Osnove raspoređivanja za tvrtke za upravljanje uslugama na terenu

Pravilno planiranje okosnica je tvrtke za pružanje usluga na terenu. Iako bi upravljanje vremenom moglo biti umjeren problem u većini poduzeća, terenska služba nema taj luksuz jer je kritičan problem. Budući da se cijeli poslovni model vrti oko slanja terenskih radnika na više lokacija kako bi obavili više različitih operacija, pravilno zakazivanje utječe na sve.

Loše planiranje dovodi do loše raspodjele resursa, povećanih operativnih troškova, smanjenog zadovoljstva kupaca i drugih neugodnih rezultata . U najgorem slučaju, raspoređivanje resursa može dovesti do neuspjeha u obavljanju potrebnog održavanja na vrijeme. Stoga je stalno praćenje praksi i trendova zakazivanja nužnost u svakom poslu koji zapošljava mobilnu radnu snagu.

Početak rada s rasporedom

Dobar raspored može se isprva činiti jednostavnim. Uostalom, sve je u tome da se pravi ljudi dovedu na mjesto u pravo vrijeme. Međutim, oni s određenim iskustvom u upravljanju službom na terenu znaju koliko često stvari mogu poći po zlu i ne ispasti kako se očekuje.

Stoga je planiranje unaprijed i s malo prostora dobra ideja. Osim uvijek otvaranja prostora za neočekivane događaje, pravilna raspodjela resursa obično slijedi nekoliko koraka:

1. Ispravna definicija uspjeha . Zaposlenici bi uvijek trebali znati kako bi trebao izgledati uspješan posao. Pisanje odgovarajućih smjernica o tome što se smatra “gotovim” uklanja sve moguće izvore zabune za tehničare na terenu.
2. Vrijeme putovanja i rute . Većina tvrtki razmišlja o rutama i putovanjima kao o određenoj dužini, obično najkraćoj dostupnoj udaljenosti između dvije točke. Međutim, dobro planiranje rute uzima u obzir koliko su ceste teške i koliko terenski tehničar može biti upoznat s njima. Ukratko, GPS praćenje i mjerenje nije kraj zakazivanja rute.
3. Pažljivo pratite vještine . Planiranje terenske službe nije obavljanje posla ili poslova u najkraćem vremenskom roku. Radi se o dovođenju najboljeg tehničara na pravi posao za pravog kupca. Ponekad to može značiti poslati nekoga izdaleka i izgubiti na vremenu. Ako se ne koristi softver za planiranje usluga na terenu, morat će se upotrijebiti jednostavna Excel tablica ili relacijska baza podataka.
4. Razmotrite meke vještine . Jedna od tri ključne odrednice uspjeha u službi na terenu je zadovoljstvo korisnika. Iako bi jedan inženjer mogao biti briljantan u svojim tehničkim vještinama, to neće uvijek pružiti izuzetno korisničko iskustvo. Nekim će kupcima možda trebati više komunikacije ili razgovora za potpuno zadovoljstvo. Ponekad će najbolji inženjer biti onaj koji se sviđa kupcu, a ne onaj koji će najbolje obaviti posao. Praćenje povijesti rada korisnika i vođenje detaljnih bilješki o pojedinostima usluge moglo bi pružiti uvid u takve informacije. Obično softver za upravljanje terenskim uslugama može pomoći u bilježenju pomoćnih informacija za ove slučajeve.
5. Definirajte zahtjeve posla . U razvoju softvera, tehnički radnici očekuju da izvješća o greškama stignu prema određenoj strukturi koja navodi najvažnije činjenice i očekivanja. U službi propovijedanja ne bi trebalo biti drugačije. Kako bi se pravilno rasporedili poslovi, zahtjevi i detalji (npr. lokacija, starost opreme i uređaja koji se popravljaju, potrebni certifikati, prioritet itd.) trebaju biti navedeni na vrlo jasan način. Na taj način bit će znatno vjerojatnije da će terenski servisni radnici donijeti odgovarajuće alate, voditi potrebne bilješke na terenu i obaviti potrebno održavanje.
6. Obučavajte tehničare i inženjere u tandemu. Dobro zakazivanje je lakše ako trebate pratiti manje podataka. Ako svi vaši tehničari imaju izrazito različite vještine i obrazovanje, to će dodati dodatnu stvar koju morate imati na umu. Svaka podatkovna točka ili smanjuje učinkovitost planiranja ili povećava vrijeme utrošeno na izradu rasporeda. U svakom slučaju, ako svi inženjeri i tehničari imaju približno istu razinu vještina, to će uštedjeti mnogo ručnog napora.
7. Pripremite smjernice za otpremu . Jednostavno je – zaposlenici u otpremi još uvijek su ljudi. Bez smjernica, mogli bi preferirati određene terenske tehničare u odnosu na druge. Dok za kratko vrijeme, neprikladno dugoročno upravljanje poslom neće uzrokovati velike probleme za poslovanje, na kraju će uzrokovati probleme. Ovi problemi će se dogoditi jer mnogi zaposlenici u poslovima pružanja usluga na terenu stječu vještine na radnom mjestu. Stoga slanje istih ljudi na ponavljajuće poslove ograničava njihov rast i može smanjiti ukupnu učinkovitost mobilne radne snage.
8. Implementirati softver. Neki mogu biti otporni na implementaciju novog i neviđenog softvera. Međutim, u trenutnom okruženju, tvrtke moraju učiniti sve gore navedeno kako bi ostale na pravom putu sa svojim konkurentima. Softver za planiranje jedno je od onih vrhunskih rješenja. Jednostavno omogućuje tvrtki da znatno lakše upravlja rasporedima.

Ovo su sve smjernice koje treba imati na umu kada razmišljate o rasporedu službe na terenu. Iako se može činiti puno, sve je to neophodno. Zakazivanje za tako složen poslovni model jednostavno ne može biti jednostavno.

Srećom, planiranje usluga na terenu može se poboljšati putem izvješća i analitike. Prikupljanje informacija putem mobilnih aplikacija, opsežnog bilježenja i softvera za upravljanje uslugama na terenu može donijeti golemu korist. Naposljetku, bez takvih informacija, poboljšanje rasporeda poslova gotovo je nemoguće jer jedino što treba uzeti u obzir su povratne informacije kupaca i bilješke tehničara – a oboje nisu doista objektivni.

Obično tvrtke koje pružaju usluge na terenu koriste softver za planiranje koji im pomaže u upravljanju svim potrebnim komponentama. Dok neki i dalje uspijevaju zadržati učinkovite rasporede bez softvera, neimplementacija namjenskih rješenja znači gubitak pristupa ključnim informacijama i dulje tijekove rada nego što je potrebno. Često jednostavno ne postoji dobar razlog za izbjegavanje softvera za planiranje.

Korištenje podataka za poboljšanje rasporeda poslova

Svijet je u posljednje vrijeme poludio za podacima i to s dobrim razlogom. Za sada samo možete unaprijediti poslovne procese bez objektivnih informacija. Podaci kao što su vrijeme putovanja, zapisnici opreme, bilješke o servisu na terenu i druge važne informacije mogu osigurati da se sve promjene izvrše u ispravnom smjeru. Dodatno, posjedovanje informacija u stvarnom vremenu (kao što je GPS položaj servisnog tima) omogućuje tvrtkama učinkovitije praćenje i upravljanje resursima.

Međutim, kako bi se pravilno koristili podaci za planiranje i servis na terenu, oni moraju biti međusobno povezani s nekoliko proizvodnih točaka. Prvo, back office treba uvijek biti povezan s tehničarima i kupcima. Informacije bi na kraju uvijek trebale teći u pozadinski ured. Idealno bi bilo da stigne što je brže moguće jer bi pružio mogućnost reagiranja u stvarnom vremenu.

Informacije za pozadinski ured neophodne su za pružanje mogućnosti za planiranje na višoj razini kao što je stvaranje strategije raspoređivanja poslova i optimizacija poslovanja. Kako bi se iz prikupljenih informacija izvukao poslovni uvid, bit će potrebna analitika. Međutim, pravilna implementacija strategija vođenih podacima oslobodit će vrijeme, pomoći u upravljanju zadacima i povećati učinkovitost tehničara.

Drugo, tehničari terenske službe ne samo da bi trebali uvijek biti povezani s pozadinskim uredom, već bi također trebali uvijek proizvoditi visokokvalitetne informacije. Budući da će se koristiti za analitiku, terenske bilješke, dnevnici i druga dokumentacija rada na lokaciji moraju biti vrlo detaljni. Stvaranjem smjernica i standardiziranih postupaka za proizvodnju podataka uvelike bi se poboljšala učinkovitost operacija terenske službe (oslobađanjem rasporeda od vraćanja unatrag u slučaju pogreške) i rada ostalih zaposlenika.

Treće, prikupljanje detaljnih informacija od svakog kupca i praćenje povratnih informacija o detaljima posla također pomaže u stvaranju optimalnih rasporeda tehničara. Osim boljeg razumijevanja tehničkih vještina koje bi mogle biti potrebne, prikupljanje povratnih informacija može stvoriti poslovne prilike. Jednostavna pritužba ili komentar tijekom službe o nadolazećim imenovanjima ili novim poslovnim zahtjevima može pružiti uvid u mogućnosti povećanja prodaje (npr. nove opreme ili softvera). Takav bi slučaj omogućio poduzeću da na lokaciju pošalje inženjera s izbrušenim vještinama komuniciranja.

Dok se neki ljudi mogu osjećati nelagodno zbog prikupljanja informacija putem mobilne aplikacije ili drugih alata, sve je to danas poslovna potreba. Srećom, većina strahova može se uvelike smanjiti ako se nikada ne prikupljaju osobni podaci jer su ljudi obično nelagodni zbog takvih podataka. Zapravo, imati jasnu podatkovnu strategiju i informirati zaposlenike o njoj može povećati opće zadovoljstvo ako će se koristiti za poboljšanje njihove dobrobiti.

Međutim, kako bi se stvorila tvrtka za pružanje usluga na terenu, bit će potrebna određena digitalizacija. Obično to znači integraciju softvera u cijeloj tvrtki. Iako postoji mnogo opcija, ta će tvrtka morati implementirati alat za planiranje polja. Oni obično dolaze unutar namjenskog softvera za upravljanje uslugama na terenu. Budući da su sveobuhvatna rješenja, softver za upravljanje uslugama na terenu dolazi s čitavim nizom alata poput namjenske mobilne aplikacije, poboljšanog prikupljanja informacija, praćenja lokacije itd.

Olakšava uz softver za upravljanje terenskim uslugama

Za one koji žele poboljšati raspoređivanje poslova, optimizirati upravljanje kalendarom i smanjiti operativne troškove, softver za upravljanje terenskim uslugama i raspoređivanje postaje nezamjenjiv. U mnogim industrijama tvrtke se moraju oslanjati na razne alate i različit softver kako bi prikupile potrebne informacije. Zapravo, obično se stvara tehnološki skup (npr. deseci različitih softvera). Tvrtke tada moraju proći kroz probleme da nekako spoje sav taj hrp zajedno i upravljaju njime cijelo vrijeme.

U upravljanju terenskim uslugama takva složena tehnološka rješenja nisu potrebna. Skupovi značajki uključeni u takav softver obično uključuju sve što je potrebno za radnu učinkovitost. FSM softver sa sobom donosi softver za planiranje usluga na terenu, alate za praćenje i druga važna sredstva.

Značajke softvera za planiranje servisa na terenu na koje treba obratiti pozornost

Mala poduzeća

Oni koji tek počinju raditi na terenu ne trebaju tražiti neke fantastične značajke temeljene na umjetnoj inteligenciji. Tri su primarna aspekta koja treba pokriti kada postoji mali broj zaposlenika i nova radna mjesta koja svakodnevno dolaze:

1. Zakazivanje i otprema. Softver za planiranje mora biti implementiran, bez obzira na veličinu tvrtke. Izrada rasporeda za tehničare postat će okosnica tvrtke u nastavku. Čvrsto vođenje smjernica i rasporeda otpreme odmah će pozitivno utjecati na poslovanje.
2. Upravljanje kontaktima. Označavanje i bilježenje informacija o vašim kontaktima i klijentima uvelike utječe na raspored poslova. Osim toga, pravilno označavanje daje bolji pregled zdravlja poslovanja.
3. Upravljanje radnim nalozima . Implementacija upravljanja radnim nalozima u softver za planiranje servisa na terenu koristi svim trima ključnim igračima – kupcu, tehničaru i pozadinskom uredu. Stalno dostupno ažuriranje statusa posla, informacije u stvarnom vremenu i najnovije vijesti o zadacima omogućuju svima da imaju pravilan pregled i pružaju priliku za bolje planiranje zadataka.

Male tvrtke moraju se pobrinuti samo za najnužnije (dobro upravljana otprema, izvrsna korisnička služba, optimizirani rasporedi). Od svega toga, najvažnija je implementacija softvera za raspoređivanje što je prije moguće.

Daljnja poboljšanja kao što su izvješćivanje i analitika mogu biti štetna i izgubiti umjesto uštedjeti vrijeme. Optimizacije u ovom trenutku nisu potrebne. Osim toga, vjerojatno će postojati velike praznine u informacijama koje mogu dovesti do loših zaključaka.

Poduzeće srednje veličine

Nakon što se baza korisnika poveća i kada postoje brojni zaposlenici u pozadinskom uredu i na lokaciji, upravljanje operacijama postaje znatno složenije. Jednostavno više nije dovoljno imati samo softver za upravljanje terenskim uslugama koji ima samo tri gore navedene značajke. Inače će pristup rastu biti ozbiljno ograničen.

1. Naplata i fakturiranje. Nakon što se baza kupaca poveća, raste i broj dokumenata koji se dnevno proizvode. Za svaki posao i uslugu opreme izdat će se računi. Istodobno, kako raste broj zaposlenih, tako rastu i varijabilni troškovi tvrtke. Pristup automatizaciji naplate i fakturiranja postaje nužnost.
2. Mobilne mogućnosti . Mobilni uređaji pružaju dvije različite prednosti – komunikacijsku liniju između zaposlenika, tehničara i kupaca. Manje je vjerojatno da će klijenti propustiti važne informacije (kao što je kašnjenje tehničara) ako dobiju poruku putem obavijesti e-poštom. Osim toga, mobilne aplikacije i uređaji pružaju neke značajke praćenja koje se mogu koristiti za optimiziranje rasporeda i putovanja.
3. Izvještavanje i analitika. Podaci će biti okosnica daljnjeg rasta. To već jest za većinu poduzeća diljem svijeta. Dobivanje pristupa detaljnim i detaljnim informacijama može pružiti priliku za mjerenje posla, rasporeda, učinkovitosti usluge i još mnogo toga. Za poduzeća srednje veličine rast će često biti izravno povezan sa sposobnošću rada s informacijama.

Morati upravljati poduzećem srednje veličine znači ići dalje od potreba. Iako pružanje izvrsne korisničke usluge, praćenje slanja i dolazak na lokacije i dogovorene termine ostaju temeljni elementi, potrebno je proširenje.

Prvenstveno, navedene značajke trebale bi pokriti osnovnu automatizaciju putovanja i usluga. Naravno, potpuna automatizacija naplate, praćenja i fakturiranja može biti nezgodna (a ponekad i nepotrebna), no ipak je neophodna izgradnja temelja za daljnja poboljšanja. Osim toga, kako se tvrtka bude širila, bit će sve više dijelova za upravljanje. Rad s njima bez odgovarajuće softverske podrške vjerojatno će usporiti rast.

Poslovanje na razini poduzeća

Jednom kada poduzeća dođu na razinu poduzeća, manje je briga oko stvari kao što je dostupnost novih radnih mjesta. Radi se više o optimizaciji otpreme, rasporeda i učinkovitosti trenutnog posla. Kada su stotine zaposlenika raštrkane po svim zamislivim lokacijama, a servisni tehničari rade s nevjerojatno mnogo kupaca, vjerojatnost da će negdje izgubiti novac, vrijeme ili resurse znatno raste. Stoga se značajke softvera koje su najvažnije za poduzeća na razini poduzeća najviše bave optimizacijom procesa:

1. Upravljanje zalihama . Nakon što poslovanje pokrije desetke kupaca, lokacija, kvaliteta i dostupnost opreme postaju najvažniji. Softver će morati biti posvećen pružanju preciznih i visokokvalitetnih informacija o statusu svakog kombija ili voznog parka. Ako ne uzmete u obzir opremu (npr. ljestve), dispečer može pogriješiti pri odabiru pravog posla. Zatim bi se pojavio još jedan niz problema – nepoštivanje rasporeda, nezadovoljan kupac i iznerviran tim.
2. GPS praćenje . Ako GPS praćenje nije bilo riješeno u prethodnom koraku, sada ono postaje obavezno. Praćenje cijelih voznih parkova kombija i tehničara složen je zadatak. Kako se povećava broj obveza i zadataka po danu, tako raste i broj ljudi uključenih u sve faze usluge. Stoga će otprema vjerojatno činiti znatno više pogrešaka bez praćenja u stvarnom vremenu. Dodatno, pružanje timovima podataka o dostupnosti tehničara u stvarnom vremenu omogućuje tvrtki da optimizira točnost, koju klijenti često visoko cijene.
3. Mobilna plaćanja. Čak i uz najbolji softver za fakture, plaćanja su spora. Obično može proći od 4 do 22 dana dok isplata stigne kada postoje stotine ili tisuće poslova, rizik od neuspjelih isplata raste. Osim toga, novac je zamrznut na neko vrijeme čak i ako klijenti uvijek točno plaćaju. Dobivanje rješenja koje pruža digitalne potpise i mobilna plaćanja u stvarnom vremenu uvelike će ublažiti stres u poslovanju i uštedjeti vrijeme.

Nakon softvera na razini poduzeća, nije ostalo puno jer su pokrivene sve bitne značajke softvera. Daljnja poboljšanja mogla bi uključivati ​​korištenje API-ja temeljenih na webu, uvođenje upravljanja podacima (kako bi se osigurala ispravna upotreba informacija), algoritama prilagodbe rasporeda u stvarnom vremenu i drugih putova optimizacije. Međutim, čak i poduzeća na razini poduzeća imat će dovoljno za optimalno dovršenje svih poslova.

Zaključak

Potreba za upravljanjem i optimizacijom svakog rasporeda svakog kalendarskog dana nešto je s čime se mora nositi svaka tvrtka koja pruža usluge na terenu. U biti, optimiziranje učinkovitosti posla uglavnom se provodi putem adekvatno raspoređenog rasporeda i vrlo iskusnog dispečera.

Kako bi poboljšali rad dispečera i raspoređivanja poslova, napredne terenske usluge koriste softver za upravljanje. Korištenje takvog softvera omogućuje tim tvrtkama da isporuče najbolju moguću uslugu na svim poslovima po savršenom rasporedu.

Tražite načine kako najbolje iskoristiti sve poslove i sastanke? Frontu softver za upravljanje terenskim uslugama može vam pružiti sve potrebne alate za isporuku najbolje moguće usluge točno prema rasporedu. Naš predani tim provest će vas kroz sve načine na koje naš softver može koristiti vašem poslovanju.