Grunnleggende planlegging for Field Service Management-selskaper
Author: Arūnas Eitutis | 3 september, 2024
Dårlig planlegging fører til dårlig ressursallokering, økte driftskostnader, redusert kundetilfredshet og andre uheldige konsekvenser . I verste fall kan ressursplanlegging føre til at nødvendig vedlikehold ikke blir utført i tide. Derfor er det nødvendig å holde et konstant øye med planleggingspraksis og trender i enhver virksomhet som benytter seg av en mobil arbeidsstyrke.
God planlegging kan virke enkelt i utgangspunktet. Det handler tross alt om å få de rette folkene til rett sted til rett tid. Men de som har litt erfaring med feltserviceledelse, vet hvor ofte ting kan gå galt og ikke bli som forventet.
Derfor er det en god idé å planlegge i god tid og med et visst spillerom. Bortsett fra at man alltid må ta høyde for uforutsette hendelser, følger riktig ressursallokering vanligvis flere trinn:
Alt dette er retningslinjer du bør ha i bakhodet når du tenker på planlegging av feltservice. Selv om det kan virke mye, er alle disse retningslinjene en nødvendighet. Det kan rett og slett ikke være enkelt å planlegge for en så kompleks forretningsmodell.
Heldigvis kan planlegging av feltservice forbedres ved hjelp av rapportering og analyse. Å samle inn informasjon gjennom mobilapper, omfattende loggføring og programvare for feltserviceadministrasjon kan gi enorme fordeler. Uten slik informasjon er det nesten umulig å forbedre jobbplanleggingen, ettersom det eneste man har å gå etter, er tilbakemeldinger fra kunder og notater fra teknikere – som begge ikke er helt objektive.
Vanligvis bruker feltservicebedrifter programvare for planlegging som hjelper dem med å administrere alle de nødvendige komponentene. Selv om noen klarer å opprettholde effektive tidsplaner uten programvare, betyr det å ikke implementere dedikerte løsninger at man mister tilgang til viktig informasjon og at arbeidsflyten blir lengre enn nødvendig. Ofte er det rett og slett ingen god grunn til å unngå planleggingsprogramvare.
Verden har i det siste vært helt gal etter data, og det med god grunn. Det er begrenset hvor mye du kan forbedre forretningsprosessene uten objektiv informasjon. Data som reisetider, utstyrslogger, feltservicenotater og annen viktig informasjon kan sikre at eventuelle endringer gjøres i riktig retning. I tillegg gjør sanntidsinformasjon (for eksempel GPS-posisjonen til et serviceteam) det mulig for bedrifter å spore og administrere ressurser mer effektivt.
Men for å kunne bruke data til planlegging og feltservice på riktig måte, må de kobles sammen med flere produksjonspunkter. For det første bør backoffice alltid være koblet til teknikere og kunder. Informasjonen skal alltid tilflyte backoffice. Ideelt sett bør den komme frem så raskt som mulig, slik at man kan reagere i sanntid.
Informasjon til backoffice er nødvendig for å gi muligheter for planlegging på høyere nivå, for eksempel for å lage en strategi for jobbplanlegging og optimalisere forretningsdriften. For å kunne utlede forretningsinnsikt fra informasjonen som samles inn, kreves det analyser. Riktig implementering av datadrevne strategier vil imidlertid frigjøre tid, bidra til å administrere oppgaver og øke effektiviteten til teknikerne.
For det andre bør teknikerne i felten ikke bare alltid være koblet til backoffice, men også alltid produsere informasjon av høy kvalitet. Siden informasjonen skal brukes til analyse, må feltnotater, logger og annen dokumentasjon av arbeid på stedet være svært detaljert. Ved å lage retningslinjer og standardiserte prosedyrer for dataproduksjon kan man i stor grad effektivisere både feltarbeidet (ved at man slipper å gå tilbake i tidsplanen ved feil) og arbeidet til andre ansatte.
For det tredje er det å samle inn grundig informasjon fra hver enkelt kunde og spore tilbakemeldinger om jobbdetaljer også en hjelp til å lage optimale tidsplaner for teknikerne. I tillegg til å få en bedre forståelse av hvilke tekniske ferdigheter som kreves, kan innsamling av tilbakemeldinger gi forretningsmuligheter. En enkel klage eller en kommentar under service om kommende avtaler eller nye forretningsbehov kan gi innsikt i muligheter for mersalg (f.eks. nytt utstyr eller ny programvare). I slike tilfeller kan en bedrift sende en tekniker med gode soft skills til stedet.
Selv om noen kan føle seg ukomfortable med å få informasjon samlet inn gjennom en mobilapp eller andre verktøy, er alt dette en forretningsnødvendighet i dag. Heldigvis kan frykten reduseres betraktelig hvis det aldri samles inn personopplysninger, ettersom folk vanligvis ikke liker slike data. Faktisk kan det å ha en tydelig datastrategi og informere de ansatte om den øke den generelle tilfredsheten hvis den brukes til å forbedre trivselen deres.
For å skape et datadrevet feltserviceselskap er det imidlertid nødvendig med en viss grad av digitalisering. Vanligvis betyr det å integrere programvare på tvers av hele selskapet. Selv om det finnes mange alternativer, må selskapet implementere et verktøy for feltplanlegging. Disse kommer vanligvis i en dedikert programvare for feltserviceadministrasjon. Siden de er alt-i-ett-løsninger, leveres programvaren for feltserviceadministrasjon med en rekke verktøy, som en egen mobilapp, forbedret informasjonsinnsamling, stedssporing osv.
For de som ønsker å forbedre jobbplanleggingen, optimalisere kalenderstyringen og redusere driftskostnadene, er programvare for feltservicestyring og -planlegging uerstattelig. I mange bransjer er bedriftene avhengige av ulike verktøy og forskjellig programvare for å få tak i den nødvendige informasjonen. Som regel er det faktisk slik at det opprettes en teknologistack (f.eks. dusinvis av forskjellige programvarer). Deretter må bedriftene på en eller annen måte sy sammen hele denne stakken og administrere den hele tiden.
Når det gjelder feltserviceledelse, er det ikke nødvendig med slike komplekse teknologiske løsninger. Funksjonssettene i slik programvare omfatter vanligvis alt som er nødvendig for å sikre effektiv drift. FSM-programvare inneholder programvare for planlegging av feltservice, sporingsverktøy og andre viktige ressurser.
De som akkurat har begynt å jobbe i feltservicebransjen, trenger ikke å se etter noen imponerende, AI-baserte funksjoner. Det er tre hovedaspekter som må dekkes når man har et lite antall ansatte og nye jobber som kommer inn hver dag:
Små bedrifter trenger bare å ta vare på det aller nødvendigste (godt styrt ekspedisjon, god kundeservice, optimaliserte tidsplaner). Av disse er det viktigst å implementere planleggingsprogramvare så snart som mulig.
Ytterligere forbedringer som rapportering og analyse kan være skadelig og føre til tidstap i stedet for tidsbesparelser. Optimaliseringer er ikke nødvendig på dette tidspunktet. I tillegg vil det sannsynligvis være store hull i informasjonen som kan føre til dårlige konklusjoner.
Når kundebasen har vokst og det er mange ansatte både i backoffice og på stedet, blir driftsstyringen betydelig mer kompleks. Da er det ikke lenger nok å bare ha en programvare for feltserviceadministrasjon som bare inneholder de tre funksjonene som er nevnt ovenfor. I motsatt fall vil tilgangen til vekst være sterkt begrenset.
Å drive en mellomstor bedrift innebærer å gjøre mer enn det som er nødvendig. Selv om det å levere utmerket kundeservice, ha kontroll på ekspedisjonen og komme seg til steder og avtaler i tide fortsatt er byggesteinene, er det behov for ekspansjon.
Først og fremst bør de skisserte funksjonene dekke grunnleggende automatisering av reiser og service. Det kan selvfølgelig være vanskelig (og noen ganger unødvendig) å automatisere fakturering, sporing og fakturering fullt ut, men det er nødvendig å bygge grunnlaget for ytterligere forbedringer. Etter hvert som selskapet ekspanderer, vil det dessuten bli stadig flere deler å administrere. Å måtte håndtere dem uten riktig programvarestøtte vil sannsynligvis hemme veksten.
Når bedrifter kommer opp på bedriftsnivå, er de mindre opptatt av ting som tilgjengeligheten av nye jobber. Det handler mer om å optimalisere utsendelse, planlegging og effektivitet i den nåværende jobben. Når hundrevis av ansatte er spredt over alle tenkelige lokasjoner, og serviceteknikere jobber med ufattelig mange kunder, øker sannsynligheten for å miste penger, tid eller ressurser et eller annet sted betraktelig. Derfor er det prosessoptimalisering som er viktigst for bedrifter på bedriftsnivå:
Etter programvaren på bedriftsnivå er det ikke mye igjen, siden alle de viktigste programvarefunksjonene er dekket. Ytterligere forbedringer kan omfatte bruk av nettbaserte API-er, innføring av datastyring (for å sikre riktig bruk av informasjon), algoritmer for justering av tidsplaner i sanntid og andre optimaliseringsmetoder. Men selv virksomheter på bedriftsnivå vil ha nok med å fullføre alle jobbene på en optimal måte.
Å måtte administrere og optimalisere hver eneste timeplan hver eneste dag er noe alle feltserviceselskaper må forholde seg til. Optimalisering av jobbeffektiviteten gjøres i hovedsak gjennom en tilstrekkelig fordelt timeplan og en svært erfaren utsending.
For å forbedre arbeidet med utsendelse og jobbplanlegging bruker avanserte feltserviceselskaper programvare for administrasjon. Ved hjelp av slik programvare kan disse selskapene levere best mulig service på alle jobber i henhold til en perfekt tidsplan.
Leter du etter måter å få mest mulig ut av alle jobber og avtaler? Frontus programvare for feltserviceadministrasjon kan gi deg alle de nødvendige verktøyene for å levere best mulig service til rett tid. Vårt dedikerte team vil gå gjennom alle måtene programvaren vår kan være til nytte for virksomheten din.
Link copied!