Bazele programării pentru companiile de gestionare a serviciilor de teren

Programarea corectă este coloana vertebrală a unei companii de servicii pe teren. În timp ce gestionarea timpului poate fi o problemă moderată în majoritatea afacerilor, serviciile de teren nu au acest lux, fiind o problemă critică. Deoarece întregul model de afaceri se învârte în jurul trimiterii de lucrători pe teren în mai multe locații pentru a efectua mai multe operațiuni diferite, programarea corectă are un impact asupra tuturor lucrurilor.

Programarea defectuoasă duce la alocarea deficitară a resurselor, la creșterea costurilor de exploatare, la reducerea satisfacției clienților și la alte rezultate neplăcute. În cel mai rău scenariu, programarea resurselor poate duce la neefectuarea la timp a lucrărilor de întreținere necesare. Prin urmare, monitorizarea constantă a practicilor și tendințelor de planificare este o necesitate pentru orice întreprindere care utilizează o forță de muncă mobilă.

Începerea programării

O planificare bună poate părea simplă la prima vedere. La urma urmei, este vorba despre aducerea oamenilor potriviți într-un loc la momentul potrivit. Cu toate acestea, cei care au o anumită experiență în gestionarea serviciilor pe teren știu cât de des lucrurile pot merge prost și nu pot ieși așa cum era de așteptat.

Prin urmare, planificarea din timp și cu o anumită marjă de manevră este o idee bună. În afară de a face întotdeauna loc evenimentelor neprevăzute, alocarea corectă a resurselor urmează de obicei mai mulți pași:

1. Definiția corectă a succesului. Angajații ar trebui să știe întotdeauna cum ar trebui să arate o activitate de succes. Redactarea unor linii directoare adecvate cu privire la ceea ce se consideră “realizat” elimină orice posibilă sursă de confuzie pentru tehnicienii de pe teren.
2. Durata călătoriei și a rutei. Majoritatea companiilor se gândesc la rute și călătorii ca la o lungime stabilită, de obicei cea mai scurtă distanță accesibilă între două puncte. Cu toate acestea, o bună planificare a rutelor ia în considerare cât de dificile pot fi drumurile și cât de familiarizat ar putea fi cu ele un tehnician de teren. Pe scurt, urmărirea și măsurarea prin GPS nu reprezintă soluția finală pentru planificarea rutelor.
3. Urmăriți îndeaproape competențele. Programarea serviciilor pe teren nu se referă la efectuarea lucrării sau a lucrărilor în cel mai scurt timp. Este vorba despre trimiterea celui mai bun tehnician la locul de muncă potrivit pentru clientul potrivit. Uneori, aceasta poate însemna să trimiteți pe cineva de la o distanță mai mare și să pierdeți timp. În cazul în care nu se utilizează un software de planificare a serviciilor pe teren, va trebui să se utilizeze o simplă foaie Excel sau o bază de date relațională.
4. Luați în considerare competențele transversale. Unul dintre cei trei factori determinanți ai succesului în serviciile de teren este satisfacția clienților. În timp ce un inginer ar putea fi strălucit prin abilitățile sale tehnice, acesta nu va oferi întotdeauna o experiență excepțională clienților. Unii clienți ar putea avea nevoie de mai multă comunicare sau de discuții pentru a fi pe deplin satisfăcuți. Uneori, cel mai bun inginer va fi cel care este plăcut de client, nu cel care va face cel mai bine treaba. Urmărirea istoricului de lucru al clientului și notarea amănunțită a detaliilor de service ar putea oferi o perspectivă asupra acestor informații. De obicei, software-ul de gestionare a serviciilor pe teren poate ajuta cu înregistrarea informațiilor auxiliare pentru aceste cazuri.
5. Definiți cerințele postului. În dezvoltarea de software, lucrătorii tehnici se așteaptă ca rapoartele de erori să sosească în conformitate cu o anumită structură care prezintă cele mai importante fapte și așteptări. În service-ul de teren, nu ar trebui să fie diferit. Pentru a programa lucrările în mod corespunzător, cerințele și detaliile (de exemplu, locația, vârsta echipamentului și a aparatului care trebuie reparat, certificările necesare, prioritatea etc.) ar trebui să fie prezentate într-un mod foarte clar. În acest fel, este mult mai probabil ca lucrătorii de pe teren să aducă uneltele adecvate, să ia notițele necesare pe teren și să efectueze întreținerea necesară.
6. Formați tehnicieni și ingineri în tandem. O bună planificare este mai ușoară dacă trebuie să urmăriți mai puține date. Dacă toți tehnicienii dvs. au seturi de competențe și educație extrem de diferite, acest lucru va adăuga un lucru suplimentar de care trebuie să țineți cont. Fiecare punct de date fie reduce eficiența programării, fie crește timpul alocat creării programărilor. În orice caz, dacă păstrați toți inginerii și tehnicienii sunt în jurul aceluiași nivel de calificare, care va economisi o mulțime de efort manual.
7. Dispuneți de orientări în materie de expediere. Este simplu – angajații de la dispecerat sunt încă oameni. Fără orientări, aceștia ar putea începe să prefere anumiți tehnicieni de teren în detrimentul altora. Deși pentru o perioadă scurtă de timp, gestionarea necorespunzătoare a locurilor de muncă pe termen lung nu va cauza probleme imense pentru afacere, în cele din urmă, va cauza probleme. Aceste probleme se vor întâmpla deoarece mulți angajați din domeniul serviciilor de teren își dobândesc competențele în timp ce se află la fața locului. Astfel, trimiterea acelorași persoane pentru sarcini recurente limitează creșterea acestora și poate reduce eficiența generală a forței de muncă mobile.
8. Implementare software. Unii ar putea fi refractari la implementarea de software nou și nevăzut. Cu toate acestea, în mediul actual, întreprinderile trebuie să facă tot ce este mai sus pentru a rămâne în pas cu concurenții lor. Software-ul de programare este una dintre aceste soluții de ultimă oră. Pur și simplu permite unei companii să gestioneze programările mult mai ușor.

Acestea sunt toate liniile directoare de care trebuie să țineți cont atunci când vă gândiți la programarea serviciilor de teren. Deși pot părea multe, toate acestea sunt o necesitate. Programarea pentru un model de afaceri atât de complex pur și simplu nu poate fi ușoară.

Din fericire, programarea serviciilor pe teren poate fi îmbunătățită prin raportare și analiză. Colectarea de informații prin intermediul aplicațiilor mobile, al înregistrărilor extensive și al software-ului de gestionare a serviciilor pe teren poate aduce beneficii imense. La urma urmei, fără astfel de informații, îmbunătățirea programului de lucru este aproape imposibilă, deoarece singurul lucru pe care ne putem baza este feedback-ul clientului și notele tehnicianului – ambele nefiind cu adevărat obiective.

De obicei, întreprinderile de servicii pe teren utilizează un software de planificare care le ajută să gestioneze toate componentele necesare. În timp ce unele încă reușesc să păstreze programe eficiente fără software, neimplementarea soluțiilor dedicate înseamnă pierderea accesului la informații cruciale și fluxuri de lucru mai lungi decât este necesar. Adesea, pur și simplu nu există niciun motiv bun pentru a evita software-ul de planificare.

Utilizarea datelor pentru îmbunătățirea programării locurilor de muncă

În ultima vreme, lumea în general a luat-o razna în privința datelor și pe bună dreptate. Fără informații obiective, procesele de afaceri nu pot fi îmbunătățite decât până la un anumit punct. Datele, cum ar fi timpii de deplasare, jurnalele echipamentelor, notele de service pe teren și alte informații importante, pot asigura că orice schimbări sunt făcute în direcția corectă. În plus, informațiile în timp real (cum ar fi poziția GPS a unei echipe de service) permit întreprinderilor să urmărească și să gestioneze resursele mai eficient.

Cu toate acestea, pentru a utiliza corect datele pentru programarea și service-ul pe teren, acestea trebuie să fie interconectate cu mai multe puncte de producție. În primul rând, back office-ul trebuie să fie întotdeauna conectat la tehnicieni și clienți. În cele din urmă, informațiile ar trebui să ajungă întotdeauna la back office. În mod ideal, acestea ar trebui să ajungă cât mai repede posibil, deoarece ar oferi capacitatea de a reacționa în timp real.

Informațiile pentru back office sunt necesare pentru a oferi oportunități de planificare la nivel superior, cum ar fi crearea unei strategii de planificare a sarcinilor și optimizarea operațiunilor comerciale. Pentru a extrage informații de afaceri din informațiile colectate, va fi nevoie de analiză. Cu toate acestea, implementarea corectă a strategiilor bazate pe date va elibera timp, va ajuta la gestionarea sarcinilor și va crește eficiența tehnicienilor.

În al doilea rând, tehnicienii de pe teren nu numai că ar trebui să fie mereu conectați cu back office-ul, dar ar trebui, de asemenea, să producă mereu informații de înaltă calitate. Deoarece vor fi utilizate pentru analiză, notele de pe teren, jurnalele și alte documente privind activitatea la fața locului trebuie să fie foarte detaliate. Crearea de orientări și proceduri standardizate pentru producția de date ar îmbunătăți considerabil eficiența atât a operațiunilor de service pe teren (prin evitarea programului de lucru în cazul unei greșeli), cât și a activității altor angajați.

În al treilea rând, colectarea de informații detaliate de la fiecare client și urmărirea feedback-ului cu privire la detaliile sarcinilor ajută, de asemenea, la crearea unor programe optime pentru tehnicieni. În afară de o mai bună înțelegere a competențelor tehnice care pot fi necesare, colectarea feedback-ului poate genera oportunități de afaceri. O simplă plângere sau un comentariu neoficial în timpul serviciului cu privire la programările viitoare sau la noi cerințe de afaceri ar putea oferi informații cu privire la oportunitățile de vânzare suplimentară (de exemplu, echipamente sau software noi). Un astfel de caz ar permite unei întreprinderi să trimită la locul respectiv un inginer cu competențe transversale perfecționate.

Deși unii oameni se pot simți stânjeniți de colectarea de informații prin intermediul unei aplicații mobile sau al altor instrumente, toate acestea sunt o necesitate de afaceri în zilele noastre. Din fericire, majoritatea temerilor pot fi reduse foarte mult dacă nu se colectează niciodată informații personale, deoarece oamenii sunt de obicei neliniștiți în legătură cu astfel de date. De fapt, existența unei strategii clare privind datele și informarea angajaților cu privire la aceasta ar putea crește satisfacția generală dacă datele vor fi utilizate pentru a le îmbunătăți bunăstarea.

Cu toate acestea, pentru a crea o companie de servicii de teren bazată pe date, va fi necesară o anumită digitalizare. De obicei, aceasta înseamnă integrarea software-ului în întreaga companie. Deși există multe opțiuni, acea companie va trebui să implementeze un instrument de planificare a activității pe teren. De obicei, acestea vin în cadrul unui software dedicat de gestionare a serviciilor de teren. Deoarece sunt soluții all-in-one, software-ul de gestionare a serviciilor de teren vine cu o serie întreagă de instrumente, cum ar fi o aplicație mobilă dedicată, colectarea îmbunătățită a informațiilor, urmărirea locației etc.

Simplificare cu software-ul de gestionare a serviciilor de teren

Pentru cei care doresc să îmbunătățească programarea lucrărilor, să optimizeze gestionarea calendarului și să reducă costurile de operare, software-ul de gestionare și programare a serviciilor de teren devine de neînlocuit. În multe industrii, companiile trebuie să se bazeze pe diverse instrumente și software-uri diferite pentru a obține informațiile necesare. De fapt, de obicei, se creează un pachet tehnologic (de exemplu, zeci de software-uri diferite). Companiile trebuie apoi să treacă prin dificultatea de a coase cumva toată această stivă împreună și de a o gestiona tot timpul.

În gestionarea serviciilor de teren, astfel de soluții tehnologice complexe nu sunt necesare. Seturile de caracteristici incluse în astfel de software includ, de obicei, tot ceea ce este necesar pentru eficiența operațională. Software-ul FSM aduce cu sine software de planificare a serviciilor de teren, instrumente de urmărire și alte active importante.

Caracteristicile software pentru programarea serviciilor de teren la care trebuie să fii atent

Afaceri mici

Cei care sunt la început de drum în domeniul serviciilor de teren nu trebuie să caute caracteristici uluitoare bazate pe inteligență artificială. Există trei aspecte principale care trebuie acoperite atunci când există un număr mic de angajați și lucrări noi care vin zilnic:

1. Programarea și expedierea. Software-ul de programare trebuie implementat, indiferent de mărimea companiei. Crearea de programe pentru tehnicieni va deveni coloana vertebrală a companiei mai târziu. O bună gestionare a liniilor directoare privind dispeceratul și a programărilor de la bun început va avea un impact pozitiv asupra afacerii.
2. Gestionarea contactelor. Etichetarea și notarea informațiilor despre contactele și clienții dvs. au un impact major asupra programării sarcinilor. În plus, etichetarea corectă oferă o imagine de ansamblu mai bună a sănătății întreprinderii.
3. Gestionarea comenzilor de lucru. Implementarea gestionării comenzilor de lucru în software-ul de planificare a serviciilor pe teren este benefică pentru toți cei trei actori cheie – clientul, tehnicianul și back office-ul. Având întotdeauna la dispoziție actualizări ale stadiului lucrărilor, informații în timp real și ultimele noutăți privind sarcinile, toată lumea are o imagine de ansamblu adecvată și are posibilitatea de a planifica mai bine sarcinile.

Întreprinderile mici trebuie să se ocupe doar de strictul necesar (dispecerat bine gestionat, servicii excelente pentru clienți, programări optimizate). Dintre acestea, implementarea unui software de planificare cât mai curând posibil este cea mai importantă.

Progresele ulterioare, cum ar fi raportarea și analizele, ar putea fi dăunătoare și ar putea duce la pierderi în loc să economisească timp. Optimizările nu sunt necesare în acest moment. În plus, este probabil să existe lacune mari în informații care pot duce la concluzii greșite.

Întreprinderi mijlocii

Odată ce baza de clienți a crescut și există numeroși angajați atât în back office, cât și la fața locului, gestionarea operațiunilor devine semnificativ mai complexă. Având doar software-ul de gestionare a serviciilor de teren care are doar cele trei caracteristici enumerate mai sus pur și simplu nu mai este suficient. În caz contrar, accesul la creștere va fi sever restricționat.

1. Facturare și facturare. Odată ce baza de clienți crește, crește și numărul de documente produse pe zi. Fiecare lucrare și serviciu de echipament va produce facturi. În același timp, odată cu creșterea numărului de angajați, cresc și costurile variabile ale companiei. A avea acces la automatizare pentru facturare și facturare devine o necesitate.
2. Capacități mobile. Dispozitivele mobile oferă două avantaje distincte – o linie de comunicare între angajați, tehnicieni și clienți. Este mai puțin probabil ca clienții să piardă informații importante (cum ar fi un tehnician care întârzie) dacă primesc un mesaj prin intermediul notificărilor prin e-mail. În plus, aplicațiile și dispozitivele mobile oferă unele funcții de urmărire care pot fi utilizate pentru a optimiza programarea și deplasările.
3. Raportare și analiză. Datele vor fi coloana vertebrală a creșterii viitoare. Este deja așa pentru majoritatea întreprinderilor din întreaga lume. Obținerea accesului la informații granulare și detaliate poate oferi posibilitatea de a măsura activitatea, programarea, eficiența serviciilor și multe altele. Pentru întreprinderile mijlocii, creșterea va fi adesea direct legată de capacitatea de a lucra cu informații.

Gestionarea unei afaceri mijlocii înseamnă să mergi dincolo de necesități. În timp ce furnizarea de servicii excelente pentru clienți, menținerea în frunte a dispeceratului și ajungerea la locații și întâlniri la timp rămân elementele de bază, este nevoie de extindere.

În primul rând, caracteristicile descrise ar trebui să acopere automatizarea de bază a călătoriilor și serviciilor. Desigur, automatizarea completă a facturării, a urmăririi și a facturării ar putea fi complicată (și, uneori, inutilă), însă este necesară crearea bazei pentru îmbunătățiri ulterioare. În plus, pe măsură ce compania se extinde, va exista un număr tot mai mare de părți de gestionat. Faptul că trebuie să le gestionați fără suportul software adecvat este de natură să frâneze creșterea.

Afaceri la nivel de întreprindere

Odată ce întreprinderile ajung la nivel de întreprindere, există mai puține preocupări cu privire la lucruri precum disponibilitatea de noi locuri de muncă. Este vorba mai mult despre optimizarea dispecerizării, programării și eficienței activității curente. Atunci când există sute de angajați răspândiți în toate locațiile imaginabile și tehnicieni de service care lucrează cu un număr imposibil de mare de clienți, probabilitatea de a pierde bani, timp sau resurse undeva crește considerabil. Prin urmare, caracteristicile software cele mai importante pentru companiile la nivel de întreprindere se ocupă cel mai mult de optimizarea proceselor:

1. Gestionarea inventarului. Odată ce afacerea acoperă zeci de clienți, locația, calitatea și disponibilitatea echipamentelor devin primordiale. Software-ul va trebui să fie dedicat furnizării unei precizii exacte și a unor informații de înaltă calitate cu privire la starea fiecărei dube sau flote. Dacă nu se ține cont de echipament (de exemplu, o scară), dispecerul ar putea face o greșeală atunci când alege lucrarea potrivită. Apoi, ar apărea o altă serie de probleme – nerespectarea programului, un client nemulțumit și o echipă supărată.
2. Urmărirea GPS. Dacă urmărirea GPS nu a fost rezolvată la o etapă anterioară, acum devine obligatorie. Urmărirea flotelor întregi de camionete și tehnicieni este o sarcină complexă. Pe măsură ce numărul de programări și sarcini pe zi crește, crește și numărul de persoane implicate în toate etapele serviciului. Astfel, este posibil ca dispeceratul să facă mult mai multe greșeli fără o urmărire în timp real. În plus, furnizarea către echipe a unui feed în timp real al disponibilității tehnicienilor permite companiei să optimizeze punctualitatea, pe care clienții o apreciază adesea foarte mult.
3. Plăți mobile. Chiar și cu cel mai bun software de facturare, plățile sunt lente. De obicei, poate dura de la 4 zile până la 22 de zile pentru ca plata să sosească atunci când există sute sau mii de lucrări, riscul de plăți nereușite crește. În plus, banii sunt înghețați pentru o anumită perioadă de timp, chiar dacă clienții sunt întotdeauna punctuali la plăți. Obținerea unei soluții care oferă semnături digitale și plăți mobile în timp real va reduce considerabil stresul asupra afacerii și va economisi timp.

După software-ul la nivel de întreprindere, nu mai rămân multe, deoarece toate caracteristicile software esențiale sunt acoperite. Îmbunătățirile suplimentare ar putea include utilizarea API-urilor bazate pe web, introducerea guvernanței datelor (pentru a asigura utilizarea corectă a informațiilor), algoritmi de ajustare a programului în timp real și alte căi de optimizare. Cu toate acestea, chiar și afacerile la nivel de întreprindere vor avea suficient pentru a finaliza toate lucrările în mod optim.

Concluzie

Gestionarea și optimizarea fiecărui program în fiecare zi calendaristică este un lucru cu care trebuie să se confrunte fiecare companie de servicii pe teren. În esență, optimizarea eficienței muncii se realizează în principal printr-un program alocat în mod adecvat și un dispecerat foarte experimentat.

Pentru a îmbunătăți activitatea de expediere și de planificare a lucrărilor, companiile avansate de servicii pe teren utilizează software de gestionare. Utilizarea unui astfel de software le permite acestor companii să furnizeze cele mai bune servicii posibile pentru toate lucrările într-un program perfect.

Căutați modalități de a profita la maximum de toate lucrările și programările? Software-ul de gestionare a serviciilor de teren Frontu vă poate oferi toate instrumentele necesare pentru a furniza cele mai bune servicii posibile, chiar la timp. Echipa noastră dedicată vă va ghida prin toate modalitățile prin care software-ul nostru vă poate avantaja afacerea.