Zarządzanie usługami w terenie staje się coraz bardziej cyfrowe i nie da się już temu zaprzeczyć. Branża oficjalnie wkroczyła w erę cyfrową, a gracze wciąż próbują dostosować się do nowej normy. Mając do wyboru wiele narzędzi, postanowiliśmy podzielić się sposobami, w jakie oprogramowanie do zarządzania zadaniami może pomóc Twojej firmie świadczącej usługi w terenie i ostatecznie pomóc Ci wybrać najlepsze z nich.
Zanurzmy się w to.
Zarządzanie i planowanie zadań
Pamiętasz, jak kiedyś otwierałeś Dysk Google, tworzyłeś listy zadań, wpisywałeś szczegóły zadania w różnych kolumnach, używałeś koloru czerwonego dla zadań awaryjnych i próbowałeś ręcznie poruszać się po chaosie operacyjnym, który nastąpił po rozpoczęciu projektu? Możesz zapomnieć o wszystkich powyższych czynnościach i cieszyć się automatyzacją, jaką zapewnia nowoczesne oprogramowanie do zarządzania zadaniami.
Oto, czego można się po nim spodziewać:
- Priorytetyzacja zadań zgodnie z terminem realizacji i poziomem złożoności
- Oszczędzaj czas, tworząc szablony wielokrotnego użytku dla powtarzających się zadań.
- Planowanie zadań w oparciu o dostępność pracowników, staż pracy i wiedzę specjalistyczną.
- Organizacja pracy w czasie rzeczywistym dzięki śledzeniu GPS techników
- Przypisywanie wielu osób do tego samego zadania
- Tworzenie zadań ze wszystkimi informacjami potrzebnymi do ich wykonania
- Śledzenie czasu, postępów i aktualizowanie zadań dzięki informacjom zwrotnym od klientów.
- Przejrzysty wgląd w zadania całego zespołu dzięki współdzielonym kalendarzom i pulpitom nawigacyjnym w czasie rzeczywistym.
- Tworzenie niestandardowych powiadomień o konserwacji, błędach, terminach i nie tylko
- Śledzenie zasobów ludzkich i fizycznych
Daj swoim klientom uczciwą wycenę
Firmy świadczące usługi w terenie tradycyjnie miały trudności z projektowaniem budżetów i dokładnym szacowaniem kosztów związanych z projektem. Tradycyjny arkusz kosztów zadania nie był w stanie odzwierciedlić dynamicznego charakteru zarządzania usługami terenowymi. Na szczęście oprogramowanie do zarządzania projektami nie tylko pomaga w śledzeniu postępów prac, planowaniu zadań i utrzymaniu porządku, ale może również pomóc w przedstawianiu klientom szczegółowych i dokładnych wycen.
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami może szybko oszacować koszt projektu i dać klientom wycenę, która jest zarówno konkurencyjna, jak i realistyczna. Oprogramowanie pozwala na dokonywanie korekt w czasie rzeczywistym przy minimalnym nakładzie pracy ręcznej. Jeśli na przykład trzeba zamówić więcej materiałów niż pierwotnie przewidywano, można dodać je do systemu, a oprogramowanie automatycznie skalibruje wyniki.
Udzielanie klientom uczciwych wycen jest nie tylko ważne dla pozyskiwania nowych klientów, ale ma także ogromne znaczenie dla kondycji finansowej firmy.
Ulepszenie komunikacji wewnętrznej i z klientami
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami służy przede wszystkim do śledzenia czasu, zarządzania zasobami i jako narzędzie do zarządzania projektami. Oprogramowanie to nie ogranicza się jednak wyłącznie do tych podstawowych funkcji. Inwestycja w oprogramowanie do zarządzania zadaniami znacznie poprawi zarówno komunikację wewnętrzną, jak i zewnętrzną, czyniąc je jednym z najlepszych narzędzi do współpracy, jakie można znaleźć.
Wewnętrznie, członkowie zespołu będą na tej samej stronie w odniesieniu do projektów, statusu, aktualizacji, zadań i harmonogramów pracy. Dzięki prostocie aplikacji mobilnej będą mogli zarządzać zadaniami i uzyskać dostęp do wszystkich narzędzi potrzebnych do wykonywania swojej pracy. Co ważne, system zarządzania zadaniami może pomóc zespołowi wyjaśnić zależności między zadaniami. Gdy więcej niż jedna osoba jest zaangażowana w zadanie, narzędzie do zarządzania zadaniami pomaga użytkownikom zobaczyć, czego potrzebują od siebie nawzajem, aby zadanie mogło się rozwijać. To natychmiast zmienia złożone projekty w proste i ułatwia życie wszystkim.
Jeśli chodzi o komunikację zewnętrzną, oprogramowanie do zarządzania zadaniami tworzy przejrzysty kanał komunikacji z klientami. Korzystając z wbudowanego portalu klienta, klienci mogą zostawiać opinie, przekazywać bezcenne informacje na temat zadań, komentować szacowany czas i termin wykonania zadania, a także poprosić o nowe zadanie od zespołu.
Taki poziom komunikacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej nie byłby możliwy jeszcze kilka lat temu, zwłaszcza dla małej firmy lub małego zespołu. Logistyka i koszty komunikacji z tak wieloma różnymi interesariuszami sprawiały, że było to praktycznie niemożliwe. Teraz wystarczy aplikacja mobilna i oprogramowanie do zarządzania zadaniami.
Zrezygnuj z papieru i skorzystaj z opcji pracy zdalnej
Może się to wydawać oczywistą zaletą oprogramowania do zarządzania zadaniami, ale na pierwszy rzut oka jest ich nieco więcej. Przejście na technologię cyfrową jest nie tylko korzystne dla środowiska, ponieważ pozwala zrezygnować z ton papieru i tradycyjnych zasobów papierniczych, ale jest również korzystne dla szybkości, wydajności i dokładności prowadzenia działalności.
Pomyśl o wszystkich folderach, dokumentach i plikach, które musiałeś przechowywać, aktualizować i wyszukiwać ręcznie. Budżety, notatki, historia konserwacji, rejestry czasu pracy i wiele więcej. Oprogramowanie do zarządzania zadaniami zapisuje wszystkie powyższe w formie cyfrowej, łatwej do znalezienia i edycji. Nie musisz już martwić się o podwójne wprowadzanie danych, błędy ludzkie lub szukanie plików w zakurzonych szafkach. Oprogramowanie umożliwia zadania z załącznikami bezpośrednio w szczegółach.
Co więcej, oprogramowanie do zarządzania zadaniami, takie jak Frontu, umożliwia klientom zdalne podpisywanie faktur, bez konieczności fizycznej obecności na miejscu. To natychmiast zmienia koszmar odbioru faktur w proste i łatwe zadanie. Zdalne korzyści na tym się nie kończą. Frontu zostało zaprojektowane z myślą o profesjonalistach zarządzających usługami terenowymi, co oznacza, że aplikacja mobilna działa doskonale w trybie offline. Nie potrzebujesz dostępu do Internetu, ponieważ cała Twoja praca zostanie zsynchronizowana i zapisana po powrocie do biura.
Raporty, faktury i świadome podejmowanie decyzji
Poszukiwanie najlepszego oprogramowania do zarządzania zadaniami może być trudnym zadaniem, jeśli nie wiesz, czego szukasz. Frontu jest najbardziej wszechstronnym rozwiązaniem spośród wszystkich innych narzędzi na rynku, ponieważ zaspokaja wszystkie potrzeby. Jedną z jego najbardziej pożądanych funkcji jest możliwość automatycznego tworzenia raportów i faktur w celu podejmowania bardziej świadomych decyzji.
Frontu pozwala w pełni wykorzystać dane, ulepszać każde nowe zlecenie, oszczędzać czas i zwiększać zyski. Jesteśmy zawsze otwarci na dyskusję na temat tego, w jaki sposób Frontu może pomóc w zaspokojeniu potrzeb związanych z oprogramowaniem do zarządzania zadaniami.
