Grunderna i schemaläggning för företag som hanterar fältservice

Korrekt schemaläggning är ryggraden i ett fältserviceföretag. Medan tidshantering kan vara en måttlig fråga i de flesta företag, har fältservice inte den lyxen eftersom det är en kritisk fråga. Eftersom hela affärsmodellen kretsar kring att skicka fältarbetare till flera platser för att utföra flera olika operationer, påverkar korrekt schemaläggning allt.

Dålig schemaläggning leder till dålig resursallokering, ökade driftskostnader, minskad kundnöjdhet och andra otrevliga följder . I värsta fall kan resursschemaläggning leda till att nödvändigt underhåll inte utförs i tid. Att ständigt hålla ett öga på schemaläggningspraxis och trender är därför en nödvändighet i alla företag som har en mobil arbetsstyrka.

Komma igång med schemaläggning

Bra schemaläggning kan verka enkelt till en början. När allt kommer omkring handlar det om att få rätt personer till rätt plats vid rätt tidpunkt. Men de som har lite erfarenhet av fältservice vet hur ofta saker och ting kan gå snett och inte bli som förväntat.

Därför är det en god idé att planera i förväg och med visst spelrum. Förutom att alltid ge utrymme för oväntade händelser följer en korrekt resursfördelning vanligtvis flera steg:

1. Den rätta definitionen av framgång. Medarbetarna ska alltid veta hur ett framgångsrikt jobb ska se ut. Genom att skriva ut korrekta riktlinjer för vad som anses vara “gjort” undanröjs alla möjliga källor till förvirring för fältteknikerna.
2. Tid för resor och rutter. De flesta företag tänker på rutter och resor som en bestämd längd, vanligtvis det kortaste tillgängliga avståndet mellan två punkter. En bra ruttplanering tar dock hänsyn till hur svåra vägarna kan vara och hur bekant en fälttekniker kan vara med dem. Kort sagt, GPS-spårning och mätning är inte lösningen på allt när det gäller ruttplanering.
3. Håll noggrann koll på kompetensen. Planering av fältservice handlar inte om att utföra ett eller flera jobb på kortast möjliga tid. Det handlar om att få den bästa teknikern till rätt jobb för rätt kund. Ibland kan det innebära att man skickar någon längre bort och förlorar tid. Om man inte använder programvara för schemaläggning av fältservice måste man använda ett enkelt Excel-ark eller en relationsdatabas.
4. Tänk på mjuka färdigheter. En av de tre viktigaste faktorerna för framgång inom fältservice är kundnöjdhet. Även om en ingenjör kan vara briljant i sina tekniska färdigheter är det inte alltid som han eller hon levererar en exceptionell kundupplevelse. Vissa kunder kanske behöver mer kommunikation eller småprat för att bli helt nöjda. Ibland är den bästa ingenjören den som kunden tycker om, inte den som gör jobbet bäst. Genom att hålla reda på kundernas arbetshistorik och göra djupgående anteckningar om servicedetaljer kan man få inblick i sådan information. Vanligtvis kan programvara för hantering av fältservice hjälpa till med att registrera extra information för dessa fall.
5. Definiera kraven för jobbet. Inom programvaruutveckling förväntar sig de tekniska medarbetarna att felrapporterna ska följa en viss struktur som anger de viktigaste fakta och förväntningar. Inom fältservice bör det inte vara annorlunda. För att kunna schemalägga jobben på rätt sätt bör kraven och detaljerna (t.ex. plats, ålder på den utrustning och apparat som ska repareras, certifieringar som krävs, prioritet etc.) beskrivas på ett mycket tydligt sätt. På så sätt blir det betydligt mer sannolikt att fältservicemedarbetarna tar med sig rätt verktyg, gör de fältanteckningar som krävs och utför det underhåll som krävs.
6. Utbilda tekniker och ingenjörer i tandem. Bra schemaläggning underlättas om du behöver spåra mindre data. Om alla dina tekniker har väldigt olika kompetens och utbildning blir det ytterligare en sak att hålla reda på. Varje datapunkt minskar antingen effektiviteten i schemaläggningen eller ökar den tid som läggs på att skapa scheman. Hur som helst, om du ser till att alla ingenjörer och tekniker har ungefär samma kompetensnivå sparar det mycket manuellt arbete.
7. Ha riktlinjer för utskick på plats. Det är helt enkelt så att de som arbetar på centralen fortfarande är människor. Utan riktlinjer kanske de börjar föredra vissa fälttekniker framför andra. Även om felaktig långsiktig arbetsledning under en kort tid inte kommer att orsaka enorma problem för verksamheten, kommer det så småningom att orsaka problem. Dessa problem kommer att uppstå eftersom många anställda inom fältservicebranschen förvärvar färdigheter medan de är på plats. Att skicka samma personer till återkommande jobb begränsar därför deras tillväxt och kan minska den mobila arbetsstyrkans totala effektivitet.
8. Implementera programvara. Vissa kan vara motståndare till att implementera ny och okänd programvara. Men i den nuvarande miljön måste företag göra allt ovan för att hålla jämna steg med sina konkurrenter. Schemaläggningsprogramvara är en av dessa banbrytande lösningar. Det gör det helt enkelt möjligt för ett företag att hantera scheman betydligt enklare.

Allt detta är riktlinjer att ha i åtanke när man funderar på schemaläggning av fälttjänster. Även om det kan tyckas vara mycket, är alla dessa en nödvändighet. Schemaläggning för en så komplex affärsmodell kan helt enkelt inte vara lätt.

Lyckligtvis kan schemaläggning av fältservice förbättras genom rapportering och analys. Att samla in information via mobilappar, omfattande loggning och programvara för hantering av fältservice kan ge enorma fördelar. Utan sådan information är det trots allt nästan omöjligt att förbättra schemaläggningen, eftersom det enda som finns att gå på är kundfeedback och teknikernas anteckningar – som båda inte är helt objektiva.

Vanligtvis använder fältserviceföretag programvara för schemaläggning som hjälper dem att hantera alla nödvändiga komponenter. Även om vissa fortfarande lyckas upprätthålla effektiva scheman utan programvara, innebär det att man förlorar tillgång till viktig information och längre arbetsflöden än nödvändigt om man inte implementerar dedikerade lösningar. Ofta finns det helt enkelt ingen bra anledning att undvika programvara för schemaläggning.

Använda data för att förbättra jobbplaneringen

Världen i stort har på senare tid blivit galen i data och det med goda skäl. Det finns en gräns för hur mycket man kan förbättra affärsprocesser utan objektiv information. Data som restider, utrustningsloggar, anteckningar från fältservice och annan viktig information kan säkerställa att eventuella förändringar görs i rätt riktning. Dessutom gör realtidsinformation (t.ex. GPS-positionen för ett serviceteam) det möjligt för företag att spåra och hantera resurser mer effektivt.

För att kunna använda data för schemaläggning och fältservice på rätt sätt måste de dock kopplas samman med flera produktionspunkter. För det första bör backoffice alltid vara anslutet till tekniker och kunder. Information ska alltid så småningom flöda till backoffice. Helst ska den komma så snabbt som möjligt, eftersom det ger möjlighet att reagera i realtid.

Information för backoffice är nödvändig för att ge möjlighet till planering på högre nivå, t.ex. för att skapa en strategi för jobbplanering och optimera affärsverksamheten. För att få fram affärsinsikter från den insamlade informationen krävs analys. Men en korrekt implementering av datadrivna strategier kommer att frigöra tid, hjälpa till att hantera uppgifter och öka teknikernas effektivitet.

För det andra ska fältserviceteknikerna inte bara alltid vara uppkopplade mot backoffice utan också alltid producera information av hög kvalitet. Eftersom informationen kommer att användas för analys måste fältanteckningar, loggar och annan dokumentation av det lokala arbetet vara mycket detaljerad. Att skapa riktlinjer och standardiserade förfaranden för dataproduktion skulle avsevärt förbättra effektiviteten i både fältserviceverksamheten (genom att frigöra scheman från att behöva backa tillbaka vid misstag) och andra anställdas arbete.

För det tredje: att samla in djupgående information från varje kund och spåra feedback om jobbdetaljer hjälper också till att skapa optimala teknikscheman. Förutom att få en bättre uppfattning om vilka tekniska färdigheter som kan behövas kan insamling av feedback ge affärsmöjligheter. Ett enkelt klagomål eller en spontan kommentar under servicen om kommande möten eller nya affärsbehov kan ge insikt i möjligheter till merförsäljning (t.ex. ny utrustning eller programvara). I ett sådant fall skulle företaget kunna skicka en tekniker med goda mjuka färdigheter till platsen.

Även om vissa människor kan känna sig obekväma med att få information insamlad via en mobilapp eller andra verktyg, är allt detta en affärsnödvändighet nuförtiden. Lyckligtvis kan de flesta farhågor minskas avsevärt om ingen personlig information någonsin samlas in, eftersom människor vanligtvis känner sig illa till mods när det gäller sådana uppgifter. Att ha en tydlig datastrategi och informera medarbetarna om den kan faktiskt öka den övergripande tillfredsställelsen om den används för att förbättra deras välbefinnande.

För att skapa ett datadrivet fältserviceföretag krävs dock viss digitalisering. Vanligtvis innebär det att man integrerar programvara i hela företaget. Även om det finns många alternativ måste företaget implementera ett verktyg för schemaläggning på fältet. Vanligtvis ingår dessa i en särskild programvara för hantering av fältservice. Eftersom de är allt-i-ett-lösningar levereras programvara för hantering av fältservice med en mängd verktyg som en dedikerad mobilapp, förbättrad informationsinsamling, platsspårning etc.

Gör det enklare med programvara för hantering av fältservice

För den som vill förbättra schemaläggningen, optimera kalenderhanteringen och minska driftskostnaderna är programvara för hantering och schemaläggning av fältservice oumbärlig. I många branscher måste företagen förlita sig på olika verktyg och olika programvaror för att få fram den information som behövs. I själva verket skapas vanligtvis en teknikstack (t.ex. dussintals olika programvaror). Företagen måste sedan på något sätt sy ihop hela den här stacken och hantera den hela tiden.

Inom fältservice är det inte nödvändigt med så komplexa tekniska lösningar. De funktioner som ingår i sådan programvara omfattar vanligtvis allt som behövs för att effektivisera verksamheten. FSM-programvara innehåller programvara för schemaläggning av fältservice, spårningsverktyg och andra viktiga tillgångar.

Funktioner i programvara för schemaläggning av fältservice att hålla utkik efter

Småföretag

De som precis har kommit igång med fältservicebranschen behöver inte leta efter några häpnadsväckande AI-baserade funktioner. Det finns tre primära aspekter som måste täckas när det finns ett litet antal anställda och nya jobb som kommer in dagligen:

1. Schemaläggning och utskick. Schemaläggningsprogram måste implementeras, oavsett företagets storlek. Att bygga scheman för tekniker kommer att bli ryggraden i företaget längre ner på linjen. Att ha ett starkt grepp om riktlinjer för utskick och scheman direkt från början kommer att påverka verksamheten positivt.
2. Kontakthantering. Att märka och notera information om dina kontakter och kunder har stor betydelse för schemaläggningen. Dessutom ger korrekt märkning en bättre överblick över företagets hälsa.
3. Hantering av arbetsorder. Att ha arbetsorderhantering implementerat i programvara för schemaläggning av fältservice gynnar alla tre nyckelaktörer – kunden, teknikern och backoffice. Genom att alltid ha uppdateringar av jobbstatus, realtidsinformation och de senaste nyheterna om tillgängliga uppgifter får alla en bra överblick och möjlighet att schemalägga uppgifter på ett bättre sätt.

Små företag behöver bara ta hand om det allra nödvändigaste (välskött expedition, bra kundservice, optimerade scheman). Av dessa är det viktigaste att implementera schemaläggningsprogram så snart som möjligt.

Ytterligare utveckling som rapportering och analys kan vara skadlig och leda till tidsförlust i stället för tidsbesparing. Optimeringar är inte nödvändiga i det här läget. Dessutom kommer det sannolikt att finnas stora luckor i informationen som kan leda till felaktiga slutsatser.

Medelstora företag

När kundbasen har vuxit och det finns många anställda både i backoffice och på plats blir verksamhetsstyrningen betydligt mer komplex. Att bara ha en programvara för hantering av fältservice som bara har de tre funktioner som anges ovan är helt enkelt inte längre tillräckligt. Annars kommer tillgången till tillväxt att vara starkt begränsad.

1. Fakturering och fakturering. När kundbasen växer ökar också antalet dokument som produceras per dag. Varje jobb och utrustningstjänst kommer att producera fakturor. Samtidigt ökar företagets rörliga kostnader i takt med att antalet anställda växer. Att ha tillgång till automatisering för fakturering och fakturering blir en nödvändighet.
2. Mobila funktioner. Mobila enheter ger två tydliga fördelar – en kommunikationslinje mellan anställda, tekniker och kunder. Det är mindre sannolikt att kunderna missar viktig information (t.ex. om en tekniker är sen) om de får ett meddelande via e-post. Dessutom erbjuder mobila appar och enheter vissa spårningsfunktioner som kan användas för att optimera schemaläggning och resor.
3. Rapportering och analys. Data kommer att vara ryggraden i den fortsatta tillväxten. Det är det redan för de flesta företag världen över. Att få tillgång till detaljerad information kan ge möjlighet att mäta jobbet, schemaläggning, serviceeffektivitet och mycket mer. För medelstora företag kommer tillväxten ofta att vara direkt kopplad till förmågan att arbeta med information.

Att driva ett medelstort företag innebär att man måste göra mer än vad som är nödvändigt. Även om byggstenarna är att leverera utmärkt kundservice, hålla koll på leveranserna och komma i tid till platser och möten, krävs det expansion.

I första hand bör de funktioner som beskrivs täcka grundläggande automatisering av resor och service. Att helt automatisera fakturering, spårning och fakturering kan naturligtvis vara svårt (och ibland onödigt), men det är ändå nödvändigt att bygga grunden för ytterligare förbättringar. I takt med att företaget expanderar kommer det dessutom att finnas allt fler delar att hantera. Att behöva arbeta med dem utan rätt programvarustöd kommer sannolikt att hämma tillväxten.

Verksamhet på företagsnivå

När företagen kommer upp på företagsnivå är det mindre viktigt att tänka på saker som tillgången på nya jobb. Det handlar mer om att optimera utskick, schemaläggning och nuvarande arbetseffektivitet. När det finns hundratals anställda utspridda på alla tänkbara platser och servicetekniker som arbetar med omöjligt många kunder, ökar sannolikheten avsevärt för att pengar, tid eller resurser försvinner någonstans. Därför handlar de programvarufunktioner som är viktigast för företag på företagsnivå mest om processoptimering:

1. Lagerhantering. När verksamheten omfattar dussintals kunder blir utrustningens placering, kvalitet och tillgänglighet av yttersta vikt. Programvaran måste vara dedikerad till att leverera exakt precision och högkvalitativ information om statusen för varje skåpbil eller vagnpark. Om man inte tar hänsyn till utrustning (t.ex. en stege) kan det leda till att avsändaren gör ett misstag när han eller hon väljer rätt jobb. Då uppstår en mängd andra problem – att schemat inte hålls, en missnöjd kund och ett irriterat team.
2. GPS-spårning. Om GPS-spårning inte hade lösts i ett tidigare steg, så blir det nu obligatoriskt. Att hålla reda på hela flottor av skåpbilar och tekniker är en komplex uppgift. I takt med att antalet möten och uppdrag per dag ökar, ökar också antalet personer som är involverade i alla steg av servicen. Utan realtidsspårning är det därför troligt att det blir betydligt fler misstag. Genom att förse teamen med realtidsinformation om teknikernas tillgänglighet kan företaget dessutom optimera punktligheten, något som kunderna ofta värdesätter högt.
3. Mobila betalningar. Även med den bästa fakturamjukvaran är betalningarna långsamma. Vanligtvis kan det ta allt från 4 dagar upp till 22 dagar för betalningen att komma fram när det finns hundratals eller tusentals jobb ökar risken för misslyckade betalningar. Dessutom är pengarna frysta under en tid även om kunderna alltid är punktliga med sina betalningar. Genom att skaffa en lösning som ger digitala signaturer och mobila betalningar i realtid kan man minska stressen för företaget och spara tid.

Efter programvaran på företagsnivå finns det inte mycket kvar eftersom alla viktiga programvarufunktioner täcks in. Ytterligare förbättringar kan omfatta användning av webbaserade API:er, införande av datastyrning (för att säkerställa att informationen används på rätt sätt), algoritmer för schemajustering i realtid och andra optimeringsvägar. Men även företag på företagsnivå kommer att ha tillräckligt för att slutföra alla jobb på ett optimalt sätt.

Slutsats

Att behöva hantera och optimera varje schema varje kalenderdag är något som varje fältserviceföretag måste hantera. Att optimera arbetseffektiviteten görs främst genom ett lämpligt fördelat schema och mycket erfarna medarbetare.

För att förbättra arbetet med utskick och jobbplanering använder avancerade fältserviceföretag programvara för hantering. Med hjälp av sådan programvara kan dessa företag leverera bästa möjliga service på alla jobb enligt ett perfekt schema.

Letar du efter sätt att få ut mesta möjliga av alla jobb och möten? Frontus programvara för hantering av fältservice kan ge dig alla nödvändiga verktyg för att leverera bästa möjliga service i rätt tid. Vårt dedikerade team kommer att gå igenom alla sätt på vilka vår programvara kan gynna ditt företag.