Mis on välitööde juhtimine (FSM)?

Välitööde juhtimine on kohapealse töö, sealhulgas personali, seadmete, teeninduse ja tööoperatsioonide juhtimise praktika ja teooria. Üldiselt hõlmab välitööde haldamine selliseid protsesse nagu töökorraldused, lähetused uutele tööülesannetele, suhtlemine välitöötajatega, inventari haldamine ja andmete kogumine välitöödelt.

Enamiku ettevõtete jaoks on see üks kõige keerulisemaid ülesandeid, kuna see hõlmab arvukaid kiiresti muutuvaid muutujaid ja liikuvaid osi. Protsessi kõigi keerukuste haldamine nõuab erakordset kogemust ja tähelepanelikkust.

Millised on välitööde juhtimise komponendid?

Tavaliselt hõlmab välitööde juhtimine kõrge kvalifikatsiooniga inimese või meeskonna lähetamist seadmete, tarkvara, süsteemide või muude varade paigaldamiseks, parandamiseks või hooldamiseks. Kui välitehnikud töötavad neile määratud ülesande kallal, tagab(id) välitööde juht(id) ülesannete nõuetekohase täitmise.

Lihtsalt öeldes on välitööde juhi eesmärk tagada ressursside ja töötajate õige jaotamine igale konkreetsele ülesandele. Lisaks sellele jälgivad ja koordineerivad nad kohapealsete teenindajate tööd.

Välitööde juhtimine võib hõlmata:

• Välitööde planeerimine. See on protsess, mille käigus hallatakse mitme töötaja ajakava ja teeninduse kohtumisi, et tööülesannete täitmise tähtajad oleksid võimalikult lühikesed.
• Töökorralduse haldamine. Tööülesannete määramise ja jälgimise protsess alates loomisest kuni arvete esitamiseni.
• Välitööde lähetamise juhtimine. Välitööde tehnikute liikumise koordineerimine mis tahes lähtekohast lõppsihtkohta.
• Välitöölepingute haldamine. See on protsess, millega tagatakse, et teenustaseme kokkulepped (SLA) ja muud lepingulised kohustused on täidetud.
• Varude haldamine. See on kõikide osade, tarvikute ja varade jälgimine kogu nende üldise elutsükli jooksul.

Põhimõtteliselt on eesmärk FSM tarkvara peaks olema optimeerida teabevoolu kohapealsetelt agentidelt ja töötajatelt taustakontorisse. Lihtsustatult öeldes on see personalihaldustarkvara ja CRMi väga arenenud kombinatsioon.

Lihtsamat FSM-tarkvara saab aga sageli integreerida kummagi neist kahest. Nõuetekohane välijuhtimisteenuse tarkvara peaks alati ühendama ettevõtte varahaldussüsteemid ja kohapealsed andmed välitöödelt.

Väljajuhtimisteenuse eelised

Tõhusate välitööde haldamise tavade ja lahenduste rakendamine toob laiaulatuslikku kasu kogu ettevõttele. Peamiselt keerleb efektiivne välijuhtimisteenus ressursside kasutamise optimeerimise ümber.

Eelkõige võivad need tavad tuua selliseid eeliseid nagu:

• Suurenenud kasutusaeg. Heade tavade kinnistumisel eraldatakse vähem aega madalama prioriteediga ülesannetele ja rohkem aega eraldatakse varem vajalikele hooldustöödele. Lisaks viib see sageli pikemate ja optimaalsemate varade elutsükliteni.
• Kinnitusmäärade parandamine. Õige isiku saatmine õige teabega ruumidesse tähendab vähem tarbetut suhtlust ja üldist segadust.
• Võimestatud kohapealsed töötajad. Hea välitööde haldamise teenusetarkvara töötab mõlemat moodi – tehnikud saavad kogu vajaliku ja kasuliku teabe reaalajas. Lisaks saavad välitöötajad seejärel koheselt kätte kõik, mida nad antud ülesande jaoks oluliseks peavad.
• Vähendatud teenusekulud. Väljajuhtimisteenuse tarkvara andmed võivad anda täpseid ja rakendatavaid teadmisi ülesannete tõhususe kohta. Lisaks muutub ajakava koostamine lihtsamaks, vähendades seisakutest tulenevaid nähtamatuid kulusid.
• Klientide suurem rahulolu. Põhjaliku tagasiside kogumine teostatud ülesannete, välitehnikute töö kvaliteedi ja klientide rahulolu kohta annab võimaluse leida nõrgad kohad ja need lahendada.

Iga ettevõte, mille peamine või teisejärguline tuluallikas on väliteenindus, oleks mõistlik rakendada välitööde haldamise tavasid ja tarkvara. Kuigi tarkvara valikuid on palju, jäävad parimad tavad enamasti kõikides tööstusharudes samaks.

Välitegevuse juhtimise parimad tavad

Loomulikult on esimene samm välitööde optimeerimiseks hea jälgimis- ja logimisvahend. Tänapäeval on selleks tavaliselt valitud välijuhtimisteenuse tarkvara. Tarkvara ise on aga just see – vahend, mis võib olla kasulik või koormav.

Väljajuhtimisteenuse parimate tavade rakendamine võimaldab juhtidel saada rohkem kasu tarkvarast ja välitehnikutest. Põhimõtteliselt võib parimad tavad jagada 3 suurde kategooriasse: teenindus, projekt ja hooldus.

Teenuse parimad tavad

Iga tehnikameeskonna jaoks selge ja järjepideva ajakava koostamine on hea välitööde juhtimise oluline aspekt. Kogu nende päev keerleb piirkondade vahel liikumise ja paranduste või rakenduste tegemise ümber. Igasugune kõrvalepõige või segadus toob lõpuks kaasa tarbetud kulud.

Sõiduplaani koostamise kõrval on marsruutide optimeerimine teine oluline aspekt kohapealse töö haldamisel. Keskmine läbitud vahemaa päevas on tavaline tulemuslikkuse näitaja. Tagades, et ükski neist kilomeetritest ei lähe raisku, vähendatakse üldisi teeninduskulusid, parandatakse kohalejõudmise aega ja suurendatakse klientide rahulolu.

Lõpuks on oluline täpne töö jälgimine. Kui tagatakse, et välitöötajatel on kogu vajalik teave ja et tagasisidebüroo on alati kursis töö edenemisega, väheneb aeglustumise või vigade tõenäosus. Lisaks võib tööde kulude jälgimine anda ülevaate muudest optimeerimisviisidest.

Projekti parimad tavad

Hea FSM ei peatu välitööde tegemisega. Ehkki tehnikute tõhusa töö tagamine on kesksel kohal, on konkreetne ülesanne sageli vaid üks osa suuremast projektist. Nende tõhus haldamine võib oluliselt suurendada üldist kulutasuvust.

Eelkõige on hea projektijuhtimise tähtsaim tunnusjoon kogu asja liigitamine mitmesse etappi. Tagades, et kõik asjaosalised teavad kogu olulist teavet etappide, nende algus- ja lõpuaegade, üldise edenemise jne kohta, luuakse teadlik ja tegutsemisvõimeline keskkond.

Lisaks sellele võib selgete, ülevaatlike ja struktureeritud arvete esitamise viiside kehtestamine anda suurepäraseid tulemusi. Üldiselt toob projekti üldkulude ja tasumisele kuuluvate maksete eelnev teadmine kaasa oluliselt suurema kliendi rahulolu ja kohustuste täitmise.

Hoolduse parimad tavad

Lõpuks peaksid kõik väliteenindusettevõtted hoolitsema oma varade eest. Sõltumata sellest, kas tegemist on füüsiliste seadmete, süsteemide või tarkvaraga, tuleb kõiki varasid hallata ja hooldada.

Seetõttu on regulaarne testimine ja hooldus oluline osa tõhusast liikuvast tööst. Siiski ei ole ainus eesmärk ennetada ja ennetada rikkeid. Testimine võimaldab välitööde juhil saada selget ülevaadet varade seisukorrast ja annab talle võimaluse korraldada välitööd vastavalt olemasolevatele ressurssidele.

Lõpuks, nõuetekohase testimise tulemusena säästab varade hoolduse õigeaegne planeerimine kõikidel asjaosalistel palju peavalu. Kui kliendid saavad ette teada, kas välitehnikute meeskond on tulemas, annab see neile võimaluse valmistada ette oma äriprotsesse, et toetada hooldustoiminguid. Nõuetekohane planeerimine toob kaasa selle, et klientide tavapärane igapäevane töö on vähe või üldse mitte häiritud – see on midagi, mis kindlasti loob hea maine.

Kokkuvõte

Kuna kaug- ja kohapealse töö tähtsus kasvab pidevalt, siis kasvab ka välitööde juhtimise tähtsus. Iga töötaja ülesannete tõhususe maksimeerimine tähendab konkurentsist ettepoole jõudmist, vähendades kulusid ja suurendades klientide rahulolu. Kõike seda saab teha välitööde juhtimise abil.

Kas soovite teada saada, kuidas maksimeerida oma väljatöötajate tõhusust? Lugege Frontu blogi et saada rohkem teavet FSM-i, tarkvara ja protsessi optimeerimise kohta!