La gestion des services sur le terrain passe au numérique et il n’est plus possible de le nier. Le secteur est officiellement entré dans l’ère numérique et les acteurs tentent encore de s’adapter à la nouvelle norme. Avec une multitude d’outils parmi lesquels choisir, nous avons décidé d’analyser les façons dont les logiciels de gestion des tâches peuvent aider votre entreprise de services sur le terrain et, en fin de compte, vous aider à choisir le meilleur.
Plongeons dans le vif du sujet.
Gérer et planifier les tâches
Vous souvenez-vous de l’époque où vous deviez ouvrir Google Drive, créer des listes de tâches, taper les détails du travail dans différentes colonnes, utiliser la couleur rouge pour les travaux urgents et essayer de naviguer manuellement dans le chaos opérationnel qui s’ensuivait une fois le projet lancé ? Vous pouvez oublier tout cela et profiter de l’automatisation offerte par un logiciel de gestion de projet moderne et de pointe.
Voici ce que vous pouvez en attendre :
- Hiérarchiser les tâches en fonction de la date de livraison et du niveau de complexité.
- Gagnez du temps en créant des modèles réutilisables pour les tâches récurrentes.
- Programmation des tâches en fonction de la disponibilité, de l’ancienneté et de l’expertise de la main-d’œuvre
- Organiser le travail en temps réel grâce au suivi GPS des techniciens
- Affecter plusieurs personnes à la même tâche
- Créez des tâches avec toutes les informations nécessaires pour les mener à bien.
- Suivez le temps et les progrès accomplis, et tenez la tâche à jour grâce au retour d’information du client.
- Visibilité claire des tâches par l’ensemble de l’équipe grâce à des calendriers partagés et des tableaux de bord en temps réel
- Créez des notifications personnalisées pour la maintenance, les erreurs, les délais, etc.
- Assurer le suivi des ressources humaines et matérielles
Offrez à vos clients un devis équitable
Les entreprises de services sur le terrain ont toujours eu du mal à établir des budgets prévisionnels et à conserver une estimation précise des coûts associés à un projet. La feuille de coûts traditionnelle n’était pas en mesure de refléter la nature dynamique de la gestion des services sur le terrain. Heureusement pour vous, les logiciels de gestion de projet peuvent non seulement vous aider à suivre l’avancement des travaux, à les planifier et à rester organisé, mais ils peuvent également vous aider à fournir des devis détaillés et précis à vos clients.
Un logiciel de gestion des travaux permet d’estimer rapidement le coût d’un projet et de fournir à vos clients un devis à la fois compétitif et réaliste. Le logiciel permet des ajustements en temps réel avec un minimum de saisie manuelle. Si, par exemple, vous devez commander plus de matériaux que ce que vous aviez initialement prévu, vous pouvez les ajouter dans le système et le logiciel étalonnera les résultats automatiquement.
Donner à vos clients un devis équitable n’est pas seulement important pour obtenir de nouvelles affaires, c’est aussi primordial pour la santé financière de votre entreprise.
Améliorer la communication interne et avec les clients
Les logiciels de gestion des tâches sont principalement utilisés pour le suivi du temps, la gestion des ressources et comme outil de gestion de projet. Cela dit, le logiciel ne se limite pas à ces fonctionnalités de base. Investir dans un logiciel de gestion des tâches améliorera considérablement les communications internes et externes, ce qui en fait l’un des meilleurs outils de collaboration que vous puissiez trouver.
En interne, les membres de l’équipe seront sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les projets, le statut, les mises à jour, les tâches et les horaires de travail. Grâce à la simplicité d’une application mobile, ils pourront gérer les tâches et accéder à tous les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail. Il est important de noter qu’un système de gestion des tâches peut aider une équipe à clarifier les dépendances entre les tâches. Lorsque plusieurs personnes sont impliquées dans une tâche, l’outil de gestion des tâches aide les utilisateurs à voir ce dont chacun a besoin de l’autre pour que la tâche progresse. Cela transforme immédiatement des projets complexes en projets simples et facilite la vie de tout le monde.
En ce qui concerne la communication externe, le logiciel de gestion des tâches crée un canal clair avec vos clients. En utilisant le portail client intégré, les clients peuvent laisser des commentaires, vous donner des informations précieuses sur les tâches, commenter les estimations de temps et la date d’échéance des tâches, ainsi que demander un nouveau travail à votre équipe.
Ce niveau de communication interne et externe n’aurait pas été possible il y a quelques années, en particulier pour une petite entreprise ou une petite équipe. La logistique et le coût de la communication avec un si grand nombre de parties prenantes rendaient la chose pratiquement impossible. Aujourd’hui, tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une application mobile et d’un logiciel de gestion des tâches.
Passez au zéro papier et adoptez les options de travail à distance
Cela peut sembler être un avantage évident du logiciel de gestion des emplois, mais il y a un peu plus qu’il n’y paraît à première vue. Le passage au numérique n’est pas seulement bénéfique pour l’environnement, puisque vous renoncez à des tonnes de papier et à des ressources de papeterie traditionnelles, mais aussi pour la rapidité, l’efficacité et la précision des activités commerciales.
Pensez à tous les dossiers, papiers et fichiers que vous deviez stocker, mettre à jour et retrouver manuellement. Les budgets, les notes, l’historique de la maintenance, les relevés de temps et bien d’autres choses encore. Les logiciels de gestion des tâches enregistrent tous ces éléments sous forme numérique, facile à trouver et à éditer. Vous n’avez plus à vous soucier de la double saisie des données, des erreurs humaines ou de la recherche de fichiers dans des casiers poussiéreux. Le logiciel permet d’inclure directement dans les détails des tâches des pièces jointes.
De plus, un logiciel de gestion de projets comme Frontu permet à vos clients de signer les factures à distance, sans que vous ayez à être physiquement présent sur place. Cela transforme immédiatement le cauchemar du recouvrement des factures en une tâche simple et facile. Les avantages de la gestion à distance ne s’arrêtent pas là. Frontu a été conçu pour les professionnels de la gestion des services sur le terrain, ce qui signifie que l’application mobile fonctionne parfaitement hors ligne. Vous n’avez pas besoin des Dieux de l’Internet car tout votre travail sera synchronisé et sauvegardé une fois que vous serez de retour au bureau.
Rapports, factures et prise de décision éclairée
Chercher le meilleur logiciel de gestion des tâches peut être une tâche ardue si vous ne savez pas ce que vous cherchez. Frontu est la solution la plus complète parmi tous les outils du marché car elle couvre tous vos besoins. L’une de ses fonctionnalités les plus convoitées est la possibilité de produire automatiquement des rapports et des factures pour une prise de décision plus éclairée.
Frontu vous permet de tirer le meilleur parti de vos données, de vous améliorer à chaque nouveau travail, de gagner du temps et d’augmenter vos bénéfices. Nous sommes toujours prêts à discuter de la manière dont Frontu peut vous aider à répondre à vos besoins en matière de logiciel de gestion de projets.
