Plānošanas pamati lauka pakalpojumu pārvaldības uzņēmumiem

Pareiza plānošana ir lauka pakalpojumu uzņēmuma mugurkauls. Lai gan lielākajai daļai uzņēmumu laika plānošana var būt mērena problēma, lauka pakalpojumu sniedzējiem šādas greznības nav, jo tas ir kritiski svarīgs jautājums. Tā kā viss uzņēmējdarbības modelis griežas ap lauka darbinieku nosūtīšanu uz vairākām vietām, lai veiktu vairākas dažādas darbības, pareiza plānošana ietekmē visu.

Slikta plānošana noved pie slikta resursu sadalījuma, paaugstinātām darbības izmaksām, samazinātas klientu apmierinātības un citiem nepatīkamiem rezultātiem. Sliktākajā gadījumā resursu plānošana var novest pie tā, ka nepieciešamā apkope netiek veikta laikus. Tāpēc jebkurā uzņēmumā, kas nodarbina mobilo darbaspēku, ir nepieciešams pastāvīgi sekot līdzi plānošanas praksei un tendencēm.

Darba sākšana ar plānošanu

Laba plānošana sākumā var šķist vienkārša. Galu galā runa ir par pareizo cilvēku nokļūšanu pareizajā vietā un laikā. Tomēr tie, kam ir zināma pieredze lauka pakalpojumu vadībā, zina, cik bieži viss var izvērsties greizi un neizdoties tā, kā gaidīts.

Tāpēc ir lietderīgi plānot iepriekš un ar zināmu rīcības brīvību. Papildus tam, ka vienmēr ir jāparedz vieta neparedzētiem gadījumiem, pareiza resursu sadale parasti notiek vairākos posmos:

1. Pareiza panākumu definīcija. Darbiniekiem vienmēr jāzina, kādam jābūt veiksmīgam darbam. Pareizu vadlīniju izrakstīšana par to, kas tiek uzskatīts par “paveikto”, novērš jebkādus iespējamos neskaidrību avotus lauka tehniķiem.
2. Ceļa un maršruta laiks. Lielākā daļa uzņēmumu par maršrutiem un braucieniem domā kā par noteiktu garumu, kas parasti ir īsākais pieejamais attālums starp diviem punktiem. Tomēr, labi plānojot maršrutu, tiek ņemts vērā, cik sarežģīti var būt ceļi un cik labi tos pārzina lauka tehniķis. Īsāk sakot, GPS izsekošana un mērīšana nav maršruta plānošanas galīgais risinājums.
3. Rūpīgi sekojiet līdzi prasmēm. Lauka pakalpojumu plānošana nav saistīta ar darba vai darbu veikšanu visīsākajā laikā. Runa ir par labākā tehniķa nogādāšanu uz pareizo darbu pareizajam klientam. Dažreiz tas var nozīmēt, ka ir jānosūta kāds no tālākas vietas un jāzaudē laiks. Ja netiek izmantota lauka pakalpojumu plānošanas programmatūra, būs jāizmanto vienkārša Excel lapa vai relācijas datu bāze.
4. Apsveriet “mīkstās” prasmes. Viens no trim galvenajiem veiksmes noteicošajiem faktoriem lauka pakalpojumu jomā ir klientu apmierinātība. Lai gan viens inženieris var būt izcils ar savām tehniskajām prasmēm, tas ne vienmēr nodrošinās izcilu klientu pieredzi. Dažiem klientiem var būt nepieciešams vairāk saziņas vai mazas sarunas, lai panāktu pilnīgu apmierinātību. Dažkārt labākais inženieris būs tas, kurš patīk klientam, nevis tas, kurš vislabāk paveiks darbu. Klientu darba vēstures uzskaite un padziļinātas piezīmes par pakalpojuma detaļām var sniegt ieskatu šādā informācijā. Parasti lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūra var palīdzēt reģistrēt palīginformāciju šādiem gadījumiem.
5. Definēt darba prasības. Programmatūras izstrādē tehniskie darbinieki sagaida, ka kļūdu ziņojumi tiks iesniegti saskaņā ar noteiktu struktūru, kurā norādīti svarīgākie fakti un gaidas. Ne savādāk vajadzētu būt arī lauka pakalpojumu jomā. Lai pareizi plānotu darbus, ir ļoti skaidri jānorāda prasības un sīkāka informācija (piemēram, remontējamās iekārtas un ierīces atrašanās vieta, vecums, nepieciešamie sertifikāti, prioritāte u. c.). Tādā veidā lauka servisa darbiniekiem būs ievērojami lielāka iespēja ņemt līdzi atbilstošus instrumentus, veikt nepieciešamos lauka pierakstus un veikt nepieciešamo apkopi.
6. apmācīt tehniķus un inženierus tandēmā. Laba plānošana ir vienkāršāka, ja nepieciešams izsekot mazāk datu. Ja visiem jūsu tehniķiem ir ļoti atšķirīgas prasmes un izglītība, tas būs vēl viens papildu aspekts, kas jāpatur prātā. Katrs datu punkts vai nu samazina plānošanas efektivitāti, vai palielina laika patēriņu grafiku izveidei. Jebkurā gadījumā, ja saglabāsiet, ka visiem inženieriem un tehniķiem ir aptuveni vienāds prasmju līmenis, tas ļaus ietaupīt daudz manuālas piepūles.
7. ir izstrādātas nosūtīšanas vadlīnijas. Tas ir vienkārši – dispečeru darbinieki joprojām ir cilvēki. Bez vadlīnijām viņi var sākt dot priekšroku noteiktiem lauka tehniķiem, nevis citiem. Lai gan īsu brīdi nepareiza ilgtermiņa darba vietu pārvaldība neradīs milzīgas problēmas uzņēmumam, ar laiku tā radīs problēmas. Šīs problēmas radīsies tāpēc, ka daudzi darbinieki lauka pakalpojumu biznesā iegūst prasmes, strādājot uz vietas. Tādējādi, nosūtot vienus un tos pašus cilvēkus atkārtotiem darbiem, tiek ierobežota viņu izaugsme un var samazināties mobilā darbaspēka kopējā efektivitāte.
8. Īstenot programmatūru. Daži var būt pret jaunas un neredzētas programmatūras ieviešanu. Tomēr pašreizējā vidē uzņēmumiem ir jādara viss iespējamais, lai neatpaliktu no konkurentiem. Plānošanas programmatūra ir viens no šiem progresīvajiem risinājumiem. Tā vienkārši ļauj uzņēmumam ievērojami vieglāk pārvaldīt grafikus.

Šīs ir vadlīnijas, kas jāpatur prātā, domājot par lauka pakalpojumu plānošanu. Lai gan tas var šķist daudz, tās visas ir nepieciešamas. Plānošana tik sarežģītam uzņēmējdarbības modelim vienkārši nevar būt vienkārša.

Par laimi, lauka pakalpojumu plānošanu var uzlabot, izmantojot pārskatu sniegšanu un analīzi. Informācijas apkopošana, izmantojot mobilās lietotnes, plaša mēroga reģistrēšanu un lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūru, var sniegt milzīgu labumu. Galu galā bez šādas informācijas uzlabot darba grafiku ir gandrīz neiespējami, jo vienīgais, pēc kā vadīties, ir klientu atsauksmes un tehniķu piezīmes, kas abas nav patiesi objektīvas.

Parasti lauka pakalpojumu uzņēmumi izmanto plānošanas programmatūru, kas palīdz pārvaldīt visus nepieciešamos komponentus. Lai gan dažiem joprojām izdodas saglabāt efektīvus grafikus bez programmatūras, specializētu risinājumu neieviešana nozīmē, ka tiek zaudēta piekļuve svarīgai informācijai un darba plūsmas ir garākas nekā nepieciešams. Bieži vien vienkārši nav pamatota iemesla izvairīties no plānošanas programmatūras.

Datu izmantošana, lai uzlabotu darbu plānošanu

Pēdējā laikā pasaule ir sajukusi par datiem, un tam ir pamatots iemesls. Bez objektīvas informācijas ir iespējams uzlabot uzņēmējdarbības procesus tikai tik tālu, cik tālu tas ir iespējams. Tādi dati kā braucienu laiki, iekārtu žurnāli, lauka pakalpojumu piezīmes un cita svarīga informācija var nodrošināt, ka jebkuras izmaiņas tiek veiktas pareizā virzienā. Turklāt reāllaika informācija (piemēram, servisa komandas atrašanās vieta GPS) ļauj uzņēmumiem efektīvāk izsekot un pārvaldīt resursus.

Tomēr, lai pareizi izmantotu datus plānošanai un lauka pakalpojumiem, tie ir jāsavieno ar vairākiem ražošanas punktiem. Pirmkārt, atbalsta birojam vienmēr jābūt savienotam ar tehniķiem un klientiem. Informācijai galu galā vienmēr jānonāk atpakaļ birojā. Ideālā gadījumā tā nonāktu pēc iespējas ātrāk, jo tā nodrošinātu iespēju reaģēt reālajā laikā.

Informācija back office ir nepieciešama, lai nodrošinātu augstāka līmeņa plānošanas iespējas, piemēram, darba plānošanas stratēģijas izveidi un uzņēmuma darbības optimizāciju. Lai no savāktās informācijas gūtu biznesa ieskatu, būs nepieciešama analītika. Tomēr pareiza uz datiem balstītu stratēģiju īstenošana atbrīvos laiku, palīdzēs pārvaldīt uzdevumus un palielinās tehniķu efektivitāti.

Otrkārt, lauka servisa tehniķiem ne tikai vienmēr jābūt savienotiem ar atbalsta biroju, bet arī vienmēr jāsniedz augstas kvalitātes informācija. Tā kā tā tiks izmantota analītikai, lauka piezīmēm, žurnāliem un citai uz vietas veiktā darba dokumentācijai jābūt ļoti detalizētai. Izstrādājot vadlīnijas un standartizētas datu sagatavošanas procedūras, tiktu ievērojami uzlabota gan lauka servisa darbību efektivitāte (atbrīvojot grafikus no nepieciešamības atkāpties kļūdas gadījumā), gan citu darbinieku darba efektivitāte.

Treškārt, padziļinātas informācijas vākšana no katra klienta un atgriezeniskās saites par darba detaļām palīdz arī izveidot optimālus tehniķu grafikus. Ārpus labākas izpratnes par to, kādas tehniskās prasmes var būt nepieciešamas, atgriezeniskās saites apkopošana var radīt uzņēmējdarbības iespējas. Vienkārša sūdzība vai komentārs servisa laikā par gaidāmajām tikšanās reizēm vai jaunām biznesa prasībām var sniegt ieskatu par pārdošanas (piemēram, jauna aprīkojuma vai programmatūras) iespējām. Šāds gadījums ļautu uzņēmumam uz attiecīgo vietu nosūtīt inženieri ar pilnveidotām mīkstajām prasmēm.

Lai gan daži cilvēki var justies neērti, ka informācija tiek apkopota, izmantojot mobilo lietotni vai citus rīkus, mūsdienās tas viss ir biznesa nepieciešamība. Par laimi, lielāko daļu baiļu var ievērojami mazināt, ja nekad netiek vākti nekādi personas dati, jo cilvēkiem parasti ir nepatīkami par šādiem datiem. Patiesībā skaidra datu stratēģija un darbinieku informēšana par to var palielināt vispārējo apmierinātību, ja tā tiks izmantota, lai uzlabotu viņu labklājību.

Tomēr, lai izveidotu uz datiem balstītu lauka pakalpojumu uzņēmumu, būs nepieciešama zināma digitalizācija. Parasti tas nozīmē integrēt programmatūru visā uzņēmumā. Lai gan ir daudz iespēju, šim uzņēmumam būs jāievieš lauka pakalpojumu plānošanas rīks. Parasti tie ietilpst specializētā lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūrā. Tā kā tie ir “viss vienā” risinājumi, lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūra nāk ar veselu virkni rīku, piemēram, specializētu mobilo lietotni, uzlabotu informācijas apkopošanu, atrašanās vietas izsekošanu utt.

Vieglāk ar lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūru

Tiem, kas vēlas uzlabot darbu plānošanu, optimizēt kalendāra pārvaldību un samazināt darbības izmaksas, lauka pakalpojumu pārvaldības un plānošanas programmatūra kļūst neaizstājama. Daudzās nozarēs uzņēmumiem ir jāpaļaujas uz dažādiem rīkiem un dažādām programmatūrām, lai iegūtu nepieciešamo informāciju. Patiesībā parasti tiek izveidots tehnoloģiju kopums (piemēram, vairāki desmiti dažādu programmatūru). Pēc tam uzņēmumiem ir jātiek galā ar to, kā visu šo kaudzi kaut kādā veidā salikt kopā un visu laiku to pārvaldīt.

Lauka pakalpojumu pārvaldībā šādi sarežģīti tehnoloģiskie risinājumi nav nepieciešami. Šādās programmatūrās iekļautie funkciju komplekti parasti ietver visu, kas nepieciešams darbības efektivitātei. FSM programmatūra ietver lauka pakalpojumu plānošanas programmatūru, izsekošanas rīkus un citus svarīgus līdzekļus.

Lauka pakalpojumu plānošanas programmatūras funkcijas, kam jāpievērš uzmanība

Mazie uzņēmumi

Tiem, kas tikai sāk strādāt lauka pakalpojumu jomā, nav jāmeklē kādas uz mākslīgo intelektu balstītas funkcijas, kas spētu pārsteigt prātu. Ir trīs galvenie aspekti, kas jāaptver, ja ir neliels darbinieku skaits un katru dienu tiek saņemti jauni uzdevumi:

1. Plānošana un nosūtīšana. Plānošanas programmatūra ir jāievieš neatkarīgi no uzņēmuma lieluma. Tehniskā personāla grafiku veidošana kļūs par uzņēmuma mugurkaulu turpmākajā darbībā. Labi pārzinot nosūtīšanas vadlīnijas un grafikus uzreiz pēc tam pozitīvi ietekmēs uzņēmējdarbību.
2. Kontaktu pārvaldība. Informācijas par kontaktpersonām un klientiem marķēšana un atzīmēšana ievērojami ietekmē darba plānošanu. Turklāt pareiza marķēšana sniedz labāku pārskatu par uzņēmuma stāvokli.
3. Darba pasūtījumu pārvaldība. Darba pasūtījumu pārvaldības ieviešana lauka pakalpojumu plānošanas programmatūrā ir izdevīga visiem trim galvenajiem dalībniekiem – klientam, tehniķim un atbalsta birojam. Pastāvīga darba statusa atjauninājumu, reāllaika informācijas un jaunāko ziņu par uzdevumiem pieejamība ļauj visiem iegūt pienācīgu pārskatu un nodrošina iespēju labāk plānot uzdevumus.

Mazajiem uzņēmumiem ir jārūpējas tikai par pašām nepieciešamākajām lietām (labi pārvaldīta nosūtīšana, lielisks klientu serviss, optimizēti grafiki). No tiem vissvarīgākais ir pēc iespējas ātrāk ieviest plānošanas programmatūru.

Turpmākie uzlabojumi, piemēram, ziņošana un analīze, var kaitēt, un tā vietā, lai ietaupītu laiku, var radīt zaudējumus. Optimizācijas šajā brīdī nav nepieciešamas. Turklāt, visticamāk, būs lielas informācijas nepilnības, kas var novest pie nepareiziem secinājumiem.

Vidēja lieluma uzņēmums

Kad klientu bāze ir paplašinājusies un ir daudz darbinieku gan back office, gan lokālajā birojā, darbības pārvaldība kļūst ievērojami sarežģītāka. Ar lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūru, kurā ir tikai trīs iepriekš minētās funkcijas, vairs nepietiek. Pretējā gadījumā piekļuve izaugsmei būs ļoti ierobežota.

1. Rēķinu izrakstīšana un rēķinu izrakstīšana. Palielinoties klientu bāzei, palielinās arī dienā sagatavoto dokumentu skaits. Par katru darbu un aprīkojuma apkalpošanu tiks sagatavoti rēķini. Vienlaikus, pieaugot darbinieku skaitam, palielinās arī uzņēmuma mainīgās izmaksas. Nepieciešama kļūst piekļuve automatizētai rēķinu un rēķinu izrakstīšanai.
2. Mobilās iespējas. Mobilās ierīces nodrošina divas atšķirīgas priekšrocības – saziņu starp darbiniekiem, tehniskajiem darbiniekiem un klientiem. Klientiem ir mazāka iespēja palaist garām svarīgu informāciju (piemēram, ka kavē tehniķis), ja viņi saņem ziņojumu, izmantojot e-pasta paziņojumus. Turklāt mobilās lietotnes un ierīces nodrošina dažas izsekošanas funkcijas, ko var izmantot, lai optimizētu grafiku un ceļojumus.
3. Ziņošana un analīze. Dati būs turpmākās izaugsmes pamatā. Tā jau ir lielākajai daļai uzņēmumu visā pasaulē. Piekļuve detalizētai un detalizētai informācijai var dot iespēju novērtēt darbu, plānošanu, pakalpojumu efektivitāti un daudz ko citu. Vidējiem uzņēmumiem izaugsme bieži vien būs tieši saistīta ar spēju strādāt ar informāciju.

Vadīt vidēja lieluma uzņēmumu nozīmē iet tālāk par nepieciešamajām lietām. Lai gan izcila klientu apkalpošana, dispečeru darbs un savlaicīga nokļūšana uz vietām un tikšanās reizēm joprojām ir pamatelementi, ir nepieciešama paplašināšanās.

Galvenokārt izklāstītajām funkcijām jāaptver ceļošanas un apkalpošanas pamatautomatizācija. Protams, pilnībā automatizēt rēķinu izrakstīšanu, izsekošanu un rēķinu izrakstīšanu varētu būt sarežģīti (un dažkārt nevajadzīgi), tomēr ir nepieciešams izveidot pamatu turpmākajiem uzlabojumiem. Turklāt, uzņēmumam paplašinoties, pieaugs pārvaldāmo daļu skaits. Nepieciešamība strādāt ar tām bez atbilstoša programmatūras atbalsta, visticamāk, kavēs izaugsmi.

Uzņēmuma līmeņa uzņēmējdarbība

Kad uzņēmumi sasniedz uzņēmumu līmeni, ir mazāk rūpju par tādām lietām kā jaunu darbavietu pieejamība. Tas vairāk attiecas uz dispečerības, grafiku sastādīšanas un pašreizējo darba vietu efektivitātes optimizāciju. Ja simtiem darbinieku ir izkaisīti pa visām iespējamām vietām un servisa tehniķi strādā ar neiespējami daudziem klientiem, ievērojami pieaug varbūtība, ka kaut kur tiks zaudēta nauda, laiks vai resursi. Tāpēc programmatūras funkcijas, kas ir vissvarīgākās uzņēmumu līmeņa uzņēmumiem, visvairāk attiecas uz procesu optimizāciju:

1. Krājumu pārvaldība. Kad uzņēmums aptver desmitiem klientu, ļoti svarīga kļūst aprīkojuma atrašanās vieta, kvalitāte un pieejamība. Programmatūrai būs jānodrošina precīza precizitāte un augstas kvalitātes informācija par katra furgona vai autoparka stāvokli. Ja netiks uzskaitīts aprīkojums (piemēram, kāpnes), dispečers var kļūdīties, izvēloties pareizo darbu. Tad rastos vēl virkne problēmu – grafika neievērošana, neapmierināts klients un neapmierināta komanda.
2. GPS izsekošana. Ja GPS izsekošana nebija atrisināta iepriekšējā posmā, tagad tā ir obligāta. Sekot līdzi veselam kravas automobiļu un tehniķu parkam ir sarežģīts uzdevums. Pieaugot tikšanās reižu un uzdevumu skaitam dienā, palielinās arī visos servisa posmos iesaistīto cilvēku skaits. Tādējādi bez izsekošanas reāllaikā dispečeri var pieļaut ievērojami vairāk kļūdu. Turklāt, nodrošinot komandām reāllaika informāciju par tehniķu pieejamību, uzņēmums var optimizēt punktualitāti, ko klienti bieži vien augstu vērtē.
3. Mobilie maksājumi. Pat ar vislabāko rēķinu programmatūru maksājumi notiek lēni. Parasti maksājuma saņemšana var aizņemt no 4 līdz 22 dienām, ja ir simtiem vai tūkstošiem pasūtījumu, pieaug neveiksmīgu maksājumu risks. Turklāt nauda uz kādu laiku tiek iesaldēta pat tad, ja klienti vienmēr ir precīzi veikuši maksājumus. Iegādājoties risinājumu, kas nodrošina digitālo parakstu un mobilos maksājumus reālajā laikā, ievērojami samazināsiet uzņēmumam radīto stresu un ietaupīsiet laiku.

Pēc uzņēmuma līmeņa programmatūras daudz kas vairs nav atlicis, jo visas būtiskākās programmatūras funkcijas ir ietvertas. Turpmākie uzlabojumi varētu ietvert tīmekļa API izmantošanu, datu pārvaldības ieviešanu (lai nodrošinātu pareizu informācijas izmantošanu), reāllaika grafika pielāgošanas algoritmus un citus optimizācijas ceļus. Tomēr pat uzņēmumu līmeņa uzņēmumiem pietiks, lai optimāli izpildītu visus uzdevumus.

Secinājums

Katras kalendārās dienas grafika pārvaldība un optimizācija ir kaut kas tāds, ar ko nākas saskarties ikvienam lauka pakalpojumu uzņēmumam. Būtībā darba efektivitātes optimizācija galvenokārt tiek veikta, izmantojot atbilstoši sadalītu grafiku un ļoti pieredzējušu dispečeru.

Lai uzlabotu dispečeru darbu un darbu plānošanu, progresīvi lauka pakalpojumu uzņēmumi izmanto vadības programmatūru. Šādas programmatūras izmantošana ļauj šiem uzņēmumiem nodrošināt vislabāko iespējamo pakalpojumu sniegšanu visos darbos, ievērojot precīzu grafiku.

Meklējat veidus, kā maksimāli izmantot visus darbus un tikšanās reizes? Frontu lauka pakalpojumu pārvaldības programmatūra var nodrošināt jūs ar visiem nepieciešamajiem rīkiem, lai sniegtu vislabāko iespējamo pakalpojumu tieši pēc grafika. Mūsu specializētā komanda iepazīstinās jūs ar visiem veidiem, kā mūsu programmatūra var palīdzēt jūsu uzņēmumam.