Planavimo pagrindai lauko paslaugų valdymo įmonėms

Tinkamas planavimas yra lauko paslaugų įmonės pagrindas. Nors daugumoje įmonių laiko valdymas gali būti vidutinio sunkumo problema, lauko paslaugų įmonės neturi tokios prabangos, nes tai labai svarbus klausimas. Kadangi visas verslo modelis sukasi apie lauko darbuotojų siuntimą į kelias vietas atlikti daugybę skirtingų operacijų, tinkamas planavimas turi įtakos viskam.

Blogas planavimas lemia netinkamą išteklių paskirstymą, didėjančias veiklos sąnaudas, mažesnį klientų pasitenkinimą ir kitus nemalonius rezultatus. Blogiausiu atveju dėl išteklių planavimo gali būti laiku neatliekama būtina techninė priežiūra. Todėl nuolat stebėti planavimo praktiką ir tendencijas yra būtina bet kurioje įmonėje, kurioje dirba mobilioji darbo jėga.

Planavimo pradžia

Geras planavimas iš pradžių gali atrodyti paprastas. Juk svarbiausia, kad tinkami žmonės atvyktų į vietą tinkamu laiku. Tačiau turintys tam tikros patirties lauko paslaugų valdymo srityje žino, kaip dažnai viskas gali pakrypti ne taip, kaip tikėtasi.

Todėl pravartu planuoti iš anksto ir su tam tikra atsarga. Tinkamas išteklių paskirstymas paprastai susideda iš keleto etapų, be to, kad visada reikia numatyti galimybę nenumatytiems atvejams:

1. Tinkamas sėkmės apibrėžimas. Darbuotojai visada turėtų žinoti, kaip turėtų atrodyti sėkmingas darbas. Surašydami tinkamas gaires, kas laikoma “atliktu darbu”, pašalinkite bet kokius galimus painiavos šaltinius lauko technikams.
2. Kelionės ir maršruto trukmė. Dauguma įmonių apie maršrutus ir keliones galvoja kaip apie tam tikrą ilgį, paprastai trumpiausią įmanomą atstumą tarp dviejų taškų. Tačiau gerai planuojant maršrutą atsižvelgiama į tai, kokie sudėtingi gali būti keliai ir kaip gerai juos pažįsta lauko technikas. Trumpai tariant, GPS sekimas ir matavimas nėra galutinis maršruto planavimo tikslas.
3. Atidžiai sekite įgūdžius. Lauko paslaugų planavimas nėra susijęs su darbo ar darbų atlikimu per trumpiausią laiką. Svarbiausia, kad geriausias specialistas atliktų tinkamą darbą tinkamam klientui. Kartais tai gali reikšti, kad reikia siųsti žmogų iš toliau ir prarasti laiko. Jei nenaudojama lauko paslaugų planavimo programinė įranga, teks naudoti paprastą “Excel” lentelę arba reliacinę duomenų bazę.
4. Apsvarstykite minkštuosius įgūdžius. Vienas iš trijų pagrindinių sėkmę lauko paslaugų srityje lemiančių veiksnių yra klientų pasitenkinimas. Nors vienas inžinierius gali pasižymėti puikiais techniniais įgūdžiais, tai ne visada užtikrins išskirtinę klientų patirtį. Kai kuriems klientams gali prireikti daugiau bendravimo ar pokalbių, kad jie būtų visiškai patenkinti. Kartais geriausias inžinierius bus tas, kuris patinka klientui, o ne tas, kuris geriausiai atliks darbą. Stebint klientų darbo istoriją ir išsamiai užsirašant paslaugų detales, galima sužinoti tokią informaciją. Paprastai tokiais atvejais pagalbinę informaciją įrašyti gali padėti lauko paslaugų valdymo programinė įranga.
5. Apibrėžkite darbo reikalavimus. Kurdami programinę įrangą, techniniai darbuotojai tikisi, kad klaidų ataskaitos bus pateiktos pagal tam tikrą struktūrą, kurioje nurodyti svarbiausi faktai ir lūkesčiai. Lauko paslaugų srityje neturėtų būti kitaip. Norint tinkamai suplanuoti darbus, reikėtų labai aiškiai išdėstyti reikalavimus ir detales (pavyzdžiui, vietą, remontuojamos įrangos ir prietaiso amžių, reikalingus sertifikatus, prioritetą ir t. t.). Tokiu būdu bus daug didesnė tikimybė, kad lauko serviso darbuotojai atsineš tinkamus įrankius, pasiims reikiamus lauko užrašus ir atliks reikiamą techninę priežiūrą.
6. Kartu mokykite technikus ir inžinierius. Gerą planavimą palengvina tai, kad reikia stebėti mažiau duomenų. Jei visų jūsų technikų įgūdžiai ir išsilavinimas labai skiriasi, tai bus papildomas dalykas, į kurį reikia atsižvelgti. Kiekvienas duomenų taškas arba mažina planavimo efektyvumą, arba didina planų kūrimo laiką. Bet kokiu atveju, jei laikysite, kad visi inžinieriai ir technikai yra maždaug to paties įgūdžių lygio, tai padės sutaupyti daug rankinio darbo.
7. Turėkite parengtas siuntimo gaires. Tai paprasta – dispečerinės darbuotojai vis dar yra žmonės. Be gairių jie gali pradėti teikti pirmenybę vieniems lauko technikams, o ne kitiems. Nors trumpą laiką netinkamas ilgalaikis darbo vietų valdymas nesukels verslui didžiulių problemų, ilgainiui jų kils. Šios problemos kils, nes daugelis lauko paslaugų verslo darbuotojų įgūdžius įgyja būdami darbo vietoje. Taigi tų pačių žmonių siuntimas į pasikartojančius darbus riboja jų augimą ir gali sumažinti bendrą mobiliosios darbo jėgos efektyvumą.
8. Įdiegti programinę įrangą. Kai kurie gali priešintis naujos ir nematytos programinės įrangos diegimui. Tačiau dabartinėje aplinkoje įmonės turi daryti viską, kas aukščiau išvardyta, kad neatsiliktų nuo konkurentų. Planavimo programinė įranga yra vienas iš tokių pažangiausių sprendimų. Ji paprasčiausiai leidžia įmonei žymiai lengviau valdyti tvarkaraščius.

Tai gairės, kurias reikia turėti omenyje galvojant apie lauko paslaugų planavimą. Nors tai gali atrodyti daug, tačiau visos jos yra būtinos. Tokio sudėtingo verslo modelio planavimas tiesiog negali būti paprastas.

Laimei, lauko paslaugų planavimą galima patobulinti naudojant ataskaitas ir analizę. Informacijos rinkimas naudojant mobiliąsias programėles, išsamius žurnalus ir lauko paslaugų valdymo programinę įrangą gali duoti didžiulę naudą. Juk be tokios informacijos pagerinti darbų grafiką beveik neįmanoma, nes vienintelis dalykas, kuriuo galima vadovautis, yra klientų atsiliepimai ir technikų užrašai, kurie nėra tikrai objektyvūs.

Paprastai lauko paslaugų įmonės naudoja planavimo programinę įrangą, kuri padeda valdyti visus būtinus komponentus. Nors kai kurios vis dar sugeba išlaikyti veiksmingus tvarkaraščius be programinės įrangos, neįdiegus specialių sprendimų prarandama prieiga prie svarbios informacijos ir darbo eiga užtrunka ilgiau nei būtina. Dažnai paprasčiausiai nėra rimtos priežasties vengti planavimo programinės įrangos.

Duomenų naudojimas darbo vietų planavimui tobulinti

Pastaruoju metu pasaulis pamišęs dėl duomenų ir tam yra rimta priežastis. Be objektyvios informacijos galima tik tiek patobulinti verslo procesus. Tokie duomenys, kaip kelionės laikas, įrangos žurnalai, lauko paslaugų užrašai ir kita svarbi informacija, gali užtikrinti, kad bet kokie pokyčiai būtų atliekami teisinga linkme. Be to, turėdamos informaciją realiuoju laiku (pavyzdžiui, serviso komandos GPS padėtį), įmonės gali efektyviau stebėti ir valdyti išteklius.

Tačiau norint tinkamai naudoti duomenis planavimui ir lauko paslaugoms, jie turi būti sujungti su keliais gamybos taškais. Pirma, pagalbinė tarnyba visada turi būti sujungta su technikais ir klientais. Galiausiai informacija visada turėtų patekti į galinį biurą. Geriausia, kad ji pasiektų kuo greičiau, nes tai suteiktų galimybę reaguoti realiuoju laiku.

Informacija pagalbinėms tarnyboms reikalinga tam, kad būtų galima atlikti aukštesnio lygio planavimą, pavyzdžiui, sukurti darbo planavimo strategiją ir optimizuoti verslo operacijas. Norint iš surinktos informacijos gauti verslo įžvalgų, reikės analizės. Tačiau tinkamai įgyvendinus duomenimis grindžiamas strategijas, bus sutaupyta laiko, lengviau valdyti užduotis ir padidės technikų efektyvumas.

Antra, aptarnavimo vietoje specialistai turėtų ne tik visada palaikyti ryšį su tarnybine stotimi, bet ir visada teikti aukštos kokybės informaciją. Kadangi ji bus naudojama analizei, lauko užrašai, žurnalai ir kiti vietoje atliekamo darbo dokumentai turi būti labai išsamūs. Sukūrus duomenų rengimo gaires ir standartizuotas procedūras, labai padidėtų tiek lauko paslaugų teikimo operacijų efektyvumas (nes nereikėtų grįžti prie grafikų, jei būtų padaryta klaida), tiek kitų darbuotojų darbo efektyvumas.

Trečia, išsamios informacijos rinkimas iš kiekvieno kliento ir atsiliepimų apie darbo detales stebėjimas taip pat padeda sudaryti optimalius technikų grafikus. Be to, kad geriau suprastumėte, kokių techninių įgūdžių gali prireikti, renkant atsiliepimus gali atsirasti verslo galimybių. Paprastas skundas ar komentaras apie artėjančius susitikimus ar naujus verslo reikalavimus aptarnavimo metu gali suteikti informacijos apie pardavimo (pvz., naujos įrangos ar programinės įrangos) galimybes. Toks atvejis leistų įmonei į vietą nusiųsti inžinierių, turintį išlavintų minkštųjų įgūdžių.

Nors kai kurie žmonės gali jaustis nejaukiai dėl to, kad informacija renkama naudojant mobiliąją programėlę ar kitas priemones, šiandien visa tai yra verslo būtinybė. Laimei, daugumą baimių galima gerokai sumažinti, jei niekada nerenkama jokia asmeninė informacija, nes žmonės paprastai nerimauja dėl tokių duomenų. Tiesą sakant, turint aiškią duomenų strategiją ir apie ją informuojant darbuotojus, gali padidėti bendras pasitenkinimas, jei ji bus naudojama jų gerovei gerinti.

Tačiau norint sukurti duomenimis pagrįstą lauko paslaugų įmonę, reikės tam tikro skaitmeninimo. Paprastai tai reiškia, kad reikia integruoti programinę įrangą visoje įmonėje. Nors yra daugybė galimybių, ta įmonė turės įdiegti lauko paslaugų planavimo priemonę. Paprastai jos būna specialioje lauko paslaugų valdymo programinėje įrangoje. Kadangi tai yra “viskas viename” sprendimai, lauko paslaugų valdymo programinė įranga turi daugybę priemonių, pavyzdžiui, specialią mobiliąją programėlę, patobulintą informacijos rinkimą, vietos stebėjimą ir pan.

Lengviau su lauko paslaugų valdymo programine įranga

Norintiems patobulinti darbų planavimą, optimizuoti kalendoriaus valdymą ir sumažinti veiklos sąnaudas, lauko paslaugų valdymo ir planavimo programinė įranga tampa nepakeičiama. Daugelyje pramonės šakų įmonės, norėdamos gauti reikiamą informaciją, turi pasikliauti įvairiomis priemonėmis ir skirtinga programine įranga. Tiesą sakant, paprastai sukuriamas technologijų paketas (pvz., dešimtys skirtingų programų). Tuomet įmonėms tenka rūpintis, kaip visą tą steką kažkaip sulipdyti ir nuolat jį valdyti.

Lauko paslaugų valdyme tokie sudėtingi technologiniai sprendimai nėra būtini. Tokioje programinėje įrangoje esantys funkcijų rinkiniai paprastai apima viską, ko reikia veiklos efektyvumui užtikrinti. FSM programinė įranga apima lauko paslaugų planavimo programinę įrangą, stebėjimo priemones ir kitus svarbius išteklius.

Lauko paslaugų planavimo programinės įrangos funkcijos, į kurias reikia atkreipti dėmesį

Smulkusis verslas

Tiems, kurie dar tik pradeda dirbti lauko paslaugų versle, nereikia ieškoti protu nesuvokiamų, dirbtiniu intelektu pagrįstų funkcijų. Esant nedideliam darbuotojų skaičiui ir kasdien gaunant naujų užduočių, reikia atsižvelgti į tris pagrindinius aspektus:

1. Planavimas ir išsiuntimas. Planavimo programinė įranga turi būti įdiegta nepriklausomai nuo įmonės dydžio. Technikų grafikų sudarymas taps tolesniu įmonės pagrindu. Gerai žinodami siuntimo gaires ir tvarkaraščius iš karto turėsite teigiamą poveikį verslui.
2. Kontaktų valdymas. Ženklinimas ir informacijos apie kontaktus ir klientus žymėjimas turi didelę įtaką darbo planavimui. Be to, tinkamas ženklinimas leidžia geriau apžvelgti verslo būklę.
3. Darbų užsakymų valdymas. Į lauko paslaugų planavimo programinę įrangą įdiegtas darbo užsakymų valdymas naudingas visiems trims pagrindiniams dalyviams – klientui, technikui ir pagalbiniam biurui. Visada turėdami darbo būklės atnaujinimus, realiuoju laiku prieinamą informaciją ir naujausias žinias apie užduotis, visi turi galimybę tinkamai apžvelgti situaciją ir geriau planuoti užduotis.

Mažos įmonės turi pasirūpinti tik būtiniausiais dalykais (gerai valdomu siuntimu, puikiu klientų aptarnavimu, optimizuotais grafikais). Iš jų svarbiausia kuo greičiau įdiegti planavimo programinę įrangą.

Tolesni patobulinimai, pavyzdžiui, ataskaitų rengimas ir analizė, gali būti žalingi ir vietoj to, kad taupytų laiką, jį prarasti. Šiuo metu optimizavimas nėra būtinas. Be to, tikėtina, kad bus didelių informacijos spragų, dėl kurių gali būti daromos klaidingos išvados.

Vidutinio dydžio verslas

Padidėjus klientų skaičiui ir atsiradus daugybei darbuotojų, dirbančių tiek pagalbiniame biure, tiek patalpose, operacijų valdymas tampa gerokai sudėtingesnis. Tiesiog nebeužtenka turėti tik lauko paslaugų valdymo programinę įrangą, kuri turi tik tris pirmiau išvardytas funkcijas. Priešingu atveju galimybės augti bus labai apribotos.

1. Sąskaitų išrašymas ir sąskaitų faktūrų išrašymas. Padidėjus klientų skaičiui, padidėja ir per dieną parengiamų dokumentų skaičius. Kiekvienam darbui ir įrangos aptarnavimui bus išrašomos sąskaitos faktūros. Kartu, didėjant darbuotojų skaičiui, didėja ir kintamosios įmonės sąnaudos. Turėti galimybę automatizuoti sąskaitų faktūrų išrašymą ir išrašymą tampa būtinybe.
2. Mobiliosios funkcijos. Mobilieji įrenginiai suteikia du akivaizdžius privalumus – tai ryšio linija tarp darbuotojų, technikų ir klientų. Mažesnė tikimybė, kad klientai praleis svarbią informaciją (pvz., apie vėluojantį techniką), jei gaus pranešimą per el. pašto pranešimus. Be to, mobiliosios programėlės ir prietaisai suteikia tam tikrų stebėjimo funkcijų, kurias galima naudoti optimizuojant planavimą ir keliones.
3. Ataskaitų rengimas ir analizė. Duomenys bus tolesnio augimo pagrindas. Daugumai įmonių visame pasaulyje jie jau yra. Gavus prieigą prie smulkios ir išsamios informacijos, galima suteikti galimybę įvertinti darbo, planavimo, paslaugų efektyvumą ir daug daugiau. Vidutinio dydžio įmonių augimas dažnai bus tiesiogiai susijęs su gebėjimu dirbti su informacija.

Vadovauti vidutinio dydžio verslui reiškia neapsiriboti vien būtiniausiais dalykais. Nors puikus klientų aptarnavimas, nuolatinis dispečerinis darbas, laiku vykstama į vietą ir į susitikimus išlieka pagrindiniais elementais, reikia plėstis.

Visų pirma, nurodytos funkcijos turėtų apimti pagrindinį kelionių automatizavimą ir aptarnavimą. Žinoma, visiškai automatizuoti atsiskaitymą, stebėjimą ir sąskaitų faktūrų išrašymą gali būti sudėtinga (o kartais ir nereikalinga), tačiau būtina sukurti pagrindą tolesniems patobulinimams. Be to, įmonei plečiantis, reikės valdyti vis daugiau dalių. Tikėtina, kad darbas su jomis be tinkamos programinės įrangos pagalbos stabdys augimą.

Įmonių lygio verslas

Kai įmonės pasiekia įmonių lygį, mažiau rūpesčių kelia tokie dalykai kaip naujų darbo vietų pasiūla. Labiau rūpinamasi siuntimo, planavimo ir esamų darbų efektyvumo optimizavimu. Kai šimtai darbuotojų išsibarstę po visas įmanomas vietoves, o aptarnavimo specialistai dirba su neįmanomai daug klientų, labai padidėja tikimybė, kad kažkur pradings pinigai, laikas ar ištekliai. Todėl programinės įrangos funkcijos, svarbiausios įmonių lygio įmonėms, labiausiai susijusios su procesų optimizavimu:

1. Atsargų valdymas. Kai verslas apima dešimtis klientų, svarbiausia tampa įrangos vieta, kokybė ir prieinamumas. Programinė įranga turės būti skirta tiksliam tikslumui ir aukštos kokybės informacijai apie kiekvieno furgono ar parko būklę teikti. Neįvertinus įrangos (pvz., kopėčių), dispečeris gali suklysti pasirinkdamas tinkamą darbą. Tuomet iškiltų dar daugybė problemų – nesugebėjimas laikytis grafiko, nepatenkintas klientas ir susierzinusi komanda.
2. GPS sekimas. Jei GPS sekimas nebuvo išspręstas ankstesniame etape, dabar jis tampa privalomas. Sekti ištisus mikroautobusų ir technikos parkus yra sudėtinga užduotis. Didėjant susitikimų ir užduočių skaičiui per dieną, didėja ir visuose aptarnavimo etapuose dalyvaujančių žmonių skaičius. Taigi be stebėjimo realiuoju laiku dispečeriai gali padaryti gerokai daugiau klaidų. Be to, suteikus komandoms realiuoju laiku informaciją apie technikų užimtumą, įmonė gali optimizuoti punktualumą, kurį klientai dažnai labai vertina.
3. Mobilieji mokėjimai. Net ir naudojant geriausią sąskaitų faktūrų programinę įrangą, mokėjimai vyksta lėtai. Paprastai mokėjimas gali užtrukti nuo 4 iki 22 dienų, kai yra šimtai ar tūkstančiai darbų, todėl didėja nesėkmingų mokėjimų rizika. Be to, pinigai kuriam laikui įšaldomi, net jei klientai visada laiku atlieka mokėjimus. Įsigijus sprendimą, kuris užtikrina skaitmeninius parašus ir mobiliuosius mokėjimus realiuoju laiku, labai sumažės verslui tenkanti įtampa ir bus sutaupyta laiko.

Po įmonės lygmens programinės įrangos liko nedaug, nes visos esminės programinės įrangos funkcijos yra įtrauktos. Tolesni patobulinimai galėtų apimti žiniatinklio API naudojimą, duomenų valdymo įdiegimą (siekiant užtikrinti tinkamą informacijos naudojimą), tvarkaraščio koregavimo realiuoju laiku algoritmus ir kitus optimizavimo būdus. Tačiau net ir įmonių lygio įmonėms pakaks, kad optimaliai atliktų visus darbus.

Išvada

Kiekvienai lauko paslaugų įmonei tenka tvarkyti ir optimizuoti kiekvieną kalendorinę dieną sudarytą tvarkaraštį. Iš esmės optimizuoti darbo efektyvumą daugiausia padeda tinkamai paskirstytas grafikas ir labai patyręs dispečerinis darbas.

Siekdamos pagerinti siuntimo ir darbų planavimo darbą, pažangios lauko paslaugų įmonės naudoja valdymo programinę įrangą. Naudodamos tokią programinę įrangą šios įmonės gali teikti geriausias įmanomas paslaugas visuose darbuose pagal tobulą grafiką.

Ieškote būdų, kaip maksimaliai išnaudoti visus darbus ir susitikimus? “Frontu” lauko paslaugų valdymo programinė įranga gali suteikti jums visus reikiamus įrankius, kad galėtumėte teikti geriausias įmanomas paslaugas tiksliai pagal grafiką. Mūsų specializuota komanda supažindins jus su visais būdais, kaip mūsų programinė įranga gali būti naudinga jūsų verslui.