El año pasado publicamos un artículo con una visión general de las tendencias más predominantes en el sector de la gestión de edificios en 2020: la atención se centró en el software de gestión de edificios e instalacioneslas tecnologías avanzadas, la automatización de edificios y las integraciones del Internet de las cosas. Sin embargo, 2020 y 2021 han sido, cuando menos, tumultuosos. Muchos profesionales han pronosticado que serán necesarios cambios significativos en las actividades empresariales diarias como consecuencia de la pandemia mundial.
Contra todo pronóstico, el sector de los sistemas de gestión de instalaciones y edificios está creciendo y seguirá aumentando en los próximos años. Se espera que crezca a un CAGR del 7% entre 2021 y 2026 para alcanzar los 1051.000 millones de USD en 2026, frente a los 749.000 millones de USD en 2020. Sin embargo, como cualquier otro sector, la gestión de instalaciones también tiene ciertos retos que exigen soluciones innovadoras.
Debido a la pandemia de COVID-19, las empresas han tenido que garantizar la seguridad de los empleados y mantener los servicios al tiempo que cumplían la normativa. Ha sido necesario implantar nuevas estrategias en el lugar de trabajo para gestionar la seguridad y mantener la productividad de los empleados. Por ello, muchas industrias con muchos inmuebles recurrieron a soluciones innovadoras.
Principales tendencias en gestión de instalaciones
Tecnología sin contacto
Los servicios sin contacto siempre han estado en la mente de los proveedores de servicios. Aunque no fue un tema candente hasta 2020, se han producido avances significativos en este ámbito. Principalmente, los avances se produjeron en las tendencias de gestión, a medida que los servicios sin contacto empezaron a convertirse en la norma. Ahora se ha convertido en una de las principales tendencias de gestión de instalaciones a nivel mundial.
Implantar los servicios sin contacto en tantos ámbitos como sea posible aporta numerosas ventajas. Aunque la adopción puede ser todavía más lenta que en otras áreas (como el comercio minorista), hay buenas razones para creer que la tecnología sin contacto puede utilizarse para mejorar no sólo el lado del cliente, sino también el lado empresarial de la moneda. Según McKinsey, las empresas pueden utilizar la tecnología sin contacto para mejorar la seguridad y otros aspectos en áreas empresariales clave.
Por ejemplo, implantar la tecnología sin contacto en las instalaciones puede mejorar la eficiencia energética y reducir su huella de carbono. Por otra parte, la tecnología sin contacto suele ser significativamente más rápida. Perder tiempo manipulando y buscando los dispositivos tecnológicos necesarios o intentando recordar cosas como PIN o contraseñas puede ser cosa del pasado.
Por último, estos cambios y mejoras aparentemente pequeños pueden convertirse rápidamente en un enorme ahorro de tiempo. Mientras que una persona que utilice la tecnología sin contacto puede ahorrar sólo unos segundos, cientos de empleados que hagan lo mismo pueden tener un impacto significativo. Además, la satisfacción de los empleados será mucho mayor, ya que podrán realizar sus tareas más rápidamente y con menos complicaciones.
Internet de las Cosas (IoT)
El Internet de las Cosas se considera uno de los pocos avances capaces de revolucionar determinados ámbitos empresariales. En la gestión de instalaciones, eso significa a menudo integrar la tecnología de sensores y otras herramientas necesarias para acceder a datos extremadamente granulares y en tiempo real.
Los dispositivos IoT permiten a los gestores de instalaciones combinar datos de muchos sectores diferentes. Además, pueden realizar fácilmente el seguimiento de activos, la gestión de inventarios y la supervisión remota mediante plataformas de software.
A medida que los dispositivos conectados introducen datos en un sistema, los gestores de las instalaciones pueden utilizar esa información con gran efecto. Además de conseguir una mayor interacción con los edificios inteligentes, pueden utilizar todas las demás ventajas para una amplia gama de mejoras:
- Funciones de automatización basadas en sensores. La tecnología de sensores puede suministrar cantidades increíbles de datos medioambientales y de otro tipo, lo que permite a los gestores de las instalaciones conocer detalles como la temperatura y el uso del espacio. En caso de emergencia o riesgo emergente, un gestor de instalaciones puede resolver algunos problemas sin ninguna interacción humana.
- Reducción de los costes variables. Los datos proporcionados por los dispositivos pueden revelar oportunidades para un uso más flexible de los recursos. Por ejemplo, los edificios ecológicos y otras instalaciones similares pueden conocer mejor los patrones de uso. Estos patrones pueden analizarse para aumentar la eficiencia del uso de la calefacción, la electricidad y otros servicios públicos.
- Eficacia y bienestar de los empleados. La tecnología de sensores integrada con el software de gestión puede permitir a los empleados mejorar su proceso de toma de decisiones. Obtener detalles sobre el uso de las instalaciones o el espacio restante les lleva mucho menos tiempo, lo que les permite centrarse más en ofrecer resultados. Además, la experiencia de los empleados puede mejorar si se utiliza IoT para optimizar las instalaciones (por ejemplo, manteniendo niveles óptimos de calor y humedad).
- Analítica y transparencia. Otra de las tendencias clave en la gestión de instalaciones es la búsqueda de datos en tiempo real y más precisos. Para muchas empresas, mantenerse a la vanguardia significa poder analizar información granular sobre la eficiencia del trabajo y las posibles mejoras. IoT trae consigo muchos más datos sobre el uso de los equipos y la eficiencia de los empleados que, con el tiempo, mejoran el flujo de trabajo. Por último, tener acceso a información en tiempo real significa poder proporcionar a los clientes actualizaciones siempre que lo soliciten.
- Mitigación de riesgos. Los sensores de movimiento y otros sistemas pueden mejorar significativamente la seguridad de todas las instalaciones. Herramientas de seguridad como las cámaras y la confirmación de identidad ayudan a los profesionales de las instalaciones a descubrir y eliminar cualquier riesgo antes de que se convierta en un problema mayor. Además, los responsables de las instalaciones pueden utilizar estos sistemas para encontrar lagunas en la seguridad.
- Mantenimiento predictivo. Como los dispositivos IoT proporcionan a las empresas tanta información sobre las instalaciones, se pueden realizar previsiones de mantenimiento más precisas. En lugar de basarse en datos en papel que podrían estar obsoletos, los equipos de las instalaciones pueden transmitir información a través de protocolos inalámbricos, lo que permite a las empresas reaccionar más rápida y eficazmente a las necesidades que surjan.
El Internet de las Cosas ha dado mucho que hablar porque puede beneficiar a todas las instalaciones. Incluso los edificios más antiguos pueden mejorar significativamente en numerosas áreas. Por supuesto, habrá que sustituir los sistemas heredados, ya que los proveedores de software pueden haberlos superado sin ofrecer la posibilidad de integrarlos.
Sin embargo, aunque sea una de las principales tendencias en la gestión de instalaciones, aún falta una adopción generalizada. Los dispositivos IoT dependen de una gestión cuidadosa y coherente para ser eficientes. No son una solución de “dispara y olvídate”. La mayoría de las empresas necesitarán empleados que puedan centrarse en mantener y mejorar los dispositivos IoT.
Además, los elevados costes iniciales necesarios pueden disuadir a los gestores de instalaciones de seguir esa vía. Aunque los dispositivos IoT pueden tener beneficios increíbles, las limitaciones presupuestarias pueden hacer que los gestores de instalaciones actuales busquen en otra parte mejoras para sus bienes inmuebles.
Por último, el IoT puede convertirse pronto en una necesidad. El futuro de la inteligencia artificial, la realidad aumentada y la supervisión robótica de las instalaciones no está demasiado lejos. Todas estas mejoras requerirán dispositivos IoT bien integrados para funcionar, ya que la automatización en todos los sectores del software se basa en el procesamiento de la información, como los datos de los sensores antes mencionados.
Mano de obra autónoma
Dar más autonomía e independencia a los técnicos es una de las principales tendencias en gestión de instalaciones. Algunos gestores de instalaciones están dejando atrás la idea de que más gastos generales es mejor. Se han dado cuenta de que la carga del servicio de campo ya la llevan los técnicos, pues realizan tanto las tareas técnicas como las de cara al cliente. Esencialmente, ellos mismos participan en la gestión de proyectos.
En lugar de hacer que los técnicos informen de cada detalle al back-office, los gestores de instalaciones actuales buscan formas de proporcionarles más independencia. Al fin y al cabo, la elaboración de informes lleva tiempo y, si es innecesaria o puede automatizarse, significa perder tiempo y capacidades valiosas.
Por eso, los gestores de instalaciones buscan formas de reducir las comunicaciones innecesarias sobre el terreno y las capacidades móviles sin que ello afecte a la calidad del servicio. Si se hace correctamente, permite tanto al back office como a los técnicos centrarse más en las tareas que tienen entre manos sin tener que pasar por muchos trámites burocráticos.
Sin embargo, la autonomía sólo puede concederse adecuadamente si los técnicos disponen en todo momento de los conocimientos y herramientas adecuados. Normalmente, eso significa utilizar un software de gestión de instalaciones y servicios de campo para conceder a los empleados acceso en tiempo real a la información importante. Un software de gestión de instalaciones adecuado puede crear una plataforma digital en la que se almacenen todos los conocimientos necesarios sin que sea necesaria la constante intervención humana.
Implantar un software de este tipo permite a empleados y técnicos agilizar todo el proceso de servicio. Tener acceso a información importante en tiempo real mejora enormemente la experiencia general de los empleados, ya que pueden prestar servicios de forma más eficiente. Además, se les proporciona la capacidad de realizar actualizaciones puntuales in situ, ya que los clientes pueden enviar solicitudes de servicio de forma más eficiente.
Por último, una plantilla autónoma significa perder menos tiempo en tareas que pueden automatizarse. Si tus mejores talentos dedican tiempo a rellenar formularios u otras tareas repetitivas, es tiempo que no se emplea en crear valor para los clientes. Como ocurre desde hace muchos años, las empresas que automatizan todo a una velocidad vertiginosa suelen superar a las que no lo hacen.
Gestión de la energía y soluciones sostenibles
Las soluciones de ahorro energético, energías renovables y desarrollo empresarial sostenible están en alza. Los gobiernos de todo el mundo están empezando a subvencionar a las empresas que se centran en adquirir energía de fuentes renovables. Además, los gobiernos de algunos países están promulgando sanciones para quienes tengan una gran huella de carbono.
En los próximos años, se prevé que los negocios sostenibles ganen más tracción, inversiones e interés por parte de los participantes en el mercado, desplazando todo el mercado hacia el lado más ecológico y sostenible. Es probable que estas tendencias de gestión de instalaciones hacia la conciencia medioambiental continúen indefinidamente.
Sin embargo, las ventajas prácticas de recibir subvenciones para la gestión sostenible de las instalaciones no es el único beneficio. Aparte de la evidente responsabilidad medioambiental, trabajar en edificios ecológicos puede mejorar la experiencia general de los empleados.
A medida que más gente se vuelca en la protección del medio ambiente, algunos buscan empresas que hagan lo mismo. Así, apostar por soluciones sostenibles en las instalaciones puede mejorar la moral general y hacer que la empresa resulte más atractiva para los empleados y los gobiernos.
Por último, hay algo que decir sobre la percepción de la gestión sostenible de las instalaciones. Hay motivos para creer que apostar por soluciones sostenibles puede tener ventajas para la percepción de la marca, el marketing y las relaciones públicas. Los clientes preocupados por el medio ambiente podrían buscar a otros que hagan lo mismo, creando oportunidades para los gestores.
Aparcamiento y gestión del tráfico
Los largos desplazamientos al trabajo son una de las principales causas de infelicidad laboral. Incluso las soluciones modernas, como los espacios de trabajo flexibles y los espacios de coworking, ayudan poco a reducir la agonía de un largo viaje al trabajo. Si a esto se añaden los problemas de aparcamiento, frecuentes en la mayor parte del mundo, los efectos negativos se agravan rápidamente.
Además, la importancia de la gestión del aparcamiento puede dispararse. Un estudio de McKinsey demostró que el 90% de las personas que se desplazan al trabajo no se sentirían seguras utilizando el transporte público después de la pandemia. Estas opiniones indican que el uso del automóvil personal para desplazarse al trabajo puede ser aún mayor que antes, lo que aumentará la presión sobre los aparcamientos cercanos a las instalaciones.
Por tanto, no debe sorprender que la gestión del aparcamiento y el tráfico sea una de las tendencias más recientes en gestión de instalaciones. Las empresas buscan formas de reducir el impacto de los desplazamientos y mejorar las plazas de aparcamiento cerca de las instalaciones.
Por supuesto, la forma principal de mejorar el aparcamiento es buscar parcelas disponibles cerca de la instalación en cuestión. Sin embargo, hay muchas otras formas de mejorar el aparcamiento. Algunas empresas recurren a programas informáticos específicos que pueden proporcionarles datos precisos sobre el uso. Esa información se utiliza luego para elaborar planes y prever las necesidades futuras.
Otra forma de mejorar el aparcamiento es aunar fuerzas con otras empresas cercanas. Las empresas que trabajan en sectores distintos tendrán necesidades de aparcamiento desiguales. Por ejemplo, una empresa de servicios de campo puede necesitar opciones más flexibles si sus técnicos tienen que acceder con frecuencia a la trastienda. Las empresas de informática, en cambio, suelen tener requisitos bastante fijos.
Así pues, la comunicación con las empresas vecinas puede dar lugar a oportunidades de compartir plazas de aparcamiento (gratuitas o no). Dado que el acceso adecuado al aparcamiento es una parte tan importante de la vida diaria de los empleados, esforzarse por mejorar ese aspecto puede tener enormes beneficios.
Gestión integrada de instalaciones
Los espacios de trabajo se han vuelto cada vez más complejos. Antes, la mayoría de los datos de las instalaciones se almacenaban en silos, es decir, en un sistema concreto y nunca salían de él. La gestión integrada de instalaciones pretende cambiar eso.
La gestión integrada de instalaciones significa utilizar soluciones para recopilar datos de numerosas fuentes con el fin de conocer las ineficiencias y las posibles mejoras. Por ejemplo, las empresas que poseen muchos inmuebles pueden intentar reducir los contratos individuales con los proveedores para consolidar los servicios.
Otros aspectos de la gestión de instalaciones, como la pila tecnológica utilizada para supervisar el proceso, pueden truncarse y normalizarse en todas las instalaciones. Hacerlo reduce la cantidad de licencias de software necesarias y permite a los empleados comprender mejor los flujos de trabajo en toda la empresa, ya que no tienen que volver a aprender.
Lo mismo ocurre con los equipos físicos. La gestión integrada de instalaciones pretende consolidar el inventario en toda la empresa. En esencia, el objetivo es tener toda la información sobre inventario y equipos en un solo lugar. De ese modo, los gestores y técnicos pueden tener un conocimiento más preciso de las capacidades y necesidades de la empresa. Además, puede revelar ineficiencias que podrían haber pasado desapercibidas (por ejemplo, que un edificio tenga demasiado equipo de protección individual y otro demasiado poco).
Por último, como los espacios de trabajo flexibles van en aumento, hay que reducir la cantidad de diferencias globales (es decir, en software, sistemas, etc.). De lo contrario, disminuye la eficacia de dicho proceso. En lugar de dirigir a todo el mundo bajo múltiples techos con normas diferentes, estas tendencias de gestión integrada de instalaciones pretenden pensar que toda la empresa está dirigida bajo un único techo.
Equipar a los gestores de instalaciones con el software FSM
Todas estas tendencias de gestión de instalaciones se basan en los avances de la tecnología y el software para obtener beneficios. La gestión moderna de instalaciones es casi imposible sin las integraciones adecuadas.
Una de las principales formas de mejorar la gestión inmobiliaria en las empresas es implantar soluciones de gestión de instalaciones y servicios de campo. Estas soluciones son muy similares a los CRM, pero están pensadas para optimizar el uso de las instalaciones y los flujos de trabajo de los trabajadores de servicios de campo.
En la gestión de instalaciones, el software FSM suele ser el principal impulsor de la optimización. Aunque lleva algún tiempo acostumbrarse a las nuevas soluciones, proporcionan numerosas ventajas, como mejores previsiones para el mantenimiento predictivo y la posibilidad de tomar decisiones basadas en datos.
Según un estudio de McKinsey, las empresas cuyos empleados están más formados en conceptos de datos suelen ser las de mayor rendimiento. En el servicio externo y la gestión de instalaciones, las soluciones FSM son el primer paso hacia la toma de decisiones basada en datos.
Por tanto, como las empresas de gestión de instalaciones buscan más formas de optimizar, la única forma de tener una oportunidad de mantenerse a la vanguardia es mediante el software FSM.
Conclusión
La gestión de instalaciones es un campo que progresa rápidamente. La mayoría de las empresas del sector están pensando o aplicando la transformación digital para ganar en eficiencia y reducir los costes operativos. Sin embargo, la adopción del software de gestión de instalaciones ha sido lenta en comparación con otros sectores. Sin embargo, esto puede considerarse una ventaja inesperada: existe una forma sencilla y eficaz de mantenerse a la vanguardia y, posiblemente, incluso de superar a la competencia.
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