Основе планирања за компаније за управљање теренским услугама

Правилно заказивање је окосница компаније за пружање услуга на терену. Док управљање временом може бити умерен проблем у већини предузећа, служба на терену нема тај луксуз јер је то критично питање. Пошто се цео пословни модел врти око слања теренских радника на више локација за обављање више различитих операција, правилно заказивање утиче на све.

Лош распоред доводи до лоше алокације ресурса, повећаних оперативних трошкова, смањеног задовољства купаца и других лоших резултата . У најгорем случају, планирање ресурса може довести до неуспеха да се неопходно одржавање обави на време. Стога је стално праћење пракси и трендова заказивања неопходно у сваком послу који запошљава мобилну радну снагу.

Почетак рада са заказивањем

Добро планирање у почетку може изгледати једноставно. На крају крајева, све је у томе да доведете праве људе на место у право време. Међутим, они са неким искуством у управљању услугама на терену знају колико често ствари могу кренути по злу и не испадну како се очекивало.

Стога је планирање унапред и са мало слободе добра идеја. Осим што увек прави пут за неочекиване појаве, правилна алокација ресурса обично следи неколико корака:

1. Правилна дефиниција успеха . Запослени увек треба да знају како треба да изгледа успешан посао. Писање одговарајућих смерница о томе шта се сматра „урађеним“ уклања све могуће изворе забуне за техничаре на терену.
2. Време путовања и руте . Већина компанија размишља о рутама и путовању као одређеној дужини, обично најкраћој доступној удаљености између две тачке. Међутим, добро планирање руте узима у обзир колико су путеви тешки и колико би техничар на терену могао бити упознат са њима. Укратко, ГПС праћење и мерење није крај-све-би-све планирања руте.
3. Пажљиво пратите вештине . Заказивање службе на терену се не односи на обављање посла или послова у најкраћем временском периоду. Ради се о добијању најбољег техничара на правом послу за правог купца. Понекад то може значити слање неког даљег и губитак на време. Ако се не користи софтвер за заказивање услуга на терену, мораће се користити једноставан Екцел лист или релациона база података.
4. Узмите у обзир меке вештине . Једна од три кључне детерминанте успеха у служби на терену је задовољство купаца. Иако један инжењер може бити бриљантан у својим техничким вештинама, то неће увек пружити изузетно корисничко искуство. Неким купцима ће можда требати више комуникације или разговора за потпуно задовољство. Понекад ће најбољи инжењер бити онај који се допада купцу, а не онај који ће најбоље обавити посао. Праћење историје рада клијената и вођење детаљних белешки о детаљима услуге могу пружити увид у такве информације. Обично софтвер за управљање услугама на терену може помоћи у бележењу помоћних информација за ове случајеве.
5. Дефинишите захтеве посла . У развоју софтвера, технички радници очекују да извештаји о грешкама стигну према одређеној структури која наводи најважније чињенице и очекивања. У служби проповедања не би требало да буде другачије. Да би се правилно распоредили послови, захтеви и детаљи (нпр. локација, старост опреме и уређаја који се поправљају, потребни сертификати, приоритет, итд.) треба да буду наведени на веома јасан начин. На тај начин ће знатно већа вероватноћа да ће радници теренске службе донети одговарајући алат, узети потребне белешке на терену и обавити потребно одржавање.
6. Обучите техничаре и инжењере у тандему. Добро заказивање је лакше ако треба да пратите мање података. Ако сви ваши техничари имају веома различите скупове вештина и образовање, то ће додати додатну ствар коју треба имати на уму. Свака тачка података или смањује ефикасност заказивања или повећава време утрошено на креирање распореда. У сваком случају, ако задржите да су сви инжењери и техничари приближно истог нивоа вештине, то ће уштедети много ручног труда.
7. Имајте смернице за отпрему . Једноставно – запослени у диспечерима су и даље људи. Без смерница, могли би да почну да преферирају одређене техничаре на терену у односу на друге. Иако за кратко време, неправилно дугорочно управљање послом неће изазвати огромне проблеме за посао, на крају ће изазвати проблеме. Ови проблеми ће се десити зато што многи запослени у служби услуга на терену стичу вештине док су на лицу места. Дакле, слање истих људи на послове који се понављају ограничава њихов раст и може смањити укупну ефикасност мобилне радне снаге.
8. Имплементирајте софтвер. Неки могу бити отпорни на примену новог и невидљивог софтвера. Међутим, у тренутном окружењу, предузећа морају да ураде све што је горе наведено да би остала на правом путу са својим конкурентима. Софтвер за планирање је једно од оних најсавременијих решења. То једноставно омогућава компанији да знатно лакше управља распоредима.

Ово су све смернице које треба имати на уму када размишљате о заказивању службе на терену. Иако се може чинити много, све ово је неопходно. Планирање за тако сложен пословни модел једноставно не може бити лако.

Срећом, заказивање услуга на терену може се побољшати путем извештавања и аналитике. Прикупљање информација путем мобилних апликација, обимног евидентирања и софтвера за управљање услугама на терену може донети огромне предности. На крају крајева, без таквих информација, побољшање распореда послова је скоро немогуће јер једино што треба урадити су повратне информације купаца и напомене техничара – и једно и друго није објективно.

Обично, предузећа за услуге на терену користе софтвер за планирање који им помаже да управљају свим потребним компонентама. Иако неки и даље успевају да задрже ефикасне распореде без софтвера, непримењивање наменских решења значи губитак приступа кључним информацијама и дужим радним токовима него што је потребно. Често једноставно не постоји добар разлог да се избегне заказивање софтвера.

Коришћење података за побољшање распореда послова

Свет је у последње време полудео за подацима и то са добрим разлогом. Само до сада можете побољшати пословне процесе без објективних информација. Подаци као што су времена путовања, евиденција опреме, белешке о сервису на терену и друге важне информације могу да обезбеде да се све промене ураде у исправном правцу. Поред тога, поседовање информација у реалном времену (као што је ГПС позиција сервисног тима) омогућава предузећима да ефикасније прате ресурсе и управљају њима.

Међутим, да би се подаци правилно користили за заказивање и службу на терену, они морају бити међусобно повезани са неколико производних тачака. Прво, позадинска канцеларија увек треба да буде повезана са техничарима и купцима. Информације би на крају увек требале да стижу до позадинске канцеларије. У идеалном случају, стигао би што је брже могуће јер би пружио могућност реаговања у реалном времену.

Информације за позадину су неопходне да би се пружиле могућности за планирање вишег нивоа, као што је креирање стратегије распоређивања послова и оптимизација пословних операција. Да би се из прикупљених информација извукао пословни увид, биће потребна аналитика. Међутим, правилна примена стратегија заснованих на подацима ће ослободити време, помоћи у управљању задацима и повећати ефикасност техничара.

Друго, техничари теренских служби не само да би требало да буду увек повезани са позадинском канцеларијом, већ би требало да увек производе и висококвалитетне информације. Пошто ће се користити за аналитику, теренске белешке, евиденције и друга документација локалног рада мора бити веома детаљна. Креирање смерница и стандардизованих процедура за производњу података би у великој мери побољшало ефикасност рада службе на терену (ослобађајући распореде од потребе да се повлаче у случају грешке) и рада других запослених.

Треће, прикупљање детаљних информација од сваког купца и праћење повратних информација о детаљима посла такође помаже у креирању оптималних распореда техничара. Осим што боље разумете које техничке вештине могу бити потребне, прикупљање повратних информација може створити пословне прилике. Једноставна притужба или непредвиђени коментар током услуге у вези са предстојећим састанцима или новим пословним захтевима може пружити увид у могућности продаје (нпр. нове опреме или софтвера). Такав случај би омогућио предузећу да пошаље инжењера са усавршеним меким вештинама на локацију.

Иако се неки људи могу осећати нелагодно због прикупљања информација путем мобилне апликације или других алата, данас је све то пословно неопходно. На срећу, већина страхова може бити знатно смањена ако се никада не прикупљају лични подаци, јер су људи обично забринути због таквих података. У ствари, постојање јасне стратегије података и информисања запослених о томе може повећати опште задовољство ако се користи за побољшање њиховог благостања.

Међутим, да би се створила компанија за пружање услуга на терену, биће потребна одређена дигитализација. Обично то значи интеграцију софтвера у целој компанији. Иако постоји много опција, та компанија ће морати да примени алат за заказивање терена. Обично се налазе у оквиру наменског софтвера за управљање услугама на терену. Пошто су решења све у једном, софтвер за управљање услугама на терену долази са читавим низом алата као што су наменска мобилна апликација, побољшано прикупљање информација, праћење локације итд.

Олакшавање са софтвером за управљање услугама на терену

За оне који желе да побољшају заказивање послова, оптимизују управљање календаром и смање оперативне трошкове, софтвер за управљање услугама на терену и заказивање постају незаменљиви. У многим индустријама, компаније морају да се ослоне на различите алате и различите софтвере да би стекле потребне информације. У ствари, обично се креира технолошка група (нпр. десетине различитих софтвера). Компаније тада морају да прођу кроз проблеме да некако споје сав тај низ и да њиме управљају све време.

У управљању теренском службом таква сложена технолошка решења нису неопходна. Скупови функција укључени у такав софтвер обично укључују све што је неопходно за оперативну ефикасност. ФСМ софтвер са собом доноси софтвер за заказивање услуга на терену, алате за праћење и другу важну имовину.

Функције софтвера за заказивање услуга на терену на које треба обратити пажњу

Мали бизнис

Они који се тек квасе у послу са теренским услугама не морају да траже неке фантастичне функције засноване на вештачкој интелигенцији. Постоје три основна аспекта која треба покрити када постоји мали број запослених и нови послови који се свакодневно појављују:

1. Заказивање и отпрема. Софтвер за планирање мора бити имплементиран, без обзира на величину компаније. Распоред изградње за техничаре ће постати окосница компаније даље у низу. Снажно руковање смерницама и распоредом отпремања одмах ће позитивно утицати на пословање.
2. Контакт менаџмент. Означавање и бележење информација о вашим контактима и клијентима у великој мери утиче на заказивање послова. Поред тога, правилно означавање даје бољи преглед здравља пословања.
3. Управљање радним налозима . Имплементација управљања радним налозима у софтвер за заказивање услуга на терену има користи за сва три кључна играча – купац, техничар, позадинска служба. Стално ажурирање статуса посла, информације у реалном времену и најновије вести о доступним задацима омогућавају свима да имају прави преглед и пружају могућност да боље закажу задатке.

Мала предузећа морају да воде рачуна само о најпотребнијим стварима (добро вођена отпрема, одлична услуга за кориснике, оптимизовани распореди). Од њих, најважнија је имплементација софтвера за планирање што је пре могуће.

Даља унапређења као што су извештавање и аналитика могу бити штетна и изгубити уместо да уштеде време. Оптимизације у овом тренутку нису потребне. Поред тога, вероватно ће постојати велике празнине у информацијама које могу довести до лоших закључака.

Посао средње величине

Када се база клијената повећа и када постоје бројни запослени иу бацк оффице-у иу он-премисе-у, управљање операцијама постаје знатно сложеније. Поседовање само софтвера за управљање услугама на терену који носи само три горе наведене функције једноставно више није довољно. У супротном, приступ расту ће бити озбиљно ограничен.

1. Наплата и фактурисање. Када расте база купаца, расте и број докумената произведених дневно. Сваки сервис за посао и опрему ће издати фактуре. Истовремено, како расте број запослених, тако расту и варијабилни трошкови компаније. Приступ аутоматизацији за фактурисање и фактурисање постаје неопходност.
2. Мобилне могућности . Мобилни уређаји пружају две различите предности – комуникацијску линију између запослених, техничара и купаца. Мање је вероватно да ће купци пропустити важне информације (као што је касни техничар) ако добију поруку преко обавештења путем е-поште. Поред тога, мобилне апликације и уређаји пружају неке функције праћења које се могу користити за оптимизацију распореда и путовања.
3. Извештавање и аналитика. Подаци ће бити окосница даљег раста. Већ постоји за већину предузећа широм света. Добијање приступа грануларним и детаљним информацијама може дати прилику за мерење посла, распореда, ефикасности услуга и још много тога. За средња предузећа, раст ће често бити директно везан за способност рада са информацијама.

Морати управљати средњим послом значи превазићи оно што је потребно. Док пружање одличне корисничке услуге, праћење отпреме и долазак на локације и састанке на време остају основни елементи, потребно је проширење.

Пре свега, наведене карактеристике треба да покрију основну аутоматизацију путовања и услуга. Наравно, потпуна аутоматизација наплате, праћења и фактурисања може бити незгодна (и, понекад, непотребна), али је изградња темеља за даља побољшања неопходна. Поред тога, како се компанија шири, биће све већа количина делова за управљање. Морате да радите са њима без одговарајуће софтверске подршке вероватно ће зауставити раст.

Пословање на нивоу предузећа

Када предузећа дођу на ниво предузећа, мање је забринутости око ствари као што је доступност нових послова. Више се ради о оптимизацији отпреме, распореда и ефикасности тренутног посла. Када постоје стотине запослених раштрканих на свим локацијама које се могу замислити и сервисери који раде са невероватно много купаца, вероватноћа да ће се новац, време или ресурси негде потрошити знатно расте. Стога се софтверске функције најважније за компаније на нивоу предузећа највише баве оптимизацијом процеса:

1. Управљање залихама . Када посао покрије десетине купаца, локација, квалитет и доступност опреме постају најважнији. Софтвер ће морати да буде посвећен пружању прецизне тачности и висококвалитетних информација о статусу сваког комбија или флоте. Ако не узмете у обзир опрему (нпр. мердевине) може да доведе до грешке у отпреми при одабиру правог посла. Тада би се појавио још један низ проблема – непоштовање распореда, незадовољан купац и изнервиран тим.
2. ГПС праћење . Ако ГПС праћење није решено у претходном кораку, сада постаје обавезно. Праћење читавог возног парка комбија и техничара је сложен задатак. Како се број састанака и задатака дневно повећава, тако се повећава и број људи укључених у све фазе службе. Дакле, отпремање ће вероватно направити знатно више грешака без праћења у реалном времену. Поред тога, пружање тимовима у реалном времену информације о доступности техничара омогућава компанији да оптимизује тачност, што купци често веома цене.
3. Мобилна плаћања. Чак и са најбољим софтвером за фактуре, плаћања су спора. Обично може да прође од 4 дана до 22 дана да уплата стигне када постоје стотине или хиљаде послова, ризик од неуспешних плаћања расте. Поред тога, новац је замрзнут на неко време чак и ако су купци увек тачни у плаћању. Добијање решења које обезбеђује дигиталне потписе и мобилна плаћања у реалном времену ће у великој мери олакшати стрес који се ставља на посао и уштедети време.

Након софтвера на нивоу предузећа, није остало много јер су покривене све основне функције софтвера. Даља побољшања могу укључити употребу АПИ-ја заснованих на вебу, увођење управљања подацима (како би се осигурало правилно коришћење информација), алгоритама прилагођавања распореда у реалном времену и других путева оптимизације. Међутим, чак и предузећа на нивоу предузећа ће имати довољно да заврше све послове на оптималан начин.

Закључак

Управљање и оптимизација сваког распореда сваког календарског дана је нешто са чиме се мора суочити свака компанија за пружање услуга на терену. У суштини, оптимизација ефикасности посла се углавном врши кроз адекватно распоређен распоред и високо искусно отпремање.

Да би побољшали рад отпреме и заказивања послова, компаније за напредне услуге на терену користе софтвер за управљање. Коришћење таквог софтвера омогућава овим компанијама да испоруче најбољу могућу услугу на свим пословима по савршеном распореду.

Тражите начине да максимално искористите све послове и састанке? Фронту софтвер за управљање услугама на терену може вам пружити све неопходне алате за пружање најбоље могуће услуге тачно по распореду. Наш посвећени тим ће вас провести кроз све начине на које наш софтвер може користити вашем пословању.