Field service management gaat digitaal en dat valt niet meer te ontkennen. De sector is officieel het digitale tijdperk binnengetreden en spelers proberen zich nog steeds aan te passen aan de nieuwe norm. Met een veelheid aan tools om uit te kiezen, hebben we besloten om de manieren waarop software voor taakbeheer uw field service bedrijf kan helpen uit te splitsen en u uiteindelijk te helpen de beste te kiezen.
Laten we er meteen in duiken.
Taken beheren en plannen
Weet je nog dat je Google Drive opende, takenlijsten maakte, taakdetails in verschillende kolommen typte, de kleur rood gebruikte voor spoedklussen en handmatig probeerde te navigeren door de operationele chaos die ontstond zodra het project van start ging? Je kunt al het bovenstaande vergeten en genieten van de automatisering van moderne, geavanceerde software voor taakbeheer.
Dit is wat je ervan kunt verwachten:
- Taken prioriteren op basis van de leverdatum en de complexiteit
- Bespaar tijd door herbruikbare sjablonen te maken voor terugkerende taken
- Taakplanning op basis van beschikbaarheid, anciënniteit en expertise van medewerkers
- Werk in realtime organiseren met GPS-tracering van technici
- Meerdere mensen aan dezelfde taak toewijzen
- Taken maken met alle taakinformatie die je nodig hebt om de taak uit te voeren
- Tijd bijhouden, voortgang bijhouden en de taak up-to-date houden met feedback van de klant
- Duidelijke zichtbaarheid van taken voor het hele team met gedeelde agenda’s en realtime dashboards
- Maak aangepaste meldingen voor onderhoud, fouten, deadlines en meer
- Personele en fysieke middelen bijhouden
Geef uw klanten een eerlijke offerte
Fieldservicebedrijven hebben van oudsher moeite om budgetten te projecteren en een nauwkeurige schatting te maken van de kosten die aan een project verbonden zijn. Het traditionele werkkostenoverzicht was niet in staat om de dynamische aard van field service management te weerspiegelen. Gelukkig voor u kan projectmanagementsoftware u niet alleen helpen om de voortgang van opdrachten bij te houden, opdrachten in te plannen en georganiseerd te blijven, maar het kan u ook helpen bij het geven van gedetailleerde en nauwkeurige offertes aan uw klanten.
Software voor taakbeheer kan snel de kosten van een project schatten en uw klanten een offerte geven die zowel concurrerend als realistisch is. De software maakt realtime aanpassingen mogelijk met minimale handmatige invoer. Als u bijvoorbeeld meer materialen moet bestellen dan u oorspronkelijk had ingeschat, kunt u deze toevoegen aan het systeem en zal de software de resultaten automatisch kalibreren.
Je klanten een eerlijke offerte geven is niet alleen belangrijk om nieuwe klanten te werven, maar het is ook van het grootste belang voor het financiële welzijn van je bedrijf.
Interne communicatie en communicatie met klanten verbeteren
Taakbeheersoftware wordt voornamelijk gebruikt voor tijdregistratie, middelenbeheer en als hulpmiddel voor projectbeheer. De software is echter niet beperkt tot die kernfuncties. Investeren in taakbeheersoftware zal zowel de interne als externe communicatie aanzienlijk verbeteren, waardoor het een van de beste samenwerkingstools is die je kunt vinden.
Intern zullen teamleden op één lijn zitten wat betreft projecten, status, updates, taken en werkschema’s. Door de eenvoud van een mobiele app kunnen ze taken beheren en hebben ze toegang tot alle tools die ze nodig hebben om hun werk te doen. Door de eenvoud van een mobiele app kunnen ze taken beheren en hebben ze toegang tot alle tools die ze nodig hebben om hun werk te doen. Wat belangrijk is om op te merken, is dat een taakbeheersysteem een team kan helpen bij het verduidelijken van taakafhankelijkheden. Als er meer dan één persoon bij een taak betrokken is, helpt de tool voor taakbeheer de gebruikers om te zien wat ze van elkaar nodig hebben om de taak te laten vorderen. Dat verandert complexe projecten meteen in eenvoudige en maakt het leven voor iedereen eenvoudiger.
Wat externe communicatie betreft, creëert job management software een duidelijk kanaal met uw klanten. Via het ingebouwde klantenportaal kunnen klanten feedback achterlaten, u waardevolle informatie geven over taken, commentaar geven op tijdsinschattingen en de vervaldatum van taken, maar ook een nieuwe taak aanvragen bij uw team.
Dit communicatieniveau, zowel intern als extern, zou een paar jaar geleden niet mogelijk zijn geweest, vooral niet voor een klein bedrijf of een klein team. De logistiek en de kosten om met zoveel verschillende belanghebbenden te communiceren maakten het vrijwel onmogelijk. Nu heb je alleen een mobiele app en taakbeheersoftware nodig.
Ga papierloos werken en omarm de mogelijkheden om op afstand te werken
Dit klinkt misschien als een voor de hand liggend voordeel van software voor taakbeheer, maar er is meer dan je op het eerste gezicht zou denken. Digitaal gaan is niet alleen goed voor het milieu omdat je afstand doet van tonnen papier en traditionele kantoorbenodigdheden, maar het is ook goed voor de snelheid, efficiëntie en nauwkeurigheid van het zakendoen.
Denk aan alle mappen, papieren en bestanden die je handmatig moest opslaan, bijwerken en terugvinden. De budgetten, de notities, de onderhoudsgeschiedenis, de tijdregistraties en nog veel meer. Taakbeheersoftware bewaart al het bovenstaande op een digitale, gemakkelijk terug te vinden en te bewerken manier. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over dubbele gegevensinvoer, menselijke fouten of het zoeken naar bestanden in stoffige kasten. Met de software kunnen taken met bijlagen direct in de details worden opgenomen.
Bovendien kunnen uw klanten met jobmanagementsoftware zoals Frontu facturen op afstand ondertekenen, zonder dat u fysiek ter plaatse moet zijn. Dat verandert de nachtmerrie van het innen van facturen onmiddellijk in een eenvoudige en gemakkelijke taak. De voordelen op afstand houden hier niet op. Frontu is ontworpen met field service management professionals in het achterhoofd, wat betekent dat de mobiele app perfect offline werkt. U hebt geen internetgoden aan uw kant nodig omdat al uw werk wordt gesynchroniseerd en opgeslagen zodra u terug op kantoor bent.
Rapporten, facturen en geïnformeerde besluitvorming
Op zoek gaan naar de beste taakbeheersoftware kan een hele opgave zijn als je niet weet wat je zoekt. Frontu is de meest uitgebreide oplossing van alle andere tools op de markt omdat het aan al je behoeften voldoet. Een van de meest begeerde functies is de mogelijkheid om automatisch rapporten en facturen te produceren voor beter geïnformeerde besluitvorming.
Frontu stelt u in staat om het beste uit uw gegevens te halen, verbeteringen aan te brengen bij elke nieuwe opdracht, tijd te besparen en meer winst te maken. We staan altijd open om te bespreken hoe Frontu u kan helpen met uw job management software behoeften.
