Cyfryzacja zmienia sposób, w jaki pracujemy, komunikujemy się, podróżujemy i ogólnie żyjemy. Tak szybko, jak poprawia jakość życia poszczególnych osób, przekształca również sposób pracy organizacji. Cyfrowa transformacja usług terenowych jest istotnym czynnikiem prowadzącym firmy w XXI wiek.
Transformacja cyfrowa to coś, co przytrafia się niemal każdej firmie. Nie inaczej jest w przypadku firm z branży usług terenowych. Postępy w technologii cyfrowej pomagają firmom świadczącym usługi w terenie zwiększyć wydajność ich procesów. W rzeczywistości firmy z branży przemysłowej i pokrewnych dziedzin mogą odnieść największe korzyści z transformacji.
Niestety, wiele korporacji boi się zrobić pierwszy krok. Często mają one pracowników kierujących się stereotypami lub są hamowane przez uparte kierownictwo i obawy przed innowacjami. Niektórzy menedżerowie wydają się niechętnie przyjmować jakiekolwiek zmiany, niezależnie od tego, jak bardzo zmieniłyby się one na lepsze.
Dostawcy usług terenowych są jednymi z tych, którzy mogą odnieść największe korzyści z transformacji cyfrowej. Chociaż wdrażanie odpowiedniego oprogramowania jest nieco powolne, korzyści płynące z cyfrowej transformacji w branży usług terenowych są ogromne. Mogą one obejmować roczne oszczędności kosztów, usprawnione operacje usług terenowych, lepszą obsługę klienta i wiele więcej. Dlatego też niektóre firmy zaczęły postrzegać oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi jako konieczność dla zabezpieczenia modelu biznesowego na przyszłość.
Według Gartnera coraz więcej firm świadczących usługi w terenie polega na dostawcach rozwiązań FMS, ponieważ łatwiej jest wdrożyć najnowsze technologie do operacji biznesowych za pośrednictwem strony trzeciej. Rośnie więc zapotrzebowanie na zaawansowane usługi, co utrudnia konkurowanie firmom nieposiadającym podobnych narzędzi.
Chociaż pełne przekształcenie firmy może zająć trochę czasu, ważne jest, aby nadążyć za trendami rynkowymi, aby nie stracić istotnych możliwości rozwoju biznesu.
Technologie transformacji cyfrowej
Wszystkie firmy mogą czerpać korzyści z cyfryzacji, niezależnie od branży. Do tego samego procesu mogą być jednak wykorzystywane różne technologie. Istnieją trzy podstawowe, wymienione przez Finanse Online:
- Duże zbiory danych lub analityka
- Interfejsy API i technologie do osadzania
- Technologie mobilne
Każda z tych technologii, zaangażowanych w cyfrową transformację, zapewnia łatwiejsze, szybsze lub bardziej związane z danymi procesy. Nic więc dziwnego, że wdrażanie dużych zbiorów danych i analityki w firmach jest głównym sposobem przekształcania przedsiębiorstw.
Big data może przynieść ogólną znaczną poprawę wyników biznesowych. Połączenie źródeł zewnętrznych (np. dostawców zewnętrznych, zautomatyzowanego pozyskiwania danych internetowych) i wewnętrznych (np. systemów CRM i ERP, oprogramowania FSM, dzienników, faktur itp.) może zapewnić niezwykle szczegółowy i dokładny wgląd w wiele procesów biznesowych. Zaawansowana analiza danych może być wykorzystana do optymalizacji istniejącego planowania zasobów przedsiębiorstwa, cyfrowej poprawy prognozowania popytu i wzbogacenia procesu podejmowania decyzji na dużą skalę.
Duże zbiory danych wiążą się jednak z pewnymi kosztami. Przede wszystkim należy zatrudnić analityków danych, aby właściwie interpretować dane i zarządzać nimi. Ponadto należy stosować praktyki zarządzania danymi (np. właściwe utrzymanie zasobów informacyjnych), aby utrzymać firmę na właściwym torze. Mówiąc prościej, dobre dane mogą przynieść imponujące korzyści, ale złe dane lub niewłaściwa interpretacja mogą wyrządzić szkody.
Inne technologie (mobilne i API) zmniejszają opóźnienia między punktami komunikacji a oprogramowaniem. Interfejsy API zapewniają innym firmom lub zespołom możliwość dostępu do ważnych zasobów poprzez proste wysłanie kilku poleceń do punktu końcowego. Wiele firm i ich zespołów może czerpać korzyści z interfejsów API, ponieważ ułatwiają one zdalne zarządzanie sprzętem, pracownikami i innymi zasobami. Ponadto interfejsy API znacznie ułatwiają przesyłanie danych między systemami.
Wreszcie, technologie mobilne działają podobnie jak interfejsy API, jednak ich interfejsy rozwiązań są o wiele bardziej przyjazne dla tych, którzy nie zagłębili się w technologie cyfrowe. Proste interfejsy i oczywiste polecenia są dostarczane dzięki zoptymalizowanemu doświadczeniu użytkownika, umożliwiając zarówno klientom, jak i pracownikom zwiększenie ilości, jakości i szybkości interakcji.
Transformacja cyfrowa może zatem obejmować jedną lub wszystkie trzy podstawowe technologie. Jednak niezależnie od wybranej technologii, transformacja cyfrowa tworzy dobrze zaokrąglone firmy, które są w stanie prosperować w każdym konkurencyjnym środowisku. Mogą odejść od starych nawyków, takich jak procesy papierowe i zmniejszyć zależność od fizycznych aspektów działalności.
Korzyści z transformacji cyfrowej
Jak wspomniano wcześniej, każda firma może odnieść korzyści z transformacji cyfrowej. Należy jednak zauważyć, że wraz ze wzrostem złożoności modeli biznesowych, rośnie również korzyść płynąca z transformacji cyfrowej.
Największe korzyści z cyfrowej transformacji odnoszą firmy z kilkoma oddziałami, ponieważ linie komunikacyjne i transfery danych są bardziej podatne na błędy ludzkie i zakłócenia spowodowane czynnikami zewnętrznymi. Na przykład organizacje świadczące usługi terenowe mają biuro zaplecza i zespół terenowy. Połączenie obu ramion i dostarczanie niezbędnych informacji stanowi wyzwanie bez narzędzi cyfrowych, takich jak oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi.
Jednak pracownicy terenowi często polegają na informacjach i notatkach dostarczanych przez pracowników biurowych. Technicy pracujący w terenie mogą mieć trudności z zapewnieniem napraw i wysokiej jakości obsługi klienta bez odpowiednich informacji.
Na szczęście transformacja cyfrowa poprawia jakość usług terenowych i innych poprzez zwiększenie wydajności danych i komunikacji. W rzeczywistości najczęstsze korzyści płynące z transformacji cyfrowej są wymieniane jako:
- Zwiększona wydajność operacyjna
- Spełnianie zmieniających się oczekiwań klientów
- Lepsza jakość produktu
- Niższe koszty rozwoju produktu
- Zmniejszony koszt niskiej jakości
- Wprowadzenie nowych źródeł przychodów
- Zwiększona wydajność pierwszego przejścia
Oczywiście większość wymienionych powyżej korzyści ma charakter materialny. Z transformacją cyfrową wiążą się liczne korzyści w zakresie zarządzania i dobrego samopoczucia. Na przykład, gdy więcej danych o ruchu staje się dostępnych dzięki, na przykład, integracji aplikacji mobilnych, firmy mogą ulepszyć swoje praktyki planowania. W rezultacie harmonogramy dostaw są zawężane do optymalnego okna, zwiększając ogólną wydajność pracy. Zwiększona wydajność pracy oznacza mniej zmarnowanych zasobów.
Z drugiej strony, pracownicy mogą otrzymywać bardziej szczegółowe informacje zwrotne na temat swojej pracy, co pozwala im skupić się na problematycznych obszarach. W ten sposób transformacja cyfrowa pozwala odnieść ogromne korzyści wszystkim gałęziom i poziomom pracy, od agentów obsługi klienta po pracowników terenowych.
Pułapki cyfrowej transformacji
Niestety, transformacje cyfrowe, jak każda zmiana biznesowa, muszą być sprzedawane. Zazwyczaj, przynajmniej na początku, pojawia się znaczny opór. Istnieje wiele barier, które trzeba pokonać, zanim cyfrowa transformacja naprawdę się rozpocznie. Wszystkie one, w taki czy inny sposób, obracają się wokół ogólnej niechęci do zmian i awersji do ryzyka.
Sprzeciw pracowników
Rozpoczynając transformację cyfrową, firmy napotykają pierwszą i często najtrudniejszą przeszkodę – sprzeciw pracowników. Cyfrowa transformacja biznesowa oznacza ulepszanie organizacji od podstaw. Czasami stare sposoby działania będą musiały ustąpić miejsca nowym i trzeba będzie podjąć nowe próby standaryzacji procesów.
Bardzo niewielu pracowników akceptuje konieczność ponownego przemyślenia procesów i nauczenia się nowego cyfrowego podejścia. W rezultacie mogą pojawić się liczne próby spowolnienia lub walki z transformacją cyfrową. Nie ma łatwego wyjścia z tego problemu. Jedynym sposobem na właściwe poradzenie sobie z nim jest zaangażowanie pracowników w cały proces. Pomaga w tym nadrzędna strategia transformacji.
Brak nadrzędnej strategii
Każda duża zmiana w firmie, zwłaszcza dużej, powinna mieć nadrzędną strategię. Nie inaczej jest w przypadku transformacji cyfrowej. Chociaż bardzo niewiele firm z branży produkcyjnej, usług terenowych i podobnych branż opracowuje takie strategie, ich posiadanie przynosi wiele korzyści.
Strategiczne wdrażanie zmian przynosi nie tylko korzyści materialne, takie jak wdrażanie technologii i angażowanie pracowników w opłacalny sposób, ale także korzyści zarządcze. O wiele łatwiej jest uzasadnić transformację cyfrową, jeśli istnieje już strategia. Ponadto posiadanie dobrze zdefiniowanego systemu kroków, które należy podjąć, zmniejsza prawdopodobieństwo błędu ludzkiego i kosztuje mniej zasobów.
Nadrzędne strategie są podwójnie ważne w firmach wielobranżowych, takich jak te świadczące usługi terenowe. W przeciwieństwie do innych obszarów działalności, istnieje kilka punktów styku, w których krzyżują się zarówno różni ludzie, jak i technologie cyfrowe. Menedżerowie takich firm muszą upewnić się, że plan transformacji cyfrowej jest jasny zarówno dla techników terenowych, jak i pracowników biurowych.
Brak wiedzy specjalistycznej
W wielu przypadkach pracowników nie można po prostu przenieść do nowych obowiązków w firmach cyfrowych. Muszą oni nauczyć się korzystać z nowych technologii. Niektórzy z nich mogą być zmuszeni do całkowitego przestawienia się, ponieważ wdrożone rozwiązanie całkowicie automatyzuje ich pracę (lub przynajmniej w znacznym stopniu).
W związku z tym większość firm, w tym organizacje świadczące usługi terenowe, będzie musiała zatrudnić kogoś, kto zajmie się zarówno transformacją, jak i pomocą w nauczaniu pracowników. Ponadto prawdopodobnie konieczne będzie zatrudnienie osób na zupełnie nowe stanowiska. Konieczne może być zaplanowanie tych ról i rozpoczęcie procesu z wyprzedzeniem.
Struktury w stagnacji
Firmy świadczące usługi w terenie i inne firmy mają zwykle sztywne struktury hierarchiczne. Przykładowo, technicy serwisu terenowego często podlegają inżynierom serwisu terenowego. Pełne wykorzystanie cyfrowej transformacji może jednak wymagać całkowitego przemyślenia struktur firmy.
W miarę jak firmy przechodzą na technologię cyfrową, wykorzystują wgląd w nieustrukturyzowane dane i próbują wykorzystać uczenie maszynowe, stare struktury hierarchiczne i linie komunikacyjne ulegną osłabieniu. Zespoły sprzedażowe mogą być zmuszone do ścisłej współpracy z analitykami danych. Programiści mogą być zmuszeni do nawiązania bliższej współpracy z marketingiem niż kiedykolwiek wcześniej. Tak więc myślenie o każdej organizacji, w tym o usługach terenowych, jako o sztywnych łańcuchach poleceń, w których niektóre zespoły zawsze podlegają tym samym osobom, może prowadzić wiele firm na manowce.
Ograniczenia budżetowe
Gdy pojawi się szum wokół cyfrowej transformacji, ludzie mogą mieć gwieździste oczy i myśleć o wdrażaniu niezrównoważonych rozwiązań. W wielu przypadkach mogą to być świetne pomysły. Jednak każda firma musi ostrożnie wydzielać środki z budżetu na inicjatywy związane z transformacją cyfrową.
Firmy usługowe są jednymi z najbardziej podatnych na mnogość pomysłów. Wiele mówi się o poprawie oczekiwań i satysfakcji klientów. Chociaż cel jest wspaniały, firmy, zwłaszcza te z branży technicznej i przemysłowej, powinny skupić się na optymalizacji kosztów. Co najważniejsze, technologie cyfrowe zmniejszają koszty stałe i zmienne poprzez poprawę ogólnych możliwości zarządzania zasobami i aktywami.
Ułatwienie transformacji cyfrowej usług terenowych
Jak wspomniano wcześniej, organizacje świadczące usługi w terenie są jednymi z tych, które mogą odnieść największe korzyści z cyfrowej transformacji. Ponieważ istnieje wiele ramion biznesowych, z których wszystkie są niezbędne do świadczenia wysokiej jakości usług, optymalizacja przepływu informacji między nimi może przynieść ogromne rezultaty.
Najlepsze firmy świadczące usługi w terenie są już oczywiście na zaawansowanym etapie pełnej transformacji cyfrowej. Głównym motorem ich transformacji jest oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi. W przeciwieństwie do innych branż, firma świadcząca usługi w terenie nie musi przechodzić całkowitego remontu, aby rozpocząć cyfryzację.
Oprogramowanie do zarządzania usługami w terenie można zintegrować z istniejącymi modelami biznesowymi i praktykami bez zmiany większości ustalonych procesów. Najważniejszym działaniem jest ułatwienie programistom, technikom terenowym i użytkownikom biznesowym korzystania z nowych możliwości oferowanych przez oprogramowanie do zarządzania usługami terenowymi.
Wreszcie, cyfrowa transformacja dzięki oprogramowaniu FSM może nie tylko poprawić aspekty techniczne i komunikacyjne między pracownikami, ale także z całą bazą klientów. Ponieważ technicy terenowi mają dostęp do większej ilości danych, mogą dokładniej przewidywać przyszłe zapotrzebowanie (np. wdrażać konserwację predykcyjną), zwiększać zadowolenie klientów i doświadczenie serwisowe oraz eliminować bardziej podatne na błędy obliczenia ręczne.
Korzyści z oprogramowania do zarządzania w terenie
Dokładna ocena wydajności
Oprogramowanie FSM zapewnia firmom wgląd i szczegółowe informacje na temat każdego zadania i wydajności pracowników, ułatwiając pomiar czasu spędzonego na każdym kliencie i bardziej efektywne wyznaczanie zadań. Oceny wydajności pozwalają firmom odkryć mocne i słabe strony pracowników. Dzięki temu mogą dokładniej planować pracę, aby sprostać możliwościom pracowników i zapotrzebowaniu klientów.
Zautomatyzowane rejestrowanie i przesyłanie danych
Inżynierowie i technicy pracujący w terenie mają już wystarczająco dużo pracy po przybyciu na miejsce. Komunikacja z systemami zaplecza, sporządzanie notatek i przesyłanie informacji do innych części firmy rozpraszają ich uwagę.
Oprogramowanie FSM, w zależności od dostawcy usług, może zautomatyzować lub przynajmniej znacznie ułatwić opisane powyżej procesy. Dzięki temu zespoły terenowe mogą skupić się na zapewnieniu jak najlepszej obsługi klienta.
Oszczędność czasu i kosztów
Dobre dane to przede wszystkim optymalizacja i redukcja kosztów. Oprogramowanie FSM może dostarczać bardziej szczegółowych i dokładnych informacji na temat skuteczności planowania, podróży, operacji serwisowych w terenie i zadowolenia klientów. Wykorzystując zaawansowaną analitykę danych, dostawcy usług terenowych mogą zmniejszyć nieefektywność związaną z codziennymi operacjami biznesowymi. Zasadniczo, FSM pozwala firmom na odchudzenie swoich procesów.
Integracja z istniejącymi systemami
Podczas gdy liderzy usług terenowych już zakończyli lub są bliscy zakończenia cyfrowej transformacji, inni wciąż pozostają w tyle. Jednak większość dostawców usług terenowych przeszła już pewną cyfryzację. Zazwyczaj firmy te wykorzystują dedykowaną aplikację mobilną lub ogólnie urządzenia mobilne w ramach rozwiązania mobilności pracowników.
Większość twórców oprogramowania do zarządzania usługami terenowymi dokładnie rozumie obecny stan cyfryzacji. W związku z tym oprogramowanie FSM można często zintegrować z istniejącymi systemami bez konieczności przeprowadzania całkowitego remontu lub rezygnacji z niego.
Zdigitalizowane dokumenty
Dokumenty papierowe są częścią biznesu od najdłuższego czasu. Mają one jednak swoje wady, zwłaszcza że muszą zostać ręcznie zdigitalizowane lub ręcznie dostarczone do usługodawcy przed podjęciem jakichkolwiek działań. Papier, choć przydatny, jest również nietrwały i powolny. Przejście na w pełni cyfrową formę może przynieść wiele korzyści.
Oprogramowanie FSM ma na celu umożliwienie firmom przejścia w pełni bez użycia papieru. Zamiast podpisywać fizyczne dokumenty, skanować je i dostarczać do odpowiednich podmiotów, zespoły mogą świadczyć usługi w terenie, podpisywać je za pośrednictwem urządzeń mobilnych i automatycznie wysyłać dokumentację. Chociaż rezygnacja z papierowych dokumentów jest korzystna dla środowiska, oprogramowanie FSM, co ważniejsze, pozwala na przetwarzanie informacji przez właściwy personel w czasie niemal rzeczywistym, zmniejszając prawdopodobieństwo błędów i konieczności cofania się.
Przejście na technologię cyfrową za pomocą oprogramowania FSM
Dla dostawców usług terenowych oprogramowanie FSM jest najlepszym pierwszym krokiem do cyfrowej transformacji. Jego celem jest poprawa wydajności operacyjnej w całej firmie bez powodowania tarć. Zasadniczo oprogramowanie to dba o trzy najważniejsze aspekty usług terenowych – wspieranie zespołów lokalnych, usprawnianie przepływu komunikacji i zwiększanie zadowolenia klientów.
Ponieważ są to gotowe rozwiązania, które mają na celu usprawnienie codziennych operacji firm świadczących usługi w terenie, zazwyczaj integrują wszystkie trzy podstawowe technologie cyfrowej transformacji. Oprogramowanie FSM, takie jak Frontu, wdraża technologie związane z pozyskiwaniem danych. Urządzenia mobilne dostarczane zespołom lokalnym dają możliwość śledzenia mobilności i informacji o lokalizacji w czasie rzeczywistym. Takie dane można zintegrować z innymi istniejącymi systemami w celu poprawy wydajności operacyjnej.
Wreszcie, oprogramowanie FSM jest często tworzone z myślą o zwykłych ludziach. Nie trzeba posiadać rozległej wiedzy technicznej, by czerpać z niego ogromne korzyści. Podobnie jak oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami może być używane przez prawie każdego, to samo dotyczy oprogramowania FSM. W końcu wiele praktyk związanych z rozwojem i doświadczeniem użytkownika mogło zostać odziedziczonych po tym pierwszym.
Mówiąc najprościej, oprogramowanie FSM jest wszechstronnym rozwiązaniem dla tych firm, które chcą rozpocząć lub usprawnić swoją cyfrową transformację. Chociaż istnieją sposoby na wyjście poza oprogramowanie FSM, takie jak gromadzenie i analizowanie danych z czujników sprzętu w celu konserwacji predykcyjnej, wiele firm odniosłoby ogromne korzyści, wykonując nawet najprostsze wdrożenie.
Wnioski
Oprogramowanie do zarządzania usługami w terenie to najprostszy sposób na wykorzystanie potencjału cyfrowej transformacji bez konieczności przechodzenia przez masowe zwolnienia pracowników i zmiany organizacyjne. Ze względu na łatwość integracji i szeroki wachlarz zapewnianych korzyści, oprogramowanie FSM jest najbardziej opłacalnym sposobem na rozpoczęcie cyfrowej transformacji.
Jeśli nawet to wydaje się dużym zobowiązaniem, Frontu ma dla Ciebie rozwiązanie! Zarezerwuj demo z naszym zespołem, aby uzyskać bardziej szczegółowe wyjaśnienie, w jaki sposób nasze rozwiązanie może przynieść korzyści Twojej firmie. Nasi eksperci przedstawią szczegółowe informacje na temat tego, jak rozpocząć cyfrową transformację bez konieczności poświęcania wydajności biznesowej.
