща десетки клиенти, местоположението, качеството и наличността на оборудването стават от първостепенно значение. Софтуерът ще трябва да бъде посветен на осигуряването на прецизна точност и висококачествена информация за състоянието на всеки микробус или автопарк. Неотчитането на оборудването (напр. стълба) може да доведе до грешка на диспечера при избора на правилната работа. Тогава ще се появят още един куп проблеми – неспазване на графика, недоволен клиент и раздразнен екип.
2. GPS проследяване. Ако GPS проследяването не е било решено на предишен етап, сега то става задължително. Проследяването на цели автопаркове от микробуси и техници е сложна задача. С увеличаването на броя на срещите и задачите на ден се увеличава и броят на хората, участващи във всички етапи на услугата. По този начин диспечерите е вероятно да допуснат значително повече грешки без проследяване в реално време. Освен това предоставянето на екипите на информация в реално време за наличността на техниците позволява на компанията да оптимизира точността, която клиентите често високо ценят.
3. Мобилни плащания. Дори и с най-добрия софтуер за фактури, плащанията са бавни. Обикновено плащането може да отнеме от 4 до 22 дни, когато има стотици или хиляди работни места, рискът от неуспешни плащания се увеличава. Освен това парите се замразяват за известно време, дори ако клиентите винаги са точни в плащанията си. Сдобиването с решение, което осигурява цифрови подписи и мобилни плащания в реално време, значително ще облекчи стреса, на който е подложен бизнесът, и ще спести време.

След софтуера от корпоративно ниво не остава много, тъй като всички основни функции на софтуера са покрити. Допълнителните подобрения могат да включват използването на уеб базирани API, въвеждането на управление на данните (за да се гарантира правилното използване на информацията), алгоритми за коригиране на графика в реално време и други пътища за оптимизация. Въпреки това, дори предприятията на корпоративно ниво ще разполагат с достатъчно средства, за да изпълнят оптимално всички задачи.

Заключение

Управлението и оптимизирането на всеки график за всеки календарен ден е нещо, с което се сблъсква всяка компания за полеви услуги. По същество оптимизирането на ефективността на работата се извършва главно чрез адекватно разпределен график и висококвалифициран диспечер.

За да подобрят работата на диспечерите и планирането на задачите, модерните компании за полеви услуги използват софтуер за управление. Използването на такъв софтуер позволява на тези компании да предоставят възможно най-доброто обслужване на всички работни места по перфектен график.

Търсите начини да се възползвате максимално от всички работни места и срещи? Софтуерът за управление на полеви услуги на Frontu може да ви осигури всички необходими инструменти, за да предоставите възможно най-доброто обслужване точно по график. Нашият специализиран екип ще ви запознае с всички начини, по които нашият софтуер може да бъде от полза за вашия бизнес.