Field service management er en mangfoldig bransje med mange lag som selv de mest erfarne aktørene synes det er vanskelig å navigere i. Kjernen er imidlertid et prinsipp som gjelder for virksomheter i alle størrelser og bransjer – pengene som kommer inn, må være mer enn pengene som brukes.
Hvordan holder du oversikt over alle kostnadene som påløper? Hvordan sikrer du at du har all den informasjonen du trenger for å gjøre nøyaktige kalkyler? I dag skal vi se nærmere på det bransjepopulære systemet for prosesskalkyler, det såkalte jobbkostnadsarket, og gi deg fem tips til hvordan du kan få mest mulig ut av det.
Hva er et jobbkostnadsark?
Et kostnadsbilag er et dokument som viser alle kostnader som påløper i forbindelse med gjennomføringen av et prosjekt. Disse kostnadene kan dokumenteres underveis i prosjektet eller etter at jobben er fullført. Vanligvis er det regnskapsavdelingen som utarbeider denne oversikten:
- verifisere at utgiftene holdt seg innenfor det tildelte budsjettet
- kostnadsoverslag for fremtidige jobber
- produsere sannferdige og meningsfylte regnskapsrapporter
- beregne selskapets totale kostnader
Her er et eksempel på hva som kan stå på et kostnadsskjema for en jobb:
- faste produksjonskostnader
- driftskostnader
- direkte materialkostnader
- direkte lønnskostnader
- lønnsskatt
- overheadkostnader
Selv om et kostnadsbilag kan høres ut som en liste over utgifter, er det så mye mer enn det. Først og fremst endrer kundekrav og bransjestandarder utseendet og innholdet i kostnadsbilagene drastisk. Det som imidlertid er felles for alle, er nødvendigheten av nøyaktig kostnadssporing.
Dette er et område der du ikke har råd til å gjøre noen feil. Ordet “råd til” brukes i bokstavelig forstand, ettersom en liten feil i kostnadskalkylen kan få uforholdsmessig store konsekvenser for resultatberegningene dine. La oss forklare dette med et eksempel.
Tenk deg at du manuelt fører inn råvarene som skal brukes i dette prosjektet, på jobbseddelen din. Den totale mengden materialer er 324, og du kommer ved et uhell til å overse en vare som koster 0,10 dollar per enhet. Ved prosjektets slutt har du brukt 20 000 enheter. Prosjektets faktiske kostnad vil ikke gjenspeiles i de endelige beregningene dine, ettersom kostnaden på 2 000 dollar fra de manglende enhetene ikke vil bli tatt med.
Her er et eksempel på en mal for et kostnadsbilde:
Jobbekostnadsarkene dine må digitaliseres
Hvordan unngår du slike feil? Lager du et eget kostnadsbilde for arbeidskraft og faste kostnader, og et annet for råvarer? Ansetter du flere folk for å sikre bedre regnskapsføring? Svaret er ingen av de ovennevnte.
Et system for kalkulasjon av oppdragsordre er allerede en kompleks oppgave, og det du virkelig trenger, er å redusere menneskelig involvering og muligheten for kostbare feil. Den eneste måten å håndtere hele prosessen med å utarbeide et kostnadsark på, er å digitalisere den. Den eneste måten å forenkle denne prosessen på, er å sentralisere den på en kraftig plattform for feltserviceadministrasjon.
Ved å flytte feltservicevirksomheten til Frontu kan du være trygg på at prosessen med jobbkostnadsark lagres trygt i skyen, hentes frem med et tastetrykk og inneholder all den informasjonen du trenger.
Tall som totalkostnad, estimert ferdigstillelsesdato, produksjonsomkostning, ferdigvarer, arbeidstimer eller til og med en jobbeskrivelse kan hentes ut automatisk uten å måtte finne frem kalkulatorer, papirbiter og endeløse timer med utregninger.
Frontu-funksjoner kan gjøre kostnadskalkylen til en av de mest kraftfulle informasjonskildene for bedriften din, og her er 7 tips til hvordan dette kan skje.
Praktisk kostnadskategorisering
Når du oppretter en ny oppgave på Frontu, har du muligheten til å opprette unike felt og etiketter. Det betyr at du umiddelbart kan tilpasse oppgaven slik at den gjenspeiler virkelige navn og verdier. Hvert prosjekt er forskjellig, og du og teamet ditt må kommunisere med samme språk. Kategorisering av kostnader i systemet gir deg full klarhet og gjennomsiktighet, og gir ikke rom for feil.
Spor endringer i sanntid
Oppgaver og prosjekter er levende organismer som endrer seg etter hvert som tiden går. Kundens krav endres, nye tilbakemeldinger innarbeides, forsyninger tar slutt, råvarepriser endres, og kostnadsoversikten må endres tilsvarende. Kan du tenke deg å holde oversikt over alt dette manuelt, samtidig som du prøver å levere den faktiske jobben?
Med Frontu skjer endringer med noen få klikk, kostnadene justeres automatisk, og du trenger ikke å bekymre deg for justeringer.
Kjør rapporter gjennom hele prosjektet
Et tradisjonelt jobbseddelark har lange kolonner fylt med priser, enheter og beskrivelser. Som nevnt tidligere, er ikke funksjonen til en kostnadsseddel bare å beregne totalkostnaden for en bestemt jobb etter at den er fullført. En kalkyle kan fungere som en guide, en plan som hjelper deg med å fullføre jobben med nøyaktighet og presisjon. Det betyr at du må ha tilgang til resultatene til enhver tid. Her er et eksempel på ting du trenger å se:
- Hva er kostnaden per time frem til dette punktet?
- Hva er den nåværende mengden råvarer?
- Er det behov for rekvisisjon av materialer?
- Hva er kontoen for varer i arbeid?
- Hva er nettomarginene?
- Hva er det nåværende antallet direkte arbeidstimer?
Som du kan forestille deg, er disse tallene et resultat av beregninger, og det er ikke menneskelig mulig å produsere disse tallene på daglig basis uten en eller annen form for digital automatisering.
Heldigvis lar Frontu deg kjøre rapporter så ofte du vil. Det som tidligere var en prosess for å spore kostnader, kan nå bli en gullgruve av informasjon som kan lede prosjektgjennomføringen.
Ingen behov for separate timelister
Ingen liker detaljstyring, og det har ingenting å gjøre med å få teknikerne til å registrere arbeidstimene sine på riktig måte. Bare ved å vite nøyaktig hvor mye tid som brukes på den enkelte jobben, kan du optimalisere ressursbruken, anslå når jobben vil være ferdig, forutsi hvor mange timer som vil gå med til lignende jobber i fremtiden og ikke minst kutte kostnader.
Teknikere som bruker Frontu, kan fylle ut timelistene sine i sanntid, noe som skaper en live aktivitetsbase i systemet som kan vise seg å være uvurderlig for lederteamet. Materialkostnader og arbeidstimer er nå samlet på ett sted for å gjøre det enklere og mer praktisk.
Gi kundene dine rettferdige priser
Hvis du ikke vet hvor mye det koster å fullføre et prosjekt, hvordan kan du da vite hva du skal ta betalt av kundene dine?
Overprising kan skremme bort kunder, og underprising kan skade fortjenestemarginene dine. Begge deler er ingredienser i en ikke-bærekraftig virksomhet. Ved å kjøre kalkulasjonsprosessene dine gjennom Frontu kan du utvikle ærlige og langsiktige relasjoner med kundene dine.
Ved å kunne spore estimerte kostnader, reviderte estimater og kostnader etter endt prosjekt på enkeltjobber kan du gi kundene en rettferdig og transparent pris.
Konklusjon
En kostnadskalkyle er ikke hva det pleide å være. Det er en idé som har utviklet seg i løpet av de siste par årene, og den største faktoren som har bidratt til denne utviklingen, er digitaliseringen. Systemer for feltservicestyring endrer hele paradigmet for hvordan man driver virksomhet.
Direkte arbeidskraft, direkte materialer, jobbnummer, solgte varer, råvarer, faste kostnader i produksjonen og all den informasjonen du finner i et kostnadsark eller en hovedbok, er nå samlet på én enkelt plattform.
Ikke nøl med å kontakte oss hvis du har spørsmål om kostnadskalkyler eller andre spørsmål om Frontu og hvordan det kan hjelpe virksomheten din med å nå sine mål.
