Field service management er en branche med mange lag og mange facetter, som selv de mest erfarne aktører har svært ved at finde rundt i. Men kernen er et princip, der gælder for virksomheder i alle størrelser og brancher – de penge, der kommer ind, skal være større end de penge, der bruges.
Hvordan holder du styr på alle de afholdte omkostninger? Hvordan sikrer du, at du har alle de oplysninger, du skal bruge for at lave nøjagtige beregninger? I dag vil vi se nærmere på det branchepopulære procesomkostningssystem, der kaldes job cost sheet, og give dig 5 tips til at få mest muligt ud af det.
Hvad er et jobomkostningsark?
Et omkostningsskema er et dokument, der beskriver alle de omkostninger, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af et projekt. Disse omkostninger kan dokumenteres i løbet af projektet eller efter, at jobbet er afsluttet. Normalt udarbejder regnskabsafdelingen denne oversigt for at:
- kontrollere, at udgifterne ligger inden for det tildelte budget
- omkostningsoverslag for fremtidige jobs
- producere sandfærdige og meningsfulde regnskabsrapporter
- beregne virksomhedens samlede omkostninger
Her er et eksempel på de forskellige ting, der kan findes på et jobomkostningsark:
- Produktionsomkostninger
- Driftsomkostninger
- direkte materialeomkostninger
- direkte lønomkostninger
- Lønskatter
- faste omkostninger
En omkostningsliste lyder som en liste over udgifter, men den er meget mere end det. Først og fremmest ændrer kundekrav og industristandarder drastisk udseendet og indholdet af omkostningsskemaer. Det, der dog er fælles for alle, er nødvendigheden af nøjagtig omkostningsregistrering.
Det er et område, hvor du ikke har råd til at begå fejl. Ordet råd bruges i sin bogstavelige betydning, da en mindre fejl på dit jobomkostningsark kan have uforholdsmæssig stor indflydelse på dine resultatberegninger. Lad os forklare det med et eksempel.
Forestil dig, at du manuelt indsætter de råvarer, der skal bruges i dette projekt, på dit jobark. Det samlede antal materialer er 324, og du kommer til at overse et, der koster $o,10 pr. enhed. Ved projektets afslutning har du brugt 20.000 enheder. Projektets faktiske omkostninger vil ikke blive afspejlet i dine endelige beregninger, da omkostningerne på $2000 fra de manglende enheder ikke vil blive indarbejdet.
Her er et eksempel på en skabelon til en jobomkostningsliste:
Dine arbejdssedler skal være digitale
Hvordan undgår du sådanne fejl? Opretter du et separat omkostningsskema for arbejdskraft og faste udgifter og et andet for råvarer? Sætter du flere folk på opgaven for at sikre bedre bogføring? Svaret er ingen af delene.
Et system til beregning af ordreomkostninger er i forvejen en kompleks opgave, og det, du virkelig har brug for, er at mindske den menneskelige involvering og muligheden for dyre fejl. Den eneste måde at styre hele processen med omkostningsskemaer på er at digitalisere den. Den eneste måde at forenkle denne proces på er ved at centralisere den på en stærk platform til field service management.
Ved at flytte dine field service-aktiviteter til Frontu kan du være sikker på, at din proces med jobomkostningsskemaer gemmes sikkert i skyen, hentes med et klik på en knap og indeholder alle de oplysninger, du har brug for.
Udtræk af tal som samlede omkostninger, estimeret færdiggørelsesdato, produktionsomkostninger, færdigvarer, arbejdstimer eller endda en jobbeskrivelse kan ske automatisk uden at trække lommeregnere, papirer og endeløse timer med udregninger frem.
Frontu-funktioner kan gøre omkostningsskemaet til en af de stærkeste informationskilder for din virksomhed, og her er 7 tips til, hvordan det kan ske.
Praktisk kategorisering af omkostninger
Når du opretter en ny opgave på Frontu, har du mulighed for at oprette unikke felter og etiketter. Det betyder, at du straks kan tilpasse opgaven, så den afspejler navne og værdier fra det virkelige liv. Hvert projekt er forskelligt, og du og dit team er nødt til at kommunikere på samme sprog. Kategorisering af omkostninger i systemet giver dig total klarhed og gennemsigtighed, så der ikke er plads til fejl.
Spor ændringer i realtid
Opgaver og projekter er levende organismer, som ændrer sig, efterhånden som tiden går. Kundekrav ændres, ny feedback indarbejdes, forsyninger løber tør, råvarepriser ændres, og omkostningsoversigten skal ændres i overensstemmelse hermed. Kan du forestille dig at holde styr på alt dette manuelt, mens du forsøger at levere det faktiske job?
Med Frontu sker ændringer med et par klik, omkostningerne justeres automatisk, og du behøver ikke at bekymre dig om justeringer.
Kør rapporter gennem hele projektet
På et traditionelt omkostningsark er der lange kolonner med priser, enheder og beskrivelser. Som tidligere nævnt er funktionen af et jobark ikke blot at beregne de samlede omkostninger for et bestemt job, når det er afsluttet. Et jobomkostningsark kan fungere som en guide, en plan, der guider dig til at udføre jobs med nøjagtighed og præcision. Det betyder, at du altid skal have adgang til resultaterne. Her er et eksempel på ting, du har brug for at se:
- Hvad er prisen pr. time indtil nu?
- Hvad er den aktuelle mængde råvarer?
- Er der behov for en materialerekvisition?
- Hvad er kontoen for igangværende arbejder?
- Hvad er nettomarginalen?
- Hvad er det aktuelle antal direkte arbejdstimer?
Som du kan forestille dig, er disse tal produkter af beregninger, og det er ikke menneskeligt muligt at producere disse tal på daglig basis uden en eller anden form for digital automatisering.
Heldigvis giver Frontu dig mulighed for at køre rapporter, så ofte du vil. Det, der før var en proces med at spore omkostninger, kan forvandles til en guldgrube af information, der kan lede din projekteksekvering.
Intet behov for separate timesedler
Ingen kan lide mikromanagement, og det har intet at gøre med at få dine teknikere til at registrere deres arbejdstimer korrekt. At kende den nøjagtige tid, der er brugt på et individuelt job, er den eneste måde at optimere brugen af dine ressourcer, projicere, hvornår jobbet vil være afsluttet, forudsige, hvor mange timer der vil være nødvendige for lignende job i fremtiden, og sidst, men ikke mindst, skære ned på omkostningerne.
Teknikere, der bruger Frontu, kan udfylde deres timesedler i realtid og skabe en levende aktivitetsbase i systemet, som kan vise sig at være uvurderlig for ledelsesteamet. Materialeomkostninger og arbejdstimer er nu samlet ét sted, så det er nemt og bekvemt for dig.
Giv dine kunder fair priser
Hvis du ikke ved, hvor meget det koster at gennemføre et projekt, hvordan skal du så vide, hvad dine kunder skal betale?
Overpriser kan skubbe kunderne væk, og underpriser kan skade dine fortjenstmargener. Begge scenarier er ingredienser i en ikke-bæredygtig virksomhed. Hvis du kører dine processer med omkostningslister gennem Frontu, kan det hjælpe dig med at udvikle ærlige og langsigtede relationer med dine kunder.
At kunne spore estimerede omkostninger, reviderede estimater og omkostninger efter projektet på individuelle jobs kan hjælpe dig med at give kunderne en fair og gennemsigtig pris.
Konklusion
Et job cost sheet er ikke, hvad det har været. Det er en idé, der har udviklet sig i løbet af de sidste par år, og den største faktor, der har bidraget til denne udvikling, er digitaliseringen. Field service management-systemer ændrer hele paradigmet for udførelse af opgaver.
Direkte arbejdskraft, direkte materialer, jobnummer, solgte varer, råmaterialer, produktionsomkostninger og alle de oplysninger, du kan finde på et omkostningsark eller i en hovedbog, er nu centraliseret på en enkelt platform.
Tøv ikke med at kontakte os, hvis du har spørgsmål om omkostningslister eller andre spørgsmål om Frontu, og hvordan det kan hjælpe din virksomhed med at nå sine mål.
