Managementul serviciilor de teren în 2023: Ghidul definitoriu

Industria serviciilor de teren a trecut prin multe în ultimii doi ani.

Unele dintre principalele puncte nevralgice sunt logistica, gestionarea resurselor, planificarea timpului și a sarcinilor și administrarea echipei.

O soluție rapidă și eficientă la toate aceste provocări este gestionarea serviciilor de teren (FSM).

În această postare, veți afla tot ce trebuie să știți despre soluțiile de gestionare a serviciilor de teren, software pentru servicii de teren și la ce să vă așteptați de la furnizorii de servicii.

Să trecem direct la subiect!

Ce este managementul serviciilor de teren?

Managementul serviciilor pe teren este procesul de supraveghere și direcționare a resurselor mobile ale unei companii (echipamente, tehnicieni pe teren) care operează la sediul clientului.

Un bun exemplu sunt companiile de telecomunicații. Tehnicienii de service pe teren care lucrează pentru companiile de comunicații sunt responsabili de transportul cablurilor, routerelor și a altor echipamente și materiale în afara proprietății companiei pentru a oferi servicii clienților.

Pentru a face acest lucru posibil, companiile de comunicații angajează manageri de operațiuni care să preia întregul proces de gestionare a serviciilor pe teren. De la programarea și optimizarea rutelor la planificarea sarcinilor, dispecerizarea echipamentelor și gestionarea generală a proiectului, acești manageri trebuie să se ocupe de o mulțime de părți în mișcare. Principala lor preocupare este să îmbunătățească eficiența operațională și să permită fiecărui tehnician de service să își facă treaba cât mai bine posibil.

Fiecare echipă de service pe teren are nevoie de un cadru de sprijin FSM pentru a furniza servicii excepționale:

• Localizarea vehiculelor și a resurselor
• Gestionarea activelor
• Programarea avansată și expedierea comenzilor de lucru
• Facturare, contabilitate și alte sarcini de back-office

Importanța modernizării operațiunilor de service pe teren

Înainte de a trece mai departe și a vedea cum un software de gestionare a serviciilor de teren îi poate ajuta pe acești manageri de operațiuni să își atingă obiectivele, ar fi benefic să înțelegem progresele înregistrate de sectorul serviciilor de teren în ultimii doi ani.

Nu cu mult timp în urmă, gestionarea serviciilor pe teren însemna pur și simplu că fiecare tehnician de pe teren trebuia să se conecteze periodic cu biroul administrativ de la locul de muncă pentru a raporta progresul, starea, blocajele etc.

Noua realitate este că întreprinderile de succes din domeniul serviciilor pe teren sunt cele care înțeleg și adoptă beneficiile tehnologiei mobile. Lucrătorii pe teren trebuie să viziteze mai multe locuri de muncă într-o singură zi și trebuie să fie autonomi și împuterniciți să își facă treaba. Comunicarea dintre sediul central și lucrătorii de pe teren ar trebui să se realizeze prin intermediul unui sistem bazat pe cloud.

Introduceți software-ul de gestionare a serviciilor de teren.

Un software de gestionare a serviciilor pe teren este soluția perfectă pentru a vă aduce reducerea costurilor operaționale și modernizarea operațiunilor în ansamblu. Software-ul de servicii pe teren centralizează datele esențiale, cum ar fi solicitările de servicii, istoricul serviciilor, detaliile companiei, programarea angajaților, jurnalele șoferilor, gestionarea stocurilor și multe altele.

Prin adoptarea evoluției serviciilor mobile pe teren și prin dotarea tehnicienilor cu dispozitive mobile, eliminați procesele manuale, reduceți posibilitățile de eroare umană, reduceți costurile generale sau administrative, precum și îmbunătățiți comunicarea.

Tot ce trebuie să facă tehnicienii este să se conecteze la aplicația lor de service pe teren și să obțină acces în timp real, offline, la informațiile de care au nevoie. Fără apeluri telefonice, fără drumuri dus-întors cu biroul, fără erori de comunicare – doar o aplicație mobilă ușor de utilizat care păstrează totul într-un singur loc.

Impactul software-ului pentru servicii de teren

Multe întreprinderi de servicii pe teren vă vor spune că o mare parte din succesul lor depinde de modul în care vă gestionați resursele.

Conform cercetării, peste 45% dintre tehnicienii de teren nu dispun de instrumente suficiente pentru activitatea lor. Tehnologiile avansate, cum ar fi învățarea automată, fac procesele să avanseze rapid, dar multe companii încă își gestionează operațiunile manual.

Munca manuală cauzează întârzieri, reduce productivitatea și se traduce printr-o experiență neplăcută pentru clienți.

Aici este locul în care software-ul de gestionare a serviciilor de teren vă poate ajuta să reduceți aceste riscuri și să realizați automatizarea serviciilor de teren end-to-end:

Creșterea satisfacției clienților

Serviciile mobile de teren ar trebui să funcționeze ca un ceas elvețian. Așteptările clienților sunt foarte mari și includ, printre altele, timp de inactivitate zero și asistență tehnică imediată.

Un software de gestionare a serviciilor de teren poate contribui la accelerarea operațiunilor de afaceri, la reducerea erorilor umane și la îmbunătățirea satisfacției clienților și, mai important, la fidelizarea acestora.

Automatizare

Un software flexibil de gestionare a serviciilor de teren automatizează operațiunile și asigură un flux accesibil de informații între membrii echipei, departamente și clienți. Centralizarea datelor și automatizarea comunicării sunt extrem de benefice atunci când gestionați un grup mare.

Fiecare membru autorizat al echipei poate accesa baza de date cu detaliile necesare despre client, locații, cerințe și sarcini. Cu mai puțin timp petrecut cu sarcinile administrative, echipele vor crește productivitatea, iar furnizarea serviciilor va fi mult mai rapidă.

Mobilitate

Atunci când furnizați instrumente mobile în primul rând, tehnicienii de service transportă cu ei baza de cunoștințe și instrumentele digitale de care au nevoie, reducând astfel timpul petrecut comunicând cu back office-ul. Capacitățile mobile ale unei soluții moderne de gestionare a serviciilor de teren sporesc eficiența serviciilor.

O forță de muncă mobilă are nevoie de o soluție mobilă, este la fel de simplu ca asta.

Urmărire

Software-ul FSM afișează locația unui angajat și ajută la o mai bună estimare a timpului și a rutelor. Funcția de urmărire sporește securitatea și credibilitatea angajaților dvs., ca să nu mai vorbim de încrederea clienților.

Evaluarea sarcinilor în timp real

Imediat după executarea sarcinii, clienții pot semna și evalua calitatea muncii angajaților dumneavoastră. De exemplu, un scurt sondaj pentru a evalua performanța serviciului. Evaluarea sarcinilor în timp real oferă o perspectivă mai bună asupra modului în care funcționează compania dumneavoastră.

Automatizați programarea

Deoarece operațiunile de service pe teren sunt foarte dinamice, companiile trebuie să alterneze între programarea comenzilor de lucru și operațiuni, rezolvarea problemelor, administrare și orice altceva.

Software-ul FSM oferă o planificare inteligentă bazată pe disponibilitatea, locația și istoricul de lucru anterior al echipei dvs.

Cum funcționează software-ul FSM?

Iar tehnologia FSM automatizează toate procesele pe care o companie standard de servicii de teren le face în fiecare zi.

De obicei, soluțiile tehnice FSM sunt mobile, permițând angajaților să folosească aceleași dispozitive pe care le folosesc în operațiunile lor zilnice pentru a menține o conexiune constantă, astfel încât totul să poată fi urmărit în timp real.

De exemplu, dacă sunteți manager sau proprietar al unei companii de instalații sanitare cu câteva camionete și angajați, iată cum ar funcționa o soluție tehnică FSM:

• Sistemul va alerta angajații cu privire la un nou ordin de lucru și le va furniza toate informațiile și istoricul clientului.
• Apoi monitorizează ce angajați au luat ce camionetă și ce unelte.
• În același timp, baza de date centrală afișează instrumentele disponibile.
• Următorul ordin de lucru este apoi trimis angajaților disponibili pentru a preselecta vehiculele și uneltele disponibile.
• Pe parcursul întregului proces, informațiile privind consumul de energie/combustibil, productivitatea, prima reparație și toate celelalte măsurători sunt preluate, stocate și analizate.
• Informațiile sunt transmise departamentelor relevante (de exemplu, contabilitatea).
• Deoarece totul este automatizat, nu este nevoie ca lucrătorii să facă nimic manual.
• Totul este disponibil prin simpla apăsare a unui buton. Sunteți disponibil să vizitați un client? Faceți clic pe “da”. Lucrare finalizată? Faceți clic pe “terminat”.

Soluțiile software FSM sunt de toate formele și dimensiunile și oferă de obicei următoarele funcționalități:

• Dispecerizarea, programarea și delegarea sarcinilor
• Gestionarea comenzilor de lucru
• Analiza în timp real a stării activității mobile
• Reducerea cheltuielilor generale și a birocrației
• Creștere a ratelor de fixare pentru prima dată
• Creșterea productivității și a eficienței

Beneficiile software-ului de gestionare a serviciilor de teren

Un software profesional de gestionare a serviciilor de teren are multe beneficii pentru o afacere de servicii de teren.

În primul rând, sporește satisfacția clienților.

Deoarece este mult mai ușor să coordonați sarcinile, clienții sunt contactați în mai puțin timp. Iar dacă există probleme potențiale, le puteți identifica rapid prin intermediul funcțiilor care vă permit să monitorizați statusurile sarcinilor și comentariile.

Să presupunem că oferiți un serviciu de teren care acoperă diferite domenii de expertiză. În acest caz, puteți, de asemenea, să configurați un sistem care să atribuie sarcini tehnicienilor care au competențele necesare pentru o anumită problemă.

În al doilea rând, un software FSM bun va crește satisfacția angajaților.

Deoarece activitățile sunt automatizate, angajații de toate tipurile (atât tehnicienii, cât și angajații din back-office) se pot concentra pe optimizare, în loc de munca administrativă.

Cu ajutorul acestor instrumente, puteți automatiza sarcinile de rutină, eliberându-vă angajații pentru a face ceea ce știu să facă cel mai bine: să ofere servicii excelente.

În cele din urmă, este mult mai ușor să vă extindeți afacerea atunci când aveți informații exacte despre procesul de afaceri.

De la urmărirea în timp real a locației și a bunurilor până la istoricul clienților și starea sarcinilor, vă puteți desfășura operațiunile mai ușor. Dacă apare o problemă, realocarea sarcinilor este o chestiune de un singur clic. Aceste sisteme facilitează, de asemenea, gestionarea îmbunătățită a stocurilor și a calității.

Și deoarece acestea agregă date istorice, le puteți utiliza pentru a lua decizii mai bune pentru fiecare client, angajat și obiectiv de afaceri.

Ce să luați în considerare atunci când alegeți un furnizor de software de gestionare a serviciilor de teren

Primul lucru pe care trebuie să îl luați în considerare este integrarea cu sistemele dvs. existente.

Dacă utilizați deja instrumente pentru ERP, gestionarea relațiilor cu clienții, gestionarea stocurilor, vânzări sau orice alt aspect al operațiunilor dumneavoastră de service pe teren, analizați gradul de integrare pe care îl oferă fiecare instrument (și viitorul dumneavoastră instrument FSM).

De obicei, toate aceste soluții oferă integrare directă cu software-ul principal și API sau integrări cu terțe părți (cum ar fi integrările Zapier) care pot fi, de asemenea, configurate.

În mod ideal, veți putea, în cele din urmă, să vă conectați sistemele la o bază de date centrală și să reduceți numărul de silozuri de date din cadrul companiei dumneavoastră.

Întreținerea predictivă este, de asemenea, unul dintre cei mai critici factori. Doriți să reduceți costurile, iar acest aspect al unor instrumente FSM vă poate ajuta să detectați semne de avertizare chiar înainte de apariția unei probleme.

Întrebări frecvente despre managementul serviciilor de teren și software-ul FSM

Doriți să vă vedeți compania de servicii de teren prosperând? Solicitați o demonstrație și vă vom contacta pentru a discuta mai multe despre beneficiile Frontu FSM pentru afacerea dumneavoastră.