Förra året publicerade vi en artikel med en översikt över de mest framträdande trenderna inom fastighetsförvaltningsbranschen 2020 – fokus låg på programvara för bygg- och anläggningsförvaltningavancerad teknik, byggnadsautomation och integration med sakernas internet. Men 2020 och 2021 har varit minst sagt omtumlande. Många experter har förutspått att det kommer att krävas betydande förändringar i den dagliga verksamheten till följd av den globala pandemin.
Mot alla odds växer sektorn för fastighets- och byggnadshanteringssystem och den kommer att fortsätta att öka under de kommande åren. Den förväntas växa med en genomsnittlig årlig tillväxttakt på 7% mellan 2021 och 2026 och uppgå till 1051 miljarder USD 2026 jämfört med 749 miljarder USD 2020. Men precis som alla andra sektorer har fastighetsförvaltning också vissa utmaningar som kräver innovativa lösningar.
På grund av covid-19-pandemin var företagen tvungna att säkerställa de anställdas säkerhet och upprätthålla tjänsterna samtidigt som de måste följa gällande regler. Det har varit nödvändigt att implementera nya arbetsplatsstrategier för att hantera säkerheten och bibehålla medarbetarnas produktivitet. Många branscher med stora fastighetstillgångar vände sig därför till innovativa lösningar.
De främsta trenderna inom fastighetsförvaltning
Kontaktlös teknik
Kontaktlösa tjänster har alltid varit på tapeten hos tjänsteleverantörerna. Även om det inte var en brännande fråga förrän 2020 har det gjorts betydande framsteg på området. Framstegen gällde främst förvaltningstrender när kontaktlösa tjänster började bli normen. Nu har det blivit en av de främsta trenderna inom fastighetsförvaltning globalt.
Att implementera kontaktlösa tjänster på så många områden som möjligt ger många fördelar. Även om införandet fortfarande kan gå långsammare än inom andra områden (t.ex. detaljhandeln) finns det goda skäl att tro att kontaktlös teknik kan användas för att förbättra inte bara kundsidan utan även affärssidan av myntet. Enligt McKinsey kan företag använda kontaktlös teknik för att förbättra säkerheten, tryggheten och andra aspekter inom viktiga affärsområden.
Genom att införa kontaktlös teknik i anläggningar kan man till exempel förbättra energieffektiviteten och minska koldioxidavtrycket. Å andra sidan är kontaktlös teknik ofta betydligt snabbare. Att slösa tid på att leta efter de tekniska enheter som krävs eller att försöka komma ihåg saker som PIN-koder eller lösenord kan vara ett minne blott.
Slutligen kan dessa till synes små förändringar och förbättringar snabbt leda till enorma tidsbesparingar. Även om en person som använder kontaktlös teknik kanske bara sparar några sekunder, kan hundratals anställda som gör samma sak ha en betydande inverkan. Som en trevlig bonus kommer medarbetarnas tillfredsställelse att bli betydligt högre eftersom de kan utföra sina arbetsuppgifter snabbare och med mindre krångel.
Sakernas internet (IoT)
Internet of Things har ansetts vara ett av få genombrott som har förmågan att revolutionera vissa affärsområden. Inom fastighetsförvaltning innebär det ofta att man integrerar sensorteknik och andra nödvändiga verktyg för att få tillgång till extremt detaljerade data i realtid.
IoT-enheter gör det möjligt för fastighetsförvaltare att kombinera data från många olika sektorer. Dessutom kan de enkelt utföra spårning av tillgångar, lagerhantering och fjärrövervakning via mjukvaruplattformar.
När de anslutna enheterna matar in data i ett system kan fastighetsförvaltarna använda den informationen på ett effektivt sätt. Förutom att få ökad interaktion med smarta byggnader kan de utnyttja alla de andra fördelarna för en mängd olika förbättringar:
- Sensorbaserade automatiseringsfunktioner. Sensorteknik kan leverera otroliga mängder miljödata och andra data, vilket gör det möjligt för fastighetsförvaltare att få inblick i detaljer som temperatur och användning av utrymmen. I händelse av en nödsituation eller en ny risk kan en fastighetsförvaltare lösa vissa problem utan någon mänsklig interaktion.
- Minskade rörliga kostnader. Data som tillhandahålls av enheter kan avslöja möjligheter till mer flexibel användning av resurser. Till exempel kan gröna byggnader och andra liknande anläggningar få insikt i användningsmönster. Dessa mönster kan analyseras för att öka effektiviteten i användningen av värme, el och andra nyttigheter.
- Medarbetarnas effektivitet och välbefinnande. Sensorteknik som integreras med managementprogramvara kan göra det möjligt för medarbetarna att förbättra sin beslutsprocess. Det tar betydligt kortare tid att få information om hur lokalerna används eller hur mycket utrymme som finns kvar, vilket gör att de kan fokusera mer på att leverera resultat. Dessutom kan medarbetarnas upplevelse förbättras om IoT används för att optimera lokalerna (t.ex. genom att hålla optimala nivåer av värme och luftfuktighet).
- Analys och transparens. En av de andra viktiga trenderna inom fastighetsförvaltning är sökandet efter mer exakta data i realtid. För många företag är det viktigt att kunna analysera detaljerad information om arbetseffektivitet och möjliga förbättringar för att ligga steget före. IoT för med sig mycket mer data om hur utrustningen används och hur effektiva de anställda är, vilket på sikt förbättrar arbetsflödet. Slutligen innebär tillgång till information i realtid att man kan förse kunderna med uppdateringar närhelst de begär det.
- Riskreducering. Rörelsesensorer och andra system kan avsevärt förbättra säkerheten på alla anläggningar. Säkerhetsverktyg som kameror och ID-bekräftelse hjälper fastighetsskötare att upptäcka och eliminera eventuella risker innan de blir till större problem. Dessutom kan fastighetsförvaltare använda dessa system för att hitta luckor i säkerheten.
- Förutseende underhåll. Eftersom IoT-enheter förser företagen med så mycket information om anläggningarna kan mer exakta underhållsprognoser göras. Istället för att förlita sig på pappersdata som kan ha blivit föråldrade kan utrustning i anläggningar överföra information via trådlösa protokoll, vilket gör det möjligt för företag att reagera snabbare och mer effektivt på nya behov.
Internet of Things har fått så mycket uppmärksamhet eftersom det kan vara till nytta för alla anläggningar. Även äldre byggnader kan förbättras avsevärt inom många områden. Naturligtvis måste äldre system bytas ut eftersom programvaruleverantörer kan ha gått förbi dem utan att tillhandahålla möjligheten till integration.
Men även om det är en av de viktigaste trenderna inom fastighetsförvaltning saknas det fortfarande en utbredd tillämpning. IoT-enheter är beroende av noggrann och konsekvent hantering för att vara effektiva. De är inte en lösning som man bara kan sätta igång och glömma. De flesta företag kommer att behöva anställda som kan fokusera på att underhålla och förbättra IoT-enheter.
Dessutom kan de höga initiala kostnader som krävs avskräcka fastighetsförvaltare från att gå den vägen. Även om IoT-enheter kan ha otroliga fördelar, kan budgetbegränsningar få dagens fastighetsförvaltare att leta på annat håll efter förbättringar av sina fastigheter.
Slutligen kan IoT snart bli en nödvändighet. Framtiden för artificiell intelligens, förstärkt verklighet och robotövervakning av anläggningar är inte alltför långt borta. Alla dessa förbättringar kommer att kräva välintegrerade IoT-enheter för att fungera, eftersom automatisering inom alla mjukvarusektorer bygger på informationsbehandling, t.ex. de tidigare nämnda sensordata.
Självständiga medarbetare
Att ge teknikerna mer självständighet och oberoende är en av de viktigaste trenderna inom facility management. Vissa fastighetsförvaltare håller på att komma bort från tankesättet att mer overhead är bättre. De har insett att bördan för fältservicen redan bärs av teknikerna, eftersom de utför både tekniska och kundinriktade uppgifter. I princip är de själva involverade i projektledningen.
I stället för att låta teknikerna rapportera varje liten detalj till backoffice letar dagens fastighetsförvaltare efter sätt att göra dem mer självständiga. Rapportering tar trots allt tid, och om den är onödig eller kan automatiseras innebär det att värdefull tid och kapacitet går förlorad.
Därför letar anläggningsansvariga efter sätt att minska onödig fältkommunikation och mobila funktioner utan att påverka servicekvaliteten. Om det görs på rätt sätt kan både backoffice och tekniker fokusera mer på de aktuella uppgifterna utan att behöva gå igenom en massa byråkratiska moment.
Autonomi kan dock bara ges på rätt sätt om teknikerna alltid har tillgång till rätt kunskap och verktyg. Vanligtvis innebär det att man använder programvara för fältservice och anläggningshantering för att ge medarbetarna tillgång till viktig information i realtid. Med rätt programvara för anläggningshantering kan man skapa en digital plattform där all nödvändig kunskap lagras utan att det krävs ständiga mänskliga insatser.
Genom att implementera sådan programvara kan både anställda och tekniker effektivisera hela serviceprocessen. Att ha tillgång till viktig information i realtid förbättrar den övergripande upplevelsen för medarbetarna eftersom de kan tillhandahålla tjänsterna mer effektivt. Dessutom får de möjlighet att göra snabba uppdateringar på plats eftersom kunderna kan skicka in serviceförfrågningar mer effektivt.
Slutligen innebär en autonom arbetsstyrka att mindre tid slösas på uppgifter som kan automatiseras. Om din bästa talang lägger tid på att fylla i formulär eller andra repetitiva uppgifter är det tid som inte går åt till att skapa värde för kunderna. Som det har varit i många år nu överträffar företag som automatiserar allt i en rasande fart ofta de som inte gör det.
Energihantering och hållbara lösningar
Lösningar för energibesparing, förnybar energi och hållbar affärsutveckling är på frammarsch. Regeringar över hela världen börjar subventionera företag som fokuserar på att skaffa energi från förnybara källor. I vissa länder inför regeringarna dessutom straffavgifter för dem som har ett stort koldioxidavtryck.
Under de kommande åren förväntas hållbara företag få mer dragkraft, investeringar och intresse från marknadsaktörerna, vilket kommer att flytta hela marknaden till den grönare och mer hållbara sidan. Dessa trender inom fastighetsförvaltning mot att vara miljömedveten kommer sannolikt att fortsätta på obestämd tid.
De praktiska fördelarna med att få bidrag för hållbar fastighetsförvaltning är dock inte de enda fördelarna. Utöver det uppenbara miljöansvaret kan arbetet i gröna byggnader förbättra den övergripande medarbetarupplevelsen.
I takt med att allt fler människor engagerar sig i att skydda miljön söker sig en del till företag som gör detsamma. Att satsa på hållbara lösningar i anläggningarna kan därför förbättra den allmänna moralen och göra företaget mer attraktivt för anställda och myndigheter.
Slutligen finns det något att säga om uppfattningen om hållbar fastighetsförvaltning. Det finns anledning att tro att hållbara lösningar kan ha fördelar för varumärkesuppfattningen, marknadsföringen och PR-arbetet. Miljömedvetna kunder kan leta efter andra som gör detsamma, vilket skapar möjligheter för förvaltarna.
Parkering och trafikledning
Långa pendlingstider till jobbet är en av de främsta orsakerna till vantrivsel på arbetsplatsen. Även moderna lösningar som flexibla arbetsytor och coworking-ytor bidrar i liten utsträckning till att minska plågorna av en lång pendling. Lägg därtill parkeringsproblem som är vanligt förekommande i större delen av världen och de negativa effekterna förvärras snabbt.
Dessutom kan betydelsen av parkeringshantering komma att explodera. En McKinsey-studie visade att 90% av pendlarna inte skulle känna sig trygga med att använda kollektivtrafiken efter pandemin. Detta tyder på att användningen av personbilar för pendling kan bli ännu högre än tidigare, vilket ytterligare ökar trycket på parkeringsplatser i närheten av anläggningar.
Därför är det ingen överraskning att parkerings- och trafikhantering är en av de senaste trenderna inom fastighetsförvaltning. Företagen undersöker olika sätt att minska effekterna av pendling och förbättra parkeringsplatserna nära anläggningarna.
Det primära sättet att förbättra parkeringen är naturligtvis att leta efter lediga tomter i närheten av anläggningen i fråga. Det finns dock många andra sätt att förbättra parkeringen. Vissa företag använder sig av särskild programvara som kan förse dem med exakta användningsdata. Sådan information används sedan för att utveckla planer och förutse framtida krav.
Ett annat sätt att förbättra parkeringsmöjligheterna är att samarbeta med andra företag som ligger i närheten. Företag som arbetar inom olika branscher har olika parkeringsbehov. Ett fältserviceföretag kan till exempel behöva mer flexibla alternativ om deras tekniker ofta måste ta sig till backoffice. IT-företag har å andra sidan oftast ganska fasta krav.
Genom att kommunicera med närliggande företag kan det därför uppstå möjligheter att dela parkeringsplatser (gratis eller på annat sätt). Eftersom tillgång till parkering är en så viktig del av de anställdas vardag kan det vara till stor nytta att göra allt man kan för att förbättra den aspekten.
Integrerad fastighetsförvaltning
Arbetsplatserna har blivit alltmer komplexa. Tidigare har de flesta data från anläggningar varit “silade”, vilket innebär att de lagrats i ett visst system och aldrig flyttats ut ur det. Integrerad fastighetsförvaltning syftar till att ändra på detta.
Integrerad fastighetsförvaltning innebär att man använder lösningar för att samla in data från många olika källor för att få insikt i ineffektivitet och möjliga förbättringar. Företag som äger många fastigheter kan till exempel försöka minska antalet enskilda avtal med leverantörer för att konsolidera tjänsterna.
Andra aspekter av fastighetsförvaltning, t.ex. den teknikstack som används för att övervaka processen, kan kortas ned och normaliseras för alla anläggningar. På så sätt minskar antalet programvarulicenser som krävs och medarbetarna får en bättre förståelse för arbetsflödena i hela företaget eftersom de inte behöver lära om.
Detsamma gäller för fysisk utrustning. Integrerad fastighetsförvaltning syftar till att konsolidera inventarier i hela verksamheten. I grund och botten är målet att ha all information om inventarier och utrustning på ett och samma ställe. På så sätt kan chefer och tekniker få en mer exakt förståelse för verksamhetens kapacitet och krav. Dessutom kan det avslöja ineffektivitet som kanske har gått obemärkt förbi (t.ex. att en byggnad har för mycket personlig skyddsutrustning och en annan för lite).
Eftersom flexibla arbetsplatser blir allt vanligare måste slutligen de övergripande skillnaderna (t.ex. i programvara, system osv.) minskas. Annars minskar effektiviteten i en sådan process. I stället för att samla alla under flera olika tak med olika regler syftar dessa trender inom integrerad fastighetsförvaltning till att hela företaget ska samlas under ett enda tak.
Utrusta fastighetsförvaltare med FSM-programvara
Alla dessa trender inom fastighetsförvaltning är beroende av framsteg inom teknik och programvara för att kunna dra nytta av fördelarna. Modern fastighetsförvaltning är nästan omöjlig utan att rätt integrationer finns på plats.
Ett av de främsta sätten att förbättra fastighetshanteringen inom företag är att implementera lösningar för hantering av anläggningar och fältservice. Dessa lösningar är mycket lika CRM, men de är avsedda att optimera användningen av anläggningar och arbetsflödena för fältservicemedarbetare.
Inom anläggningsförvaltning är FSM-programvara ofta den främsta drivkraften för optimering. Även om det tar lite tid att vänja sig vid de nya lösningarna ger de många fördelar, t.ex. bättre prognoser för förebyggande underhåll och möjlighet till datadrivet beslutsfattande.
Enligt en McKinsey-studie är företag vars medarbetare är mer utbildade i datakoncept oftare högpresterande. Inom fältservice och fastighetsförvaltning är FSM-lösningar det första steget mot datadrivet beslutsfattande.
Eftersom fastighetsförvaltande företag letar efter fler sätt att optimera är det enda sättet att ligga steget före att använda FSM-programvara.
Slutsats
Facilities management är ett område som utvecklas snabbt. De flesta företag i branschen funderar på eller genomför digital transformation för att öka effektiviteten och minska driftskostnaderna. Användningen av programvara för fastighetsförvaltning har dock varit långsam jämfört med andra branscher. Detta kan dock ses som en oväntad fördel – det finns ett enkelt och effektivt sätt att ligga steget före och kanske till och med slå ut konkurrenterna.
Letar du efter sätt att optimera användning och förvaltning av anläggningar? Frontu är här för att hjälpa till. Vår dedikerade FSM-lösning hjälper dig att hantera dina fältservicemedarbetare och förbättra den övergripande driftseffektiviteten i anläggningarna. Vår lösning kan hjälpa dig att ligga steget före konkurrenterna utan att behöva genomföra en storskalig översyn. Boka ett demosamtal med vårt team för att ta reda på hur Frontu kan gynna ditt företag.
