Digitalizace mění způsob práce, komunikace, cestování a života obecně. Stejně rychle, jako zlepšuje životy jednotlivců, mění i způsob, jakým pracují organizace. Digitální transformace terénních služeb je zásadním faktorem, který vede podniky do jednadvacátého století.
Digitální transformace se týká téměř každé firmy. Podniky v oblasti terénních služeb se neliší. Pokroky v digitálních technologiích pomáhají podnikům v oboru terénních služeb zefektivnit jejich procesy. Ve skutečnosti mohou z transformace nejvíce těžit společnosti v rámci průmyslových podniků a příbuzných oborů.
Bohužel se mnoho společností bojí udělat první krok. Často mají stereotypní zaměstnance nebo jim v tom brání tvrdohlavý management a obavy z inovací. Zdá se, že někteří manažeři se zdráhají přijmout jakoukoli změnu bez ohledu na to, jak moc by se změnila k lepšímu.
Poskytovatelé terénních služeb patří k těm, kteří mohou z digitální transformace těžit nejvíce. Zatímco zavádění příslušného softwaru je poněkud pomalé, přínosy digitální transformace v oboru terénních služeb jsou obrovské. Mohou zahrnovat roční úspory nákladů, zlepšení provozu terénních služeb, lepší zákaznickou zkušenost a mnoho dalšího. Některé společnosti proto začaly považovat software pro řízení terénních služeb za nutnost pro zajištění budoucnosti obchodního modelu.
Podle společnosti Gartner se stále více společností poskytujících služby v terénu spoléhá na poskytovatele řešení FMS, protože je snazší implementovat nejnovější technologie do podnikových operací prostřednictvím třetí strany. Potřeba pokročilých služeb tedy roste, což společnostem bez podobných nástrojů znesnadňuje konkurovat.
Přestože úplná transformace podniku může trvat delší dobu, je nezbytné držet krok s trendy na trhu, abyste nepřišli o významné příležitosti k rozvoji podnikání.
Technologie digitálních transformací
Z digitalizace mohou těžit všechny podniky bez ohledu na odvětví. Pro stejný proces však mohou být použity různé technologie. Existují tři základní, jak uvádí Finances Online:
- Velká data nebo analytika
- Rozhraní API a zabudovatelné technologie
- Mobilní technologie
Každá z těchto technologií zapojených do digitální transformace umožňuje jednodušší, rychlejší nebo rozsáhlejší procesy související s daty. Není proto překvapivé, že implementace velkých dat a analytiky ve firmách je hlavním způsobem transformace podniků.
Big data mohou přinést celkové výrazné zlepšení výkonnosti podniku. Kombinace externích zdrojů (např. poskytovatelé třetích stran, automatizovaný sběr dat na webu) a interních zdrojů (např. systémy CRM a ERP, software FSM, protokoly, faktury atd.) může poskytnout mimořádně detailní a přesné informace o mnoha podnikových procesech. Pokročilou analýzu dat lze využít k optimalizaci stávajícího plánování podnikových zdrojů, digitálnímu zlepšení předvídání poptávky a obohacení rozsáhlého rozhodování.
S velkými daty jsou však spojeny určité náklady. Především je třeba najmout datové vědce, kteří budou data správně interpretovat a spravovat. Kromě toho je třeba používat postupy správy dat (např. řádná údržba informačních aktiv), aby společnost udržela krok. Jednoduše řečeno, dobrá data mohou přinést působivé výhody, ale špatná data nebo jejich nesprávná interpretace mohou způsobit škody.
Další technologie (mobilní a API) snižují latenci mezi komunikačními body a softwarem. Rozhraní API poskytují jiným společnostem nebo týmům možnost přístupu k důležitým zdrojům pouhým odesláním několika příkazů na koncový bod. Mnoho společností a jejich týmů může z rozhraní API těžit, protože usnadňuje vzdálenou správu zařízení, zaměstnanců a dalších prostředků. Kromě toho rozhraní API výrazně usnadňují přenos dat mezi systémy.
A konečně, mobilní technologie fungují podobně jako rozhraní API, avšak jejich rozhraní jsou mnohem přijatelnější pro ty, kteří se digitálními technologiemi dosud hlouběji nezabývali. Jednoduchá rozhraní a zřejmé příkazy jsou poskytovány prostřednictvím optimalizovaného uživatelského prostředí, což umožňuje zákazníkům i zaměstnancům zlepšit objem, kvalitu a rychlost interakcí.
Digitální transformace tak může zahrnovat jednu nebo všechny tři základní technologie. Bez ohledu na zvolenou technologii však digitální transformace vytváří dobře fungující podniky, které jsou schopny prosperovat v jakémkoli konkurenčním prostředí. Mohou se odklonit od starých zvyklostí, jako jsou papírové procesy, a snížit svou závislost na fyzických aspektech podnikání.
Výhody digitální transformace
Jak již bylo zmíněno, z digitální transformace může těžit každá firma. Je však důležité si uvědomit, že s rostoucí složitostí obchodních modelů roste i přínos digitální transformace.
Podniky s více pobočkami mají z digitální transformace největší prospěch, protože komunikační linky a přenosy dat jsou náchylnější k lidským chybám a narušení vnějšími faktory. Například organizace poskytující terénní služby mají back-endovou kancelář a tým terénních služeb. Propojení obou ramen a poskytování potřebných informací je bez digitálních nástrojů, jako je software pro správu terénních služeb, náročné.
Pracovníci terénních služeb jsou však často závislí na informacích a poznámkách dodaných pracovníky z kanceláře. Bez správných informací mohou servisní technici v terénu jen těžko zajistit opravy a kvalitní služby zákazníkům.
Digitální transformace naštěstí zlepšuje kvalitu terénních a dalších služeb tím, že zvyšuje efektivitu dat a komunikace. Ve skutečnosti se jako nejčastější přínosy digitální transformace uvádějí tyto:
- Zlepšená provozní efektivita
- Splnění měnících se očekávání zákazníků
- Zlepšená kvalita výrobků
- Snížení nákladů na vývoj produktů
- Snížení nákladů na špatnou kvalitu
- Zavedení nových zdrojů příjmů
- Zvýšená výtěžnost prvního průchodu
Většina výše uvedených výhod je samozřejmě materiální. S digitální transformací je spojena řada přínosů pro řízení a pohodu. Například díky tomu, že je k dispozici více údajů o pohybu například díky integraci mobilních aplikací, mohou společnosti zlepšit své postupy plánování. Výsledkem je zúžení harmonogramů dodávek na optimální okno, což zvyšuje celkovou efektivitu práce. Zvýšená efektivita práce znamená méně promrhaných zdrojů.
Na druhou stranu mohou zaměstnanci získat podrobnější zpětnou vazbu o své práci, což jim umožní zaměřit se na problematické oblasti. Digitální transformace tak umožňuje obrovský přínos pro všechny obory a úrovně práce, od agentů zákaznického servisu až po pracovníky terénních služeb.
Úskalí digitální transformace
Bohužel, digitální transformace, stejně jako každá změna v podnikání, musí být prodána. Obvykle se setkáváme se značným odporem, alespoň zpočátku. Než může digitální transformace skutečně začít, je postavena řada překážek. Všechny se tak či onak točí kolem obecné nechuti ke změnám a nechuti k riziku.
Odmítavý postoj zaměstnanců
Při přechodu do digitální sféry firmy narazí na první a často nejtěžší překážku – odpor zaměstnanců. Digitální transformace podniku znamená, že svou organizaci zdokonalujete od základů. Někdy budou muset staré způsoby práce uvolnit místo novým a bude třeba učinit nové pokusy o standardizaci procesů.
Jen velmi málo zaměstnanců přijímá nutnost přehodnotit procesy a naučit se nové digitální přístupy. V důsledku toho se mohou objevit četné pokusy digitální transformaci zpomalit nebo se jí bránit. Z tohoto problému neexistuje snadné východisko. Jediný způsob, jak se s ním správně vypořádat, je zapojit zaměstnance do celého procesu. Pomůže, pokud existuje zastřešující transformační strategie.
Žádná zastřešující strategie
Každá velká změna ve firmě, zejména ve velké firmě, by měla mít zastřešující strategii. V případě digitální transformace tomu není jinak. Ačkoli tyto strategie vytváří jen velmi málo společností ve výrobě, terénních službách a podobných odvětvích, jejich existence přináší řadu výhod.
Strategické zavádění změn má nejen materiální výhody, jako je zavádění technologií a zapojení zaměstnanců nákladově efektivním způsobem, ale také výhody pro management. Je mnohem snazší prosadit digitální transformaci, pokud již existuje strategie. Kromě toho, když máte dobře definovaný systém kroků, které je třeba provést, snižuje se pravděpodobnost lidských chyb a stojí méně zdrojů.
V podnicích s více pobočkami, jako jsou ty, které poskytují služby v terénu, jsou zastřešující strategie dvojnásobně důležité. Na rozdíl od jiných oblastí podnikání zde existuje několik styčných bodů, kde se protínají jak různí lidé, tak digitální technologie. Manažeři takových podniků musí zajistit, aby byl plán digitální transformace jasný jak pro techniky v terénu, tak pro pracovníky v kancelářích.
Nedostatek odborných znalostí
V mnoha případech nelze zaměstnance v digitálních podnicích jednoduše převést na nové povinnosti. Musí se naučit využívat nové technologie. Někteří z nich se možná budou muset zcela přeorientovat, protože implementované řešení jejich práci zcela (nebo alespoň zásadním způsobem) automatizuje.
Většina firem, včetně organizací poskytujících služby v terénu, tak bude muset najmout někoho, kdo se postará jak o transformaci, tak o pomoc při výuce zaměstnanců. Kromě toho bude pravděpodobně nutné najmout lidi na zcela nové pozice. Plánování toho, co tyto role mohou obnášet, a zahájení procesu s předstihem může být nutností.
Stagnující struktury
Terénní služby a další společnosti mají obvykle zavedené pevné hierarchické struktury. Například technici terénního servisu často podléhají inženýrům terénního servisu. Využití výhod digitální transformace v plné míře však může vyžadovat úplné přehodnocení firemních struktur.
S tím, jak se podniky digitalizují, využívají poznatky z nestrukturovaných dat a snaží se využívat strojové učení, staré hierarchické struktury a komunikační linky se rozpadají. Od obchodních týmů se může vyžadovat úzká spolupráce s datovými analytiky. Vývojáři možná budou muset začít spolupracovat s marketingem těsněji než kdykoli předtím. Uvažování o jakékoli organizaci, včetně terénních služeb, jako o rigidních řetězcích příkazů, kde některé týmy podléhají stále stejným lidem, tak může mnohé společnosti přivést na scestí.
Rozpočtová omezení
Jakmile se kolem digitální transformace strhne humbuk, lidé mohou začít mít hvězdné oči a přemýšlet o implementaci neudržitelných řešení. V mnoha případech může jít o skvělé nápady. Každá firma však musí pečlivě rozdělit finance z rozpočtu na iniciativy digitální transformace.
Podniky služeb patří k těm, které jsou nejnáchylnější k mnoha nápadům. O zlepšení očekávání a spokojenosti zákazníků lze vést mnoho rozhovorů. I když je to skvělý cíl, společnosti, zejména ty v rámci technických a průmyslových oborů, by se měly zaměřit na optimalizaci nákladů. Nejdůležitější je, že digitální technologie snižují fixní náklady a variabilní náklady tím, že zlepšují celkové možnosti správy zdrojů a majetku.
Usnadnění přechodu na digitální transformaci terénních služeb
Jak již bylo zmíněno, organizace poskytující služby v terénu patří k těm, které mohou z digitální transformace těžit nejvíce. Vzhledem k tomu, že existuje více složek podniku, z nichž všechny jsou nezbytné pro poskytování vysoce kvalitních služeb, může optimalizace informačních toků mezi nimi přinést ohromné výsledky.
Špičkové společnosti poskytující terénní služby jsou samozřejmě již na cestě k úplné digitální transformaci. Hlavním motorem jejich transformace je software pro řízení služeb v terénu. Na rozdíl od podniků v jiných odvětvích nemusí firma poskytující terénní služby projít kompletní přestavbou, aby zahájila digitalizaci.
Software pro řízení služeb v terénu lze integrovat do stávajících obchodních modelů a postupů, aniž by bylo nutné měnit většinu zavedených procesů. Nejdůležitější je především usnadnit vývojářům, technikům v terénu a podnikovým uživatelům přístup k novým možnostem, které software pro řízení služeb v terénu poskytuje.
Digitální transformace prostřednictvím softwaru FSM může zlepšit nejen technické a komunikační aspekty mezi zaměstnanci, ale i se zákazníky obecně. Vzhledem k tomu, že technici terénních služeb mají přístup k většímu množství dat, mohou přesněji předvídat budoucí poptávku (např. zavádět prediktivní údržbu), zvyšovat spokojenost zákazníků a jejich servisní zkušenosti a eliminovat manuální výpočty náchylnější k chybám.
Výhody softwaru pro správu terénu
Přesné hodnocení výkonu
Software FSM poskytuje společnostem přehled a podrobné informace o jednotlivých úkolech a výkonech zaměstnanců, což usnadňuje měření času stráveného u jednotlivých klientů a efektivnější určování úkolů. Hodnocení výkonu umožňuje firmám odhalit silné a slabé stránky zaměstnanců. Mohou tak přesněji rozvrhnout práci tak, aby odpovídala schopnostem zaměstnanců a poptávce zákazníků.
Automatizované protokolování a přenosy dat
Servisní inženýři a technici v terénu mají dost práce už po příjezdu na místo. Komunikace s back-office systémy, vytváření poznámek a posílání informací do jiných částí podniku je rozptyluje.
Software FSM může v závislosti na poskytovateli služeb výše uvedené procesy automatizovat nebo alespoň výrazně usnadnit. Týmy terénních služeb se pak mohou soustředit na poskytování co nejlepších služeb zákazníkům.
Úspora času a nákladů
Dobrá data jsou především o optimalizaci a snižování nákladů. Software FSM může poskytnout podrobnější a přesnější informace o efektivitě plánování, cestování, provozu terénních služeb a spokojenosti zákazníků. Využitím pokročilé analýzy dat mohou poskytovatelé terénních služeb snížit neefektivitu spojenou s každodenními obchodními operacemi. FSM v podstatě umožňuje společnostem zeštíhlit své procesy.
Integrace s již existujícími systémy
Zatímco lídři v oblasti terénních služeb již dokončili nebo se blíží dokončení digitální transformace, jiní stále zaostávají. Většina poskytovatelů terénních služeb však již určitou digitalizací prošla. Obvykle tyto společnosti využívají specializovanou mobilní aplikaci nebo mobilní zařízení obecně jako součást řešení mobility pracovní síly.
Většina vývojářů softwaru pro řízení služeb v terénu má přesný přehled o současném stavu digitalizace. Software FSM tak lze často integrovat do stávajících systémů, aniž by bylo nutné je kompletně přepracovat nebo opustit.
Digitalizované dokumenty
Papírové dokumenty jsou součástí podnikání již dlouhou dobu. Mají však své nevýhody, zejména proto, že je třeba je ručně digitalizovat nebo ručně doručit poskytovateli služeb, než je možné podniknout jakékoli kroky. Papír je sice užitečný, ale také křehký a pomalý. Přechod na plně digitální formu může přinést celou řadu výhod.
Cílem softwaru FSM je umožnit společnostem plně se zbavit papírování. Namísto podepisování fyzických dokumentů, jejich skenování a doručování příslušným subjektům mohou týmy poskytovat své služby v terénu, podepisovat je prostřednictvím mobilních zařízení a automaticky odesílat záznamy. Bezpapírový přístup sice pomáhá životnímu prostředí, ale co je důležitější, software FSM umožňuje, aby informace zpracovávali příslušní pracovníci téměř v reálném čase, čímž se snižuje pravděpodobnost chyb a nutnosti zpětného dohledávání.
Přechod na digitalizaci prostřednictvím softwaru FSM
Pro poskytovatele terénních služeb je software FSM nejlepším prvním krokem k digitální transformaci. Jeho cílem je zlepšit provozní efektivitu v rámci celé společnosti, aniž by docházelo ke tření. Software se v podstatě stará o tři nejdůležitější aspekty terénních služeb – podporu týmů v terénu, zlepšení toku komunikace a posunutí spokojenosti zákazníků do nových výšin.
Protože se jedná o hotová řešení, která mají zlepšit každodenní provoz firem poskytujících služby v terénu, obvykle integrují všechny tři základní technologie digitální transformace. Software FSM, jako je Frontu, implementuje technologie související se získáváním dat. Mobilní zařízení poskytovaná týmům v terénu poskytují možnost sledovat informace o mobilitě a poloze v reálném čase. Taková data lze integrovat do dalších stávajících systémů a zlepšit tak provozní efektivitu.
A konečně, software FSM je často vyvíjen s ohledem na běžné lidi. Není třeba mít rozsáhlé technické znalosti, abyste získali obrovské výhody. Stejně jako software pro řízení vztahů se zákazníky může používat téměř každý, platí to i pro software FSM. Koneckonců, mnoho postupů vývoje a uživatelského prostředí mohlo být zděděno z prvně jmenovaného.
Jednoduše řečeno, software FSM je všestranné řešení pro ty společnosti, které chtějí začít nebo zlepšit svou digitální transformaci. Ačkoli existují způsoby, jak jít nad rámec softwaru FSM, jako je sběr a analýza dat ze senzorů zařízení pro prediktivní údržbu, mnoho podniků by mělo obrovský prospěch i z té nejjednodušší implementace.
Závěr
Software pro řízení služeb v terénu je nejjednodušší způsob, jak využít sílu digitální transformace, aniž by bylo nutné podstupovat masivní odchod zaměstnanců a organizační změny. Vzhledem ke snadné integraci a široké škále poskytovaných výhod je software FSM nákladově nejefektivnějším způsobem, jak začít s digitalizací.
Pokud vám i to připadá jako velký závazek, Frontu vám nabízí! Objednejte si u našeho týmu ukázku a získejte podrobnější vysvětlení, jak může naše řešení prospět vaší firmě. Naši odborníci vám podrobně vysvětlí, jak začít s digitální transformací, aniž byste museli obětovat efektivitu podnikání.
