Digitalisaatio muuttaa tapaa, jolla työskentelemme, kommunikoimme, matkustamme ja elämme yleensä. Yhtä nopeasti kuin se parantaa yksilöiden elämää, se muuttaa myös organisaatioiden työskentelytapoja. Kenttähuollon digitaalinen muutos on olennainen tekijä, joka johtaa yritykset 2000-luvulle.
Digitaalisen muutoksen läpikäyminen on jotain, joka tapahtuu lähes jokaiselle yritykselle. Kenttähuoltoalan yritykset eivät poikkea tästä. Digitaalitekniikan edistysaskeleet auttavat kenttähuoltoyrityksiä tehostamaan prosessejaan. Itse asiassa teollisuusyritysten ja niihin liittyvien alojen yritykset voivat hyötyä eniten muutoksesta.
Valitettavasti monet yritykset eivät uskalla ottaa ensimmäistä askelta. Usein niiden työntekijät ovat stereotyyppisiä, tai niiden toimintaa haittaavat itsepäinen johto ja innovaatiopelko. Jotkut johtajat näyttävät olevan haluttomia hyväksymään mitään muutosta riippumatta siitä, kuinka paljon se muuttaisi asioita paremmaksi.
Kenttäpalvelujen tarjoajat kuuluvat niihin, jotka voivat hyötyä eniten digitaalisesta muutoksesta. Vaikka asiaankuuluvien ohjelmistojen käyttöönotto on hieman verkkaista, digitaalisen muutoksen hyödyt kenttäpalvelualalla ovat valtavat. Niitä voivat olla esimerkiksi vuotuiset kustannussäästöt, kenttäpalvelutoimintojen parantaminen, parempi asiakaskokemus ja paljon muuta. Siksi jotkin yritykset ovat alkaneet nähdä kenttähuollon hallintaohjelmistot välttämättömyytenä liiketoimintamallin tulevaisuuden turvaamiseksi.
Gartnerin mukaan yhä useammat kenttäpalveluyritykset luottavat FMS-ratkaisujen tarjoajiin, koska uusimmat teknologiat on helpompi ottaa käyttöön liiketoiminnassa kolmannen osapuolen kautta. Kehittyneen palvelun tarve siis kasvaa, mikä vaikeuttaa ilman vastaavia työkaluja toimivien yritysten kilpailukykyä.
Vaikka yrityksen täydellinen muuttaminen saattaa viedä aikaa, on tärkeää pysyä mukana markkinasuuntauksissa, jotta ei menetä merkittäviä liiketoiminnan kehittämismahdollisuuksia.
Digitaalisten muutosten teknologiat
Kaikki yritykset voivat hyötyä digitalisaatiosta toimialasta riippumatta. Samaan prosessiin voidaan kuitenkin käyttää eri teknologioita. Niitä on kolme ensisijaista, jotka Finances Online luettelee:
- Big data tai analytiikka
- API:t ja upotettava tekniikka
- Mobiiliteknologia
Jokainen näistä digitaaliseen muutokseen liittyvistä teknologioista tarjoaa helpompia, nopeampia tai enemmän tietoon liittyviä prosesseja. Siksi ei ole yllättävää, että big datan ja analytiikan käyttöönotto yrityksissä on ollut ensisijainen tapa muuttaa yrityksiä.
Big data voi yleisesti ottaen parantaa merkittävästi liiketoiminnan suorituskykyä. Yhdistämällä ulkoisia lähteitä (esim. kolmannen osapuolen palveluntarjoajat, automatisoitu verkkotiedonhankinta) ja sisäisiä lähteitä (esim. CRM- ja ERP-järjestelmät, FSM-ohjelmistot, lokitiedot, laskut jne.) voidaan saada erittäin yksityiskohtaisia ja tarkkoja tietoja monista liiketoimintaprosesseista. Kehittyneen data-analytiikan avulla voidaan optimoida nykyistä yritysresurssien suunnittelua, parantaa digitaalisesti kysynnän ennustamista ja rikastuttaa laajamittaista päätöksentekoa.
Big dataan liittyy kuitenkin joitakin kustannuksia. Ensisijaisesti on palkattava data-asiantuntijoita tulkitsemaan ja hallitsemaan tietoja asianmukaisesti. Lisäksi on käytettävä tiedonhallintakäytäntöjä (esim. tietovarantojen asianmukainen ylläpito), jotta yritys pysyy oikealla tiellä. Yksinkertaisesti sanottuna hyvä data voi tuoda vaikuttavia hyötyjä, mutta huono data tai virheellinen tulkinta voi aiheuttaa haittaa.
Muut tekniikat (mobiili ja sovellusrajapinnat) vähentävät viestintäpisteiden ja ohjelmistojen välistä viivettä. API:t tarjoavat muille yrityksille tai tiimeille mahdollisuuden päästä käsiksi tärkeisiin resursseihin lähettämällä vain muutaman komennon päätepisteeseen. Monet yritykset ja niiden tiimit hyötyvät API:ista, sillä se helpottaa laitteiden, työntekijöiden ja muiden resurssien etähallintaa. Lisäksi API:t helpottavat huomattavasti tietojen siirtämistä järjestelmien välillä.
Mobiiliteknologiat toimivat pitkälti kuten API:t, mutta niiden ratkaisurajapinnat ovat paljon helpommin lähestyttäviä niille, jotka eivät ole syventyneet digitaalitekniikkaan. Yksinkertaiset käyttöliittymät ja itsestään selvät komennot toimitetaan optimoidun käyttäjäkokemuksen kautta, jolloin sekä asiakkaat että työntekijät voivat parantaa vuorovaikutuksen määrää, laatua ja nopeutta.
Digitaaliseen muutokseen voi siis liittyä yksi tai kaikki kolme ensisijaista teknologiaa. Valitusta teknologiasta riippumatta digitaalinen muutos luo kuitenkin monipuolisia yrityksiä, jotka pystyvät menestymään missä tahansa kilpailuympäristössä. Ne voivat siirtyä pois vanhoista tavoista, kuten paperiprosesseista, ja vähentää riippuvuuttaan liiketoiminnan fyysisistä näkökohdista.
Digitaalisen muutoksen hyödyt
Kuten aiemmin mainittiin, jokainen yritys voi hyötyä digitaalisesta muutoksesta. On kuitenkin tärkeää huomata, että kun liiketoimintamallien monimutkaisuus lisääntyy, myös digitaalisen muutoksen tuoma hyöty kasvaa.
Digitaalisesta muutoksesta hyötyvät eniten yritykset, joilla on useita haaroja, sillä viestintäyhteydet ja tiedonsiirto ovat alttiimpia inhimillisille virheille ja ulkoisten tekijöiden aiheuttamille häiriöille. Esimerkiksi kenttäpalveluorganisaatioilla on taustatoimisto ja kenttäpalvelutiimi. Molempien haarojen yhdistäminen ja tarvittavien tietojen toimittaminen on haastavaa ilman digitaalisia työkaluja, kuten kenttähuollon hallintaohjelmistoja.
Kenttähuoltotyöntekijät ovat kuitenkin usein riippuvaisia toimistotyöntekijöiden toimittamista tiedoista ja muistiinpanoista. Kenttähuoltoteknikoiden voi olla vaikea toteuttaa korjauksia ja tarjota laadukasta asiakaskokemusta ilman asianmukaisia tietoja.
Onneksi digitaalinen transformaatio parantaa kentän ja muiden palveluiden laatua lisäämällä tietojen ja viestinnän tehokkuutta. Itse asiassa digitaalisen transformaation yleisimmiksi hyödyiksi mainitaan seuraavat:
- Toiminnan tehokkuuden parantaminen
- Asiakkaiden muuttuvien odotusten täyttäminen
- Parempi tuotteiden laatu
- Tuotekehityskustannusten vähentäminen
- Huonosta laadusta aiheutuvien kustannusten vähentäminen
- Uusien tulovirtojen käyttöönotto
- Lisääntynyt ensimmäisen läpiviennin tuotto
Useimmat edellä luetelluista eduista ovat tietenkin aineellisia. Digitaalisiin muutoksiin liittyy lukuisia johtamisen ja hyvinvoinnin hyötyjä. Kun esimerkiksi mobiilisovellusintegraatioiden ansiosta liikkumisesta saadaan enemmän tietoa, yritykset voivat esimerkiksi parantaa aikataulutuskäytäntöjään. Tämän seurauksena toimitusaikataulut kaventuvat optimaaliseen ikkunaan, mikä lisää työn yleistä tehokkuutta. Parantunut työtehokkuus tarkoittaa, että resursseja tuhlataan vähemmän.
Toisaalta työntekijät voivat saada syvällisempää palautetta työstään, jolloin he voivat keskittyä ongelmallisiin alueisiin. Näin ollen digitaalinen muutos mahdollistaa sen, että kaikki työalat ja -tasot asiakaspalvelijoista kenttätyöntekijöihin hyötyvät valtavasti.
Digitaalisen muutoksen sudenkuopat
Valitettavasti digitaalinen muutos, kuten mikä tahansa liiketoiminnan muutos, on myytävä. Yleensä ainakin aluksi on huomattavaa vastarintaa. Ennen kuin digitaalinen muutos voi todella alkaa, on olemassa lukuisia esteitä. Kaikki nämä esteet liittyvät tavalla tai toisella yleiseen vastenmielisyyteen muutosta kohtaan ja riskien välttämiseen.
Työntekijöiden vastarinta
Aloittaessaan siirtymisen digitaaliseen maailmaan yritykset törmäävät ensimmäiseen ja usein vaikeimpaan esteeseen – työntekijöiden vastarintaan. Digitaalisen liiketoiminnan muutos tarkoittaa, että parannat organisaatiotasi tyhjästä. Joskus vanhojen toimintatapojen on tehtävä tilaa uusille ja prosessien vakioimiseksi on tehtävä uusia yrityksiä.
Hyvin harvat työntekijät hyväksyvät sen, että heidän on mietittävä prosesseja uudelleen ja opittava uusia digitaalisia lähestymistapoja. Tämän seurauksena saattaa esiintyä lukuisia yrityksiä hidastaa tai torjua digitaalista muutosta. Tästä ongelmasta ei ole helppoa ulospääsyä. Ainoa tapa käsitellä sitä kunnolla on sitouttaa työntekijät koko prosessin ajan. Siihen auttaa, jos on olemassa kattava muutosstrategia.
Ei kattavaa strategiaa
Jokaisella suurella muutoksella yrityksessä, erityisesti suuressa yrityksessä, pitäisi olla kokonaisvaltainen strategia. Digitaalinen muutos ei ole erilainen. Vaikka vain harvat tuotanto-, kenttähuolto- ja muut vastaavat yritykset kehittävät tällaisia strategioita, niiden laatimisesta on lukuisia etuja.
Muutosten strategisella toteuttamisella on paitsi aineellisia etuja, kuten teknologian käyttöönotto ja työntekijöiden sitouttaminen kustannustehokkaasti, myös johtamishyötyjä. On paljon helpompi perustella digitaalista muutosta, jos strategia on jo olemassa. Lisäksi, kun on hyvin määritelty järjestelmä toteutettavista vaiheista, inhimillisten virheiden todennäköisyys vähenee ja resursseja kuluu vähemmän.
Yleisstrategiat ovat kaksinkertaisen tärkeitä kenttäpalveluja tarjoavien yritysten kaltaisissa monitoimijaisissa yrityksissä. Toisin kuin muilla liiketoiminta-aloilla, täällä on useita yhteyspisteitä, joissa erilaiset ihmiset ja digitaaliteknologiat kohtaavat. Tällaisten yritysten johtajien on varmistettava, että digitaalisen muutoksen suunnitelma on selkeä sekä kenttäteknikkojen että toimistotyöntekijöiden kannalta.
Asiantuntemuksen puute
Monissa tapauksissa työntekijöitä ei voida yksinkertaisesti siirtää uusiin tehtäviin digitaalisissa yrityksissä. Heidän on opittava hyödyntämään uutta teknologiaa. Jotkut heistä saattavat joutua siirtymään kokonaan muualle, kun toteutettu ratkaisu automatisoi heidän työnsä kokonaan (tai ainakin suurelta osin).
Näin ollen useimpien yritysten, myös kenttäpalveluorganisaatioiden, on palkattava joku, joka voi huolehtia sekä muutoksesta että auttaa työntekijöiden opettamisessa. Lisäksi on todennäköisesti tarpeen palkata ihmisiä täysin uusiin tehtäviin. Suunnittelu siitä, mitä nämä roolit saattavat sisältää, ja prosessin aloittaminen etukäteen voi olla välttämätöntä.
Pysähtyneet rakenteet
Kenttähuollossa ja muissa yrityksissä on yleensä jäykät hierarkkiset rakenteet. Esimerkiksi kenttähuoltoteknikot raportoivat usein kenttähuoltoinsinööreille. Digitaalisen muutoksen täysimääräinen hyödyntäminen saattaa kuitenkin vaatia yritysrakenteiden täydellistä uudelleenajattelua.
Kun yritykset digitalisoituvat, hyödyntävät jäsentymättömästä datasta saatavia tietoja ja yrittävät hyödyntää koneoppimista, vanhat hierarkkiset rakenteet ja viestintälinjat horjuvat. Myyntitiimiltä saatetaan vaatia tiivistä yhteistyötä data-analytiikan kanssa. Kehittäjät saattavat joutua työskentelemään lähempänä markkinointia kuin koskaan aiemmin. Näin ollen minkä tahansa organisaation, myös kenttähuoltoliiketoiminnan, ajatteleminen jäykkinä komentoketjuina, joissa jotkut tiimit raportoivat aina samoille ihmisille, voi johtaa monet yritykset harhaan.
Budjettirajoitukset
Kun digitaaliseen muutokseen liittyvä hype on alkanut, ihmiset saattavat innostua ja miettiä kestämättömien ratkaisujen käyttöönottoa. Monissa tapauksissa ne voivat olla hyviä ideoita. Jokaisen yrityksen on kuitenkin varovasti jaettava budjetista varoja digitaalisen muutoksen aloitteisiin.
Palveluyritykset ovat kaikkein alttiimpia monille ideoille. Asiakkaiden odotusten ja tyytyväisyyden parantamisesta voidaan puhua paljon. Vaikka tavoite on hieno, yritysten, erityisesti teknisten ja teollisten alojen yritysten, tulisi keskittyä kustannusten optimointiin. Tärkeintä on, että digitaaliset teknologiat vähentävät kiinteitä ja muuttuvia kustannuksia parantamalla resurssien ja omaisuudenhallinnan kokonaisvalmiuksia.
Kenttähuollon digitaalisen transformaation siirtymisen helpottaminen
Kuten aiemmin mainittiin, kenttäpalveluorganisaatiot kuuluvat niihin, jotka voivat hyötyä eniten digitaalisesta muutoksesta. Koska on olemassa useita liiketoimintahaaroja, jotka kaikki ovat välttämättömiä laadukkaan palvelun toimittamiseksi, niiden välisten tietovirtojen optimointi voi tuottaa valtavia tuloksia.
Huippuluokan kenttäpalveluyritykset ovat luonnollisesti jo pitkällä täydellisessä digitaalisessa muutoksessa. Niiden muutoksen ensisijainen ajuri on kenttähuollon hallintaohjelmisto. Toisin kuin muilla toimialoilla, kenttähuoltoliiketoiminnan ei tarvitse käydä läpi täydellistä uudistusta aloittaakseen digitalisaation.
Kenttähuollon hallintaohjelmistot voidaan integroida nykyisiin liiketoimintamalleihin ja käytäntöihin muuttamatta useimpia vakiintuneita prosesseja. Tärkeintä on helpottaa kehittäjien, kenttäteknikoiden ja yrityskäyttäjien tutustumista kenttähuollon hallintaohjelmiston tarjoamiin uusiin mahdollisuuksiin.
FSM-ohjelmistojen avulla toteutettu digitaalinen muutos voi parantaa teknisiä ja viestinnällisiä näkökohtia paitsi työntekijöiden välillä myös asiakaskunnan kanssa. Kun kenttähuoltoteknikot pääsevät käsiksi useampaan tietoon, he voivat ennustaa tarkemmin tulevaa kysyntää (esim. toteuttaa ennakoivan kunnossapidon), parantaa asiakastyytyväisyyttä ja palvelukokemusta sekä poistaa virhealttiimpia manuaalisia laskutoimituksia.
Kentänhallintaohjelmiston edut
Tarkka suorituskyvyn arviointi
FSM-ohjelmisto tarjoaa yrityksille tietoa ja yksityiskohtia kustakin tehtävästä ja työntekijöiden suorituksesta, mikä helpottaa kuhunkin asiakkaaseen käytetyn ajan mittaamista ja tehtävien tehokkaampaa kohdentamista. Suoritusarviointien avulla yritykset voivat selvittää työntekijöiden vahvuudet ja heikkoudet. Näin ne voivat ajoittaa työt tarkemmin vastaamaan työntekijöiden kykyjä ja asiakkaiden kysyntää.
Automatisoitu kirjaaminen ja tiedonsiirto
Kenttähuoltoinsinööreillä ja -tekniikoilla on jo tarpeeksi työtä, kun he saapuvat paikalle. Kommunikointi back-office-järjestelmien kanssa, muistiinpanojen tekeminen ja tietojen lähettäminen yrityksen muihin osiin ovat kaikki häiriötekijöitä.
FSM-ohjelmisto voi palveluntarjoajasta riippuen automatisoida edellä mainitut prosessit tai ainakin helpottaa niitä huomattavasti. Kenttähuoltotiimit voivat sen jälkeen keskittyä parhaan mahdollisen asiakaspalvelukokemuksen tarjoamiseen.
Aika- ja kustannussäästöt
Hyvissä tiedoissa on kyse optimoinnista ja kustannusten vähentämisestä. FSM-ohjelmisto voi tarjota yksityiskohtaisempaa ja tarkempaa tietoa aikataulujen, matkojen, kenttähuoltotoiminnan ja asiakastyytyväisyyden tehokkuudesta. Käyttämällä kehittynyttä data-analytiikkaa kenttähuoltopalvelujen tarjoajat voivat vähentää päivittäiseen liiketoimintaan liittyviä tehottomuuksia. Pohjimmiltaan FSM:n avulla yritykset voivat keventää prosessejaan.
Integrointi olemassa oleviin järjestelmiin
Vaikka kenttähuollon johtajat ovat jo saattaneet digitaalisen muutoksen päätökseen tai ovat lähellä sitä, toiset ovat vielä jäljessä. Useimmat kenttäpalvelutoimintojen tarjoajat ovat kuitenkin jo käyneet läpi jonkinasteisen digitalisaation. Yleensä nämä yritykset hyödyntävät erityistä mobiilisovellusta tai mobiililaitteita yleensä osana työvoiman liikkuvuusratkaisua.
Useimmat kenttähuollon hallintaohjelmistojen kehittäjät ymmärtävät hyvin digitalisaation nykytilan. Niinpä FSM-ohjelmistot voidaan usein integroida olemassa oleviin järjestelmiin ilman, että niitä tarvitsee kokonaan uudistaa tai hylätä.
Digitoidut asiakirjat
Paperiset asiakirjat ovat olleet osa liiketoimintaa jo pitkään. Niissä on kuitenkin omat haittapuolensa, varsinkin kun ne on digitoitava manuaalisesti tai toimitettava manuaalisesti palveluntarjoajalle ennen kuin niihin voidaan ryhtyä. Vaikka paperi on hyödyllistä, se on myös haurasta ja hidasta. Täysin digitaalisuuteen siirtymisestä voi koitua lukuisia etuja.
FSM-ohjelmiston tavoitteena on antaa yrityksille mahdollisuus siirtyä täysin paperittomaksi. Sen sijaan, että fyysisiä asiakirjoja pitäisi allekirjoittaa, skannata ja toimittaa asianmukaisille tahoille, tiimit voivat toimittaa kenttäpalvelunsa, allekirjoittaa ne mobiililaitteiden kautta ja lähettää asiakirjat automaattisesti. Vaikka paperittomuus auttaa ympäristöä, FSM-ohjelmistot mahdollistavat ennen kaikkea sen, että oikea henkilökunta voi käsitellä tietoja lähes reaaliaikaisesti, mikä vähentää virheiden todennäköisyyttä ja vaaditun jäljittämisen tarvetta.
Siirtyminen digitaaliseen tekniikkaan FSM-ohjelmiston avulla
Kenttähuoltopalvelujen tarjoajille FSM-ohjelmisto on paras ensimmäinen askel kohti digitaalista muutosta. Sen tavoitteena on parantaa toiminnan tehokkuutta koko yrityksessä aiheuttamatta kitkaa. Pohjimmiltaan ohjelmisto huolehtii kenttähuollon kolmesta tärkeimmästä osa-alueesta – tukemalla paikallisia tiimejä, parantamalla viestinnän sujuvuutta ja nostamalla asiakastyytyväisyys uusiin ulottuvuuksiin.
Koska ne ovat valmiita ratkaisuja, joiden tarkoituksena on parantaa kenttäpalveluyritysten päivittäisiä toimintoja, ne yleensä integroivat kaikki kolme digitaalisen muutoksen ensisijaista teknologiaa. FSM-ohjelmistot, kuten Frontu, toteuttavat tiedonhankintaan liittyviä teknologioita. Paikalla oleville tiimeille tarjottavat mobiililaitteet antavat mahdollisuuden seurata liikkuvuus- ja sijaintitietoja reaaliajassa. Tällaiset tiedot voidaan integroida muihin olemassa oleviin järjestelmiin toiminnan tehokkuuden parantamiseksi.
FSM-ohjelmistot on usein kehitetty tavallisia ihmisiä ajatellen. Ei tarvita laajaa teknistä tietämystä, jotta niistä saataisiin valtavia hyötyjä. Aivan kuten asiakassuhteiden hallintaohjelmistoja voi käyttää lähes kuka tahansa, sama pätee myös FSM-ohjelmistoihin. Loppujen lopuksi monet kehitys- ja käyttökokemuskäytännöt on saatettu periä edellisistä.
Yksinkertaisesti sanottuna FSM-ohjelmisto on monipuolinen ratkaisu yrityksille, jotka haluavat aloittaa tai parantaa digitaalista muutostaan. Vaikka FSM-ohjelmistoa pidemmälle meneviä tapoja on olemassa, kuten laitteiden anturitietojen kerääminen ja analysointi ennakoivaa kunnossapitoa varten, monet yritykset hyötyisivät suunnattomasti yksinkertaisimmastakin toteutuksesta.
Päätelmä
Kenttähuollon hallintaohjelmisto on helpoin tapa hyödyntää digitaalisen muutoksen voimaa ilman, että työntekijät joutuvat tekemään massiivisia vastarintaa ja organisaation uudistamista. Integroinnin helppouden ja monien hyötyjen ansiosta FSM-ohjelmisto on kustannustehokkain tapa aloittaa digitaalinen siirtyminen.
Jos tämäkin näyttää suurelta sitoumukselta, Frontu on suojannut sinut! Varaa demo tiimimme kanssa saadaksesi syvällisemmän selityksen siitä, miten ratkaisumme voi hyödyttää yritystäsi. Asiantuntijamme kertovat sinulle yksityiskohtaisesti, miten pääset alkuun digitaalisessa muutoksessa ilman, että joudut uhraamaan liiketoiminnan tehokkuudesta.
