Aikatauluttamisen perusteet kenttähuollon hallintayrityksille

Asianmukainen aikataulutus on kenttähuoltoyrityksen selkäranka. Ajanhallinta saattaa olla useimmissa yrityksissä kohtalainen ongelma, mutta kenttähuollossa ei ole tätä ylellisyyttä, sillä se on kriittinen asia. Koska koko liiketoimintamalli perustuu kenttätyöntekijöiden lähettämiseen useisiin eri paikkoihin suorittamaan useita eri toimintoja, asianmukainen aikataulutus vaikuttaa kaikkeen.

Huono aikataulutus johtaa resurssien huonoon kohdentamiseen, toimintakustannusten kasvuun, asiakastyytyväisyyden vähenemiseen ja muihin ikäviin seurauksiin. Pahimmassa tapauksessa resurssien aikataulutus voi johtaa siihen, että tarvittavaa huoltoa ei pystytä suorittamaan ajallaan. Siksi aikataulutuskäytäntöjen ja -trendien jatkuva seuraaminen on välttämätöntä kaikissa yrityksissä, joissa on liikkuvaa työvoimaa.

Aloittaminen aikataulutuksen kanssa

Hyvä aikataulutus voi aluksi vaikuttaa yksinkertaiselta. Loppujen lopuksi kyse on siitä, että oikeat ihmiset saadaan oikeaan aikaan oikeaan paikkaan. Kenttähuollon hallinnoinnista kokemusta omaavat tietävät kuitenkin, kuinka usein asiat voivat mennä pieleen, eivätkä ne suju odotetulla tavalla.

Siksi on hyvä ajatus suunnitella etukäteen ja jättää hieman liikkumavaraa. Sen lisäksi, että aina varaudutaan odottamattomiin tapahtumiin, resurssien asianmukainen kohdentaminen noudattaa yleensä useita vaiheita:

1. Menestyksen oikea määritelmä. Työntekijöiden pitäisi aina tietää, miltä onnistuneen työn pitäisi näyttää. Kirjoittamalla asianmukaiset ohjeet siitä, mitä pidetään “onnistuneena”, poistetaan kenttäteknikoiden mahdolliset epäselvyyksien lähteet.
2. Matka- ja reittiaika. Useimmat yritykset pitävät reittejä ja matkoja tietyn pituisina, yleensä lyhimpänä saavutettavissa olevana etäisyytenä kahden pisteen välillä. Hyvässä reittisuunnittelussa otetaan kuitenkin huomioon, kuinka vaikeita tiet voivat olla ja kuinka hyvin kenttäteknikko tuntee ne. Lyhyesti sanottuna GPS-paikannus ja -mittaus ei ole reittisuunnittelun kaikkivoipa keino.
3. Seuraa tarkasti taitoja. Kenttähuollon suunnittelussa ei ole kyse työn tai töiden tekemisestä mahdollisimman lyhyessä ajassa. Kyse on siitä, että paras teknikko saadaan oikeaan työhön oikealle asiakkaalle. Joskus se voi tarkoittaa, että joku lähetetään kauempaa ja menetetään aikaa. Jos kenttähuollon aikataulutusohjelmistoa ei käytetä, on käytettävä yksinkertaista Excel-taulukkoa tai relaatiotietokantaa.
4. Huomioi pehmeät taidot. Yksi kenttähuollon menestyksen kolmesta keskeisestä tekijästä on asiakastyytyväisyys. Vaikka insinööri saattaa olla teknisesti loistava, se ei aina takaa poikkeuksellista asiakaskokemusta. Jotkut asiakkaat saattavat tarvita enemmän viestintää tai small talkia ollakseen täysin tyytyväisiä. Joskus paras insinööri on se, josta asiakas pitää, ei se, joka tekee työn parhaiten. Asiakkaan työhistorian seuraaminen ja perusteellisten muistiinpanojen tekeminen palvelun yksityiskohdista saattaa antaa tietoa tällaisista tiedoista. Yleensä kenttähuollon hallintaohjelmisto voi auttaa aputietojen tallentamisessa näitä tapauksia varten.
5. Määrittele työn vaatimukset. Ohjelmistokehityksessä tekniset työntekijät odottavat, että vikailmoitukset saapuvat tietyn rakenteen mukaisesti, jossa ilmoitetaan tärkeimmät tosiasiat ja odotukset. Kenttähuollossa asian ei pitäisi olla toisin. Jotta työt voidaan aikatauluttaa oikein, vaatimukset ja yksityiskohdat (esim. sijainti, korjattavan laitteen ja laitteen ikä, vaadittavat sertifikaatit, prioriteetti jne.) olisi hahmotettava hyvin selkeästi. Näin kenttähuoltotyöntekijät tuovat huomattavasti todennäköisemmin mukanaan oikeat työkalut, tekevät vaaditut kenttämuistiinpanot ja suorittavat vaadittavat huoltotoimenpiteet.
6. Kouluttaa teknikkoja ja insinöörejä yhdessä. Hyvä aikataulutus on helpompaa, jos sinun on seurattava vähemmän tietoja. Jos kaikilla teknikoillasi on hyvin erilaiset taidot ja koulutus, se tuo lisää muistettavaa. Jokainen tietopiste joko vähentää aikataulutuksen tehokkuutta tai lisää aikataulujen laatimiseen kuluvaa aikaa. Joka tapauksessa, jos pidät kaikki insinöörit ja teknikot suunnilleen samalla taitotasolla, säästät paljon manuaalista työtä.
7. Käytössä on lähetysohjeet. Se on yksinkertaista – lähetystyöntekijät ovat edelleen ihmisiä. Ilman ohjeita he saattavat alkaa suosia tiettyjä kenttäteknikoita toisten sijaan. Vaikka epäasianmukainen pitkän aikavälin työnhallinta ei lyhytaikaisesti aiheuta suuria ongelmia yritykselle, lopulta se aiheuttaa ongelmia. Nämä ongelmat tulevat tapahtumaan, koska monet kenttähuoltoliiketoiminnan työntekijät ansaitsevat taitoja ollessaan paikan päällä. Näin ollen samojen henkilöiden lähettäminen toistuviin töihin rajoittaa heidän kasvuaan ja saattaa heikentää liikkuvan työvoiman kokonaistehokkuutta.
8. Ohjelmiston käyttöönotto. Jotkut saattavat vastustaa uusien ja tuntemattomien ohjelmistojen käyttöönottoa. Nykyisessä ympäristössä yritysten on kuitenkin tehtävä kaikki mahdollinen pysyäkseen kilpailijoidensa perässä. Aikataulutusohjelmistot ovat yksi näistä huippuluokan ratkaisuista. Sen avulla yritys voi yksinkertaisesti hallita aikatauluja huomattavasti helpommin.

Nämä kaikki ovat suuntaviivoja, jotka on hyvä pitää mielessä, kun mietit kenttähuollon aikataulutusta. Vaikka ne saattavat tuntua paljolta, kaikki nämä ovat välttämättömiä. Näin monimutkaisen liiketoimintamallin aikataulutus ei yksinkertaisesti voi olla helppoa.

Onneksi kenttähuollon aikataulutusta voidaan parantaa raportoinnin ja analytiikan avulla. Tietojen kerääminen mobiilisovellusten, kattavan kirjaamisen ja kenttähuollon hallintaohjelmistojen avulla voi tuoda valtavia etuja. Ilman tällaisia tietoja työn aikataulun parantaminen on lähes mahdotonta, sillä ainoa asia, johon voidaan tukeutua, on asiakaspalaute ja teknikon muistiinpanot – jotka molemmat eivät ole aidosti objektiivisia.

Yleensä kenttähuoltoyritykset käyttävät aikataulutusohjelmistoja, jotka auttavat heitä hallitsemaan kaikkia tarvittavia osia. Vaikka jotkut onnistuvat säilyttämään tehokkaat aikataulut myös ilman ohjelmistoa, mutta erityisten ratkaisujen käyttämättä jättäminen tarkoittaa sitä, että tärkeät tiedot jäävät käyttämättä ja työnkulut pitenevät tarpeettoman pitkiksi. Usein ei yksinkertaisesti ole mitään hyvää syytä välttää aikatauluohjelmistoa.

Tietojen käyttö työnsuunnittelun parantamiseen

Koko maailma on viime aikoina ollut hulluna dataan, ja siihen on hyvä syy. Liiketoimintaprosesseja voi parantaa vain rajallisesti ilman objektiivista tietoa. Tietojen, kuten matka-aikojen, laitelokien, kenttähuoltomuistiinpanojen ja muiden tärkeiden tietojen avulla voidaan varmistaa, että muutokset tehdään oikeaan suuntaan. Lisäksi reaaliaikaisen tiedon (kuten huoltotiimin GPS-sijainnin) ansiosta yritykset voivat seurata ja hallita resursseja tehokkaammin.

Jotta tietoja voitaisiin kuitenkin käyttää asianmukaisesti aikataulutukseen ja kenttähuoltoon, ne on yhdistettävä useisiin tuotantopisteisiin. Ensinnäkin back office -yksikön on aina oltava yhteydessä teknikoihin ja asiakkaisiin. Tietojen pitäisi aina lopulta kulkea back officeen. Ihannetapauksessa se saapuisi mahdollisimman nopeasti, koska se antaisi mahdollisuuden reagoida reaaliaikaisesti.

Back Office -yksikön tiedot ovat tarpeen, jotta voidaan tarjota mahdollisuuksia korkeamman tason suunnitteluun, kuten työnsuunnittelustrategian luomiseen ja liiketoiminnan optimointiin. Jotta kerätyistä tiedoista voitaisiin saada liiketoiminnallisia oivalluksia, tarvitaan analytiikkaa. Tietoon perustuvien strategioiden asianmukainen toteuttaminen vapauttaa kuitenkin aikaa, auttaa tehtävien hallinnassa ja lisää teknikkojen tehokkuutta.

Toiseksi kenttähuoltoteknikoiden ei pitäisi olla aina yhteydessä keskustoimistoon, vaan heidän pitäisi myös aina tuottaa korkealaatuista tietoa. Koska niitä käytetään analytiikkaan, kenttämuistiinpanojen, lokien ja muiden paikan päällä tehtyjen töiden dokumentoinnin on oltava erittäin yksityiskohtaista. Tietojen tuottamista koskevien ohjeiden ja standardoitujen menettelyjen luominen parantaisi huomattavasti sekä kenttähuoltotoiminnan tehokkuutta (vapauttamalla aikatauluja virheiden takia tapahtuvalta takautumiselta) että muiden työntekijöiden työtä.

Kolmanneksi perusteellisten tietojen kerääminen jokaiselta asiakkaalta ja työn yksityiskohtia koskevan palautteen seuranta auttaa myös optimaalisten teknisten aikataulujen laatimisessa. Sen lisäksi, että palautteen kerääminen saattaa tuottaa liiketoimintamahdollisuuksia, sillä sen avulla voidaan saada parempi käsitys siitä, mitä teknisiä taitoja tarvitaan. Pelkkä valitus tai huollon aikana tehty kommentti tulevista tapaamisista tai uusista liiketoimintatarpeista voi antaa tietoa mahdollisuuksista myydä lisää (esim. uusia laitteita tai ohjelmistoja). Tällaisessa tapauksessa yritys voisi lähettää paikalle insinöörin, jolla on hiotut pehmeät taidot.

Vaikka jotkut ihmiset saattavat tuntea olonsa epämukavaksi siitä, että tietoja kerätään mobiilisovelluksen tai muiden työkalujen avulla, kaikki tämä on nykyään liiketoiminnan välttämättömyys. Onneksi useimpia pelkoja voidaan vähentää huomattavasti, jos mitään henkilökohtaisia tietoja ei koskaan kerätä, koska ihmiset ovat yleensä levottomia tällaisten tietojen suhteen. Itse asiassa selkeä tietostrategia ja siitä tiedottaminen työntekijöille saattaa lisätä yleistä tyytyväisyyttä, jos tietoja käytetään heidän hyvinvointinsa parantamiseen.

Tietoon perustuvan kenttäpalveluyrityksen luominen edellyttää kuitenkin jonkin verran digitalisointia. Yleensä se tarkoittaa ohjelmistojen integrointia koko yrityksessä. Vaikka vaihtoehtoja on monia, kyseisen yrityksen on otettava käyttöön kenttähuollon aikataulutustyökalu. Yleensä nämä sisältyvät omaan kenttähuollon hallintaohjelmistoon. Koska ne ovat all-in-one-ratkaisuja, kenttähuollon hallintaohjelmistot sisältävät koko joukon työkaluja, kuten oman mobiilisovelluksen, parannetun tiedonkeruun, sijainninseurannan jne.

Helpompaa kenttähuollon hallintaohjelmiston avulla

Kenttähuollon hallinta- ja aikataulutusohjelmistot ovat korvaamattomia niille, jotka haluavat parantaa työnsuunnittelua, optimoida kalenterinhallintaa ja vähentää käyttökustannuksia. Monilla toimialoilla yritykset joutuvat turvautumaan erilaisiin työkaluihin ja erilaisiin ohjelmistoihin tarvittavien tietojen hankkimiseksi. Itse asiassa yleensä syntyy teknologiapino (esim. kymmeniä eri ohjelmistoja). Yritysten on sitten vaivautua jotenkin nivomaan kaikki tämä pino yhteen ja hallinnoimaan sitä koko ajan.

Kenttähuollon hallinnassa ei tarvita näin monimutkaisia teknisiä ratkaisuja. Tällaisiin ohjelmistoihin sisältyvät ominaisuussarjat sisältävät yleensä kaiken, mikä on tarpeen toiminnan tehokkuuden kannalta. FSM-ohjelmisto tuo mukanaan kenttähuollon aikataulutusohjelmiston, seurantatyökalut ja muut tärkeät hyödykkeet.

Kenttähuollon aikataulutusohjelmiston ominaisuudet, joita on syytä tarkkailla

Pienet yritykset

Niiden, jotka ovat vasta aloittamassa kenttähuoltopalveluliiketoimintaa, ei tarvitse etsiä mielettömiä, tekoälyyn perustuvia ominaisuuksia. On kolme ensisijaista näkökohtaa, jotka on otettava huomioon, kun työntekijöitä on vähän ja uusia töitä tulee päivittäin:

1. Aikataulutus ja lähettäminen. Aikataulutusohjelmisto on otettava käyttöön yrityksen koosta riippumatta. Teknikoiden aikataulujen laatimisesta tulee yrityksen selkäranka myöhemmin. Jos lähetysohjeet ja aikataulut ovat heti alkuun hyvin hallussa, se vaikuttaa myönteisesti liiketoimintaan.
2. Yhteyksien hallinta. Yhteyshenkilöitä ja asiakkaita koskevien tietojen merkitseminen ja merkitseminen vaikuttaa suuresti työnsuunnitteluun. Lisäksi asianmukainen merkintä antaa paremman yleiskuvan yrityksen terveydestä.
3. Työtilausten hallinta. Kun työtilausten hallinta on sisällytetty kenttähuollon aikataulutusohjelmistoon, siitä on hyötyä kaikille kolmelle keskeiselle toimijalle – asiakkaalle, teknikolle ja taustatoimistolle. Kun työn tilapäivitykset, reaaliaikaiset tiedot ja viimeisimmät uutiset tehtävistä ovat aina saatavilla, kaikilla on asianmukainen yleiskuva, ja se antaa mahdollisuuden aikatauluttaa tehtävät paremmin.

Pienten yritysten on huolehdittava vain välttämättömistä asioista (hyvin hoidettu lähetys, hyvä asiakaspalvelu, optimoidut aikataulut). Näistä tärkeintä on ottaa aikataulutusohjelmisto käyttöön mahdollisimman pian.

Raportoinnin ja analytiikan kaltaiset edistysaskeleet saattavat olla haitallisia ja säästää aikaa sen sijaan, että ne veisivät sitä. Optimoinnit eivät ole tässä vaiheessa tarpeen. Lisäksi tiedoissa on todennäköisesti suuria aukkoja, jotka voivat johtaa huonoihin johtopäätöksiin.

Keskisuuri yritys

Kun asiakaskunta on kasvanut ja työntekijöitä on paljon sekä back office -yksikössä että toimipisteessä, toiminnanhallinta monimutkaistuu huomattavasti. Pelkkä kenttähuollon hallintaohjelmisto, jossa on vain edellä luetellut kolme ominaisuutta, ei yksinkertaisesti enää riitä. Muuten kasvun mahdollistamista rajoitetaan huomattavasti.

1. Laskutus ja laskutus. Kun asiakaskunta kasvaa, myös päivässä tuotettavien asiakirjojen määrä kasvaa. Jokainen työ ja laitehuolto tuottaa laskuja. Samalla kun työntekijöiden määrä kasvaa, kasvavat myös yrityksen muuttuvat kustannukset. Laskutuksen ja laskutuksen automatisoinnin käyttömahdollisuudesta tulee välttämättömyys.
2. Mobiiliominaisuudet. Mobiililaitteilla on kaksi selvää etua – viestintäyhteys työntekijöiden, teknikkojen ja asiakkaiden välillä. Asiakkaat jäävät harvemmin paitsi tärkeästä tiedosta (esimerkiksi myöhästyneestä teknikosta), jos he saavat viestin sähköposti-ilmoitusten sijaan. Lisäksi mobiilisovellukset ja -laitteet tarjoavat joitakin seurantaominaisuuksia, joita voidaan käyttää aikataulujen ja matkojen optimointiin.
3. Raportointi ja analytiikka. Tieto on tulevan kasvun selkäranka. Useimmille yrityksille kaikkialla maailmassa se on sitä jo nyt. Pääsy yksityiskohtaisiin ja yksityiskohtaisiin tietoihin voi antaa mahdollisuuden mitata työtä, aikataulutusta, palvelun tehokkuutta ja paljon muuta. Keskisuurten yritysten kasvu on usein suoraan sidoksissa kykyyn työskennellä tietojen kanssa.

Keskisuuren yrityksen johtaminen tarkoittaa, että on mentävä välttämättömyyksiä pidemmälle. Vaikka erinomaisen asiakaspalvelun tarjoaminen, lähetysten hallinnassa pysyminen ja ajoissa tapahtuva saapuminen toimipaikkoihin ja tapaamisiin ovat edelleen peruspilareita, laajentuminen on välttämätöntä.

Ensisijaisesti hahmoteltujen ominaisuuksien olisi katettava matkan ja palvelun perusautomaatio. Laskutuksen, seurannan ja laskutuksen täydellinen automatisointi voi tietysti olla hankalaa (ja joskus tarpeetonta), mutta perustan luominen lisäparannuksille on kuitenkin välttämätöntä. Lisäksi yrityksen laajentuessa hallinnoitavien osien määrä kasvaa. Niiden työstäminen ilman asianmukaista ohjelmistotukea todennäköisesti jarruttaa kasvua.

Yritystason liiketoiminta

Kun yritykset saavuttavat yritystason, uusien työpaikkojen saatavuuden kaltaiset asiat eivät enää ole niin huolestuttavia. Kyse on enemmänkin lähettämisen, aikataulutuksen ja nykyisten töiden tehokkuuden optimoinnista. Kun satoja työntekijöitä on hajallaan kaikissa kuviteltavissa olevissa toimipisteissä ja huoltoteknikot työskentelevät mahdottoman monen asiakkaan kanssa, todennäköisyys, että jostain vuotaa rahaa, aikaa tai resursseja, kasvaa huomattavasti. Siksi yritystason yrityksille tärkeimmät ohjelmisto-ominaisuudet käsittelevät eniten prosessien optimointia:

1. Varastonhallinta. Kun liiketoiminta kattaa kymmeniä asiakkaita, laitteiden sijainti, laatu ja saatavuus ovat ensiarvoisen tärkeitä. Ohjelmiston on toimittava täsmällisesti ja laadukasta tietoa kunkin pakettiauton tai kaluston tilasta. Varusteiden (esim. tikkaiden) huomioimatta jättäminen saattaa aiheuttaa sen, että lähetyspalvelu tekee virheen valitessaan oikeaa työtä. Silloin syntyisi toinenkin joukko ongelmia – aikataulussa ei pysyttäisi, asiakas olisi tyytymätön ja tiimi ärsyyntyisi.
2. GPS-seuranta. Jos GPS-paikannusta ei ollut ratkaistu aiemmassa vaiheessa, nyt siitä tulee pakollinen. Kokonaisen pakettiauto- ja teknikkokannan seuranta on monimutkainen tehtävä. Kun tapaamisten ja tehtävien määrä päivässä kasvaa, myös palvelun kaikkiin vaiheisiin osallistuvien henkilöiden määrä kasvaa. Näin ollen lähetys tekee todennäköisesti huomattavasti enemmän virheitä ilman reaaliaikaista seurantaa. Lisäksi antamalla tiimeille reaaliaikaista tietoa teknikkojen saatavuudesta yritys voi optimoida täsmällisyyttä, jota asiakkaat usein arvostavat suuresti.
3. Mobiilimaksut. Parhaimmallakin laskutusohjelmistolla maksut ovat hitaita. Yleensä maksun saapuminen voi kestää 4-22 päivää, kun töitä on satoja tai tuhansia, riski maksujen epäonnistumisesta kasvaa. Lisäksi rahat jäädytetään joksikin aikaa, vaikka asiakkaat olisivat aina täsmällisiä maksujensa suhteen. Digitaalisia allekirjoituksia ja mobiilimaksuja reaaliaikaisesti tarjoavan ratkaisun hankkiminen helpottaa huomattavasti yrityksen stressiä ja säästää aikaa.

Yritystason ohjelmistojen jälkeen ei ole enää paljon jäljellä, sillä kaikki olennaiset ohjelmisto-ominaisuudet on katettu. Lisäparannuksia voisivat olla verkkopohjaisten sovellusrajapintojen käyttö, tiedonhallinnan käyttöönotto (tietojen asianmukaisen käytön varmistamiseksi), reaaliaikaiset aikataulun säätöalgoritmit ja muut optimointitavat. Jopa yritystason yrityksillä riittää kuitenkin riittävästi, jotta kaikki työt voidaan suorittaa optimaalisesti.

Päätelmä

Jokaisen kenttähuoltoyrityksen on hallittava ja optimoitava jokaista kalenteripäivän aikataulua. Työn tehokkuuden optimointi tapahtuu pääasiassa asianmukaisesti jaetun aikataulun ja erittäin kokeneen lähetyksen avulla.

Edistykselliset kenttähuoltoyritykset käyttävät hallintaohjelmistoja lähettämisen ja työnsuunnittelun tehostamiseksi. Tällaisten ohjelmistojen avulla nämä yritykset voivat tarjota parasta mahdollista palvelua kaikissa töissä täydellisessä aikataulussa.

Etsitkö tapoja hyödyntää kaikki työt ja tapaamiset? Frontun kenttähuollon hallintaohjelmisto voi tarjota sinulle kaikki tarvittavat työkalut, jotta voit tarjota parasta mahdollista palvelua juuri aikataulussa. Asialle omistautunut tiimimme esittelee sinulle kaikki tavat, joilla ohjelmistomme voi hyödyttää yritystäsi.