Viime vuonna julkaisimme artikkelin, jossa oli yleiskatsaus talonrakennusteollisuuden yleisimpiin trendeihin vuonna 2020 – huomio oli kiinnitetty rakennusten ja kiinteistöjen hallintaohjelmistot, kehittyneisiin teknologioihin, rakennusautomaatioon ja esineiden internetin integraatioihin. Vuodet 2020 ja 2021 ovat kuitenkin olleet vähintäänkin myrskyisiä. Monet ammattilaiset ovat ennustaneet, että maailmanlaajuisen pandemian seurauksena päivittäiseen liiketoimintaan on tehtävä merkittäviä muutoksia.
Vastoin kaikkia odotuksia laitosten ja rakennusten hallintajärjestelmien ala kasvaa ja jatkaa kasvuaan tulevina vuosina. Sen odotetaan kasvavan 7 prosentin CAGR:llä vuosina 2021-2026 ja saavuttavan 1051 miljardin Yhdysvaltain dollarin tason vuoteen 2026 mennessä, kun se vuonna 2020 oli 749 miljardia dollaria. Kuten kaikilla muillakin aloilla, myös kiinteistöhallinnossa on kuitenkin tiettyjä haasteita, jotka edellyttävät innovatiivisia ratkaisuja.
COVID-19-pandemian vuoksi yritysten oli varmistettava työntekijöiden turvallisuus ja ylläpidettävä palveluita säännösten mukaisesti. Uusien työpaikkastrategioiden toteuttaminen turvallisuuden hallitsemiseksi ja työntekijöiden tuottavuuden säilyttämiseksi on ollut välttämätöntä. Niinpä monet toimialat, joilla on paljon kiinteistöjä, kääntyivät innovatiivisten ratkaisujen puoleen.
Tilojen hallinnan tärkeimmät suuntaukset
Kosketukseton tekniikka
Kosketuksettomat palvelut ovat aina olleet palveluntarjoajien mielessä. Vaikka se ei ollutkaan polttava kysymys ennen vuotta 2020, alalla on tapahtunut merkittävää edistystä. Edistystä tapahtui ennen kaikkea hallintatrendien osalta, kun kosketuksettomista palveluista alkoi tulla normi. Nyt siitä on tullut yksi tärkeimmistä laitoshoidon trendeistä maailmanlaajuisesti.
Kosketuksettomien palvelujen käyttöönotto mahdollisimman monilla aloilla tuo mukanaan lukuisia etuja. Vaikka käyttöönotto saattaa olla vielä hitaampaa kuin muilla aloilla (kuten vähittäiskaupassa), on syytä uskoa, että kontaktittomalla teknologialla voidaan parantaa paitsi asiakaspuolta myös liiketoimintapuolta. McKinseyn mukaan yritykset voivat käyttää kontaktitonta teknologiaa turvallisuuden ja muiden näkökohtien parantamiseen keskeisillä liiketoiminta-alueilla.
Esimerkiksi kontaktittoman teknologian käyttöönotto tiloissa voi parantaa energiatehokkuutta ja pienentää hiilijalanjälkeä. Toisaalta kontaktiton tekniikka on usein huomattavasti nopeampi. Ajan tuhlaaminen tarvittavien teknisten laitteiden etsimiseen tai PIN-koodien tai salasanojen kaltaisten asioiden muistamiseen voi kuulua menneisyyteen.
Nämä näennäisesti pienet muutokset ja parannukset voivat nopeasti johtaa valtaviin ajansäästöihin. Vaikka yksi henkilö, joka käyttää kosketuksetonta teknologiaa, voi säästää vain muutaman sekunnin, sadat työntekijät, jotka tekevät samoin, voivat vaikuttaa merkittävästi. Mukavana bonuksena työntekijöiden tyytyväisyys lisääntyy huomattavasti, kun he pystyvät hoitamaan tehtävänsä nopeammin ja vaivattomammin.
Esineiden internet (IoT)
Esineiden internetiä on pidetty yhtenä harvoista läpimurroista, joilla on kyky mullistaa tietyt liiketoiminnan alat. Tilojen hallinnassa tämä tarkoittaa usein anturitekniikan ja muiden tarvittavien työkalujen integrointia, jotta voidaan saada käyttöön erittäin yksityiskohtaista ja reaaliaikaista tietoa.
IoT-laitteiden avulla kiinteistöpäälliköt voivat yhdistää tietoja monilta eri aloilta. Lisäksi he voivat helposti suorittaa omaisuuden seurantaa, varastonhallintaa ja etävalvontaa ohjelmistoalustojen avulla.
Kun liitetyt laitteet syöttävät tietoja yhteen järjestelmään, tilojen hoitajat voivat käyttää näitä tietoja tehokkaasti. Sen lisäksi, että he voivat lisätä vuorovaikutusta älykkäiden rakennusten kanssa, he voivat hyödyntää kaikkia muita etuja monenlaisiin parannuksiin:
- Anturipohjaiset automaatio-ominaisuudet. Anturitekniikka voi syöttää uskomattomia määriä ympäristö- ja muita tietoja, jolloin kiinteistöpäälliköt voivat saada tietoa esimerkiksi lämpötilasta ja tilankäytöstä. Hätätilanteessa tai riskin ilmaantuessa kiinteistöpäällikkö voi ratkaista joitakin ongelmia ilman ihmisen vuorovaikutusta.
- Pienemmät muuttuvat kustannukset. Laitteiden antamat tiedot voivat paljastaa mahdollisuuksia resurssien joustavampaan käyttöön. Esimerkiksi vihreät rakennukset ja muut vastaavat tilat voivat saada tietoa käyttötavoista. Näitä malleja voidaan analysoida lämmön, sähkön ja muiden hyötykäyttömuotojen käytön tehostamiseksi.
- Työntekijöiden tehokkuus ja hyvinvointi. Johtamisohjelmistoon integroitu anturiteknologia voi antaa työntekijöille mahdollisuuden parantaa päätöksentekoprosessiaan. Yksityiskohtien saaminen tilojen käytöstä tai jäljellä olevasta tilasta vie huomattavasti vähemmän aikaa, jolloin he voivat keskittyä enemmän tulosten tuottamiseen. Lisäksi työntekijäkokemus voi parantua, jos IoT:tä käytetään tilojen optimointiin (esim. optimaalisten lämpö- ja kosteustasojen ylläpitäminen).
- Analytiikka ja avoimuus. Yksi tilojen hallinnan muista keskeisistä suuntauksista on reaaliaikaisen ja tarkemman tiedon etsiminen. Monille yrityksille edellä pysyminen tarkoittaa sitä, että ne pystyvät analysoimaan yksityiskohtaista tietoa työn tehokkuudesta ja mahdollisista parannuksista. IoT tuo mukanaan paljon enemmän tietoa laitteiden käytöstä ja työntekijöiden tehokkuudesta, mikä jonkin ajan kuluttua parantaa työnkulkua. Reaaliaikaisten tietojen saatavuus tarkoittaa myös sitä, että asiakkaille voidaan toimittaa päivityksiä aina pyydettäessä.
- Riskien vähentäminen. Liiketunnistimet ja muut järjestelmät voivat parantaa merkittävästi kaikkien tilojen turvallisuutta. Kameroiden ja tunnistuksen vahvistamisen kaltaiset turvallisuustyökalut auttavat tilojen ammattilaisia havaitsemaan ja poistamaan kaikki riskit ennen kuin ne voivat kasvaa suuremmiksi ongelmiksi. Lisäksi laitosmiehet voivat käyttää näitä järjestelmiä löytääkseen aukkoja turvallisuudessa.
- Ennakoiva kunnossapito. Koska IoT-laitteet toimittavat yrityksille niin paljon tietoa tiloista, voidaan tehdä tarkempia kunnossapito-ennusteita. Sen sijaan, että luotettaisiin paperitietoihin, jotka ovat saattaneet olla vanhentuneita, laitosten laitteet voivat lähettää tietoja langattomien protokollien kautta, jolloin yritykset voivat reagoida nopeammin ja tehokkaammin uusiin tarpeisiin.
Esineiden internet on saanut niin paljon huomiota, koska siitä voivat hyötyä kaikki laitokset. Jopa vanhempia rakennuksia voidaan parantaa merkittävästi monilla aloilla. Vanhat järjestelmät on tietenkin korvattava, koska ohjelmistotoimittajat ovat saattaneet siirtyä niiden ohi tarjoamatta integrointimahdollisuuksia.
Vaikka se on yksi tärkeimmistä tilojen hallinnan suuntauksista, se ei kuitenkaan ole vielä yleistynyt laajalti. IoT-laitteet edellyttävät huolellista ja johdonmukaista hallintaa ollakseen tehokkaita. Ne eivät ole “laita palamaan ja unohda” -ratkaisu. Useimmat yritykset tarvitsevat työntekijöitä, jotka voivat keskittyä IoT-laitteiden ylläpitoon ja parantamiseen.
Lisäksi vaadittavat kovat alkukustannukset saattavat saada laitosjohdon luopumaan tästä vaihtoehdosta. Vaikka IoT-laitteilla voi olla uskomattomia hyötyjä, budjettirajoitukset saattavat saada nykypäivän kiinteistöpäälliköt etsimään kiinteistöjensä parannuksia muualta.
IoT:stä voi pian tulla välttämättömyys. Tekoälyn, lisätyn todellisuuden ja robottilaitosten valvonnan tulevaisuus ei ole enää kaukana. Kaikki nämä parannukset edellyttävät hyvin integroituja IoT-laitteita toimiakseen, sillä automaatio kaikilla ohjelmistoaloilla perustuu tiedonkäsittelyyn, kuten aiemmin mainittuihin anturitietoihin.
Autonominen työvoima
Teknikoiden itsenäisyyden ja riippumattomuuden lisääminen on yksi tärkeimmistä kiinteistöhallinnon trendeistä. Jotkut laitosjohtajat ovat siirtymässä pois ajattelutavasta, jonka mukaan enemmän yleiskustannuksia on parempi. He ovat ymmärtäneet, että kenttähuollon taakka on jo nyt teknikkojen harteilla, sillä he hoitavat sekä teknisiä että asiakaskohtaisia tehtäviä. Pohjimmiltaan he ovat itse mukana projektinhallinnassa.
Sen sijaan, että teknikot raportoisivat joka ikisestä yksityiskohdasta toimistolle, nykypäivän laitosmiehet etsivät keinoja, joilla he voisivat olla itsenäisempiä. Loppujen lopuksi raportointi vie aikaa, ja jos se on tarpeetonta tai automatisoitavissa, se merkitsee arvokkaan ajan ja kyvykkyyksien menettämistä.
Siksi tilojen johtajat etsivät keinoja vähentää tarpeetonta kenttäviestintää ja mobiilivalmiuksia vaikuttamatta palvelun laatuun. Oikein toteutettuna sekä taustatoimisto että teknikot voivat keskittyä enemmän käsillä oleviin tehtäviin ilman, että heidän tarvitsee käydä läpi monia byrokraattisia vaiheita.
Itsenäisyys voidaan kuitenkin myöntää asianmukaisesti vain, jos teknikoilla on aina käytettävissään asianmukainen tietämys ja työkalut. Yleensä tämä tarkoittaa kenttähuolto- ja laitoshallintaohjelmistojen käyttöä, jotta työntekijät saavat reaaliaikaisesti käyttöönsä tärkeitä tietoja. Asianmukaiset kiinteistönhallintaohjelmistot voivat luoda digitaalisen alustan, johon kaikki tarvittava tieto on tallennettu ilman, että tarvitaan jatkuvaa ihmisen panosta.
Tällaisen ohjelmiston käyttöönoton ansiosta sekä työntekijät että teknikot voivat virtaviivaistaa koko huoltoprosessia. Tärkeiden tietojen reaaliaikainen saatavuus parantaa huomattavasti työntekijöiden kokonaiskokemusta, koska he voivat tarjota palveluja tehokkaammin. Lisäksi he saavat mahdollisuuden tehdä ajantasaisia päivityksiä paikan päällä, kun asiakkaat voivat lähettää palvelupyyntöjä tehokkaammin.
Autonominen työvoima merkitsee myös sitä, että aikaa tuhlataan vähemmän tehtäviin, jotka voidaan automatisoida. Jos paras osaajasi käyttää aikaa lomakkeiden täyttämiseen tai muihin toistuviin tehtäviin, se on aikaa, jota ei käytetä arvon tuottamiseen asiakkaille. Kuten jo vuosia sitten, yritykset, jotka automatisoivat kaiken huimaa vauhtia, ovat usein parempia kuin yritykset, jotka eivät automatisoi.
Energianhallinta ja kestävät ratkaisut
Energiansäästöön, uusiutuvaan energiaan ja liiketoiminnan kestävään kehitykseen liittyvät ratkaisut ovat yleistymässä. Hallitukset eri puolilla maailmaa ovat alkaneet tukea yrityksiä, jotka keskittyvät energian hankkimiseen uusiutuvista lähteistä. Lisäksi joidenkin maiden hallitukset ovat säätämässä rangaistuksia niille, joilla on suuri hiilijalanjälki.
Tulevina vuosina kestävien yritysten ennustetaan saavan enemmän vetovoimaa, investointeja ja kiinnostusta markkinatoimijoilta, mikä siirtää koko markkinaa vihreämmäksi ja kestävämmäksi. Nämä ympäristötietoisuuteen tähtäävät laitoshoidon suuntaukset jatkuvat todennäköisesti loputtomiin.
Käytännön hyödyt, joita saadaan tukien saamisesta kestävään tilojen hallintaan, eivät kuitenkaan ole ainoa hyöty. Ilmeisen ympäristövastuun lisäksi vihreissä rakennuksissa työskentely saattaa parantaa työntekijöiden yleistä kokemusta.
Kun yhä useammat ihmiset panostavat voimakkaasti ympäristönsuojeluun, jotkut etsivät yrityksiä, jotka tekevät samoin. Näin ollen kestävien ratkaisujen käyttäminen laitoksissa voi parantaa yleistä moraalia ja tehdä yrityksestä houkuttelevamman työntekijöiden ja hallitusten silmissä.
Lopuksi on sanottava jotakin siitä, miten kestävästi toimiva laitosten hallinta mielletään. On syytä uskoa, että kestäviin ratkaisuihin pyrkiminen voi olla hyödyksi brändin tunnettuuden, markkinoinnin ja suhdetoiminnan kannalta. Ympäristötietoiset asiakkaat saattavat etsiä muita, jotka tekevät samoin, mikä luo mahdollisuuksia isännöitsijöille.
Pysäköinnin ja liikenteen hallinta
Pitkät työmatkat ovat yksi tärkeimmistä syistä työpaikan tyytymättömyyteen. Jopa nykyaikaiset ratkaisut, kuten joustavat työtilat ja coworking-tilat, auttavat vain vähän vähentämään pitkien työmatkojen aiheuttamaa tuskaa. Kun tähän yhdistetään pysäköintiongelmat, jotka ovat yleisiä suurimmassa osassa maailmaa, kielteiset vaikutukset lisääntyvät nopeasti.
Lisäksi pysäköinninhallinnan merkitys voi kasvaa räjähdysmäisesti. McKinseyn tutkimus osoitti, että 90 prosenttia työmatkalaisista ei tuntisi oloaan turvalliseksi käyttää julkista liikennettä pandemian jälkeen. Nämä mielipiteet osoittavat, että henkilöautojen käyttö työmatkoilla voi olla jopa aiempaa suurempaa, mikä lisää entisestään pysäköintipaikkojen kuormitusta laitosten lähellä.
Siksi ei liene yllätys, että pysäköinnin- ja liikenteenhallinta on yksi uusimmista kiinteistönhoidon trendeistä. Yritykset etsivät keinoja vähentää työmatkojen vaikutuksia ja parantaa pysäköintipaikkoja laitosten lähellä.
Ensisijainen tapa parantaa pysäköintiä on tietenkin etsiä vapaita tontteja läheltä kyseistä laitosta. On kuitenkin monia muitakin tapoja parantaa pysäköintiä. Jotkin yritykset hyödyntävät erityisiä ohjelmistoja, jotka voivat antaa niille tarkkoja käyttötietoja. Tällaisia tietoja käytetään sitten suunnitelmien laatimiseen ja tulevien tarpeiden ennustamiseen.
Toinen tapa parantaa pysäköintiä on yhdistää voimat muiden lähellä sijaitsevien yritysten kanssa. Eri toimialoilla toimivien yritysten pysäköintitarpeet vaihtelevat. Esimerkiksi kenttähuoltoyritys saattaa tarvita joustavampia vaihtoehtoja, jos sen teknikkojen on usein päästävä takatoimistoon. IT-yrityksillä on sen sijaan yleensä melko kiinteät vaatimukset.
Näin ollen yhteydenpito naapuriliikkeiden kanssa voi tarjota mahdollisuuksia pysäköintipaikkojen yhteiskäyttöön (ilmaiseksi tai muuten). Koska asianmukainen pysäköintimahdollisuus on niin tärkeä osa työntekijöiden jokapäiväistä elämää, tämän näkökohdan parantaminen voi olla erittäin hyödyllistä.
Integroitu tilojen hallinta
Työtiloista on tullut yhä monimutkaisempia. Aiemmin suurin osa tilojen tiedoista on ollut siiloutuneita, mikä tarkoittaa, että ne on tallennettu yhteen tiettyyn järjestelmään eikä niitä ole koskaan siirretty pois siitä. Integroidulla tilojen hallinnalla pyritään muuttamaan tämä.
Integroitu tilojen hallinta tarkoittaa, että käytetään ratkaisuja, joilla kerätään tietoja lukuisista lähteistä, jotta saadaan tietoa tehottomuudesta ja mahdollisista parannuksista. Esimerkiksi yritykset, jotka omistavat paljon kiinteistöjä, voivat pyrkiä vähentämään yksittäisiä sopimuksia palveluntarjoajien kanssa palvelujen yhdistämiseksi.
Muut laitoshoidon näkökohdat, kuten prosessin valvomiseen käytetty teknologiapino, voidaan typistää ja normalisoida kaikissa laitoksissa. Näin toimimalla vähennetään tarvittavien ohjelmistolisenssien määrää ja työntekijät ymmärtävät paremmin koko yrityksen työnkulkuja, koska heidän ei tarvitse opetella niitä uudelleen.
Sama koskee fyysisiä laitteita. Integroidulla tilojen hallinnalla pyritään konsolidoimaan varastonhallinta koko yrityksessä. Tavoitteena on siis saada kaikki varastoa ja laitteita koskevat tiedot yhteen paikkaan. Näin johtajat ja teknikot saavat tarkemman käsityksen yrityksen valmiuksista ja vaatimuksista. Lisäksi se voi paljastaa tehottomuuksia, jotka ovat saattaneet jäädä huomaamatta (esim. yhdessä rakennuksessa on liikaa henkilösuojaimia ja toisessa liian vähän).
Koska joustavat työtilat ovat yleistymässä, yleisten erojen määrää (esim. ohjelmistoissa, järjestelmissä jne.) on vähennettävä. Muuten tällaisen prosessin tehokkuus heikkenee. Sen sijaan, että kaikki johdettaisiin usean katon alle, joilla on erilaiset säännöt, näissä yhdennetyissä tilojen hallinnan suuntauksissa pyritään ajattelemaan, että koko yritys johdetaan yhden katon alle.
FSM-ohjelmiston käyttöönotto laitosjohtajien käyttöön
Kaikki edellä mainitut kiinteistöhallinnon suuntaukset perustuvat teknologian ja ohjelmistojen kehitykseen, jotta niistä saataisiin hyötyä. Nykyaikainen tilojen hallinta on lähes mahdotonta ilman asianmukaisia integraatioita.
Yksi tärkeimmistä tavoista parantaa kiinteistöjen hallintaa yrityksissä on ottaa käyttöön laitos- ja kenttähuoltoratkaisuja. Nämä ratkaisut ovat hyvin samankaltaisia kuin CRM-järjestelmät, mutta niiden tarkoituksena on optimoida tilojen käyttö ja kenttähuoltotyöntekijöiden työnkulut.
Tilojen hallinnassa FSM-ohjelmisto on usein ensisijainen optimoinnin edistäjä. Vaikka uusiin ratkaisuihin tottuminen vie aikaa, ne tarjoavat lukuisia etuja, kuten paremmat ennusteet ennakoivaa kunnossapitoa varten ja mahdollistavat tietoon perustuvan päätöksenteon.
McKinseyn tutkimuksen mukaan yritykset, joiden työntekijät ovat paremmin perehtyneet datakäsitteisiin, ovat useammin suorituskykyisiä. Kenttähuollossa ja tilojen hallinnassa FSM-ratkaisut ovat ensimmäinen askel kohti tietoon perustuvaa päätöksentekoa.
Kun tilojen hallinnointiyritykset etsivät lisää keinoja optimointiin, ainoa tapa pysyä edellä on FSM-ohjelmisto.
Päätelmä
Tilojen hallinta on nopeasti kehittyvä ala. Useimmat alan yritykset harkitsevat tai toteuttavat digitaalista muutosta saadakseen lisää tehokkuutta ja vähentääkseen käyttökustannuksia. Tilahallintaohjelmistojen käyttöönotto on kuitenkin ollut hidasta verrattuna muihin toimialoihin. Tätä voidaan kuitenkin pitää odottamattomana siunauksena – on olemassa yksinkertainen ja tehokas tapa pysyä edellä ja mahdollisesti jopa päihittää kilpailijat.
Etsitkö tapoja optimoida tilojen käyttöä ja hallintaa? Frontu auttaa. Meidän FSM-ratkaisu auttaa sinua hallitsemaan kenttähuoltohenkilöstöäsi ja parantamaan tilojen yleistä toiminnallista tehokkuutta. Ratkaisumme voi auttaa sinua pysymään kilpailun edellä ilman, että sinun tarvitsee tehdä laajamittaisia uudistuksia. Varaa esittelypuhelu tiimimme kanssa selvittääksesi, miten Frontu voi hyödyttää yritystäsi.
