Saha Hizmet Yönetimi Şirketleri İçin Çizelgeleme Temelleri

Doğru zamanlama, bir saha hizmeti şirketinin bel kemiğidir. Zaman yönetimi çoğu işletmede orta düzeyde bir sorun olsa da, saha hizmetleri kritik bir konu olduğu için bu lükse sahip değildir. Tüm iş modeli, saha çalışanlarının birden fazla farklı işlemi gerçekleştirmek üzere birden fazla yere gönderilmesi etrafında döndüğünden, uygun programlama her şeyi etkiler.

Kötü çizelgeleme kötü kaynak tahsisine, işletme maliyetlerinin artmasına, müşteri memnuniyetinin azalmasına ve diğer kötü sonuçlara yol açar. En kötü senaryoda, kaynak planlaması gerekli bakımın zamanında yapılamamasına yol açabilir. Bu nedenle, planlama uygulamalarını ve trendleri sürekli olarak takip etmek, mobil işgücü kullanan her işletme için bir gerekliliktir.

Planlama yapmaya başlama

İyi bir programlama ilk başta basit görünebilir. Sonuçta her şey doğru insanları doğru zamanda bir yere götürmekle ilgilidir. Ancak saha hizmetleri yönetiminde biraz deneyimi olanlar, işlerin ne kadar sık ters gidebileceğini ve beklendiği gibi sonuçlanmayabileceğini bilirler.

Bu nedenle, önceden planlama yapmak ve biraz boşluk bırakmak iyi bir fikirdir. Beklenmedik olaylara her zaman yol açmanın dışında, uygun kaynak tahsisi genellikle birkaç adımı takip eder:

1. Başarının doğru tanımı. Çalışanlar her zaman başarılı bir işin neye benzemesi gerektiğini bilmelidir. Neyin “yapılmış” sayılacağına dair uygun yönergelerin yazılması, saha teknisyenleri için olası kafa karışıklığı kaynaklarını ortadan kaldırır.
2. Seyahat ve rota süresi. Çoğu şirket rotaları ve seyahati, genellikle iki nokta arasındaki erişilebilir en kısa mesafe olan belirli bir uzunluk olarak düşünür. Ancak iyi bir rota planlaması, yolların ne kadar zor olabileceğini ve bir saha teknisyeninin bu yollara ne kadar aşina olabileceğini dikkate alır. Kısacası, GPS takibi ve ölçümü rota planlamasında her şeyin sonu değildir.
3. Becerileri yakından takip edin. Saha hizmet planlaması, işi veya işleri en kısa sürede yapmakla ilgili değildir. Önemli olan doğru müşteri için doğru işe en iyi teknisyeni göndermektir. Bazen bu, daha uzağa birini göndermek ve zaman kaybetmek anlamına gelebilir. Saha servis planlama yazılımı kullanılmıyorsa, basit bir Excel sayfası veya ilişkisel bir veritabanı kullanılması gerekecektir.
4. Sosyal becerileri göz önünde bulundurun. Saha hizmetlerinde başarının üç temel belirleyicisinden biri müşteri memnuniyetidir. Bir mühendis teknik becerileri açısından mükemmel olsa da, bu her zaman olağanüstü bir müşteri deneyimi sunmayacaktır. Bazı müşterilerin tam memnuniyet için daha fazla iletişime veya küçük konuşmalara ihtiyacı olabilir. Bazen en iyi mühendis, işi en iyi yapan değil, müşteri tarafından sevilen mühendis olabilir. Müşteri iş geçmişini takip etmek ve hizmet detaylarını derinlemesine not almak bu tür bilgiler hakkında fikir verebilir. Genellikle, saha servis yönetimi yazılımı bu durumlar için yardımcı bilgilerin kaydedilmesine yardımcı olabilir.
5. İş gereksinimlerini tanımlayın. Yazılım geliştirmede, teknik çalışanlar hata raporlarının en önemli gerçekleri ve beklentileri belirten belirli bir yapıya göre gelmesini bekler. Saha hizmetlerinde de durum farklı olmamalıdır. İşleri düzgün bir şekilde planlamak için gereksinimler ve ayrıntılar (örneğin konum, onarılacak ekipman ve cihazın yaşı, gerekli sertifikalar, öncelik, vb) çok net bir şekilde belirtilmelidir. Bu şekilde, saha servis çalışanlarının uygun aletleri getirme, gerekli saha notlarını alma ve gerekli bakımı gerçekleştirme olasılığı çok daha yüksek olacaktır.
6. Teknisyenleri ve mühendisleri birlikte eğitin. Daha az veri izlemeniz gerekiyorsa, iyi bir planlama daha kolay hale gelir. Tüm teknisyenlerinizin beceri setleri ve eğitimleri birbirinden çok farklıysa, bu da akılda tutulması gereken ek bir husus olacaktır. Her veri noktası ya çizelgelemenin verimliliğini azaltır ya da çizelge oluşturmak için harcanan zamanı artırır. Her iki durumda da, tüm mühendisleri ve teknisyenleri aynı beceri düzeyinde tutarsanız, bu çok fazla manuel çaba tasarrufu sağlayacaktır.
7. Sevk yönergelerini uygulamaya koyun. Çok basit – sevkiyat çalışanları da insan. Yönergeler olmadan, belirli saha teknisyenlerini diğerlerine tercih etmeye başlayabilirler. Kısa bir süre için, uygunsuz uzun vadeli iş yönetimi işletme için büyük sorunlara neden olmasa da, sonunda sorunlara neden olacaktır. Bu sorunlar, saha hizmeti işindeki birçok çalışanın şirket içindeyken beceri kazanması nedeniyle ortaya çıkacaktır. Bu nedenle, aynı kişileri yinelenen işler için göndermek büyümelerini sınırlar ve mobil işgücünün genel verimliliğini azaltabilir.
8. Yazılım uygulayın. Bazıları yeni ve daha önce görülmemiş yazılımların uygulanmasına direnç gösterebilir. Ancak, mevcut ortamda işletmelerin rakipleriyle arayı açmamak için her şeyi yapmaları gerekiyor. Çizelgeleme yazılımı bu son teknoloji çözümlerden biridir. Basitçe bir şirketin programları önemli ölçüde daha kolay yönetmesine olanak tanır.

Bunların hepsi, saha hizmeti planlaması hakkında düşünürken akılda tutulması gereken kılavuzlardır. Çok fazla gibi görünse de, bunların hepsi bir gerekliliktir. Böylesine karmaşık bir iş modeli için planlama yapmak kolay olamaz.

Neyse ki, saha hizmeti planlaması raporlama ve analiz yoluyla iyileştirilebilir. Mobil uygulamalar, kapsamlı kayıtlar ve saha servis yönetimi yazılımı aracılığıyla bilgi toplamak büyük faydalar sağlayabilir. Sonuçta, bu tür bilgiler olmadan, iş programını iyileştirmek neredeyse imkansızdır, çünkü tek dayanak müşteri geri bildirimleri ve teknisyen notlarıdır – her ikisi de gerçekten objektif değildir.

Genellikle saha hizmeti işletmeleri, gerekli tüm bileşenleri yönetmelerine yardımcı olan bir programlama yazılımı kullanır. Bazıları yazılım olmadan da etkili programlar tutmayı başarırken, özel çözümler uygulamamak, önemli bilgilere erişimi kaybetmek ve gereğinden uzun iş akışları anlamına gelir. Genellikle programlama yazılımından kaçınmak için iyi bir neden yoktur.

İş planlamasını iyileştirmek için verileri kullanma

Tüm dünya son zamanlarda veri konusunda çılgına dönmüş durumda ve bunun iyi bir nedeni var. Objektif bilgi olmadan iş süreçlerini ancak bir yere kadar iyileştirebilirsiniz. Seyahat süreleri, ekipman kayıtları, saha servis notları ve diğer önemli bilgiler gibi veriler, herhangi bir değişikliğin doğru yönde yapılmasını sağlayabilir. Ayrıca, gerçek zamanlı bilgilere sahip olmak (bir servis ekibinin GPS konumu gibi) işletmelerin kaynakları daha etkili bir şekilde takip etmesine ve yönetmesine olanak tanır.

Ancak verilerin planlama ve saha hizmetlerinde doğru şekilde kullanılabilmesi için çeşitli üretim noktalarıyla bağlantılı olması gerekir. İlk olarak, arka ofis her zaman teknisyenlere ve müşterilere bağlı olmalıdır. Bilgi her zaman eninde sonunda arka ofise akmalıdır. İdeal olarak, gerçek zamanlı tepki verme olanağı sağlayacağı için mümkün olduğunca çabuk ulaşmalıdır.

Arka ofis için bilgiler, iş planlama stratejisi oluşturma ve iş operasyonlarını optimize etme gibi daha üst düzey planlama fırsatları sağlamak için gereklidir. Toplanan bilgilerden işle ilgili içgörüler elde etmek için analitik gerekecektir. Bununla birlikte, veri odaklı stratejilerin doğru şekilde uygulanması zaman kazandıracak, görevlerin yönetilmesine yardımcı olacak ve teknisyenlerin verimliliğini artıracaktır.

İkinci olarak, saha servis teknisyenleri yalnızca arka ofisle her zaman bağlantıda olmakla kalmamalı, aynı zamanda her zaman yüksek kaliteli bilgi üretmelidir. Analitik için kullanılacağından, saha notları, günlükler ve şirket içi çalışmaya ilişkin diğer belgeler son derece ayrıntılı olmalıdır. Veri üretimi için kılavuzlar ve standartlaştırılmış prosedürler oluşturmak, hem saha hizmeti operasyonlarının (bir hata durumunda geri dönmek zorunda kalmadan programları serbest bırakarak) hem de diğer çalışanların çalışmalarının verimliliğini büyük ölçüde artıracaktır.

Üçüncüsü, her müşteriden derinlemesine bilgi toplamak ve iş ayrıntılarıyla ilgili geri bildirimleri izlemek de en uygun teknisyen programlarının oluşturulmasına yardımcı olur. Hangi teknik becerilerin gerekli olabileceğini daha iyi kavramanın dışında, geri bildirim toplamak iş fırsatları yaratabilir. Servis sırasında yaklaşan randevular veya yeni iş gereklilikleri hakkında basit bir şikayet veya hazırlıksız bir yorum, üst satış (örneğin yeni ekipman veya yazılım) fırsatları hakkında bilgi sağlayabilir. Böyle bir durum, bir işletmenin söz konusu yere sosyal becerileri gelişmiş bir mühendis göndermesine olanak sağlayabilir.

Bazı insanlar bir mobil uygulama veya diğer araçlar aracılığıyla bilgi toplanması konusunda tedirginlik duysa da, günümüzde tüm bunlar bir iş gerekliliğidir. Neyse ki, insanlar genellikle bu tür verilerden tedirgin olduğu için hiçbir kişisel bilgi toplanmadığı takdirde korkuların çoğu büyük ölçüde azaltılabilir. Aslında, net bir veri stratejisine sahip olmak ve çalışanları bu konuda bilgilendirmek, refahlarını iyileştirmek için kullanılacaksa genel memnuniyeti artırabilir.

Ancak veri odaklı bir saha hizmetleri şirketi oluşturmak için bir miktar dijitalleşme gerekecektir. Bu da genellikle yazılımın tüm şirkete entegre edilmesi anlamına gelir. Birçok seçenek olsa da, bu şirketin bir saha planlama aracı uygulaması gerekecektir. Bunlar genellikle özel saha servis yönetimi yazılımlarının içinde yer alır. Hepsi bir arada çözümler olduklarından, saha servis yönetimi yazılımı özel bir mobil uygulama, gelişmiş bilgi toplama, konum izleme vb. gibi bir dizi araçla birlikte gelir.

Saha servis yönetimi yazılımı ile işleri kolaylaştırmak

İş planlamasını iyileştirmek, takvim yönetimini optimize etmek ve işletme maliyetlerini azaltmak isteyenler için saha servis yönetimi ve planlama yazılımı vazgeçilmez hale gelir. Birçok sektörde şirketler gerekli bilgileri elde etmek için çeşitli araçlara ve farklı yazılımlara güvenmek zorundadır. Aslında, genellikle bir teknoloji yığını (örneğin düzinelerce farklı yazılım) oluşturulur. Şirketler daha sonra tüm bu yığını bir şekilde bir araya getirme ve her zaman yönetme zahmetine katlanmak zorundadır.

Saha servis yönetiminde bu tür karmaşık teknolojik çözümler gerekli değildir. Bu tür yazılımlarda bulunan özellik setleri genellikle operasyonel verimlilik için gerekli olan her şeyi içerir. FSM yazılımı, saha servis planlama yazılımını, izleme araçlarını ve diğer önemli varlıkları beraberinde getirir.

Dikkat edilmesi gereken saha hizmeti planlama yazılımı özellikleri

Küçük işletmeler

Saha hizmeti işine yeni adım atanların akıllara durgunluk veren, yapay zeka tabanlı özellikler aramasına gerek yok. Az sayıda çalışan ve her gün gelen yeni işler söz konusu olduğunda ele alınması gereken üç temel husus vardır:

1. Çizelgeleme ve sevkiyat. Çizelgeleme yazılımı, şirket büyüklüğünden bağımsız olarak uygulanmalıdır. Teknisyenler için program oluşturmak, ileride şirketin bel kemiği haline gelecektir. Sevk yönergeleri ve programları üzerinde güçlü bir tutuşa sahip olmak, işi olumlu yönde etkileyecektir.
2. İletişim yönetimi. Kişileriniz ve müşterileriniz hakkındaki bilgilerin etiketlenmesi ve not edilmesi iş planlamasını büyük ölçüde etkiler. Ayrıca, doğru etiketleme iş sağlığı açısından daha iyi bir genel bakış sağlar.
3. İş emri yönetimi. İş emri yönetiminin saha servis planlama yazılımına uygulanması üç kilit oyuncuya da fayda sağlar – müşteri, teknisyen ve arka ofis. Her zaman iş durumu güncellemelerinin, gerçek zamanlı bilgilerin ve görevlerle ilgili en son haberlerin mevcut olması, herkesin uygun bir genel bakışa sahip olmasını sağlar ve görevleri daha iyi planlama fırsatı sunar.

Küçük işletmelerin yalnızca temel gerekliliklere (iyi yönetilen sevkiyat, mükemmel müşteri hizmetleri, optimize edilmiş programlar) dikkat etmesi gerekir. Bunlar arasında, planlama yazılımını mümkün olan en kısa sürede uygulamak en önemlisidir.

Raporlama ve analitik gibi daha ileri gelişmeler zaman kazandırmak yerine zarar verebilir ve kaybettirebilir. Optimizasyonlar bu noktada gerekli değildir. Ayrıca, kötü sonuçlara yol açabilecek büyük bilgi boşlukları olması muhtemeldir.

Orta ölçekli işletmeler

Müşteri tabanı büyüdüğünde ve hem arka ofiste hem de şirket içinde çok sayıda çalışan olduğunda, operasyon yönetimi önemli ölçüde daha karmaşık hale gelir. Sadece yukarıda listelenen üç özelliği taşıyan bir saha servis yönetimi yazılımına sahip olmak artık yeterli değildir. Aksi takdirde, büyümeye erişim ciddi şekilde kısıtlanacaktır.

1. Faturalandırma ve faturalandırma. Müşteri tabanı büyüdükçe, günlük üretilen belge sayısı da artar. Her iş ve ekipman hizmeti fatura üretecektir. Aynı zamanda, çalışan sayısı arttıkça şirketin değişken maliyetleri de artar. Faturalama ve faturalandırma için otomasyona erişim bir gereklilik haline gelir.
2. Mobil yetenekler. Mobil cihazlar iki belirgin avantaj sağlar – çalışanlar, teknisyenler ve müşteriler arasında bir iletişim hattı. Müşterilerin, e-posta bildirimleri üzerinden bir mesaj almaları halinde önemli bilgileri (geç kalan bir teknisyen gibi) kaçırma olasılıkları daha düşüktür. Buna ek olarak, mobil uygulamalar ve cihazlar, planlama ve seyahatleri optimize etmek için kullanılabilecek bazı izleme özellikleri sağlar.
3. Raporlama ve analiz. Veri, daha fazla büyümenin bel kemiği olacak. Dünya genelindeki çoğu işletme için zaten öyle. Ayrıntılı ve ayrıntılı bilgilere erişmek, işi, zamanlamayı, hizmet verimliliğini ve çok daha fazlasını ölçme fırsatı verebilir. Orta ölçekli işletmeler için büyüme genellikle doğrudan bilgi ile çalışma becerisine bağlı olacaktır.

Orta ölçekli bir işletmeyi yönetmek, gerekliliklerin ötesine geçmek anlamına gelir. Mükemmel müşteri hizmetleri sunmak, sevkiyatın başında kalmak ve konumlara ve randevulara zamanında ulaşmak yapı taşları olmaya devam ederken, genişlemeye ihtiyaç vardır.

Öncelikle, ana hatlarıyla belirtilen özellikler seyahat ve hizmetin temel otomasyonunu kapsamalıdır. Elbette faturalama, takip ve faturalandırmayı tamamen otomatikleştirmek zor (ve bazen gereksiz) olabilir, ancak daha fazla geliştirme için temel oluşturmak gereklidir. Buna ek olarak, şirket genişledikçe yönetilmesi gereken parça sayısı da artacaktır. Bunları uygun yazılım desteği olmadan çalıştırmak zorunda kalmak büyümeyi engelleyebilir.

Kurumsal düzeyde iş

İşletmeler kurumsal seviyeye ulaştığında, yeni işlerin mevcudiyeti gibi konularla daha az ilgilenmeye başlarlar. Daha çok sevkiyat, programlama ve mevcut iş verimliliğini optimize etmekle ilgilidir. Akla gelebilecek her yere dağılmış yüzlerce çalışan ve inanılmaz sayıda müşteriyle çalışan servis teknisyenleri olduğunda, bir yerlerde para, zaman veya kaynak kaybı olasılığı önemli ölçüde artar. Bu nedenle, kurumsal düzeydeki şirketler için en önemli yazılım özellikleri en çok süreç optimizasyonu ile ilgilidir:

1. Envanter yönetimi. İşletme düzinelerce müşteriyi kapsadığında, ekipmanın konumu, kalitesi ve kullanılabilirliği çok önemli hale gelir. Yazılımın, her bir minibüs veya filonun durumu hakkında kesin doğruluk ve yüksek kaliteli bilgi sunmaya adanmış olması gerekecektir. Ekipmanın (örneğin bir merdiven) hesaba katılmaması, sevkiyat görevlisinin doğru işi seçerken hata yapmasına neden olabilir. Ardından, programa uyulmaması, mutsuz bir müşteri ve sinirli bir ekip gibi bir dizi başka sorun ortaya çıkacaktır.
2. GPS takibi. GPS takibi bir önceki adımda çözülmemişse, şimdi zorunlu hale geliyor. Tüm kamyonet ve teknisyen filolarını takip etmek karmaşık bir iştir. Günlük randevu ve görev sayısı arttıkça, hizmetin tüm aşamalarına dahil olan kişi sayısı da artmaktadır. Bu nedenle, gerçek zamanlı takip olmadan sevkiyatın önemli ölçüde daha fazla hata yapması muhtemeldir. Buna ek olarak, ekiplere teknisyen mevcudiyetinin gerçek zamanlı olarak sağlanması, şirketin dakikliği optimize etmesine olanak tanır ve bu da müşterilerin genellikle çok değer verdiği bir husustur.
3. Mobil ödemeler. En iyi fatura yazılımında bile ödemeler yavaştır. Genellikle, yüzlerce veya binlerce iş olduğunda ödemenin gelmesi 4 günden 22 güne kadar sürebilir, başarısız ödeme riski artar. Ayrıca, müşteriler ödemelerinde her zaman dakik olsalar bile para bir süre dondurulur. Gerçek zamanlı olarak dijital imza ve mobil ödeme sağlayan bir çözüm edinmek, işletmenin üzerindeki stresi büyük ölçüde azaltacak ve zamandan tasarruf sağlayacaktır.

Kurumsal düzeydeki yazılımdan sonra, tüm temel yazılım özellikleri kapsanmış olduğundan geriye pek bir şey kalmamaktadır. Diğer geliştirmeler arasında web tabanlı API’lerin kullanımı, veri yönetişiminin (bilginin doğru kullanımını sağlamak için) tanıtımı, gerçek zamanlı program ayarlama algoritmaları ve diğer optimizasyon yolları yer alabilir. Bununla birlikte, kurumsal düzeydeki işletmeler bile tüm işleri en iyi şekilde tamamlamak için yeterli olacaktır.

Sonuç

Her takvim gününde her programı yönetmek ve optimize etmek zorunda olmak, her saha hizmeti şirketinin uğraşması gereken bir şeydir. Özünde, iş verimliliğini optimize etmek esas olarak uygun şekilde tahsis edilmiş bir program ve son derece deneyimli sevkiyat yoluyla yapılır.

Sevkiyat ve iş planlaması çalışmalarını iyileştirmek için gelişmiş saha hizmeti şirketleri yönetim yazılımı kullanır. Bu tür bir yazılımın kullanılması, bu şirketlerin tüm işlerde mümkün olan en iyi hizmeti mükemmel bir programla sunmalarına olanak tanır.

Tüm işlerden ve randevulardan en iyi şekilde yararlanmanın yollarını mı arıyorsunuz? Frontu saha hizmet yönetimi yazılımı size mümkün olan en iyi hizmeti tam zamanında sunmanız için gerekli tüm araçları sağlayabilir. Özel ekibimiz, yazılımımızın işinize nasıl fayda sağlayabileceği konusunda size yol gösterecektir.