Βασικά στοιχεία προγραμματισμού για εταιρείες διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου

Ο σωστός προγραμματισμός είναι η ραχοκοκαλιά μιας εταιρείας παροχής υπηρεσιών πεδίου. Ενώ η διαχείριση του χρόνου μπορεί να είναι ένα μέτριο ζήτημα στις περισσότερες επιχειρήσεις, οι υπηρεσίες πεδίου δεν έχουν αυτή την πολυτέλεια, καθώς πρόκειται για ένα κρίσιμο ζήτημα. Δεδομένου ότι ολόκληρο το επιχειρηματικό μοντέλο περιστρέφεται γύρω από την αποστολή εργαζομένων πεδίου σε πολλές τοποθεσίες για την εκτέλεση πολλών διαφορετικών εργασιών, ο σωστός προγραμματισμός επηρεάζει τα πάντα.

Ο κακός προγραμματισμός οδηγεί σε κακή κατανομή των πόρων, αυξημένο λειτουργικό κόστος, μειωμένη ικανοποίηση των πελατών και άλλα δυσάρεστα αποτελέσματα. Στη χειρότερη περίπτωση, ο προγραμματισμός πόρων μπορεί να οδηγήσει σε αδυναμία έγκαιρης εκτέλεσης της απαραίτητης συντήρησης. Ως εκ τούτου, η συνεχής παρακολούθηση των πρακτικών και των τάσεων προγραμματισμού είναι απαραίτητη σε κάθε επιχείρηση που απασχολεί κινητό εργατικό δυναμικό.

Ξεκινώντας με τον προγραμματισμό

Ο καλός προγραμματισμός μπορεί να φαίνεται απλός στην αρχή. Εξάλλου, όλα έχουν να κάνουν με το να φέρεις τους σωστούς ανθρώπους σε ένα μέρος τη σωστή στιγμή. Ωστόσο, όσοι έχουν κάποια εμπειρία στη διαχείριση υπηρεσιών πεδίου γνωρίζουν πόσο συχνά τα πράγματα μπορούν να πάνε στραβά και να μην εξελιχθούν όπως αναμενόταν.

Επομένως, είναι καλή ιδέα να προγραμματίζετε εκ των προτέρων και με κάποιο περιθώριο. Εκτός από το να υπάρχει πάντα χώρος για απρόβλεπτα γεγονότα, η σωστή κατανομή των πόρων ακολουθεί συνήθως διάφορα βήματα:

1. Ο σωστός ορισμός της επιτυχίας. Οι εργαζόμενοι πρέπει πάντα να γνωρίζουν πώς πρέπει να μοιάζει μια επιτυχημένη εργασία. Η συγγραφή των κατάλληλων κατευθυντήριων γραμμών για το τι θεωρείται “τελειωμένο” απομακρύνει κάθε πιθανή πηγή σύγχυσης για τους τεχνικούς πεδίου.
2. Χρόνος ταξιδιού και διαδρομής. Οι περισσότερες εταιρείες θεωρούν τις διαδρομές και το ταξίδι ως ένα καθορισμένο μήκος, συνήθως τη συντομότερη προσβάσιμη απόσταση μεταξύ δύο σημείων. Ωστόσο, ο καλός σχεδιασμός διαδρομής λαμβάνει υπόψη πόσο δύσκολοι μπορεί να είναι οι δρόμοι και πόσο εξοικειωμένος μπορεί να είναι ο τεχνικός πεδίου με αυτούς. Εν ολίγοις, ο εντοπισμός και η μέτρηση με GPS δεν είναι το παν για τον προγραμματισμό δρομολογίων.
3. Να παρακολουθείτε στενά τις δεξιότητες. Ο προγραμματισμός υπηρεσιών πεδίου δεν αφορά την εκτέλεση της εργασίας ή των εργασιών στο συντομότερο δυνατό χρονικό διάστημα. Έχει να κάνει με την τοποθέτηση του καλύτερου τεχνικού στη σωστή εργασία για τον σωστό πελάτη. Μερικές φορές αυτό μπορεί να σημαίνει ότι πρέπει να στείλετε κάποιον από πιο μακριά και να χάσετε χρόνο. Εάν δεν χρησιμοποιείται λογισμικό προγραμματισμού υπηρεσιών πεδίου, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί ένα απλό φύλλο Excel ή μια σχεσιακή βάση δεδομένων.
4. Εξετάστε τις κοινωνικές δεξιότητες. Ένας από τους τρεις βασικούς παράγοντες που καθορίζουν την επιτυχία στην επιτόπια εξυπηρέτηση είναι η ικανοποίηση των πελατών. Ενώ ένας μηχανικός μπορεί να είναι λαμπρός στις τεχνικές του δεξιότητες, αυτό δεν θα προσφέρει πάντα μια εξαιρετική εμπειρία στον πελάτη. Ορισμένοι πελάτες μπορεί να χρειάζονται περισσότερη επικοινωνία ή ψιλοκουβέντα για πλήρη ικανοποίηση. Μερικές φορές ο καλύτερος μηχανικός θα είναι αυτός που είναι αρεστός στον πελάτη και όχι αυτός που θα κάνει καλύτερα τη δουλειά. Η παρακολούθηση του ιστορικού εργασιών του πελάτη και η τήρηση λεπτομερών σημειώσεων για τις λεπτομέρειες της υπηρεσίας μπορεί να δώσει πληροφορίες για αυτές τις πληροφορίες. Συνήθως, το λογισμικό διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου μπορεί να βοηθήσει στην καταγραφή βοηθητικών πληροφοριών για αυτές τις περιπτώσεις.
5. Καθορίστε τις απαιτήσεις εργασίας. Στην ανάπτυξη λογισμικού, οι τεχνικοί εργαζόμενοι αναμένουν οι αναφορές σφαλμάτων να φτάνουν σύμφωνα με μια συγκεκριμένη δομή που αναφέρει τα πιο σημαντικά γεγονότα και τις προσδοκίες. Στην υπηρεσία πεδίου, δεν θα πρέπει να είναι διαφορετικά. Για τον σωστό προγραμματισμό των εργασιών, οι απαιτήσεις και οι λεπτομέρειες (π.χ. τοποθεσία, ηλικία του εξοπλισμού και της συσκευής που πρόκειται να επισκευαστεί, απαιτούμενες πιστοποιήσεις, προτεραιότητα κ.λπ.) θα πρέπει να περιγράφονται με πολύ σαφή τρόπο. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι στο επιτόπιο σέρβις θα είναι σημαντικά πιο πιθανό να φέρουν τα κατάλληλα εργαλεία, να λάβουν τις απαιτούμενες επιτόπιες σημειώσεις και να εκτελέσουν την απαιτούμενη συντήρηση.
6. Εκπαίδευση τεχνικών και μηχανικών σε συνδυασμό. Ο καλός προγραμματισμός διευκολύνεται αν χρειάζεται να παρακολουθείτε λιγότερα δεδομένα. Εάν όλοι οι τεχνικοί σας έχουν εντελώς διαφορετικές δεξιότητες και εκπαίδευση, αυτό θα προσθέσει ένα επιπλέον πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου. Κάθε σημείο δεδομένων είτε μειώνει την αποτελεσματικότητα του προγραμματισμού είτε αυξάνει τον χρόνο που δαπανάται για τη δημιουργία προγραμμάτων. Είτε έτσι είτε αλλιώς, αν διατηρείτε όλους τους μηχανικούς και τους τεχνικούς περίπου στο ίδιο επίπεδο δεξιοτήτων, αυτό θα εξοικονομήσει πολλή χειροκίνητη προσπάθεια.
7. Να έχετε κατευθυντήριες γραμμές αποστολής. Είναι απλό – οι υπάλληλοι αποστολών εξακολουθούν να είναι άνθρωποι. Χωρίς κατευθυντήριες γραμμές, μπορεί να αρχίσουν να προτιμούν ορισμένους τεχνικούς πεδίου έναντι άλλων. Ενώ για ένα σύντομο χρονικό διάστημα, η ακατάλληλη μακροπρόθεσμη διαχείριση των θέσεων εργασίας δεν θα προκαλέσει τεράστια ζητήματα για την επιχείρηση, τελικά, θα προκαλέσει προβλήματα. Αυτά τα ζητήματα θα συμβούν επειδή πολλοί εργαζόμενοι στις επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών πεδίου αποκτούν δεξιότητες ενώ βρίσκονται στο χώρο τους. Έτσι, η αποστολή των ίδιων ανθρώπων για επαναλαμβανόμενες εργασίες περιορίζει την ανάπτυξή τους και μπορεί να μειώσει τη συνολική αποδοτικότητα του κινητού εργατικού δυναμικού.
8. Εφαρμογή λογισμικού. Ορισμένοι μπορεί να αντιδρούν στην εφαρμογή νέου και αθέατου λογισμικού. Ωστόσο, στο σημερινό περιβάλλον, οι επιχειρήσεις πρέπει να κάνουν ό,τι πιο πάνω για να παραμείνουν σε επαφή με τους ανταγωνιστές τους. Το λογισμικό προγραμματισμού είναι μία από αυτές τις λύσεις αιχμής. Απλώς επιτρέπει σε μια εταιρεία να διαχειρίζεται τα χρονοδιαγράμματα σημαντικά ευκολότερα.

Όλες αυτές είναι κατευθυντήριες γραμμές που πρέπει να έχετε κατά νου όταν σκέφτεστε τον προγραμματισμό των υπηρεσιών πεδίου. Παρόλο που μπορεί να φαίνονται πολλά, όλα αυτά αποτελούν αναγκαιότητα. Ο προγραμματισμός για ένα τόσο πολύπλοκο επιχειρηματικό μοντέλο απλά δεν μπορεί να είναι εύκολος.

Ευτυχώς, ο προγραμματισμός των υπηρεσιών πεδίου μπορεί να βελτιωθεί μέσω της υποβολής εκθέσεων και της ανάλυσης. Η συλλογή πληροφοριών μέσω εφαρμογών για κινητά, εκτεταμένης καταγραφής και λογισμικού διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου μπορεί να αποφέρει τεράστια οφέλη. Εξάλλου, χωρίς τέτοιες πληροφορίες, η βελτίωση του χρονοδιαγράμματος εργασιών είναι σχεδόν αδύνατη, καθώς το μόνο πράγμα που μπορεί να χρησιμοποιηθεί είναι τα σχόλια των πελατών και οι σημειώσεις των τεχνικών – και τα δύο δεν είναι πραγματικά αντικειμενικά.

Συνήθως, οι επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών πεδίου χρησιμοποιούν λογισμικό προγραμματισμού που τις βοηθά στη διαχείριση όλων των απαραίτητων στοιχείων. Ενώ ορισμένες εξακολουθούν να καταφέρνουν να διατηρούν αποτελεσματικά χρονοδιαγράμματα χωρίς λογισμικό, η μη εφαρμογή εξειδικευμένων λύσεων σημαίνει απώλεια πρόσβασης σε κρίσιμες πληροφορίες και μεγαλύτερες ροές εργασίας από ό,τι χρειάζεται. Συχνά δεν υπάρχει απλώς κανένας καλός λόγος να αποφεύγεται το λογισμικό προγραμματισμού.

Χρήση δεδομένων για τη βελτίωση του προγραμματισμού εργασιών

Ο κόσμος έχει τρελαθεί με τα δεδομένα πρόσφατα και για καλό λόγο. Δεν μπορείτε να βελτιώσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες χωρίς αντικειμενικές πληροφορίες. Δεδομένα όπως οι χρόνοι ταξιδιού, τα αρχεία καταγραφής εξοπλισμού, οι σημειώσεις επιτόπιας εξυπηρέτησης και άλλες σημαντικές πληροφορίες μπορούν να διασφαλίσουν ότι οι όποιες αλλαγές γίνονται προς τη σωστή κατεύθυνση. Επιπλέον, η ύπαρξη πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο (όπως η θέση GPS μιας ομάδας σέρβις) επιτρέπει στις επιχειρήσεις να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται αποτελεσματικότερα τους πόρους.

Ωστόσο, για να χρησιμοποιηθούν σωστά τα δεδομένα για τον προγραμματισμό και την επιτόπια εξυπηρέτηση, πρέπει να διασυνδεθούν με διάφορα σημεία παραγωγής. Πρώτον, το back office πρέπει να είναι πάντα συνδεδεμένο με τους τεχνικούς και τους πελάτες. Οι πληροφορίες θα πρέπει πάντα να ρέουν τελικά στο back office. Ιδανικά, θα πρέπει να φθάνουν όσο το δυνατόν γρηγορότερα, καθώς θα παρέχουν τη δυνατότητα αντίδρασης σε πραγματικό χρόνο.

Οι πληροφορίες για το back office είναι απαραίτητες για να παρέχουν ευκαιρίες για προγραμματισμό υψηλότερου επιπέδου, όπως η δημιουργία στρατηγικής προγραμματισμού εργασιών και η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών λειτουργιών. Προκειμένου να αντληθούν επιχειρηματικές γνώσεις από τις πληροφορίες που συλλέγονται, θα απαιτηθούν αναλύσεις. Ωστόσο, οι σωστές εφαρμογές των στρατηγικών που βασίζονται στα δεδομένα θα απελευθερώσουν χρόνο, θα βοηθήσουν στη διαχείριση των εργασιών και θα αυξήσουν την αποτελεσματικότητα των τεχνικών.

Δεύτερον, οι τεχνικοί επιτόπιας εξυπηρέτησης πρέπει όχι μόνο να είναι πάντα συνδεδεμένοι με το back office, αλλά και να παράγουν πάντα πληροφορίες υψηλής ποιότητας. Καθώς θα χρησιμοποιηθούν για αναλύσεις, οι σημειώσεις πεδίου, τα αρχεία καταγραφής και η λοιπή τεκμηρίωση των εργασιών επί τόπου πρέπει να είναι ιδιαίτερα λεπτομερείς. Η δημιουργία κατευθυντήριων γραμμών και τυποποιημένων διαδικασιών για την παραγωγή δεδομένων θα βελτίωνε σημαντικά την αποδοτικότητα τόσο των εργασιών επιτόπιας εξυπηρέτησης (απαλλάσσοντας τα χρονοδιαγράμματα από το να χρειάζεται να ανατρέχουν σε περίπτωση λάθους) όσο και την εργασία των άλλων εργαζομένων.

Τρίτον, η συλλογή εμπεριστατωμένων πληροφοριών από κάθε πελάτη και η παρακολούθηση των ανατροφοδοτήσεων σχετικά με τις λεπτομέρειες της εργασίας βοηθούν επίσης στη δημιουργία βέλτιστων χρονοδιαγραμμάτων τεχνικών. Εκτός από την καλύτερη κατανόηση των τεχνικών δεξιοτήτων που μπορεί να απαιτούνται, η συλλογή ανατροφοδότησης μπορεί να δημιουργήσει επιχειρηματικές ευκαιρίες. Ένα απλό παράπονο ή ένα αυθόρμητο σχόλιο κατά τη διάρκεια του σέρβις σχετικά με τα επερχόμενα ραντεβού ή τις νέες επιχειρηματικές απαιτήσεις μπορεί να δώσει πληροφορίες για ευκαιρίες upselling (π.χ. νέος εξοπλισμός ή λογισμικό). Μια τέτοια περίπτωση θα επέτρεπε σε μια επιχείρηση να στείλει έναν μηχανικό με εκλεπτυσμένες κοινωνικές δεξιότητες στην τοποθεσία.

Αν και ορισμένοι άνθρωποι μπορεί να αισθάνονται άβολα για τη συλλογή πληροφοριών μέσω μιας εφαρμογής για κινητά ή άλλων εργαλείων, όλα αυτά αποτελούν μια επιχειρηματική αναγκαιότητα στις μέρες μας. Ευτυχώς, οι περισσότεροι φόβοι μπορούν να μειωθούν σε μεγάλο βαθμό εάν δεν συλλεχθούν ποτέ προσωπικές πληροφορίες, καθώς οι άνθρωποι είναι συνήθως ανήσυχοι για τέτοια δεδομένα. Στην πραγματικότητα, η ύπαρξη μιας ξεκάθαρης στρατηγικής δεδομένων και η ενημέρωση των εργαζομένων σχετικά με αυτήν μπορεί να αυξήσει τη συνολική ικανοποίηση, εάν θα χρησιμοποιηθούν για τη βελτίωση της ευημερίας τους.

Ωστόσο, για να δημιουργηθεί μια εταιρεία παροχής υπηρεσιών πεδίου με γνώμονα τα δεδομένα, θα χρειαστεί κάποια ψηφιοποίηση. Συνήθως, αυτό σημαίνει ενσωμάτωση λογισμικού σε ολόκληρη την εταιρεία. Ενώ υπάρχουν πολλές επιλογές, η εν λόγω εταιρεία θα πρέπει να εφαρμόσει ένα εργαλείο προγραμματισμού εργασιών πεδίου. Συνήθως, αυτά περιλαμβάνονται σε ειδικό λογισμικό διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου. Καθώς πρόκειται για ολοκληρωμένες λύσεις, το λογισμικό διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου συνοδεύεται από ένα πλήθος εργαλείων, όπως μια ειδική εφαρμογή για κινητά, βελτιωμένη συλλογή πληροφοριών, παρακολούθηση τοποθεσίας κ.λπ.

Διευκόλυνση με το λογισμικό διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου

Για όσους επιθυμούν να βελτιώσουν τον προγραμματισμό εργασιών, να βελτιστοποιήσουν τη διαχείριση ημερολογίου και να μειώσουν το λειτουργικό κόστος, το λογισμικό διαχείρισης και προγραμματισμού υπηρεσιών πεδίου γίνεται αναντικατάστατο. Σε πολλούς κλάδους, οι εταιρείες πρέπει να βασίζονται σε διάφορα εργαλεία και διαφορετικό λογισμικό για να αποκτήσουν τις απαραίτητες πληροφορίες. Στην πραγματικότητα, συνήθως, δημιουργείται μια τεχνολογική στοίβα (π.χ. δεκάδες διαφορετικά λογισμικά). Στη συνέχεια, οι εταιρείες πρέπει να μπουν στον κόπο να συρράψουν με κάποιον τρόπο όλη αυτή τη στοίβα και να τη διαχειρίζονται συνεχώς.

Στη διαχείριση υπηρεσιών πεδίου, τέτοιες πολύπλοκες τεχνολογικές λύσεις δεν είναι απαραίτητες. Τα σύνολα χαρακτηριστικών που περιλαμβάνονται σε ένα τέτοιο λογισμικό περιλαμβάνουν συνήθως όλα όσα είναι απαραίτητα για την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα. Το λογισμικό FSM φέρνει μαζί του λογισμικό προγραμματισμού υπηρεσιών πεδίου, εργαλεία παρακολούθησης και άλλα σημαντικά περιουσιακά στοιχεία.

Χαρακτηριστικά του λογισμικού προγραμματισμού υπηρεσιών πεδίου που πρέπει να προσέξετε

Μικρές επιχειρήσεις

Εκείνοι που μόλις αρχίζουν να βάζουν τα πόδια τους στην επιχείρηση υπηρεσιών πεδίου δεν χρειάζεται να αναζητήσουν κάποια εντυπωσιακά χαρακτηριστικά βασισμένα στην τεχνητή νοημοσύνη. Υπάρχουν τρεις πρωταρχικές πτυχές που πρέπει να καλυφθούν όταν υπάρχει μικρός αριθμός εργαζομένων και νέες εργασίες που έρχονται καθημερινά:

1. Προγραμματισμός και αποστολή. Το λογισμικό προγραμματισμού πρέπει να εφαρμοστεί, ανεξάρτητα από το μέγεθος της εταιρείας. Η κατάρτιση χρονοδιαγραμμάτων για τους τεχνικούς πρόκειται να γίνει η ραχοκοκαλιά της εταιρείας στη συνέχεια. Το να έχετε έναν ισχυρό χειρισμό των κατευθυντήριων γραμμών αποστολής και των χρονοδιαγραμμάτων από την αρχή θα επηρεάσει θετικά την επιχείρηση.
2. Διαχείριση επαφών. Η επισήμανση και η σημείωση πληροφοριών σχετικά με τις επαφές και τους πελάτες σας επηρεάζει σημαντικά τον προγραμματισμό εργασιών. Επιπλέον, η σωστή επισήμανση δίνει μια καλύτερη επισκόπηση της υγείας της επιχείρησης.
3. Διαχείριση εντολών εργασίας. Η εφαρμογή της διαχείρισης εντολών εργασίας στο λογισμικό προγραμματισμού υπηρεσιών πεδίου ωφελεί και τους τρεις βασικούς παίκτες – τον πελάτη, τον τεχνικό, το back office. Το να υπάρχουν πάντα ενημερώσεις για την κατάσταση των εργασιών, πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο και τα τελευταία νέα σχετικά με τις εργασίες, επιτρέπει σε όλους να έχουν μια σωστή επισκόπηση και παρέχει τη δυνατότητα να προγραμματίζουν καλύτερα τις εργασίες.

Οι μικρές επιχειρήσεις πρέπει να φροντίζουν μόνο για τα απολύτως απαραίτητα (καλά οργανωμένη αποστολή, άριστη εξυπηρέτηση πελατών, βελτιστοποιημένα χρονοδιαγράμματα). Από αυτά, η εφαρμογή λογισμικού προγραμματισμού το συντομότερο δυνατό είναι η πιο σημαντική.

Περαιτέρω εξελίξεις, όπως η υποβολή εκθέσεων και η ανάλυση, μπορεί να είναι επιζήμιες και να χάσουν αντί να εξοικονομήσουν χρόνο. Οι βελτιστοποιήσεις δεν είναι απαραίτητες σε αυτό το σημείο. Επιπλέον, είναι πιθανό να υπάρχουν μεγάλα κενά στις πληροφορίες που μπορεί να οδηγήσουν σε κακά συμπεράσματα.

Μεσαίου μεγέθους επιχείρηση

Όταν η πελατειακή βάση έχει αυξηθεί και υπάρχουν πολυάριθμοι υπάλληλοι τόσο στο back office όσο και στο on-premise, η διαχείριση των λειτουργιών γίνεται σημαντικά πιο πολύπλοκη. Το να έχετε μόνο το λογισμικό διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου που φέρει μόνο τα τρία χαρακτηριστικά που αναφέρονται παραπάνω απλώς δεν είναι πλέον αρκετό. Διαφορετικά, η πρόσβαση στην ανάπτυξη θα περιοριστεί σημαντικά.

1. Χρέωση και τιμολόγηση. Όταν η πελατειακή βάση αυξάνεται, αυξάνεται και ο αριθμός των εγγράφων που παράγονται ανά ημέρα. Κάθε εργασία και υπηρεσία εξοπλισμού θα παράγει τιμολόγια. Ταυτόχρονα, καθώς αυξάνεται ο αριθμός των εργαζομένων, αυξάνονται και οι μεταβλητές δαπάνες της εταιρείας. Η πρόσβαση στην αυτοματοποίηση για την τιμολόγηση και την έκδοση τιμολογίων καθίσταται αναγκαία.
2. Δυνατότητες κινητής τηλεφωνίας. Οι κινητές συσκευές παρέχουν δύο ξεχωριστά πλεονεκτήματα – μια γραμμή επικοινωνίας μεταξύ εργαζομένων, τεχνικών και πελατών. Οι πελάτες έχουν λιγότερες πιθανότητες να χάσουν σημαντικές πληροφορίες (όπως π.χ. ένας καθυστερημένος τεχνικός), εάν λάβουν ένα μήνυμα μέσω ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιπλέον, οι κινητές εφαρμογές και συσκευές παρέχουν κάποιες δυνατότητες παρακολούθησης που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη βελτιστοποίηση του προγραμματισμού και των ταξιδιών.
3. Αναφορές και αναλύσεις. Τα δεδομένα θα αποτελέσουν τη ραχοκοκαλιά της περαιτέρω ανάπτυξης. Είναι ήδη για τις περισσότερες επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο. Η πρόσβαση σε λεπτομερείς και λεπτομερείς πληροφορίες μπορεί να δώσει την ευκαιρία να μετρηθεί η εργασία, ο προγραμματισμός, η αποδοτικότητα των υπηρεσιών και πολλά άλλα. Για τις μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις, η ανάπτυξη θα συνδέεται συχνά άμεσα με την ικανότητα εργασίας με πληροφορίες.

Η διαχείριση μιας μεσαίου μεγέθους επιχείρησης σημαίνει ότι πρέπει να υπερβείτε τα απαραίτητα. Ενώ η παροχή άριστης εξυπηρέτησης πελατών, η παρακολούθηση της αποστολής και η έγκαιρη μετάβαση στις τοποθεσίες και τα ραντεβού παραμένουν τα δομικά στοιχεία, απαιτείται επέκταση.

Πρωτίστως, τα χαρακτηριστικά που περιγράφονται θα πρέπει να καλύπτουν τη βασική αυτοματοποίηση των ταξιδιών και των υπηρεσιών. Φυσικά, η πλήρης αυτοματοποίηση της χρέωσης, της παρακολούθησης και της τιμολόγησης μπορεί να είναι δύσκολη (και, μερικές φορές, περιττή), ωστόσο η δημιουργία των βάσεων για περαιτέρω βελτιώσεις είναι απαραίτητη. Επιπλέον, καθώς η εταιρεία επεκτείνεται, θα αυξάνεται ο αριθμός των τμημάτων που πρέπει να διαχειριστεί. Το να πρέπει να τα δουλέψετε χωρίς την κατάλληλη υποστήριξη λογισμικού είναι πιθανό να ανακόψει την ανάπτυξη.

Επιχειρήσεις επιχειρηματικού επιπέδου

Μόλις οι επιχειρήσεις φτάσουν σε επιχειρηματικό επίπεδο, υπάρχει λιγότερη ανησυχία για πράγματα όπως η διαθεσιμότητα νέων θέσεων εργασίας. Πρόκειται περισσότερο για τη βελτιστοποίηση της αποστολής, του προγραμματισμού και της αποδοτικότητας των τρεχουσών εργασιών. Όταν υπάρχουν εκατοντάδες εργαζόμενοι διασκορπισμένοι σε κάθε δυνατή τοποθεσία και τεχνικοί εξυπηρέτησης που εργάζονται με απίστευτα πολλούς πελάτες, η πιθανότητα να χαθούν κάπου χρήματα, χρόνος ή πόροι αυξάνεται σημαντικά. Ως εκ τούτου, τα χαρακτηριστικά του λογισμικού που είναι πιο σημαντικά για τις εταιρείες επιχειρηματικού επιπέδου ασχολούνται περισσότερο με τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών:

1. Διαχείριση αποθεμάτων. Όταν η επιχείρηση καλύπτει δεκάδες πελάτες, η τοποθεσία, η ποιότητα και η διαθεσιμότητα του εξοπλισμού αποκτούν ύψιστη σημασία. Το λογισμικό θα πρέπει να είναι αφιερωμένο στην παροχή ακριβούς ακρίβειας και πληροφοριών υψηλής ποιότητας σχετικά με την κατάσταση κάθε φορτηγού ή στόλου. Η μη καταγραφή του εξοπλισμού (π.χ. μιας σκάλας) μπορεί να προκαλέσει λάθος στην αποστολή κατά την επιλογή της σωστής εργασίας. Τότε, θα εμφανιζόταν μια άλλη σειρά από ζητήματα – μη τήρηση του χρονοδιαγράμματος, ένας δυσαρεστημένος πελάτης και μια ενοχλημένη ομάδα.
2. Εντοπισμός GPS. Εάν η παρακολούθηση GPS δεν είχε λυθεί σε προηγούμενο βήμα, τώρα καθίσταται υποχρεωτική. Η παρακολούθηση ολόκληρων στόλων φορτηγών και τεχνικών είναι ένα πολύπλοκο έργο. Καθώς αυξάνεται ο αριθμός των ραντεβού και των εργασιών ανά ημέρα, αυξάνεται και ο αριθμός των ατόμων που εμπλέκονται σε όλα τα στάδια της υπηρεσίας. Έτσι, η αποστολή είναι πιθανό να κάνει σημαντικά περισσότερα λάθη χωρίς παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο. Επιπλέον, η παροχή στις ομάδες τροφοδοσίας σε πραγματικό χρόνο της διαθεσιμότητας των τεχνικών επιτρέπει στην εταιρεία να βελτιστοποιήσει τη συνέπεια, την οποία οι πελάτες συχνά εκτιμούν ιδιαίτερα.
3. Πληρωμές μέσω κινητών τηλεφώνων. Ακόμη και με το καλύτερο λογισμικό τιμολογίων, οι πληρωμές είναι αργές. Συνήθως, μπορεί να χρειαστούν από 4 έως 22 ημέρες για να φτάσει η πληρωμή, όταν υπάρχουν εκατοντάδες ή χιλιάδες εργασίες, ο κίνδυνος αποτυχημένων πληρωμών αυξάνεται. Επιπλέον, τα χρήματα παγώνουν για κάποιο χρονικό διάστημα, ακόμη και αν οι πελάτες είναι πάντα συνεπείς στις πληρωμές τους. Η απόκτηση μιας λύσης που παρέχει ψηφιακές υπογραφές και πληρωμές μέσω κινητού τηλεφώνου σε πραγματικό χρόνο θα διευκολύνει σημαντικά το άγχος της επιχείρησης και θα εξοικονομήσει χρόνο.

Μετά το λογισμικό επιχειρηματικού επιπέδου, δεν απομένουν πολλά, καθώς καλύπτονται όλα τα βασικά χαρακτηριστικά του λογισμικού. Περαιτέρω βελτιώσεις θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τη χρήση διαδικτυακών APIs, την εισαγωγή της διακυβέρνησης δεδομένων (για να διασφαλιστεί η ορθή χρήση των πληροφοριών), αλγόριθμους προσαρμογής του χρονοδιαγράμματος σε πραγματικό χρόνο και άλλες διαδρομές βελτιστοποίησης. Ωστόσο, ακόμη και οι επιχειρήσεις επιχειρηματικού επιπέδου θα έχουν αρκετά για να ολοκληρώσουν όλες τις εργασίες με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Συμπέρασμα

Η διαχείριση και η βελτιστοποίηση κάθε προγράμματος σε κάθε ημερολογιακή ημέρα είναι κάτι που κάθε εταιρεία παροχής υπηρεσιών πεδίου πρέπει να αντιμετωπίσει. Στην ουσία, η βελτιστοποίηση της αποδοτικότητας των εργασιών γίνεται κυρίως μέσω ενός επαρκώς κατανεμημένου προγράμματος και μιας εξαιρετικά έμπειρης αποστολής.

Για να βελτιώσουν το έργο της αποστολής και του προγραμματισμού εργασιών, οι προηγμένες εταιρείες παροχής υπηρεσιών πεδίου χρησιμοποιούν λογισμικό διαχείρισης. Η χρήση τέτοιου λογισμικού επιτρέπει στις εταιρείες αυτές να παρέχουν τις καλύτερες δυνατές υπηρεσίες σε όλες τις εργασίες με ένα τέλειο χρονοδιάγραμμα.

Ψάχνετε τρόπους για να αξιοποιήσετε στο έπακρο όλες τις εργασίες και τα ραντεβού; Το λογισμικό διαχείρισης υπηρεσιών πεδίου της Frontu μπορεί να σας παρέχει όλα τα απαραίτητα εργαλεία για να παρέχετε την καλύτερη δυνατή εξυπηρέτηση ακριβώς εντός του χρονοδιαγράμματος. Η εξειδικευμένη ομάδα μας θα σας καθοδηγήσει σε όλους τους τρόπους με τους οποίους το λογισμικό μας μπορεί να ωφελήσει την επιχείρησή σας.