V loňském roce jsme publikovali článek s přehledem nejčastějších trendů v oboru správy budov v roce 2020 – pozornost byla věnována zejména software pro správu budov a zařízení, pokročilým technologiím, automatizaci budov a integraci internetu věcí. Nicméně roky 2020 a 2021 byly přinejmenším bouřlivé. Mnozí odborníci předpovídali, že v důsledku globální pandemie bude nutné provést významné změny v každodenních obchodních činnostech.
Navzdory všem předpokladům odvětví systémů pro správu budov a zařízení roste a v příštích letech bude dále růst. Očekává se, že v letech 2021 až 2026 poroste o 7 % a do roku 2026 dosáhne 1051 miliard USD oproti 749 miliardám USD v roce 2020. Stejně jako každé jiné odvětví se však i facility management potýkal s určitými problémy, které vyžadovaly inovativní řešení.
Kvůli pandemii COVID-19 musely podniky zajistit bezpečnost zaměstnanců a zachovat služby a zároveň dodržovat předpisy. Bylo nutné zavést nové strategie na pracovištích, aby se zvládla bezpečnost a udržela produktivita zaměstnanců. Mnoho průmyslových odvětví s velkým množstvím nemovitostí se tak obrátilo k inovativním řešením.
Hlavní trendy v oblasti správy zařízení
Bezkontaktní technologie
Poskytovatelé služeb vždy mysleli na bezkontaktní služby. Ačkoli to do roku 2020 nebylo palčivé téma, došlo v této oblasti k významnému pokroku. Pokroky se týkaly především trendů v oblasti správy, protože bezkontaktní služby se začaly stávat normou. Nyní se staly jedním z hlavních trendů facility managementu na celém světě.
Zavedení bezkontaktních služeb do co největšího počtu oblastí přináší řadu výhod. I když je zavádění stále pomalejší než v jiných oblastech (např. v maloobchodě), existuje dobrý důvod se domnívat, že bezkontaktní technologie může být využita ke zlepšení nejen na straně zákazníků, ale i na straně obchodu. Podle společnosti McKinsey mohou společnosti využít bezkontaktní technologii ke zlepšení bezpečnosti, zabezpečení a dalších aspektů v klíčových oblastech podnikání.
Zavedení bezkontaktní technologie v zařízeních může například zlepšit energetickou účinnost a snížit uhlíkovou stopu. Na druhou stranu je bezkontaktní technologie často výrazně rychlejší. Ztrácet čas šmejděním a hledáním potřebných technických zařízení nebo snahou zapamatovat si věci jako PIN nebo hesla může být minulostí.
A konečně, tyto zdánlivě malé změny a vylepšení se mohou rychle proměnit v obrovskou úsporu času. Zatímco jeden člověk používající bezkontaktní technologii může ušetřit jen několik sekund, stovky zaměstnanců, kteří dělají totéž, mohou mít významný dopad. Jako příjemný bonus bude spokojenost zaměstnanců výrazně vyšší, protože budou moci plnit své povinnosti rychleji a s menšími problémy.
Internet věcí (IoT)
Internet věcí je považován za jeden z mála průlomových objevů, který může způsobit revoluci v některých oblastech podnikání. V oblasti správy budov to často znamená integraci senzorové technologie a dalších potřebných nástrojů, které umožňují získat přístup k extrémně granulovaným datům v reálném čase.
Zařízení internetu věcí umožňují správcům zařízení kombinovat data z mnoha různých odvětví. Kromě toho mohou snadno provádět sledování majetku, správu zásob a vzdálené monitorování prostřednictvím softwarových platforem.
Vzhledem k tomu, že připojená zařízení přenášejí data do jednoho systému, mohou správci zařízení tyto informace velmi efektivně využívat. Kromě lepší interakce s inteligentními budovami mohou využít všechny ostatní výhody pro širokou škálu zlepšení:
- Automatizační funkce založené na senzorech. Senzorová technologie může poskytovat neuvěřitelné množství environmentálních a jiných dat, což umožňuje správcům budov získat přehled o podrobnostech, jako je teplota a využití prostoru. V případě mimořádné události nebo vznikajícího rizika může facility manažer některé problémy vyřešit bez jakékoli lidské interakce.
- Snížení variabilních nákladů. Údaje poskytované zařízeními mohou odhalit možnosti flexibilnějšího využívání zdrojů. Například ekologické budovy a další podobná zařízení mohou získat přehled o způsobech využívání. Tyto vzorce lze analyzovat s cílem zvýšit efektivitu využití tepla, elektřiny a dalších médií.
- Efektivita a pohoda zaměstnanců. Senzorová technologie integrovaná se softwarem pro řízení může zaměstnancům umožnit zlepšit jejich rozhodovací proces. Získání podrobných informací o využití zařízení nebo zbývajícího prostoru jim zabere podstatně méně času, což jim umožní více se soustředit na dosahování výsledků. Kromě toho se může zlepšit spokojenost zaměstnanců, pokud se IoT používá k optimalizaci zařízení (např. udržování optimální úrovně tepla a vlhkosti).
- Analytika a transparentnost. Jedním z dalších klíčových trendů v oblasti správy zařízení je hledání přesnějších dat v reálném čase. Pro mnoho společností znamená udržet si náskok možnost analyzovat detailní informace o efektivitě práce a možných zlepšeních. Internet věcí s sebou přináší mnohem více dat o využití zařízení a efektivitě zaměstnanců, která po určité době zlepší pracovní postupy. A konečně, mít přístup k informacím v reálném čase znamená mít možnost poskytovat klientům aktuální informace, kdykoli o ně požádají.
- Zmírnění rizik. Senzory pohybu a další systémy mohou výrazně zlepšit zabezpečení všech objektů. Bezpečnostní nástroje, jako jsou kamery a potvrzení totožnosti, pomáhají odborníkům na zařízení odhalit a odstranit případná rizika dříve, než se mohou rozrůst ve větší problémy. Kromě toho mohou facility manažeři pomocí těchto systémů najít mezery v zabezpečení.
- Prediktivní údržba. Vzhledem k tomu, že zařízení IoT poskytují společnostem mnoho informací o zařízeních, lze provádět přesnější předpovědi údržby. Namísto spoléhání se na papírové údaje, které by mohly být zastaralé, mohou zařízení v zařízeních přenášet informace prostřednictvím bezdrátových protokolů, což společnostem umožňuje rychleji a efektivněji reagovat na vznikající potřeby.
O internetu věcí se tolik mluví, protože může být přínosem pro všechna zařízení. I starší budovy mohou být v mnoha oblastech výrazně vylepšeny. Starší systémy bude samozřejmě nutné nahradit, protože poskytovatelé softwaru mohli přejít na jiné, aniž by poskytli možnost integrace.
Ačkoli se však jedná o jeden z hlavních trendů v oblasti správy budov, stále není dostatečně rozšířený. Zařízení internetu věcí se spoléhají na pečlivou důslednou správu, aby byla efektivní. Nejsou řešením typu “vystřel a zapomeň”. Většina společností bude potřebovat zaměstnance, kteří se budou moci soustředit na údržbu a zlepšování zařízení IoT.
Kromě toho mohou vedení zařízení od této cesty odradit vysoké počáteční náklady. I když zařízení IoT mohou mít neuvěřitelné přínosy, rozpočtová omezení mohou způsobit, že dnešní facility manažeři budou hledat zlepšení ve svých nemovitostech jinde.
Konečně, internet věcí se může brzy stát nutností. Budoucnost umělé inteligence, rozšířené reality a robotického monitorování zařízení není příliš vzdálená. Všechna tato vylepšení budou ke svému fungování vyžadovat dobře integrovaná zařízení IoT, protože automatizace napříč všemi softwarovými odvětvími je postavena na zpracování informací, jako jsou již zmíněná data ze senzorů.
Autonomní pracovní síla
Poskytnutí větší samostatnosti a nezávislosti technikům je jedním z hlavních trendů facility managementu. Někteří facility manažeři se odklánějí od myšlenky, že více režie je lepší. Uvědomili si, že břemeno servisu v terénu již nesou technici, protože plní jak technické, tak i klientské úkoly. V podstatě se sami podílejí na řízení projektů.
Místo toho, aby technici hlásili každý detail do back-office, hledají dnešní facility manažeři způsoby, jak jim poskytnout větší nezávislost. Koneckonců, reportování zabere čas, a pokud je zbytečné nebo se dá automatizovat, znamená to ztrátu cenného času a možností.
Správci zařízení proto hledají způsoby, jak omezit zbytečnou komunikaci v terénu a mobilní funkce, aniž by to mělo dopad na kvalitu služeb. Pokud je to provedeno správně, umožňuje to jak back office, tak technikům více se soustředit na dané úkoly, aniž by museli procházet mnoha byrokratickými pohyby.
Samostatnost však může být řádně zajištěna pouze tehdy, pokud jsou technici vždy vybaveni odpovídajícími znalostmi a nástroji. Obvykle to znamená použití softwaru pro terénní služby a správu zařízení, který zaměstnancům poskytuje přístup k důležitým informacím v reálném čase. Správný software pro facility management dokáže vytvořit digitální platformu, kde jsou uloženy všechny potřebné znalosti, aniž by vyžadoval neustálý vstup člověka.
Zavedení takového softwaru umožňuje zaměstnancům i technikům zefektivnit celý servisní proces. Přístup k důležitým informacím v reálném čase výrazně zlepšuje celkový dojem zaměstnanců, kteří mohou poskytovat služby efektivněji. Navíc jim poskytuje možnost provádět včasné aktualizace na místě, protože zákazníci mohou efektivněji zadávat servisní požadavky.
A konečně, autonomní pracovní síla znamená méně času na úkoly, které lze automatizovat. Pokud vaši nejlepší talenti tráví čas vyplňováním formulářů nebo jinými opakujícími se úkoly, je to čas, který nestrávíte vytvářením hodnoty pro zákazníky. Stejně jako již mnoho let platí, že společnosti, které vše automatizují závratnou rychlostí, často překonávají ty, které tak nečiní.
Energetický management a udržitelná řešení
Řešení pro úsporu energie, obnovitelné zdroje energie a udržitelný rozvoj podnikání jsou na vzestupu. Vlády po celém světě začínají dotovat společnosti, které se zaměřují na získávání energie z obnovitelných zdrojů. Vlády některých zemí navíc zavádějí sankce pro ty, kteří mají velkou uhlíkovou stopu.
Předpokládá se, že v nadcházejících letech získají udržitelné podniky více pozornosti, investic a zájmu ze strany účastníků trhu, čímž se celý trh posune směrem k ekologičtějšímu a udržitelnějšímu. Tyto trendy facility managementu směřující k uvědomělému přístupu k životnímu prostředí budou pravděpodobně pokračovat donekonečna.
Praktický přínos získávání dotací na udržitelnou správu budov však není jediným přínosem. Kromě zřejmé odpovědnosti k životnímu prostředí může práce v ekologických budovách zlepšit celkovou zkušenost zaměstnanců.
S tím, jak se stále více lidí angažuje v ochraně životního prostředí, někteří vyhledávají společnosti, které se chovají stejně. Udržitelná řešení v zařízeních tak mohou zlepšit celkovou morálku a učinit společnost atraktivnější pro zaměstnance i vlády.
V neposlední řadě je třeba zmínit vnímání udržitelného facility managementu. Existuje důvod se domnívat, že volba udržitelných řešení může mít přínos pro vnímání značky, marketing a vztahy s veřejností. Klienti, kteří dbají na životní prostředí, mohou hledat jiné, kteří dělají totéž, což vytváří příležitosti pro manažery.
Řízení parkování a dopravy
Dlouhé dojíždění do práce je jednou z hlavních příčin neštěstí na pracovišti. Dokonce i moderní řešení, jako jsou flexibilní pracovní prostory a coworking, pomáhají jen málo snížit utrpení z dlouhého dojíždění. Když se k tomu přidají problémy s parkováním, které jsou rozšířené ve většině zemí světa, negativní dopady se rychle stupňují.
Kromě toho může vzrůst význam správy parkování. Studie společnosti McKinsey ukázala, že 90 % dojíždějících by se po pandemii necítilo bezpečně při používání veřejné dopravy. Tyto pocity naznačují, že používání osobních automobilů pro dojíždění do práce může být ještě vyšší než dříve, což ještě více zatíží parkovací místa v blízkosti zařízení.
Proto by nemělo být překvapením, že řízení parkování a dopravy je jedním z nejnovějších trendů facility managementu. Společnosti hledají způsoby, jak snížit dopady dojíždění do zaměstnání a zlepšit parkovací místa v blízkosti objektů.
Základním způsobem, jak zlepšit parkování, je samozřejmě hledání volných pozemků v blízkosti daného objektu. Existuje však mnoho dalších způsobů, jak zlepšit parkování. Některé podniky se poohlížejí po specifickém softwaru, který jim může poskytnout přesné údaje o využití. Tyto informace pak slouží k vypracování plánů a předpovědí budoucích požadavků.
Dalším způsobem, jak zlepšit parkování, je spojit síly s dalšími společnostmi, které jsou v blízkosti. Podniky pracující v různých odvětvích mají nestejné požadavky na parkování. Například firma poskytující služby v terénu může vyžadovat flexibilnější možnosti, pokud její technici musí často dojíždět do zázemí. Naproti tomu IT společnosti mají obvykle poměrně pevné požadavky.
Komunikace se sousedními podniky tak může přinést možnosti sdílení parkovacích míst (zdarma nebo jinak). Vzhledem k tomu, že správný přístup k parkování je tak důležitou součástí každodenního života zaměstnanců, může mít snaha o zlepšení tohoto aspektu obrovský přínos.
Integrovaná správa zařízení
Pracovní prostory jsou stále složitější. Dříve byla většina dat z provozů oddělená, což znamená, že byla uložena v jednom konkrétním systému a nikdy se z něj nepřesunula. Integrovaná správa zařízení si klade za cíl to změnit.
Integrovaná správa zařízení znamená použití řešení pro shromažďování dat z mnoha zdrojů s cílem získat přehled o neefektivitě a možných zlepšeních. Například společnosti, které vlastní velké množství nemovitostí, se mohou pokusit omezit jednotlivé smlouvy s poskytovateli služeb s cílem konsolidovat služby.
Ostatní aspekty správy zařízení, jako je například zásobník technologií používaný k dohledu nad procesem, mohou být zkráceny a normalizovány ve všech zařízeních. Tím se sníží množství potřebných softwarových licencí a zaměstnanci lépe porozumí pracovním postupům v celé společnosti, protože se je nemusí znovu učit.
Totéž platí pro fyzické vybavení. Integrovaná správa zařízení má za cíl konsolidovat zásoby v rámci celého podniku. Cílem je v podstatě mít všechny informace o zásobách a vybavení na jednom místě. Manažeři a technici tak mohou mít přesnější představu o možnostech a požadavcích podniku. Navíc může odhalit neefektivity, které mohly zůstat nepovšimnuty (např. v jedné budově je příliš mnoho osobních ochranných pomůcek a v jiné příliš málo).
V neposlední řadě je třeba s rostoucím počtem flexibilních pracovišť snížit množství celkových rozdílů (tj. v softwaru, systémech atd.). V opačném případě se snižuje efektivita takového procesu. Namísto toho, aby každý směřoval pod více střech s různými pravidly, je cílem těchto trendů integrovaného facility managementu uvažovat o celé společnosti jako o směřující pod jednu střechu.
Vybavení správců zařízení softwarem FSM
Všechny výše uvedené trendy v oblasti facility managementu jsou založeny na technologickém a softwarovém pokroku, který přináší výhody. Moderní správa budov je téměř nemožná bez správné integrace.
Jedním z hlavních způsobů, jak zlepšit správu nemovitostí ve firmách, je zavedení řešení pro správu zařízení a služeb v terénu. Tato řešení jsou velmi podobná CRM, mají však optimalizovat využívání zařízení a pracovní postupy pracovníků terénních služeb.
V oblasti správy zařízení je software FSM často hlavním motorem optimalizace. I když si na nová řešení je třeba nějakou dobu zvykat, poskytují řadu výhod, jako jsou lepší předpovědi pro prediktivní údržbu a umožňují rozhodování na základě dat.
Podle studie společnosti McKinsey jsou podniky, jejichž zaměstnanci jsou více vzdělaní v oblasti datových konceptů, častěji vysoce výkonné. V oblasti terénních služeb a správy zařízení jsou řešení FSM prvním krokem k rozhodování založenému na datech.
Protože společnosti zabývající se správou budov hledají další způsoby optimalizace, jedinou možností, jak si udržet náskok, je software FSM.
Závěr
Facilities management je rychle se rozvíjející obor. Většina podniků v této oblasti uvažuje o digitální transformaci nebo ji zavádí, aby dosáhla vyšší efektivity a snížila provozní náklady. Ve srovnání s jinými odvětvími je však zavádění softwaru pro správu budov pomalé. Přesto to lze považovat za nečekaný přínos – existuje jednoduchý a efektivní způsob, jak si udržet náskok a případně i předstihnout konkurenci.
Hledáte způsoby, jak optimalizovat využití a správu zařízení? Společnost Frontu vám pomůže. Naše stránky specializované řešení FSM vám pomůže řídit pracovníky terénních služeb a zlepšit celkovou provozní efektivitu zařízení. Naše řešení vám pomůže udržet si náskok před konkurencí, aniž byste museli procházet rozsáhlou rekonstrukcí. Objednejte si s naším týmem demonstrační hovor a zjistěte, jak může Frontu prospět vaší firmě.
