Saha Hizmet Yönetimi Şirketleri İçin Çizelgeleme Temelleri
Author: Arūnas Eitutis | 3 Eylül, 2024
Kötü çizelgeleme kötü kaynak tahsisine, işletme maliyetlerinin artmasına, müşteri memnuniyetinin azalmasına ve diğer kötü sonuçlara yol açar. En kötü senaryoda, kaynak planlaması gerekli bakımın zamanında yapılamamasına yol açabilir. Bu nedenle, planlama uygulamalarını ve trendleri sürekli olarak takip etmek, mobil işgücü kullanan her işletme için bir gerekliliktir.
İyi bir programlama ilk başta basit görünebilir. Sonuçta her şey doğru insanları doğru zamanda bir yere götürmekle ilgilidir. Ancak saha hizmetleri yönetiminde biraz deneyimi olanlar, işlerin ne kadar sık ters gidebileceğini ve beklendiği gibi sonuçlanmayabileceğini bilirler.
Bu nedenle, önceden planlama yapmak ve biraz boşluk bırakmak iyi bir fikirdir. Beklenmedik olaylara her zaman yol açmanın dışında, uygun kaynak tahsisi genellikle birkaç adımı takip eder:
Bunların hepsi, saha hizmeti planlaması hakkında düşünürken akılda tutulması gereken kılavuzlardır. Çok fazla gibi görünse de, bunların hepsi bir gerekliliktir. Böylesine karmaşık bir iş modeli için planlama yapmak kolay olamaz.
Neyse ki, saha hizmeti planlaması raporlama ve analiz yoluyla iyileştirilebilir. Mobil uygulamalar, kapsamlı kayıtlar ve saha servis yönetimi yazılımı aracılığıyla bilgi toplamak büyük faydalar sağlayabilir. Sonuçta, bu tür bilgiler olmadan, iş programını iyileştirmek neredeyse imkansızdır, çünkü tek dayanak müşteri geri bildirimleri ve teknisyen notlarıdır – her ikisi de gerçekten objektif değildir.
Genellikle saha hizmeti işletmeleri, gerekli tüm bileşenleri yönetmelerine yardımcı olan bir programlama yazılımı kullanır. Bazıları yazılım olmadan da etkili programlar tutmayı başarırken, özel çözümler uygulamamak, önemli bilgilere erişimi kaybetmek ve gereğinden uzun iş akışları anlamına gelir. Genellikle programlama yazılımından kaçınmak için iyi bir neden yoktur.
Tüm dünya son zamanlarda veri konusunda çılgına dönmüş durumda ve bunun iyi bir nedeni var. Objektif bilgi olmadan iş süreçlerini ancak bir yere kadar iyileştirebilirsiniz. Seyahat süreleri, ekipman kayıtları, saha servis notları ve diğer önemli bilgiler gibi veriler, herhangi bir değişikliğin doğru yönde yapılmasını sağlayabilir. Ayrıca, gerçek zamanlı bilgilere sahip olmak (bir servis ekibinin GPS konumu gibi) işletmelerin kaynakları daha etkili bir şekilde takip etmesine ve yönetmesine olanak tanır.
Ancak verilerin planlama ve saha hizmetlerinde doğru şekilde kullanılabilmesi için çeşitli üretim noktalarıyla bağlantılı olması gerekir. İlk olarak, arka ofis her zaman teknisyenlere ve müşterilere bağlı olmalıdır. Bilgi her zaman eninde sonunda arka ofise akmalıdır. İdeal olarak, gerçek zamanlı tepki verme olanağı sağlayacağı için mümkün olduğunca çabuk ulaşmalıdır.
Arka ofis için bilgiler, iş planlama stratejisi oluşturma ve iş operasyonlarını optimize etme gibi daha üst düzey planlama fırsatları sağlamak için gereklidir. Toplanan bilgilerden işle ilgili içgörüler elde etmek için analitik gerekecektir. Bununla birlikte, veri odaklı stratejilerin doğru şekilde uygulanması zaman kazandıracak, görevlerin yönetilmesine yardımcı olacak ve teknisyenlerin verimliliğini artıracaktır.
İkinci olarak, saha servis teknisyenleri yalnızca arka ofisle her zaman bağlantıda olmakla kalmamalı, aynı zamanda her zaman yüksek kaliteli bilgi üretmelidir. Analitik için kullanılacağından, saha notları, günlükler ve şirket içi çalışmaya ilişkin diğer belgeler son derece ayrıntılı olmalıdır. Veri üretimi için kılavuzlar ve standartlaştırılmış prosedürler oluşturmak, hem saha hizmeti operasyonlarının (bir hata durumunda geri dönmek zorunda kalmadan programları serbest bırakarak) hem de diğer çalışanların çalışmalarının verimliliğini büyük ölçüde artıracaktır.
Üçüncüsü, her müşteriden derinlemesine bilgi toplamak ve iş ayrıntılarıyla ilgili geri bildirimleri izlemek de en uygun teknisyen programlarının oluşturulmasına yardımcı olur. Hangi teknik becerilerin gerekli olabileceğini daha iyi kavramanın dışında, geri bildirim toplamak iş fırsatları yaratabilir. Servis sırasında yaklaşan randevular veya yeni iş gereklilikleri hakkında basit bir şikayet veya hazırlıksız bir yorum, üst satış (örneğin yeni ekipman veya yazılım) fırsatları hakkında bilgi sağlayabilir. Böyle bir durum, bir işletmenin söz konusu yere sosyal becerileri gelişmiş bir mühendis göndermesine olanak sağlayabilir.
Bazı insanlar bir mobil uygulama veya diğer araçlar aracılığıyla bilgi toplanması konusunda tedirginlik duysa da, günümüzde tüm bunlar bir iş gerekliliğidir. Neyse ki, insanlar genellikle bu tür verilerden tedirgin olduğu için hiçbir kişisel bilgi toplanmadığı takdirde korkuların çoğu büyük ölçüde azaltılabilir. Aslında, net bir veri stratejisine sahip olmak ve çalışanları bu konuda bilgilendirmek, refahlarını iyileştirmek için kullanılacaksa genel memnuniyeti artırabilir.
Ancak veri odaklı bir saha hizmetleri şirketi oluşturmak için bir miktar dijitalleşme gerekecektir. Bu da genellikle yazılımın tüm şirkete entegre edilmesi anlamına gelir. Birçok seçenek olsa da, bu şirketin bir saha planlama aracı uygulaması gerekecektir. Bunlar genellikle özel saha servis yönetimi yazılımlarının içinde yer alır. Hepsi bir arada çözümler olduklarından, saha servis yönetimi yazılımı özel bir mobil uygulama, gelişmiş bilgi toplama, konum izleme vb. gibi bir dizi araçla birlikte gelir.
İş planlamasını iyileştirmek, takvim yönetimini optimize etmek ve işletme maliyetlerini azaltmak isteyenler için saha servis yönetimi ve planlama yazılımı vazgeçilmez hale gelir. Birçok sektörde şirketler gerekli bilgileri elde etmek için çeşitli araçlara ve farklı yazılımlara güvenmek zorundadır. Aslında, genellikle bir teknoloji yığını (örneğin düzinelerce farklı yazılım) oluşturulur. Şirketler daha sonra tüm bu yığını bir şekilde bir araya getirme ve her zaman yönetme zahmetine katlanmak zorundadır.
Saha servis yönetiminde bu tür karmaşık teknolojik çözümler gerekli değildir. Bu tür yazılımlarda bulunan özellik setleri genellikle operasyonel verimlilik için gerekli olan her şeyi içerir. FSM yazılımı, saha servis planlama yazılımını, izleme araçlarını ve diğer önemli varlıkları beraberinde getirir.
Saha hizmeti işine yeni adım atanların akıllara durgunluk veren, yapay zeka tabanlı özellikler aramasına gerek yok. Az sayıda çalışan ve her gün gelen yeni işler söz konusu olduğunda ele alınması gereken üç temel husus vardır:
Küçük işletmelerin yalnızca temel gerekliliklere (iyi yönetilen sevkiyat, mükemmel müşteri hizmetleri, optimize edilmiş programlar) dikkat etmesi gerekir. Bunlar arasında, planlama yazılımını mümkün olan en kısa sürede uygulamak en önemlisidir.
Raporlama ve analitik gibi daha ileri gelişmeler zaman kazandırmak yerine zarar verebilir ve kaybettirebilir. Optimizasyonlar bu noktada gerekli değildir. Ayrıca, kötü sonuçlara yol açabilecek büyük bilgi boşlukları olması muhtemeldir.
Müşteri tabanı büyüdüğünde ve hem arka ofiste hem de şirket içinde çok sayıda çalışan olduğunda, operasyon yönetimi önemli ölçüde daha karmaşık hale gelir. Sadece yukarıda listelenen üç özelliği taşıyan bir saha servis yönetimi yazılımına sahip olmak artık yeterli değildir. Aksi takdirde, büyümeye erişim ciddi şekilde kısıtlanacaktır.
Orta ölçekli bir işletmeyi yönetmek, gerekliliklerin ötesine geçmek anlamına gelir. Mükemmel müşteri hizmetleri sunmak, sevkiyatın başında kalmak ve konumlara ve randevulara zamanında ulaşmak yapı taşları olmaya devam ederken, genişlemeye ihtiyaç vardır.
Öncelikle, ana hatlarıyla belirtilen özellikler seyahat ve hizmetin temel otomasyonunu kapsamalıdır. Elbette faturalama, takip ve faturalandırmayı tamamen otomatikleştirmek zor (ve bazen gereksiz) olabilir, ancak daha fazla geliştirme için temel oluşturmak gereklidir. Buna ek olarak, şirket genişledikçe yönetilmesi gereken parça sayısı da artacaktır. Bunları uygun yazılım desteği olmadan çalıştırmak zorunda kalmak büyümeyi engelleyebilir.
İşletmeler kurumsal seviyeye ulaştığında, yeni işlerin mevcudiyeti gibi konularla daha az ilgilenmeye başlarlar. Daha çok sevkiyat, programlama ve mevcut iş verimliliğini optimize etmekle ilgilidir. Akla gelebilecek her yere dağılmış yüzlerce çalışan ve inanılmaz sayıda müşteriyle çalışan servis teknisyenleri olduğunda, bir yerlerde para, zaman veya kaynak kaybı olasılığı önemli ölçüde artar. Bu nedenle, kurumsal düzeydeki şirketler için en önemli yazılım özellikleri en çok süreç optimizasyonu ile ilgilidir:
Kurumsal düzeydeki yazılımdan sonra, tüm temel yazılım özellikleri kapsanmış olduğundan geriye pek bir şey kalmamaktadır. Diğer geliştirmeler arasında web tabanlı API’lerin kullanımı, veri yönetişiminin (bilginin doğru kullanımını sağlamak için) tanıtımı, gerçek zamanlı program ayarlama algoritmaları ve diğer optimizasyon yolları yer alabilir. Bununla birlikte, kurumsal düzeydeki işletmeler bile tüm işleri en iyi şekilde tamamlamak için yeterli olacaktır.
Her takvim gününde her programı yönetmek ve optimize etmek zorunda olmak, her saha hizmeti şirketinin uğraşması gereken bir şeydir. Özünde, iş verimliliğini optimize etmek esas olarak uygun şekilde tahsis edilmiş bir program ve son derece deneyimli sevkiyat yoluyla yapılır.
Sevkiyat ve iş planlaması çalışmalarını iyileştirmek için gelişmiş saha hizmeti şirketleri yönetim yazılımı kullanır. Bu tür bir yazılımın kullanılması, bu şirketlerin tüm işlerde mümkün olan en iyi hizmeti mükemmel bir programla sunmalarına olanak tanır.
Tüm işlerden ve randevulardan en iyi şekilde yararlanmanın yollarını mı arıyorsunuz? Frontu saha hizmet yönetimi yazılımı size mümkün olan en iyi hizmeti tam zamanında sunmanız için gerekli tüm araçları sağlayabilir. Özel ekibimiz, yazılımımızın işinize nasıl fayda sağlayabileceği konusunda size yol gösterecektir.
Link copied!