Field Service Management är en bransch med många lager och många möjligheter som även de mest erfarna aktörerna har svårt att navigera i. I grunden finns dock en princip som är tillämplig på företag i alla storlekar och branscher – pengar som kommer in måste vara mer än de pengar som spenderas.
Hur håller du reda på alla kostnader som uppkommer? Hur säkerställer du att du har all information du behöver för att göra korrekta beräkningar? Idag ska vi titta närmare på det i branschen populära systemet för processkostnadskalkylering, det s.k. arbetskostnadskalkylen, och ge dig 5 tips för att få ut mesta möjliga av det.
Vad är ett arbetskostnadsblad?
En kostnadskalkyl är ett dokument som beskriver alla kostnader som uppkommit för att slutföra ett projekt. Kostnaderna kan dokumenteras under projektets gång eller efter att jobbet är slutfört. Vanligtvis sammanställer ekonomiavdelningen denna post för att:
- kontrollera att utgifterna ligger inom den tilldelade budgeten
- kostnadsberäkning för framtida jobb
- producera sanningsenliga och meningsfulla redovisningsrapporter
- beräkna de totala kostnaderna för företaget
Här är ett exempel på olika saker som kan finnas på en arbetskostnadsspecifikation:
- omkostnader för tillverkning
- rörelsekostnader
- direkta materialkostnader
- direkt arbetskostnad
- arbetsgivaravgifter
- Overheadkostnad
En arbetskostnadskalkyl kan låta som en lista över utgifter, men den är så mycket mer än så. Först och främst ändrar kundkrav och branschstandarder drastiskt utseendet på och innehållet i kostnadskalkylerna. Det som dock är gemensamt över hela linjen är behovet av korrekt kostnadsspårning.
Det här är ett område där du inte har råd att göra några misstag. Ordet har råd används i dess bokstavliga betydelse eftersom ett mindre misstag på din arbetskostnadskalkyl kan få oproportionerliga effekter på dina vinst- och förlustberäkningar. Låt oss förklara detta med ett exempel.
Tänk dig att du manuellt för in de råvaror som används i det här projektet på ditt arbetsblad. Den totala mängden material är 324, och du råkar missa ett som kostar 0,10 USD per enhet. I slutet av projektet har du använt 20.000 enheter. Projektets faktiska kostnad kommer inte att återspeglas i dina slutliga beräkningar eftersom kostnaden på 2000 USD för de saknade enheterna inte kommer att införlivas.
Här är ett exempel på en mall för en kostnadskalkyl för ett jobb:
Dina arbetskostnadskalkyler måste bli digitala
Hur undviker man sådana misstag? Skapar du en separat arbetskostnadskalkyl för arbete och omkostnader och en annan för råmaterial? Anställer du fler personer för att säkerställa bättre bokföring? Svaret är inget av ovanstående.
Ett system för kalkylering av arbetsorder är redan i sig ett komplext företag och det du verkligen behöver är att minska den mänskliga inblandningen och risken för kostsamma misstag. Det enda sättet att hantera hela processen med att ta fram en kostnadskalkyl är att digitalisera den. Att centralisera processen till en kraftfull plattform för hantering av fältservice är det enda sättet att förenkla den.
När du flyttar din fältserviceverksamhet till Frontu kan du vara säker på att din process för kostnadskalkyler sparas säkert i molnet, hämtas med en knapptryckning och innehåller all information du behöver.
Att ta fram siffror som totalkostnad, beräknat slutdatum, tillverkningsomkostnader, färdiga varor, arbetstimmar eller till och med en arbetsbeskrivning kan ske automatiskt utan att ta fram miniräknare, papper och oändliga timmar av beräkningar.
Frontu-funktioner kan göra arbetskostnadskalkylen till en av de mest kraftfulla informationskällorna för ditt företag, och här är 7 tips på hur detta kan ske.
Bekväm kostnadskategorisering
När du skapar en ny uppgift på Frontu har du möjlighet att skapa unika fält och etiketter. Det innebär att du omedelbart kan anpassa uppgiften så att den återspeglar verkliga namn och värden. Alla projekt är olika och du och ditt team måste kunna kommunicera på samma språk. Genom att kategorisera kostnader i systemet får du total tydlighet och transparens, och det finns inget utrymme för fel.
Spåra förändringar i realtid
Uppgifter och projekt är levande organismer som förändras allteftersom tiden går. Kundkraven ändras, ny feedback införlivas, förnödenheter tar slut, råvarupriserna ändras och kostnadskalkylen måste ändras i enlighet med detta. Kan du föreställa dig att hålla reda på allt detta manuellt samtidigt som du försöker leverera det faktiska jobbet?
Med Frontu sker ändringar med några få klick, kostnaderna justeras automatiskt och du behöver inte oroa dig för justeringar.
Utföra rapporter under hela projektet
En traditionell arbetskostnadskalkyl har långa kolumner fyllda med priser, enheter och beskrivningar. Som tidigare nämnts är funktionen för en arbetskostnadskalkyl inte att bara beräkna den totala kostnaden för ett visst jobb efter att det har slutförts. En kostnadskalkyl kan fungera som en guide, en plan som hjälper dig att slutföra jobbet med noggrannhet och precision. Det innebär att du alltid behöver ha tillgång till resultaten. Här är ett exempel på saker som du behöver se:
- Vad är kostnaden per timme fram till denna punkt?
- Vad är den aktuella kvantiteten råvaror?
- Finns det behov av materialrekvisition?
- Vad är kontot för lager av pågående arbeten?
- Vilka är nettomarginalerna?
- Vad är det aktuella antalet timmar för direkt arbete?
Som du kan föreställa dig är dessa siffror produkter av beräkningar och det är inte mänskligt möjligt att producera dessa siffror på daglig basis utan någon form av digital automatisering.
Tack och lov ger Frontu dig möjlighet att köra rapporter så ofta du vill. Det som tidigare var en process för att spåra kostnader kan förvandlas till en guldgruva av information som kan leda ditt projektgenomförande.
Inget behov av separata tidrapporter
Ingen gillar detaljstyrning och att få dina tekniker att registrera sina arbetstimmar på rätt sätt har inget med det att göra. Att veta exakt hur mycket tid som läggs ned på ett enskilt jobb är det enda sättet att optimera användningen av dina resurser, beräkna när jobbet kommer att vara klart, förutse hur många timmar som kommer att krävas för liknande jobb i framtiden och sist men inte minst, sänka kostnaderna.
Tekniker som använder Frontu kan fylla i sina tidrapporter i realtid, vilket skapar en levande aktivitetsbas i systemet som kan visa sig vara ovärderlig för ledningsgruppen. Materialkostnader och arbetstimmar finns nu på ett och samma ställe för att underlätta och underlätta för dig.
Ge dina kunder rättvis prissättning
Om du inte vet hur mycket det kostar att slutföra ett projekt, hur ska du då kunna veta vad du ska ta betalt av dina kunder?
Överprissättning kan driva bort kunder och underprissättning kan skada dina vinstmarginaler. Båda scenarierna är ingredienser i en ohållbar verksamhet. Genom att köra dina processer för kostnadskalkyler genom Frontu kan du hjälpa dig att utveckla ärliga och långsiktiga relationer med dina kunder.
Att kunna spåra uppskattade kostnader, reviderade uppskattningar och kostnader efter projektet för enskilda jobb kan hjälpa dig att ge kunderna ett rättvist och transparent pris.
Slutsats
Ett arbetskostnadsblad är inte vad det brukade vara. Det är en idé som har utvecklats under de senaste åren och den största faktorn som bidragit till denna utveckling har varit digitaliseringen. Fältservicehanteringssystem håller på att förändra hela paradigmet för hur verksamheten bedrivs.
Direkt arbetskraft, direkt material, jobbnummer, sålda varor, råvaror, tillverkningsomkostnader och all den information som finns i en kostnadskalkyl eller i en huvudbok finns nu samlad på en enda plattform.
Tveka inte att kontakta oss för att ställa frågor om arbetskostnadskalkyler eller andra frågor om Frontu och hur det kan hjälpa ditt företag att nå sina mål.
