La gestión de servicios de campo se está digitalizando y ya no se puede negar. El sector ha entrado oficialmente en la era digital y los actores siguen intentando adaptarse a la nueva norma. Con multitud de herramientas entre las que elegir, hemos decidido desglosar las formas en que el software de gestión de trabajos puede ayudar a tu empresa de servicios de campo y, en última instancia, ayudarte a elegir la mejor.
Vamos a meternos de lleno en ello.
Gestionar y programar tareas
¿Recuerdas cuando abrías Google Drive, creabas listas de tareas, escribías los detalles del trabajo en diferentes columnas, utilizabas el color rojo para los trabajos de emergencia e intentabas navegar manualmente por el caos operativo que se producía una vez iniciado el proyecto? Puedes olvidarte de todo lo anterior y disfrutar de la automatización que supone un software de gestión de trabajos moderno y vanguardista.
Esto es lo que puedes esperar de él:
- Prioriza las tareas según la fecha de entrega y el nivel de complejidad
- Ahorra tiempo creando plantillas reutilizables para trabajos recurrentes
- Programación de los trabajos en función de la disponibilidad de la mano de obra, la antigüedad y la experiencia
- Organiza el trabajo en tiempo real con el seguimiento GPS de los técnicos
- Asigna varias personas a la misma tarea
- Crea tareas con toda la información del trabajo que necesitas para completarlo
- Controla el tiempo, sigue el progreso y mantén la tarea al día con los comentarios de los clientes
- Clara visibilidad de las tareas de todo el equipo con calendarios compartidos y cuadros de mando en tiempo real
- Crea notificaciones personalizadas para mantenimiento, errores, plazos y más
- Haz un seguimiento de los recursos humanos y físicos
Ofrece a tus clientes un presupuesto justo
Tradicionalmente, las empresas de servicios de campo han tenido dificultades para proyectar presupuestos y mantener una estimación precisa de los costes asociados a un proyecto. La hoja de costes de trabajo tradicional era incapaz de reflejar la naturaleza dinámica de la gestión de los servicios de campo. Afortunadamente para ti, el software de gestión de proyectos no sólo puede ayudarte a seguir el progreso de los trabajos, programarlos y mantenerte organizado, sino que también puede ayudarte a presentar presupuestos detallados y precisos a tus clientes.
El software de gestión de trabajos puede calcular rápidamente el coste de un proyecto y dar a tus clientes un presupuesto que sea competitivo y realista. El software permite realizar ajustes en tiempo real con una mínima introducción manual. Si, por ejemplo, necesitas pedir más materiales de los que habías previsto inicialmente, puedes añadirlos al sistema y el software calibrará los resultados automáticamente.
Dar a tus clientes un presupuesto justo no sólo es importante para conseguir nuevos negocios, sino que es primordial para el bienestar financiero de tu empresa.
Mejorar las comunicaciones internas y con los clientes
El software de gestión de tareas se utiliza principalmente para el control del tiempo, la gestión de recursos y como herramienta de gestión de proyectos. Dicho esto, el software no se limita a esas funciones básicas. Invertir en un software de gestión de tareas mejorará sustancialmente las comunicaciones internas y externas, convirtiéndolo en una de las mejores herramientas de colaboración que puedas encontrar.
Internamente, los miembros del equipo estarán en la misma página en cuanto a proyectos, estado, actualizaciones, tareas y horarios de trabajo. Gracias a la sencillez de una aplicación móvil, podrán gestionar las tareas y acceder a todas las herramientas que necesiten para hacer su trabajo. Lo que es importante señalar aquí es que un sistema de gestión de tareas puede ayudar a un equipo a aclarar las dependencias de las tareas. Cuando hay más de una persona implicada en una tarea, la herramienta de gestión de tareas ayuda a los usuarios a ver lo que cada uno necesita del otro para que la tarea progrese. Eso convierte inmediatamente los proyectos complejos en sencillos y facilita la vida a todos.
En cuanto a la comunicación externa, el software de gestión de trabajos crea un canal claro con tus clientes. Utilizando el portal de clientes integrado, los clientes pueden dejar sus comentarios, darte información valiosa sobre las tareas, comentar las estimaciones de tiempo y la fecha de vencimiento de las tareas, así como solicitar un nuevo trabajo a tu equipo.
Este nivel de comunicación, tanto interna como externa, no habría sido posible hace unos años, especialmente para una pequeña empresa o un pequeño equipo. La logística y el coste de comunicarse con tantas partes interesadas diferentes lo hacían prácticamente imposible. Ahora, todo lo que necesitas es una aplicación móvil y un software de gestión de trabajos.
Libérate del papel y adopta las opciones de trabajo a distancia
Esto puede parecer una ventaja obvia del software de gestión laboral, pero hay algo más de lo que en principio parece. Pasarse a lo digital no sólo es bueno para el medio ambiente, ya que renuncias a toneladas de papel y a los recursos tradicionales de papelería, sino que es bueno para la velocidad, la eficacia y la precisión a la hora de hacer negocios.
Piensa en todas las carpetas, papeles y archivos que tenías que almacenar, actualizar y recuperar manualmente. Los presupuestos, las notas, el historial de mantenimiento, los registros de tiempo y mucho más. El software de gestión de tareas guarda todo lo anterior de forma digital, fácil de encontrar y editar. Ya no tienes que preocuparte por la doble introducción de datos, los errores humanos o la búsqueda de archivos en archivadores polvorientos. El software permite tareas con archivos adjuntos incluidos directamente en los detalles.
Es más, el software de gestión de trabajos como Frontu permite a tus clientes firmar las facturas a distancia, sin que tengas que estar físicamente presente in situ. Esto convierte inmediatamente la pesadilla del cobro de facturas en una tarea fácil y sencilla. Las ventajas remotas no acaban ahí. Frontu se ha diseñado pensando en los profesionales de la gestión de servicios de campo, lo que significa que la aplicación móvil funciona perfectamente sin conexión. No necesitas a los Dioses de Internet a tu lado, ya que todo tu trabajo se sincronizará y guardará una vez que estés de vuelta en la oficina.
Informes, facturas y toma de decisiones informada
Buscar el mejor software de gestión de tareas puede ser una tarea ardua si no sabes lo que buscas. Frontu es la solución más completa de todas las demás herramientas del mercado porque cubre todas tus necesidades. Una de sus características más codiciadas es la capacidad de producir automáticamente informes y facturas para una toma de decisiones más informada.
Frontu te permite sacar el máximo partido a tus datos, mejorar con cada nuevo trabajo, ahorrar tiempo y obtener más beneficios. Siempre estamos abiertos a discutir cómo Frontu puede ayudarte con tus necesidades de software de gestión de trabajos.
