Цифровизацията променя начина, по който работим, общуваме, пътуваме и живеем като цяло. Също толкова бързо, колкото подобрява индивидуалния живот, тя трансформира и начина на работа на организациите. Цифровата трансформация на полевите услуги е съществен фактор, който води бизнеса в XXI век.
Преминаването през цифрова трансформация е нещо, което се случва на почти всеки бизнес. Предприятията в сферата на полевите услуги не са по-различни. Напредъкът в цифровите технологии помага на предприятията за полеви услуги да направят процесите си все по-ефективни. Всъщност компаниите в индустриалните предприятия и свързаните с тях области могат да извлекат най-голяма полза от трансформацията.
За съжаление много корпорации се страхуват да направят първата стъпка. Често те разполагат с работна сила, подчинена на стереотипи, или са възпрепятствани от упорито управление и страхове от иновации. Някои мениджъри изглежда не са склонни да приемат каквато и да е промяна, независимо от това колко много ще се промени към по-добро.
Доставчиците на полеви услуги са сред тези, които могат да се възползват най-много от цифровата трансформация. Въпреки че приемането на съответния софтуер е малко бавно, ползите от цифровата трансформация в сектора на полевите услуги са огромни. Те могат да включват годишни спестявания на разходи, подобрени операции на полевите услуги, по-добро обслужване на клиентите и много други. Ето защо някои компании започнаха да разглеждат софтуера за управление на полеви услуги като необходимост за осигуряване на бъдещето на бизнес модела.
Според Gartner все повече компании за полеви услуги разчитат на доставчици на FMS решения, тъй като е по-лесно да се внедрят най-новите технологии в бизнес операциите чрез трета страна. Така нуждата от усъвършенствани услуги нараства, което затруднява конкуренцията на компаниите без подобни инструменти.
Въпреки че пълното трансформиране на един бизнес може да отнеме време, от съществено значение е да се навакса с пазарните тенденции, за да не се изгубят значителни възможности за развитие на бизнеса.
Технологии за цифрови трансформации
Всички предприятия могат да се възползват от цифровизацията, независимо от отрасъла. За един и същи процес обаче могат да се използват различни технологии. Съществуват три основни от тях, както са изброени от Finances Online:
- Големи данни или анализи
- API и технологии за вграждане
- Мобилни технологии
Всяка от тези технологии, участващи в цифровата трансформация, осигурява по-лесни, по-бързи или по-интензивни процеси, свързани с данните. Ето защо не е изненадващо, че внедряването на големи данни и анализи в компаниите е основният начин за трансформиране на бизнеса.
Големите масиви от данни могат да доведат до цялостно значително подобрение на бизнес резултатите. Комбинирането на външни източници (напр. доставчици от трети страни, автоматизирано събиране на данни от интернет) и вътрешни източници (напр. CRM и ERP системи, FSM софтуер, дневници, фактури и т.н.) може да осигури изключително детайлна и точна информация за много бизнес процеси. Усъвършенстваният анализ на данни може да се използва за оптимизиране на съществуващото планиране на ресурсите на предприятието, за цифрово подобряване на прогнозирането на търсенето и за обогатяване на процеса на вземане на мащабни решения.
Големите данни обаче са свързани с някои разходи. Преди всичко трябва да се наемат специалисти по данни, които да интерпретират и управляват правилно данните. Освен това трябва да се прилагат практики за управление на данните (напр. правилна поддръжка на информационните активи), за да може компанията да продължи да работи. Казано по-просто, добрите данни могат да донесат впечатляващи ползи, но лошите данни или неправилното им тълкуване могат да причинят вреди.
Други технологии (мобилни и API) намаляват латентността между точките на комуникация и софтуера. Приложните програмни интерфейси (API) предоставят на други компании или екипи възможност за достъп до важни ресурси чрез просто изпращане на няколко команди до крайна точка. Много компании и техните екипи могат да се възползват от API, тъй като това улеснява дистанционното управление на оборудване, служители и други активи. Освен това API улесняват значително прехвърлянето на данни между системите.
И накрая, мобилните технологии функционират много подобно на API, но техните интерфейси за решения са много по-приемливи за тези, които не са навлезли дълбоко в цифровите технологии. Простите интерфейси и очевидните команди се предоставят чрез оптимизирано потребителско изживяване, което позволява както на клиентите, така и на служителите да подобрят обема, качеството и скоростта на взаимодействията.
По този начин цифровата трансформация може да включва една или и трите основни технологии. Независимо от избраната технология обаче цифровата трансформация създава добре развит бизнес, който може да се развива във всяка конкурентна среда. Те могат да се отдалечат от старите навици като хартиените процеси и да намалят зависимостта си от физическите аспекти на бизнеса.
Ползи от цифровата трансформация
Както вече споменахме, всеки бизнес може да се възползва от цифровата трансформация. Важно е обаче да се отбележи, че с нарастването на сложността на бизнес моделите се увеличава и ползата от цифровата трансформация.
Предприятията с няколко клона имат най-голяма полза от цифровата трансформация, тъй като комуникационните линии и трансферите на данни са по-податливи на човешки грешки и смущения от външни фактори. Например организациите за услуги на място имат бек-офис и екип за услуги на място. Свързването на двата клона и предоставянето на необходимата информация е предизвикателство без цифрови инструменти като софтуер за управление на полеви услуги.
Служителите на терен обаче често разчитат на информация и бележки, предоставени от служителите в офиса. Сервизните техници на място трудно могат да извършат ремонт и да осигурят висококачествено обслужване на клиентите без подходяща информация.
За щастие, цифровата трансформация подобрява качеството на полевите и други услуги чрез повишаване на ефективността на данните и комуникацията. Всъщност, като най-често срещани ползи от цифровата трансформация се посочват:
- Подобрена оперативна ефективност
- Посрещане на променящите се очаквания на клиентите
- Подобрено качество на продукта
- Намалени разходи за разработване на продукти
- Намалени разходи за лошо качество
- Въвеждане на нови източници на приходи
- Повишен добив при първо преминаване
Разбира се, повечето от изброените по-горе ползи са материални. Съществуват многобройни ползи за управлението и благосъстоянието, свързани с цифровата трансформация. Например, тъй като повече данни за движението стават достъпни, например благодарение на интеграцията с мобилни приложения, компаниите могат да подобрят практиките си за планиране. В резултат на това графиците за доставка се стесняват до оптималния прозорец, което повишава общата ефективност на работата. Подобрената ефективност на работата означава по-малко загубени ресурси.
От друга страна, служителите могат да получат по-задълбочена обратна връзка за работата си, което ще им позволи да се съсредоточат върху проблемните области. По този начин цифровата трансформация позволява да се извлекат огромни ползи за всички клонове и нива на работа – от агентите за обслужване на клиенти до работниците, работещи на терен.
Капани на цифровата трансформация
За съжаление дигиталните трансформации, както и всяка друга бизнес промяна, трябва да бъдат продадени. Обикновено има значителен отпор, поне в началото. Има многобройни бариери, които се издигат, преди цифровата трансформация наистина да започне. Всички те, по един или друг начин, се въртят около общата неприязън към промяната и нежеланието за поемане на риск.
Отпор от страна на служителите
Когато започват да преминават към дигиталната сфера, компаниите се сблъскват с първото и често най-трудно препятствие – съпротивата на служителите. Цифровата трансформация на бизнеса означава, че подобрявате организацията си от нулата. Понякога старите начини на работа ще трябва да отстъпят място на нови и ще трябва да се направят нови опити за стандартизиране на процесите.
Много малко служители приемат необходимостта да преосмислят процесите и да усвояват нови цифрови подходи. В резултат на това могат да се появят многобройни опити за забавяне или борба с цифровата трансформация. Няма лесен изход от този проблем. Единственият начин да се справите правилно с него е да ангажирате служителите по време на целия процес. Помага, ако има всеобхватна стратегия за трансформация.
Липса на всеобхватна стратегия
Всяка голяма промяна в една компания, особено в голяма компания, трябва да има всеобхватна стратегия. Цифровата трансформация не е по-различна. Въпреки че много малко компании в производството, полевите услуги и други подобни отрасли разработват такива стратегии, има многобройни ползи от наличието на такива.
Стратегическото прилагане на промените носи не само материални ползи като внедряване на технологии и ангажиране на служителите по икономически ефективен начин, но и ползи за управлението. Много по-лесно е да се аргументира цифровата трансформация, ако вече има изградена стратегия. Освен това наличието на добре дефинирана система от стъпки, които трябва да се предприемат, намалява вероятността от човешки грешки и струва по-малко ресурси.
Всеобхватните стратегии са двойно по-важни в многоотрасловите предприятия като тези, които предоставят услуги на място. За разлика от други области на бизнеса, тук има няколко точки на контакт, където се пресичат както различни хора, така и цифрови технологии. Ръководителите на такива предприятия трябва да гарантират, че планът за цифрова трансформация е ясен както за техниците на терен, така и за офисните служители.
Липса на опит
В много случаи служителите не могат просто да бъдат прехвърлени на нови отговорности в цифровите предприятия. Те трябва да се научат да използват новите технологии. На някои от тях може да се наложи да се преориентират напълно, тъй като внедреното решение автоматизира работата им изцяло (или поне в значителна степен).
Затова повечето компании, включително организациите за услуги на терен, ще трябва да наемат човек, който да се грижи както за трансформацията, така и за обучението на служителите. Освен това вероятно ще се наложи да се наемат хора за напълно нови роли. Планирането на тези роли и започването на процеса предварително може да се окаже необходимост.
Стагниращи структури
Услугите на място и други компании обикновено имат строги йерархични структури. Например техниците от полевия сервиз често се отчитат пред инженери от полевия сервиз. За да се възползвате максимално от цифровата трансформация обаче, може да се наложи изцяло да преосмислите структурите на компанията.
С преминаването на бизнеса към цифрови технологии, използването на прозрения от неструктурирани данни и опитите да се възползва от машинното обучение, старите йерархични структури и комуникационни линии ще се разклатят. От екипите по продажби може да се наложи да работят в тясно сътрудничество с анализаторите на данни. Разработчиците може да се наложи да започнат да работят по-тясно с маркетинга от всякога. По този начин мисленето за всяка организация, включително за бизнеса с полеви услуги, като за строги вериги от команди, където някои екипи винаги докладват на едни и същи хора, може да доведе много компании до заблуда.
Бюджетни ограничения
След като се раздуха шумотевицата около цифровата трансформация, хората могат да се замислят и да започнат да прилагат неустойчиви решения. В много случаи това може да са чудесни идеи. Въпреки това всеки бизнес трябва внимателно да разпредели финансите от бюджета за инициативи за цифрова трансформация.
Компаниите за услуги са сред най-податливите на множество идеи. Могат да се водят много разговори за подобряване на очакванията и удовлетвореността на клиентите. Въпреки че целта е чудесна, компаниите, особено тези в техническите и индустриалните области, трябва да се съсредоточат върху оптимизирането на разходите. Най-важното е, че цифровите технологии намаляват постоянните и променливите разходи, като подобряват общите възможности за управление на ресурсите и активите.
Улесняване на прехода към цифрова трансформация на полевите услуги
Както вече споменахме, организациите за услуги на място са сред тези, които могат да извлекат най-голяма полза от цифровата трансформация. Тъй като съществуват множество подразделения на бизнеса, които са необходими за предоставянето на висококачествени услуги, оптимизирането на информационните потоци между тях може да доведе до огромни резултати.
Най-добрите компании за полеви услуги, разбира се, вече са напреднали към пълна цифрова трансформация. Основният двигател на тяхната трансформация е софтуерът за управление на полеви услуги. За разлика от тези в други индустрии, бизнесът за полеви услуги не трябва да преминава през пълна реконструкция, за да започне дигитализация.
Софтуерът за управление на полеви услуги може да бъде интегриран в съществуващите бизнес модели и практики, без да се променят повечето установени процеси. Най-важният начин на действие е да се улеснят разработчиците, техниците на терен и бизнес потребителите в новите възможности, предоставяни от софтуера за управление на полеви услуги.
И накрая, цифровата трансформация чрез софтуера FSM може да подобри не само техническите аспекти и комуникацията между служителите, но и с клиентите като цяло. Тъй като сервизните специалисти на терен имат достъп до повече данни, те могат по-точно да прогнозират бъдещото търсене (напр. да прилагат прогнозна поддръжка), да подобрят удовлетвореността на клиентите и опита им в обслужването и да премахнат по-склонните към грешки ръчни изчисления.
Предимства на софтуера за управление на полето
Точна оценка на изпълнението
Софтуерът FSM предоставя на компаниите информация и подробности за всяка задача и за работата на служителите, което улеснява измерването на времето, прекарано за всеки клиент, и по-ефективното разпределяне на задачите. Оценките на изпълнението позволяват на предприятията да открият силните и слабите страни на служителите. По този начин те могат да планират работата по-точно, за да отговорят на възможностите на служителите и на търсенето на клиентите.
Автоматизирано регистриране и прехвърляне на данни
Инженерите и техниците по полеви услуги вече имат достатъчно работа, след като пристигнат на място. Комуникацията с бек-офис системите, воденето на бележки и изпращането на информация до други части на бизнеса – всичко това отвлича вниманието.
В зависимост от доставчика на услуги, софтуерът на FSM може да автоматизира или поне значително да улесни горепосочените процеси. Екипите за обслужване на място могат да се съсредоточат върху предоставянето на възможно най-доброто обслужване на клиентите.
Спестяване на време и разходи
Добрите данни са свързани с оптимизация и намаляване на разходите. Софтуерът FSM може да осигури по-подробна и точна информация за ефективността на планирането, пътуванията, операциите на полевите услуги и удовлетвореността на клиентите. Чрез използването на усъвършенстван анализ на данни доставчиците на полеви услуги могат да намалят неефективността, свързана с ежедневните бизнес операции. По същество FSM позволява на компаниите да оптимизират своите процеси.
Интеграция с вече съществуващи системи
Докато лидерите в областта на полевите услуги вече са завършили или са близо до завършване на цифровата трансформация, други все още изостават. Въпреки това повечето доставчици на полеви услуги вече са преминали през известна цифровизация. Обикновено тези компании ще използват специално мобилно приложение или мобилни устройства като цяло като част от решение за мобилност на работната сила.
Повечето разработчици на софтуер за управление на полеви услуги имат точна представа за настоящото състояние на цифровизацията. По този начин софтуерът за FSM често може да бъде интегриран в съществуващите системи, без да се налага да се прави цялостна реконструкция или изоставяне.
Цифровизирани документи
Хартиените документи са част от бизнеса от най-дълго време. Те обаче имат своите недостатъци, особено след като трябва да бъдат дигитализирани ръчно или ръчно предадени на доставчик на услуги, преди да бъдат предприети каквито и да било действия. Хартиените документи, макар и полезни, са също така крехки и бавни. Преминаването към изцяло цифрова форма може да доведе до редица предимства.
Софтуерът на FSM има за цел да позволи на компаниите да преминат изцяло без хартия. Вместо да се налага да се подписват физически документи, да се сканират и да се доставят на съответните структури, екипите могат да предоставят услугите си на място, да подписват чрез мобилни устройства и да изпращат документите автоматично. Макар че безхартиеният софтуер помага на околната среда, по-важното е, че той позволява информацията да се обработва от подходящия персонал почти в реално време, което намалява вероятността от грешки и необходимост от връщане назад.
Преминаване към цифрова технология чрез софтуер FSM
За доставчиците на полеви услуги софтуерът FSM е най-добрата първа стъпка към цифровата трансформация. Той има за цел да подобри оперативната ефективност в цялата компания, без да предизвиква търкания. По същество софтуерът се грижи за трите най-важни аспекта на обслужването на място – поддържане на локални екипи, подобряване на потока на комуникация и издигане на удовлетвореността на клиентите на нови висоти.
Тъй като това са готови решения, които имат за цел да подобрят ежедневните операции на предприятията за услуги на място, те обикновено интегрират и трите основни технологии на цифровата трансформация. Софтуерът на FSM, като Frontu, внедрява технологии, свързани със събирането на данни. Мобилните устройства, предоставени на екипите на място, предоставят възможност за проследяване на мобилността и информацията за местоположението в реално време. Такива данни могат да бъдат интегрирани в други съществуващи системи с цел подобряване на оперативната ефективност.
И накрая, софтуерът на FSM често се разработва с оглед на обикновените хора. Не е необходимо да имате обширни технически познания, за да извлечете огромни ползи. Както софтуерът за управление на взаимоотношенията с клиентите може да се използва от почти всеки, същото важи и за софтуера за управление на взаимоотношенията с клиентите. В края на краищата много от практиките за разработване и работа с потребителите може да са наследени от първия.
Казано по-просто, софтуерът FSM е универсално решение за компаниите, които искат да започнат или да подобрят своята цифрова трансформация. Макар че има начини да се отиде отвъд софтуера FSM, като например събиране и анализиране на данни от сензори на оборудването за прогнозна поддръжка, много предприятия биха имали огромна полза, ако направят дори най-простото внедряване.
Заключение
Софтуерът за управление на полеви услуги е най-лесният начин да се използва силата на цифровата трансформация, без да се налага да се преминава през масово отдръпване на служителите и организационни промени. Благодарение на лесната интеграция и широкия набор от предоставяни предимства, софтуерът за управление на полеви услуги е най-рентабилният начин да се започне с цифровизацията.
Ако дори това ви се струва голям ангажимент, Frontu ви е подготвила! Резервирайте демонстрация с нашия екип, за да получите по-задълбочено обяснение за това как нашето решение може да бъде от полза за вашия бизнес. Нашите експерти ще ви дадат подробна информация за това как да започнете цифровата трансформация, без да се налага да жертвате ефективността на бизнеса.
