Das Außendienstmanagement wird digital und das lässt sich nicht mehr leugnen. Die Branche ist offiziell in das digitale Zeitalter eingetreten und die Akteure versuchen immer noch, sich an die neue Norm anzupassen. Angesichts der Vielzahl von Tools, die zur Auswahl stehen, haben wir uns entschlossen, aufzuschlüsseln, auf welche Weise Auftragsverwaltungssoftware Ihr Außendienstunternehmen unterstützen kann, und Ihnen letztendlich bei der Auswahl des besten Tools zu helfen.
Lassen Sie uns gleich loslegen.
Verwalten und Planen von Aufgaben
Erinnern Sie sich noch an die Zeit, als Sie Google Drive öffneten, Aufgabenlisten erstellten, Auftragsdetails in verschiedene Spalten eintrugen, die Farbe Rot für Notfälle verwendeten und versuchten, sich manuell durch das operative Chaos zu navigieren, das entstand, sobald das Projekt begann? Vergessen Sie das alles und genießen Sie die Automatisierung, die Ihnen moderne, hochmoderne Jobmanagement-Software bietet.
Hier ist, was Sie davon erwarten können:
- Priorisieren Sie Aufgaben entsprechend dem Liefertermin und dem Grad der Komplexität
- Sparen Sie Zeit durch die Erstellung wiederverwendbarer Vorlagen für wiederkehrende Aufträge
- Einsatzplanung auf der Grundlage von Verfügbarkeit, Dienstalter und Fachwissen der Mitarbeiter
- Organisieren Sie die Arbeit in Echtzeit mit GPS-Verfolgung der Techniker
- Weisen Sie mehreren Personen die gleiche Aufgabe zu
- Erstellen Sie Aufgaben mit allen Informationen, die Sie zur Erledigung der Aufgabe benötigen
- Erfassen Sie die Zeit, verfolgen Sie den Fortschritt und halten Sie die Aufgabe mit Kundenfeedback auf dem Laufenden
- Klare Aufgabentransparenz für das gesamte Team mit gemeinsamen Kalendern und Dashboards in Echtzeit
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen für Wartung, Fehler, Fristen und mehr.
- Behalten Sie den Überblick über personelle und materielle Ressourcen
Geben Sie Ihren Kunden ein faires Angebot
Außendienstunternehmen haben sich traditionell schwer getan, Budgets zu projektieren und eine genaue Schätzung der mit einem Projekt verbundenen Kosten vorzunehmen. Die traditionelle Kostenaufstellung konnte die Dynamik des Außendienstmanagements nicht widerspiegeln. Zu Ihrem Glück können Sie mit einer Projektmanagement-Software nicht nur den Arbeitsfortschritt verfolgen, Aufträge planen und organisiert bleiben, sondern auch detaillierte und genaue Angebote für Ihre Kunden erstellen.
Mit einer Auftragsverwaltungssoftware können Sie die Kosten für ein Projekt schnell abschätzen und Ihren Kunden ein Angebot unterbreiten, das sowohl wettbewerbsfähig als auch realistisch ist. Die Software ermöglicht Anpassungen in Echtzeit bei minimaler manueller Eingabe. Wenn Sie z.B. mehr Materialien bestellen müssen, als Sie ursprünglich veranschlagt haben, können Sie diese in das System eingeben und die Software wird die Ergebnisse automatisch anpassen.
Ihren Kunden ein faires Angebot zu machen, ist nicht nur wichtig, um neue Kunden zu gewinnen, sondern auch für das finanzielle Wohlergehen Ihres Unternehmens.
Verbessern Sie die interne und Kundenkommunikation
Aufgabenverwaltungssoftware wird in erster Linie für die Zeiterfassung, das Ressourcenmanagement und als Projektmanagement-Tool verwendet. Dabei ist die Software nicht auf diese Kernfunktionen beschränkt. Die Investition in eine Aufgabenverwaltungssoftware verbessert die interne und externe Kommunikation erheblich und macht sie zu einem der besten Tools für die Zusammenarbeit, die Sie finden können.
Intern sind die Teammitglieder in Bezug auf Projekte, Status, Updates, Aufgaben und Arbeitspläne auf derselben Seite. Durch die Einfachheit einer mobilen App können sie Aufgaben verwalten und auf alle Tools zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Wichtig dabei ist, dass ein Job Management System einem Team helfen kann, die Abhängigkeiten von Aufgaben zu klären. Wenn mehr als eine Person an einer Aufgabe beteiligt ist, hilft das Aufgabenmanagement-Tool den Benutzern zu sehen, was jeder von den anderen braucht, damit die Aufgabe vorankommt. Das macht aus komplexen Projekten sofort einfache Projekte und erleichtert das Leben für alle.
Was die externe Kommunikation anbelangt, so schafft die Auftragsverwaltungssoftware einen klaren Kanal zu Ihren Kunden. Über das eingebettete Kundenportal können Kunden Feedback hinterlassen, Ihnen wertvolle Informationen zu Aufgaben geben, Zeitschätzungen und Fälligkeitstermine für Aufgaben kommentieren sowie einen neuen Auftrag bei Ihrem Team anfordern.
Ein solches Maß an interner und externer Kommunikation wäre vor ein paar Jahren noch nicht möglich gewesen, insbesondere für ein kleines Unternehmen oder ein kleines Team. Die Logistik und die Kosten für die Kommunikation mit so vielen verschiedenen Beteiligten machten es praktisch unmöglich. Jetzt brauchen Sie nur noch eine mobile App und eine Jobmanagement-Software.
Arbeiten Sie papierlos und nutzen Sie die Möglichkeiten der Telearbeit
Das mag wie ein offensichtlicher Vorteil von Jobmanagement-Software klingen, aber es steckt mehr dahinter, als man zunächst denkt. Die Digitalisierung ist nicht nur gut für die Umwelt, da Sie auf Tonnen von Papier und traditionellem Briefpapier verzichten, sondern auch für die Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit der Geschäftsabwicklung.
Denken Sie an all die Ordner, Papiere und Dateien, die Sie manuell speichern, aktualisieren und abrufen mussten. Die Budgets, die Notizen, die Wartungshistorie, die Zeitprotokolle und so vieles mehr. Aufgabenverwaltungssoftware speichert all dies in digitaler Form, so dass es leicht zu finden und zu bearbeiten ist. Sie müssen sich keine Gedanken mehr über doppelte Dateneingabe, menschliche Fehler oder die Suche nach Dateien in verstaubten Schränken machen. Die Software ermöglicht es, Aufgaben mit Anhängen direkt in die Details aufzunehmen.
Darüber hinaus können Ihre Kunden mit einer Auftragsverwaltungssoftware wie Frontu Rechnungen aus der Ferne unterschreiben, ohne dass Sie vor Ort anwesend sein müssen. Damit wird der Albtraum des Rechnungseinzugs sofort zu einer einfachen und leichten Aufgabe. Die Vorteile der Fernwartung sind noch lange nicht alles. Frontu wurde mit Blick auf Außendienstmitarbeiter entwickelt, d.h. die mobile App funktioniert auch offline perfekt. Sie brauchen keine Internet-Götter auf Ihrer Seite, denn Ihre gesamte Arbeit wird synchronisiert und gespeichert, sobald Sie wieder im Büro sind.
Berichte, Rechnungen und fundierte Entscheidungen
Die Suche nach der besten Aufgabenverwaltungssoftware kann eine große Aufgabe sein, wenn Sie nicht wissen, wonach Sie suchen. Frontu ist die umfassendste Lösung unter allen anderen Tools auf dem Markt, weil sie alle Ihre Bedürfnisse abdeckt. Eine der begehrtesten Funktionen ist die Möglichkeit, automatisch Berichte und Rechnungen zu erstellen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Mit Frontu können Sie das Beste aus Ihren Daten machen, sich mit jedem neuen Auftrag verbessern, Zeit sparen und mehr Gewinn erzielen. Wir sind jederzeit bereit, mit Ihnen zu besprechen, wie Frontu Ihnen bei Ihren Anforderungen an eine Auftragsverwaltungssoftware helfen kann.
