Digitaliseringen förändrar vårt sätt att arbeta, kommunicera, resa och leva i allmänhet. Lika snabbt som den förbättrar enskilda människors liv, lika snabbt förändrar den också organisationers sätt att arbeta. Fältservicens digitala omvandling är en viktig faktor som leder företag in i det tjugoförsta århundradet.
Att gå igenom en digital omvandling är något som händer nästan alla företag. Företag inom fältservicebranschen är inte annorlunda. Framsteg inom digital teknik hjälper fältserviceföretag att göra sina processer alltmer effektiva. Faktum är att företag inom industriföretag och relaterade områden kan dra störst nytta av en omvandling.
Tyvärr är många företag rädda för att ta det första steget. Ofta har de en arbetsstyrka som drivs av stereotyper eller hindras av en envis ledning och rädsla för innovation. Vissa chefer verkar ovilliga att ta till sig någon förändring, oavsett hur mycket den skulle förbättra.
Fälttjänstleverantörer är bland dem som kan dra störst nytta av den digitala omvandlingen. Även om införandet av relevant programvara går lite trögt är fördelarna med digital transformation inom fältservicebranschen enorma. Det kan handla om årliga kostnadsbesparingar, förbättrad fälttjänstverksamhet, bättre kundupplevelse och mycket mer. Därför har vissa företag börjat se programvara för fältservicehantering som en nödvändighet för att framtidssäkra affärsmodellen.
Enligt Gartner förlitar sig allt fler fältserviceföretag på leverantörer av FMS-lösningar, eftersom det är lättare att implementera den senaste tekniken i affärsverksamheten via en tredje part. Behovet av avancerad service växer alltså, vilket gör det svårare för företag utan liknande verktyg att konkurrera.
Även om det kan ta tid att omvandla ett företag helt och hållet är det viktigt att hänga med i marknadstrenderna för att inte gå miste om betydande möjligheter till affärsutveckling.
Teknik för digitala omvandlingar
Alla företag kan dra nytta av digitaliseringen, oavsett bransch. Olika tekniker kan dock användas för samma process. Det finns tre primära sådana, som listas av Finances Online:
- Big data eller analys
- API:er och inbäddningsbar teknik
- Mobil teknik
Var och en av dessa tekniker, som är involverade i en digital omvandling, ger enklare, snabbare eller mer datarelaterade processer. Därför är det inte förvånande att implementering av big data och analys inom företag har varit det främsta sättet att förändra verksamheter.
Big data kan leda till en betydande förbättring av affärsresultaten. Genom att kombinera externa källor (t.ex. tredjepartsleverantörer, automatiserad insamling av webbdata) och interna källor (t.ex. CRM- och ERP-system, FSM-programvara, loggar, fakturor etc.) kan man få extremt detaljerade och exakta insikter i många affärsprocesser. Avancerad dataanalys kan användas för att optimera befintlig resursplanering, digitalt förbättra efterfrågeprognoser och berika beslutsfattande i stor skala.
Big data medför dock vissa kostnader. Först och främst måste dataforskare anställas för att tolka och hantera data på rätt sätt. Dessutom måste datastyrningsmetoder (t.ex. korrekt underhåll av informationstillgångar) användas för att hålla företaget på rätt spår. Enkelt uttryckt kan man säga att bra data kan ge imponerande fördelar, medan dåliga data eller felaktig tolkning kan orsaka skada.
Andra tekniker (mobila och API:er) minskar latensen mellan kommunikationspunkter och programvara. API:er ger andra företag eller team möjlighet att få tillgång till viktiga resurser genom att helt enkelt skicka några kommandon till en slutpunkt. Många företag och deras team kan dra nytta av API:er eftersom det underlättar fjärrhantering av utrustning, anställda och andra tillgångar. Dessutom gör API:er det betydligt enklare att överföra data mellan system.
Slutligen fungerar mobila tekniker ungefär som API:er, men deras lösningsgränssnitt är mycket mer tilltalande för dem som inte har fördjupat sig i digital teknik. Enkla gränssnitt och självklara kommandon levereras genom optimerad användarupplevelse, vilket gör att både kunder och anställda kan förbättra volymen, kvaliteten och hastigheten på interaktionerna.
En digital omvandling kan således omfatta en eller alla tre primära tekniker. Men oavsett vilken teknik som väljs skapar en digital omvandling väl avrundade företag som kan frodas i alla konkurrensutsatta miljöer. De kan komma bort från gamla vanor som pappersprocesser och minska sitt beroende av de fysiska aspekterna av verksamheten.
Fördelar med digital omvandling
Som tidigare nämnts kan alla företag dra nytta av en digital omvandling. Det är dock viktigt att notera att i takt med att affärsmodellerna blir alltmer komplexa ökar också fördelarna med den digitala omvandlingen.
Företag med flera grenar har störst nytta av en digital omvandling eftersom kommunikationslinjer och dataöverföringar är mer utsatta för mänskliga fel och störningar från externa faktorer. Till exempel har fältserviceorganisationer ett back-end-kontor och ett fältserviceteam. Att koppla samman båda delarna och leverera nödvändig information är en utmaning utan digitala verktyg som programvara för hantering av fältservice.
Fältservicemedarbetare är dock ofta beroende av information och anteckningar från kontorsanställda. Fältservicetekniker kan ha svårt att leverera reparationer och en högkvalitativ kundupplevelse om de inte har rätt information.
Lyckligtvis förbättrar den digitala omvandlingen kvaliteten på fältet och andra tjänster genom att öka data- och kommunikationseffektiviteten. Faktum är att de vanligaste fördelarna med digital omvandling är följande:
- Förbättrad operativ effektivitet
- Uppfylla kundernas förändrade förväntningar
- Förbättrad produktkvalitet
- Minskade kostnader för produktutveckling
- Minskad kostnad för dålig kvalitet
- Introduktion av nya intäktsströmmar
- Ökad avkastning vid första passet
Naturligtvis är de flesta av de fördelar som anges ovan materiella. Det finns många fördelar för ledningen och välbefinnandet i samband med digitala omvandlingar. Till exempel kan företag förbättra sin schemaläggning när mer data om förflyttningar blir tillgänglig, till exempel genom integrering av mobilappar. Detta leder till att leveransscheman begränsas till det optimala tidsfönstret, vilket ökar den totala arbetseffektiviteten. Förbättrad arbetseffektivitet innebär mindre slöseri med resurser.
Å andra sidan kan medarbetarna få mer djupgående feedback om sitt arbete, vilket gör att de kan fokusera på problemområden. Den digitala omvandlingen innebär alltså att alla branscher och nivåer, från kundtjänstmedarbetare till fältservicemedarbetare, kan dra stor nytta av den.
Fallgropar i den digitala omvandlingen
Tyvärr måste digitala omvandlingar, precis som alla andra förändringar i verksamheten, säljas in. Vanligtvis finns det ett betydande motstånd, åtminstone inledningsvis. Det finns många hinder som måste övervinnas innan en digital transformation verkligen kan påbörjas. Alla dessa hinder handlar på ett eller annat sätt om den allmänna motviljan mot förändringar och riskaversion.
Motstånd från anställda
När företag börjar övergå till den digitala världen stöter de på det första och ofta svåraste hindret – motståndet från medarbetarna. Digital affärsomvandling innebär att du förbättrar din organisation från grunden. Ibland måste gamla sätt att göra saker på ge plats för nya och nya försök att standardisera processer måste göras.
Det är få medarbetare som uppskattar att behöva ompröva processer och lära sig nya digitala metoder. Som ett resultat av detta kan det uppstå många försök att bromsa eller slå tillbaka mot den digitala omvandlingen. Det finns ingen enkel väg ut ur det här problemet. Det enda sättet att hantera det på rätt sätt är att engagera medarbetarna genom hela processen. Det underlättar om det finns en övergripande strategi för omvandlingen.
Ingen övergripande strategi
Varje stor förändring inom ett företag, särskilt ett stort sådant, bör ha en övergripande strategi. Digital transformation är inte annorlunda. Även om det är väldigt få företag inom tillverkning, fältservice och liknande branscher som utvecklar sådana strategier finns det många fördelar med att ha en.
Att genomföra förändringar på ett strategiskt sätt ger inte bara materiella fördelar som att implementera teknik och engagera medarbetare på ett kostnadseffektivt sätt, det ger också fördelar för ledningen. Det är mycket enklare att argumentera för en digital omvandling om det redan finns en strategi på plats. Ett väldefinierat system med steg som ska vidtas minskar dessutom sannolikheten för mänskliga misstag och kostar mindre resurser.
Övergripande strategier är dubbelt så viktiga i företag med flera ben, som de som levererar fälttjänster. Till skillnad från andra affärsområden finns det flera kontaktpunkter där både olika människor och digital teknik möts. Cheferna för sådana företag måste se till att planen för den digitala omvandlingen är tydlig för både fälttekniker och kontorsanställda.
Brist på expertis
I många fall kan medarbetarna inte bara flyttas till nya ansvarsområden i digitala företag. De måste lära sig att använda den nya tekniken. En del av dem kanske måste ställa om helt och hållet när en implementerad lösning automatiserar deras arbete helt och hållet (eller åtminstone på ett betydande sätt).
De flesta företag, inklusive fältserviceorganisationer, kommer därför att behöva anställa någon som kan ta hand om både omvandlingen och hjälpa till att utbilda medarbetarna. Dessutom kommer det sannolikt att bli nödvändigt att anställa personer för helt nya roller. Att planera vad dessa roller kan innebära och starta processen i god tid kan vara en nödvändighet.
Stagnerande strukturer
Fältserviceföretag och andra företag har vanligtvis strikta hierarkiska strukturer. Till exempel rapporterar fältservicetekniker ofta till fältserviceingenjörer. För att dra full nytta av en digital omvandling kan det dock krävas att man helt omprövar företagets strukturer.
När företag digitaliseras, drar nytta av insikter från ostrukturerad data och försöker dra nytta av maskininlärning kommer gamla hierarkiska strukturer och kommunikationslinjer att vackla. Säljteam kan behöva ha ett nära samarbete med dataanalytiker. Utvecklare kanske måste börja arbeta närmare marknadsavdelningen än någonsin tidigare. Att betrakta en organisation, inklusive en fältserviceverksamhet, som en stel kommandokedja där vissa team alltid rapporterar till samma personer kan alltså leda många företag på villovägar.
Budgetrestriktioner
När hajpen kring den digitala omvandlingen sätter igång kan människor bli stjärnögda och tänka på att implementera ohållbara lösningar. I många fall kan det vara bra idéer. Men varje företag måste noggrant fördela medel från budgeten till initiativ för digital omvandling.
Serviceföretag hör till dem som är mest mottagliga för en mängd olika idéer. Det går att prata mycket om hur man kan förbättra kundernas förväntningar och tillfredsställelse. Även om målet är gott bör företagen, särskilt de inom teknik och industri, fokusera på att optimera kostnaderna. Viktigast av allt är att digital teknik minskar fasta och rörliga kostnader genom att förbättra den övergripande resurs- och tillgångsförvaltningen.
Lättare övergång till digital transformation för fälttjänster
Som tidigare nämnts är fältserviceorganisationer bland dem som kan dra störst nytta av en digital omvandling. Eftersom det finns flera olika delar av verksamheten som alla är nödvändiga för att leverera tjänster av hög kvalitet, kan optimering av informationsflödena mellan dem ge fantastiska resultat.
De bästa fältserviceföretagen är naturligtvis redan på god väg mot en fullständig digital omvandling. Den främsta drivkraften för deras omvandling är programvara för hantering av fältservice. Till skillnad från andra branscher behöver ett fältserviceföretag inte genomgå en fullständig översyn för att påbörja digitaliseringen.
Programvara för hantering av fältservice kan integreras i befintliga affärsmodeller och rutiner utan att de flesta etablerade processer behöver ändras. Den viktigaste åtgärden är att underlätta för utvecklare, fälttekniker och affärsanvändare att ta till sig de nya möjligheterna med programvara för hantering av fältservice.
Slutligen kan den digitala omvandlingen med hjälp av FSM-mjukvara inte bara förbättra de tekniska aspekterna och kommunikationen mellan de anställda, utan även med kunderna i stort. När fältserviceteknikerna får tillgång till mer data kan de mer exakt förutse framtida efterfrågan (t.ex. implementera förebyggande underhåll), förbättra kundnöjdheten och serviceupplevelsen samt eliminera mer felbenägna manuella beräkningar.
Fördelar med programvara för fältledning
Korrekt utvärdering av prestationer
FSM-programvaran ger företagen insikter och detaljer om varje arbetsuppgift och medarbetarnas prestationer, vilket gör det lättare att mäta den tid som läggs på varje kund och fördela arbetsuppgifterna mer effektivt. Prestationsutvärderingar gör det möjligt för företag att upptäcka medarbetarnas styrkor och svagheter. På så sätt kan de schemalägga arbetet för att bättre möta medarbetarnas kapacitet och kundernas efterfrågan.
Automatiserad loggning och dataöverföring
Fältservicetekniker och ingenjörer har redan tillräckligt med arbete när de kommer ut på plats. Att kommunicera med backoffice-system, göra anteckningar och skicka information till andra delar av verksamheten är alla distraherande moment.
FSM-programvara kan, beroende på tjänsteleverantör, automatisera eller åtminstone göra de processer som beskrivs ovan betydligt enklare. Fältserviceteamen kan sedan fokusera på att leverera bästa möjliga kundserviceupplevelse.
Tids- och kostnadsbesparingar
Bra data handlar om optimering och kostnadsminskning. FSM-programvara kan ge mer detaljerad och exakt information om effektiviteten i schemaläggning, resor, fältserviceverksamhet och kundnöjdhet. Genom att använda avancerad dataanalys kan fältserviceleverantörer minska ineffektiviteten i den dagliga verksamheten. FSM gör det i princip möjligt för företag att effektivisera sina processer.
Integration med befintliga system
Medan ledare inom fältservice redan har slutfört eller närmar sig slutförandet av en digital omvandling, släpar andra fortfarande efter. De flesta leverantörer av fälttjänster har dock redan genomgått en viss digitalisering. Vanligtvis använder dessa företag en särskild mobilapp eller mobila enheter i allmänhet som en del av en lösning för personalens mobilitet.
De flesta utvecklare av programvara för hantering av fältservice har en god uppfattning om det aktuella digitaliseringsläget. Därför kan FSM-mjukvara ofta integreras i befintliga system utan att man behöver göra en fullständig översyn eller överge dem.
Digitaliserade dokument
Pappersdokument har varit en del av affärsverksamheten under mycket lång tid. De har dock sina egna nackdelar, särskilt eftersom de måste digitaliseras manuellt eller levereras manuellt till en tjänsteleverantör innan någon åtgärd kan vidtas. Papper är visserligen användbart, men det är också ömtåligt och långsamt. En hel rad fördelar kan uppstå genom att bli helt digital.
FSM-mjukvara syftar till att göra det möjligt för företag att bli helt papperslösa. Istället för att behöva signera fysiska dokument, skanna dem och leverera dem till rätt enheter kan teamen leverera sina fälttjänster, signera via mobila enheter och skicka dokumenten automatiskt. Papperslöshet är visserligen bra för miljön, men det viktigaste med FSM-programvaran är att informationen kan behandlas av rätt personal i nästan realtid, vilket minskar risken för misstag och att man måste gå tillbaka.
Övergång till digital teknik med hjälp av FSM-programvara
För leverantörer av fälttjänster är FSM-programvara det bästa första steget mot en digital omvandling. Den syftar till att förbättra den operativa effektiviteten i hela företaget utan att orsaka friktion. I grund och botten tar programvaran hand om de tre viktigaste aspekterna av fältservice – att stödja lokala team, förbättra kommunikationsflödet och höja kundnöjdheten till nya höjder.
Eftersom de är färdiga lösningar som syftar till att förbättra den dagliga verksamheten för fältserviceföretag integrerar de vanligtvis alla de tre primära teknikerna i en digital transformation. FSM-programvara, som Frontu, implementerar teknik som är relaterad till datainsamling. Mobila enheter som tillhandahålls till lokala team ger möjlighet att spåra mobilitets- och platsinformation i realtid. Sådan data kan integreras i andra befintliga system för att förbättra den operativa effektiviteten.
Slutligen är FSM-programvara ofta utvecklad med vanliga människor i åtanke. Det finns inget behov av omfattande teknisk kunskap för att dra nytta av de enorma fördelarna. Precis som programvara för hantering av kundrelationer kan användas av nästan vem som helst, gäller samma sak för FSM-programvara. Många av de metoder som används för utveckling och användarupplevelse kan trots allt ha ärvts från den förra.
Enkelt uttryckt är FSM-programvara en allroundlösning för de företag som vill komma igång med eller förbättra sin digitala transformation. Även om det finns sätt att gå längre än FSM-programvaran, till exempel genom att samla in och analysera data från utrustningssensorer för förebyggande underhåll, skulle många företag ha stor nytta av att göra även den enklaste implementeringen.
Slutsats
Programvara för hantering av fältservice är det enklaste sättet att utnyttja kraften i en digital omvandling utan att behöva gå igenom massiva protester från anställda och organisatoriska översyner. Tack vare den enkla integrationen och de många fördelarna är FSM-programvara det mest kostnadseffektiva sättet att komma igång med digitaliseringen.
Om till och med det ser ut som ett stort åtagande, har Frontu dig täckt! Boka en demo med vårt team för att få en mer djupgående förklaring av hur vår lösning kan gynna ditt företag. Våra experter ger dig en detaljerad genomgång av hur du kan komma igång med en digital transformation utan att behöva offra effektiviteten i verksamheten.
