Cómo una aplicación de fuerza de trabajo puede agilizar las operaciones de gestión del servicio de campo

Resumen ejecutivo

Las plataformas y aplicaciones de gestión del personal son un activo para las empresas con trabajadores de primera línea y personal de oficina. Proporcionan multitud de funciones que ayudan a facilitar la comunicación entre equipos, gestionar tareas, revisar horarios, optimizar rutas, etc.

Estas funciones, sin embargo, no agotan las capacidades de las soluciones de gestión del personal. También pueden proporcionar datos y análisis, seguimiento en tiempo real, toma de notas y firma digital.

Estas soluciones pueden integrarse tan pronto como sea necesario, siempre que la empresa tenga una base de clientes considerable. El objetivo final es crear una experiencia centralizada para que los equipos locales, la dirección y el personal de oficina accedan desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Introducción

Una aplicación para el personal o una aplicación de gestión del personal es un software para teléfonos móviles y otros dispositivos. Se utilizan para agilizar la gestión de tareas y la comunicación entre el personal.

Son las más utilizadas por las empresas que tienen técnicos de servicio (o in situ) y trabajadores de oficina. Una aplicación de mano de obra se convierte en una línea de vida en tiempo real entre el personal, que tiene acceso a los datos necesarios, y los trabajadores de primera línea, que tienen que actuar en función de esos datos.

¿Cómo funciona una aplicación de mano de obra?

Las aplicaciones de gestión laboral no tienen por qué ser sólo aplicaciones móviles. Hay varias plataformas de gestión de la mano de obra para varios dispositivos y sistemas operativos. La mayoría de estas herramientas de mano de obra están integradas principalmente en ordenadores o servidores. Una aplicación de recursos humanos, en el sentido móvil de la palabra, es simplemente una de las formas de aprovechar sus ventajas.

Un nombre general para estas herramientas y aplicaciones de mano de obra es solución de gestión de servicios de campo (FSM). Estas soluciones suelen tener multitud de funciones que pueden incluir una aplicación móvil. Una vez integradas en las operaciones diarias de una empresa, estas herramientas de mano de obra pretenden aumentar la productividad sin crear más gastos generales.

Varias plataformas de gestión de la mano de obra logran estos objetivos con diferentes características. Sin embargo, existen similitudes entre las soluciones de gestión de personal. La mayoría de ellas ofrecen capacidad móvil, una forma de gestionar y revisar los horarios, y digitalización de documentos.

Dado que estas soluciones están pensadas para proporcionar una experiencia de trabajo sin fisuras, cada una de las funciones descritas anteriormente puede considerarse una necesidad. Una aplicación de personal hace mucho de lo mismo, ya que es una extensión de la solución de gestión de servicios de campo.

Integran estas funciones de forma similar a conocidas soluciones de gestión de proyectos como JIRA. Estas herramientas de mano de obra podrían considerarse incluso como una mezcla de un CRM (gestión de las relaciones con los clientes) y una solución de gestión de proyectos.

El objetivo final de estas soluciones es situar las tareas, las relaciones con los clientes y la gestión del servicio bajo un mismo sistema. Tanto los equipos de primera línea como el personal de gestión pueden acceder a la misma base de datos a través de cualquier ordenador o dispositivo móvil, permitiendo a ambos comunicarse, editar y recuperar datos en tiempo real.

¿Qué características buscar?

Al igual que cualquier otro software, los desarrolladores de herramientas de trabajo intentan superarse unos a otros. Hay toda una serie de funciones que se supone que proporcionan una experiencia mejor centralizada a efectos de productividad. Aparte del conjunto de funciones esenciales descritas anteriormente, recomendamos buscar:

• Gestión de procesos internos. Los equipos de primera línea deben poder enviar solicitudes de tiempo libre, acceder fácilmente a los horarios y revisarlos, y programar solicitudes de cualquier tipo.
• Toma de notas. Una buena solución de gestión de servicios de campo debe permitir a los trabajadores de primera línea tomar notas digitales que sean visibles para todos en la plataforma, construyendo hacia una experiencia más centralizada.
• Datos y análisis. Las herramientas de trabajo para equipos móviles deben ofrecer la oportunidad de optimizar los procedimientos. Los datos y la analítica son esenciales para revisar los horarios y las rutas con fines de mejora.
• Firmas digitales. Las herramientas de trabajo deben reducir la cantidad de papel utilizado proporcionando una forma de firmar digitalmente los documentos. Estas funciones no sólo ahorran dinero, sino que reducen el tiempo dedicado a tareas insignificantes.
• Seguimiento del tiempo y la ubicación. La capacidad móvil significa algo más que poder utilizar la solución en un teléfono. Las buenas herramientas de mano de obra deben proporcionar siempre un seguimiento preciso con fines de optimización y programación.
• Interacción en tiempo real y sin conexión. Las herramientas de trabajo requieren conexión a Internet por defecto. Como tales, deben facilitar siempre la comunicación en tiempo real entre los trabajadores de primera línea y el personal de oficina. Además,
• Control de equipos e inventarios. El trabajo de servicio de campo es una tarea altamente cualificada que requiere múltiples herramientas y equipos. Las herramientas de trabajo deben ofrecer la posibilidad de realizar un seguimiento de todo el equipo disponible para su uso.
• Base de datos de gestión de clientes. Los trabajadores de primera línea y el personal de oficina deben poder acceder a los clientes y a todos los demás contactos de forma rápida y eficaz. En cierto sentido, una solución de mano de obra debe funcionar como un CRM en el que todos los usuarios tengan acceso a los datos pertinentes.

Aunque crear una experiencia centralizada es el objetivo principal de las herramientas de mano de obra, éstas tienen la oportunidad de ofrecer mucho más. En esencia, sólo se puede implantar una experiencia de fuerza de trabajo sin fisuras si todas las partes afectadas pueden utilizar la plataforma para comunicarse y utilizar los datos con facilidad.

Cuándo empezar a aplicar las herramientas de mano de obra

Aunque las plataformas de gestión del personal pueden beneficiar a una gran variedad de empresas de distintos sectores, no todas las empresas están preparadas para estas herramientas. Construir una experiencia de fuerza de trabajo sin fisuras se convierte en algo necesario para quienes tienen la escala necesaria.

Sin embargo, una vez que se adquieren varios equipos in situ y una base de clientes considerable, las herramientas de mano de obra se vuelven cada vez más vitales. Dado que las plataformas de gestión de la mano de obra se utilizan para optimizar los horarios, las rutas y el rendimiento de las tareas, la eficacia de estas herramientas aumenta a medida que la empresa se expande.

Así pues, aunque se pueden implantar diversas plataformas de gestión de la mano de obra en distintas fases, las herramientas de mano de obra deben tenerse en cuenta una vez adquirida la estabilidad. En otras palabras, las herramientas de personal son importantes para quienes se han establecido, al menos en una pequeña parte, en el sector.

Conclusión

Construir una experiencia de trabajo sin fisuras debería ser el objetivo final de todas las empresas de servicios de campo. Aunque al principio pueda parecer efímero, alcanzar ese objetivo es muy recomendable, ya que ayuda a las empresas a optimizar los flujos de ingresos y a reducir el tiempo perdido realizando tareas insignificantes.

Además, las plataformas de gestión del personal proporcionan una experiencia centralizada a todos los empleados implicados. La facilidad de acceso y la posibilidad de realizar mejor las tareas mejora el bienestar de todas las partes implicadas y redunda en un mejor servicio al cliente.