Samenvatting
Platformen en apps voor personeelsbeheer zijn een aanwinst voor bedrijven met eerstelijnswerkers en kantoorpersoneel. Ze bieden een veelheid aan functies die de communicatie tussen teams vergemakkelijken, taken beheren, planningen bekijken, routes optimaliseren, enz.
Deze functies beperken de mogelijkheden van oplossingen voor personeelsbeheer echter niet. Ze kunnen ook gegevens en analyses leveren, real-time volgen, notities maken en digitaal ondertekenen.
Deze oplossingen kunnen zo vroeg als nodig worden geïntegreerd, zolang het bedrijf een omvangrijk klantenbestand heeft. Het einddoel is om een gecentraliseerde ervaring te creëren waartoe teams op locatie, het management en kantoorpersoneel altijd en overal toegang hebben.
Inleiding
Een personeelsapp of een app voor personeelsbeheer is software voor mobiele telefoons en andere apparaten. Workforce apps worden gebruikt om het taakbeheer en de communicatie tussen medewerkers te stroomlijnen.
Ze worden het meest gebruikt door bedrijven met buitendienstmedewerkers (of on-site) en kantoormedewerkers. Een workforce app wordt een real-time levenslijn tussen het personeel, dat toegang heeft tot de benodigde gegevens, en de frontliniewerkers, die op basis van die gegevens moeten handelen.
Hoe werkt een personeelsapp?
Workforce apps zijn niet noodzakelijkerwijs alleen mobiele applicaties. Verschillende platforms voor workforce management worden ingezet voor verschillende apparaten en besturingssystemen. De meeste van deze workforce tools zijn primair geïntegreerd op computers of servers. Een workforce app, in de mobiele betekenis van het woord, is gewoon een van de manieren om te profiteren van de voordelen.
Een overkoepelende naam voor deze tools en apps is een field service management (FSM) oplossing. Deze oplossingen hebben meestal een groot aantal functies, waaronder mogelijk ook een mobiele app. Zodra deze tools zijn geïntegreerd in de dagelijkse werkzaamheden van een bedrijf, zijn ze bedoeld om de productiviteit te verhogen zonder meer overhead te creëren.
Verschillende platforms voor workforce management bereiken deze doelen met verschillende functies. Er zijn echter overeenkomsten tussen de verschillende oplossingen voor workforce management. De meeste bieden mobiele mogelijkheden, een manier om planningen te beheren en te bekijken, en digitalisering van documenten.
Omdat deze oplossingen bedoeld zijn om een naadloze personeelservaring te bieden, kan elke functie die hierboven is beschreven als noodzakelijk worden beschouwd. Een workforce app doet veel van hetzelfde omdat het een uitbreiding is van de field service management oplossing.
Ze integreren deze functies op een vergelijkbare manier als bekende projectbeheeroplossingen zoals JIRA. Deze workforce tools kunnen zelfs worden beschouwd als een mix van een CRM (customer relationship management) en een projectmanagementoplossing.
Het einddoel van deze oplossingen is om taken, klantrelaties en servicemanagement onder te brengen in één systeem. Zowel eerstelijnsteams als managementmedewerkers hebben dan toegang tot dezelfde database via elke computer of mobiel apparaat, zodat beiden in realtime kunnen communiceren, gegevens kunnen bewerken en opvragen.
Op welke functies moet je letten?
Net als bij andere software proberen ontwikkelaars van workforce tools elkaar te overtreffen. Er is een hele reeks functies die een betere gecentraliseerde ervaring voor productiviteitsdoeleinden moeten bieden. Buiten de essentiële functies die hierboven zijn beschreven, raden we aan om te zoeken naar:
- Intern procesbeheer. Frontlinieteams moeten in staat zijn om verlofaanvragen in te dienen, eenvoudig toegang te krijgen tot roosters en deze te bekijken, en alle soorten roosteraanvragen in te dienen.
- Notities maken. Een goede oplossing voor field service management moet frontliniewerkers in staat stellen om digitale notities te maken die zichtbaar zijn voor iedereen op het platform, zodat er een meer gecentraliseerde ervaring ontstaat.
- Gegevens en analyses. Personeelstools voor mobiele teams moeten de mogelijkheid bieden om procedures te optimaliseren. Gegevens en analyses zijn essentieel om schema’s en routes te herzien en te verbeteren.
- Digitale handtekeningen. Workforce tools moeten de hoeveelheid papier verminderen door een manier te bieden om documenten digitaal te ondertekenen. Dergelijke functies besparen niet alleen geld, maar zorgen er ook voor dat er minder tijd wordt besteed aan ondergeschikte taken.
- Tijd- en locatiebepaling. Mobiel betekent meer dan alleen de oplossing op een telefoon kunnen gebruiken. Goede workforce tools moeten altijd nauwkeurige tracking bieden voor optimalisatie en planningsdoeleinden.
- Real-time en offline interactie. Workforce tools vereisen standaard een internetverbinding. Daarom moeten ze altijd real-time communicatie mogelijk maken tussen eerstelijnswerkers en kantoorpersoneel. Bovendien,
- Controle van apparatuur en inventaris. Veldservicetaken zijn hooggekwalificeerde taken waarvoor meerdere gereedschappen en apparatuur nodig zijn. Workforce tools moeten de mogelijkheid bieden om alle beschikbare apparatuur bij te houden.
- Database voor klantbeheer. Frontliniewerkers en kantoorpersoneel moeten snel en efficiënt toegang hebben tot klanten en alle andere contacten. In zekere zin zou een workforce-oplossing moeten fungeren als CRM, waarbij elke gebruiker toegang heeft tot de relevante gegevens.
Hoewel het opbouwen van een gecentraliseerde ervaring het primaire doel is voor workforce tools, hebben ze de mogelijkheid om veel meer te bieden. In wezen kan een naadloze workforce-ervaring alleen worden geïmplementeerd als alle betrokken partijen het platform kunnen gebruiken om gemakkelijk te communiceren en gegevens te gebruiken.
Wanneer moet u beginnen met het implementeren van HR-tools?
Hoewel platforms voor workforce management voordelig kunnen zijn voor een groot aantal bedrijven in verschillende sectoren, is niet elk bedrijf klaar voor deze tools. Het opbouwen van een naadloze personeelservaring wordt noodzakelijk voor diegenen die de benodigde schaalgrootte hebben.
Maar als er eenmaal meerdere teams op locatie zijn en een aanzienlijk klantenbestand is opgebouwd, worden de tools voor personeelsbeheer steeds belangrijker. Omdat platforms voor workforce management worden gebruikt om planningen, routes en taakprestaties te optimaliseren, neemt de efficiëntie van deze tools toe naarmate het bedrijf uitbreidt.
Hoewel verschillende platforms voor personeelsbeheer dus in verschillende stadia kunnen worden geïmplementeerd, moeten de tools voor personeelsbeheer worden overwogen zodra er stabiliteit is bereikt. Met andere woorden, workforce tools zijn belangrijk voor diegenen die zich op zijn minst voor een klein deel hebben gevestigd in de sector.
Conclusie
Het opbouwen van een naadloze personeelservaring zou het einddoel moeten zijn van alle buitendienstbedrijven. Hoewel het op het eerste gezicht vluchtig lijkt, is het bereiken van zo’n doel zeer aan te bevelen omdat het bedrijven helpt om inkomstenstromen te optimaliseren en tijd die wordt verspild aan ondergeschikte taken te verminderen.
Bovendien bieden platforms voor workforce management een gecentraliseerde ervaring voor alle betrokken werknemers. Eenvoudige toegang en de mogelijkheid om taken beter uit te voeren verbeteren het welzijn van alle betrokken partijen en resulteren in een betere klantenservice.
